Arrêté n° 0972/MJLDH/DC/SGM/DLCS/SA 2004 du 24 décembre 2024 portant Code de Déontologie Notariale en République du Bénin

Les notaires exercent leurs fonctions :

• soit à titre individuel, comme seul titulaire d’un office notarial ;
• soit à titre d’associés d’une société de notaires ;
• soit à titre d’associés civils professionnels titulaires d’un office notarial ;
• soit à titre d’associés d’une société civile interprofessionnelle, le tout dans les conditions et limites des prescriptions législatives et réglementaires.

Les notaires sont tenus de se conformer aux conventions collectives du travail s’appliquant au notariat.

Les notaires doivent veiller très soigneusement au choix de leurs collaborateurs et ne s’entourer que d’un personnel donnant toutes garanties au point de vue de la moralité, de la tenue et de la discrétion. Tout notaire qui vient d’admettre dans son étude un collaborateur antérieurement employé par un confrère du même ressort en avise aussitôt ce dernier.

A l’exception de leur prédécesseur, les notaires ne peuvent employer comme collaborateur un ancien notaire, sans l’autorisation de la Chambre. Le refus d’autorisation doit être motivé.

Les notaires honoraires sont convoqués aux Assemblées Générales. Ils sont tenus de répondre à toute demande de collaboration de la part de la Chambre et de tous organismes professionnels, dans le cas où leur concours est prévu ou autorisé par les lois et règlements.

Les notaires prennent dans leurs actes, leurs correspondances et en général dans les manifestations de leur activité professionnelle, leur titre de notaire, à l’exclusion de toute autre qualification ou dénomination.

Il leur est interdit notamment d’ajouter aucun nom, surnom ou prénom à ceux sous lesquels ils auront obtenu leur nomination et prêté serment.

Ils seront autorisés à faire suivre l’indication de leur titre de celle de leurs grades universitaires, de leurs diplômes et de leurs décorations.

Toute réception d’acte doit être accompagnée du versement d’une provision suffisante pour couvrir les débours et émoluments.

Le notaire peut aussi demander une provision à valoir sur les honoraires dans le cadre de conseils et prestations de services non tarifés.

Outre les prohibitions résultant pour eux des textes en vigueur, il est formellement interdit au notaire de consentir ou de faire consentir par des moyens illicites, aucun prêt ni avance au titre des frais. Il est interdit aux notaires de percevoir à quelque titre que ce soit, des honoraires pour l’établissement des actes prévus à l’alinéa 2 du présent article.

Les études de notaires et les bureaux annexes doivent obligatoirement être indiqués par des panneaux, au nombre de quatre au plus, portant « République du Bénin », sans autre légende que le mot « notaire ».

Pour la dignité et l’indépendance de ses fonctions, le notaire ne peut, sauf cas exceptionnel, accueillir sa clientèle et recevoir ses contrats que dans son office ou celui d’un confrère, au domicile ou à la résidence de l’une des parties, dans les mairies, tribunaux, établissements hospitaliers ou locaux des organismes professionnels.

Les adjudications auxquelles il ne serait pas procédé, soit en l’office du notaire, soit à la Chambre des notaires, soit au domicile des parties, auront lieu dans les salles des mairies ou des tribunaux.

Dans tous les cas, le caractère public de l’adjudication doit être préservé.

Il est interdit aux notaires de se transporter à jour fixe ou périodiquement hors du siège de leur office et des bureaux secondaires ou annexes.

Le notaire ne doit procéder à la réception des enchères qu’après avoir fait signer par le vendeur ou le poursuivant, un procès-verbal des conditions de l’enchère.

Dans tous les cas, ils doivent dresser immédiatement les procès-verbaux des adjudications qu’ils ont prononcées.

Tout notaire sur le point d’intenter ou bien menacé de subir une action en justice en raison de ses fonctions, doit avant toute poursuite ou aussitôt après assignation, s’il n’a pu prévenir la poursuite dirigée contre lui, faire connaître au Président de la Chambre, ainsi qu’au Président de la Caisse de Garantie, l’affaire qui donne lieu au litige.

La Chambre connaît de toutes les plaintes formées contre les notaires honoraires. Ceux-ci demeurent soumis à son pouvoir disciplinaire dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

Chaque notaire, associé ou non, est tenu d’avoir un sceau personnel qu’il ne peut utiliser que suivant les prescriptions en vigueur.

La réalisation de l’ensemble des actes contribuant à une opération de marchand de bien, de promotion immobilière ou de lotissement ou faisant partie de l’une de ces opérations constitue une même affaire.

Le notaire est tenu de prêter son ministère lorsqu’il en est légalement requis. Toutefois, lorsqu’un client demande à un notaire de lui prêter son ministère dans des cas où, en vertu des prescriptions du présent règlement, il ne doit pas instrumenter, le notaire requis informe le client de ces interdictions.

Il est interdit aux notaires de faire des annonces générales de biens à vendre, à acquérir ou à louer, ainsi que des annonces de capitaux à placer ou à emprunter.

Tous actes de publicité ne peuvent être faits par les notaires que s’ils en sont chargés par les clients et seulement pour les affaires spéciales et déterminées.

A cet effet, ils peuvent utiliser tout support publicitaire.

Aucun notaire ne peut établir son étude dans l’immeuble où était installé l’office de l’un de ses confrères autre que son prédécesseur avant le délai de cinq ans à compter du jour de la sortie de ce confrère, sauf consentement de celui-ci ou de son successeur. A plus forte raison, il ne peut s’installer dans l’immeuble où l’un de ses confrères a déjà son office.

Il est interdit aux notaires de :

• 1- prêter leur nom à un confrère ;
• 2- signer sans un examen attentif les actes préparés par leurs confrères, intéressant directement ceux-ci ou les membres de leur famille ;
• 3- se prévaloir du choix ou de l’indication qui aurait été fait de quelque manière que ce soit, de leur personne, par d’autres que les parties contractantes, pour recevoir à l’exclusion de leurs confrères, notaires de ces parties, les actes qui, au terme du présent règlement se trouveraient ne pas leur appartenir ;
• 4- faire des démarches auprès des clients d’un autre office à l’occasion d’une affaire quelconque. Ils doivent s’adresser à leur clientèle.

Sans préjudice des poursuites disciplinaires, le notaire qui a reçu un acte en infraction au présent règlement est tenu d’en verser les émoluments au notaire qui avait qualité pour recevoir cet acte en vertu de ce règlement.

Lorsqu’un notaire est absent ou malade ou momentanément empêché, il peut être remplacé par l’un de ses confrères qui agit comme le substituant, sans pouvoir rien prétendre dans les honoraires et émoluments.

La minute reste dans l’office du notaire substitué.

Le notaire substitué demeure responsable avec le notaire substituant à moins que la responsabilité ne provienne d’une cause qui soit personnellement imputable au notaire substituant.

La substitution d’un confrère de la même ville ne peut se refuser sans profit, la substitution est impossible pour l’établissement d’un testament authentique.

Tout notaire qui estime avoir à se plaindre d’un confrère, d’un officier ministériel, d’une autorité judiciaire ou administrative ou d’un auxiliaire de justice ne peut le faire sans saisir au préalable le Président de la Chambre, qui, au besoin, en informe son Bureau.

Pour ce qui est du secret professionnel, le notaire doit :

• n’accepter de témoigner de ce qu’on peut savoir sur ses clients ou affaires de son étude que dans les cas expressément prévus par la loi ;
• refuser de donner communication des actes déposés en son office à toutes autres personnes qu’aux parties elles-mêmes, leurs héritiers ayant droit ou leurs mandataires ou toutes personnes autorisées par loi ou par décision judiciaire, qui auront à justifier de leur identité et de leur qualité ;
• se faire assister lors de toute perquisition dans les locaux de son office par le Président de la Chambre ou son représentant ;

Le Président assure, de concert avec le magistrat, le respect du secret professionnel conformément à la loi.

Dès que les formalités consécutives à un acte sont accomplies, les notaires doivent établir le relevé de compte de leurs clients en y intégrant l’état des frais. Ils l’adressent aux parties et leur demandent le paiement du complément dû par celles-ci ou leur remboursent l’excédent de la provision, et après apurement des comptes, leur remettent les pièces qui constituent leur titre de propriété.

Le notaire ou ses collaborateurs ne pourront recevoir de leurs clients aucun mandat conçu en termes généraux, pour prêter ou emprunter. Lorsqu’une procuration est donnée à un clerc ou un employé de l’étude, elle doit faire l’objet d’une décharge de mandat, sauf s’il en est dispensé par une convention spéciale.

La délivrance des copies exécutoires ou grosses est constatée en marge de la minute par une mention sommaire paraphée par le notaire.

Il est interdit aux notaires de retenir par voie de dépôt, les brevets, copies exécutoires, copies authentiques ou extraits d’actes passés devant d’autres officiers publics. Il leur est également interdit de retenir par voie d’annexe les copies exécutoires, copies authentiques ou extraits d’actes passés devant d’autres officiers publics à l’exception :

• des pièces établissant les qualités des parties et,
• de celles nécessaires pour la délivrance de certificats de propriété.

Quant aux pièces qu’ils auront annexées à leurs actes en vertu des dispositions ci-dessus, ils n’en pourront délivrer ni copies authentiques, ni extraits, si ce n’est à la suite des copies exécutoires, copies authentiques ou extraits de ces actes. La Chambre pourra dans les circonstances qu’elle appréciera, admettre des exceptions spéciales aux prohibitions résultant du présent article.

Le rang d’ancienneté entre les notaires, associés ou non, est fixé :

• 1- par l’antériorité de prestation de serment ;
• 2- par l’antériorité du décret ou de l’arrêté de nomination en cas de prestation de serment le même jour ;
• 3- par l’âge, en cas de parité des dates.

Si un notaire démissionnaire devient titulaire d’une nouvelle étude à l’intérieur du même ressort, son rang d’ancienneté date du jour de sa première prestation de serment s’il n’y a pas eu interruption entre les deux exercices.

Toutefois, s’il n’y a pas eu interruption entre ces deux exercices dans le même ressort ou encore s’il y a eu changement de département, ce rang d’ancienneté datera du jour de la dernière date de prestation de serment.

Le notaire administrateur d’un office dont le titulaire est décédé, garde l’ancienneté du titulaire de l’office administré. Au contraire, celui d’un office dont le titulaire est destitué perd l’ancienneté de celui-ci.

Il est dressé, chaque année, un tableau des notaires de la Chambre par rang d’ancienneté. Il contiendra leurs nom, prénoms, et résidence, le nom de leur prédécesseur immédiat dont ils ont les minutes, la date de leur prestation de serment et le tableau des sociétés civiles professionnelles.

Ce tableau présente encore et dans l’ordre :

• le nom du Président de la Chambre,
• les noms des membres du bureau de la Chambre,
• les noms des membres de la Chambre
• les noms des notaires honoraires.

Préalablement à tout traité de cession, constitution de société, ou transmission de parts sociales, le notaire en informe le Président de la Chambre et les autorités compétentes.

Le candidat qui se présente pour succéder au notaire ou à un notaire associé, adresse au Président de la Chambre une note énonçant ses prénoms, âge et domicile, le lieu où il désire exercer et le nom du notaire auquel il se propose de succéder.

Le Président de la Chambre avise les membres du Bureau et recueille tous renseignements utiles.

Lesdits renseignements porteront notamment sur la moralité, la valeur professionnelle, les possibilités financières du candidat, la conformité de l’opération projetée, ainsi que les obstacles à la nomination du candidat.

Le Bureau de la Chambre donne avis de la cession projetée, à l’ensemble des notaires et particulièrement aux notaires chez lesquels le candidat a travaillé, avec invitation de lui transmettre les renseignements à leur connaissance sur sa moralité et sa capacité professionnelles.

Il procède à toutes autres investigations complémentaires qu’il jugera utiles, notamment sur les possibilités financières du candidat et la justification des moyens de paiement du prix de cession.

Après le dépôt auprès de l’autorité compétente, le candidat remet au Secrétaire de la Chambre, le double du dossier des pièces exigées par la Chambre, et tous documents et renseignements utiles sur ses possibilités financières.

Il atteste de son information des textes régissant la profession et particulièrement du Code de Déontologie qui oblige l’ensemble des notaires de la Chambre.

Le Secrétaire vérifie la conformité du dossier, le fait rectifier et compléter s’il y a lieu, puis soumet la candidature à la prochaine réunion de la Chambre.

La transmission des avis s’effectue conformément aux textes en vigueur.

La Chambre Nationale des Notaires comprend :

• l’Assemblée Générale des notaires regroupant tous les notaires ;
• le Bureau composé de :
• un Président ;
• un Vice-Président ;
• un Secrétaire ;
• un Trésorier.

Le concours est l’intervention d’un second notaire ayant compétence territoriale, appelé à la réception d’un acte dont la minute est attribuée à un autre notaire en vertu des dispositions du règlement applicable.

Le notaire attributaire de la minute est nommé le premier dans le préambule de l’acte.

Le notaire admis à concourir est dit « notaire en second ». Il est nommé ainsi, soit dans le préambule de l’acte, soit dans la clôture de l’acte.

Les conditions du droit de concours sont :

• 1- représenter une au moins des parties ;
• 2- être appelé par elle ou le notaire en premier ;
• 3- avoir compétence territoriale au lieu de réception de l’acte ;
• 4- recevoir l’acte avec le notaire en premier.

Tout acte auquel plusieurs personnes sont intéressées peut être reçu par deux notaires. Aucun acte ne peut être reçu par plus de deux notaires.

Le concours est de droit lorsque les conditions en sont remplies, sauf exceptions ci-après :

• le notaire en premier doit faciliter l’intervention du notaire en second ;
• le notaire en second est choisi d’après les règles posées par le règlement applicable ;
• l’acte en concours ne peut être reçu qu’après accord préalable des deux notaires sur la date et le lieu de signature ;
• la signature doit être fixée dans un lieu où les deux notaires en concours ont l’un et l’autre le droit d’instrumenter.

Le notaire du représentant conventionnel, légal ou judiciaire de l’une des parties contractantes ne peut en aucun cas, se substituer au notaire de la personne représentée.

Le notaire du représentant, si celui-ci le demande, interviendra comme conseil aux frais de son client.

Le concours n’existe pas pour les successions. Il n’est pas admis pour les actes ci-après :

• attestation immobilière ;
• certificat de propriété
• procès-verbal d’adjudication judicaire.

N’est pas admis à concourir notamment le notaire pris en sa qualité de représentant :

• des parties intervenant pour la validité, la régularité ou pour assurer le plein effet de la convention (autorisation, renonciation à un droit, prise de communication, dispense de notification...) ;
• qui a fait seulement une prisée de mobilier ou une ouverture de coffre-fort ;
• de l’adjudicataire ;
• de la caution intervenant à l’acte principal ;
• du créancier subrogé ou bénéficiaire du privilège de l’intervenant à l’acte de vente.

La participation est l’intervention d’un notaire ou plusieurs notaires à la réception d’un acte à laquelle il ne concourt pas.

La participation ouvre droit au partage des émoluments.

Les conditions à remplir par le notaire prétendant à la participation sont :

• être requis par son client ;
• représenter au moins 10 % de l’ensemble des intérêts en cause ;
• avoir participé effectivement à l’élaboration ou à l’étude de l’acte.

Cette dernière condition est réputée remplie, s’agissant d’un acte unilatéral, par la seule réquisition de le dresser, notamment pour les mainlevées.

La participation ne peut être refusée si les conditions en sont remplies, sauf en cas d’exceptions prévues à l’article 60 du présent Code.

Les règles de la participation sont indépendantes de celles du concours. Ne sont pas exigées du notaire prétendant à la participation :

• la compétence territoriale du lieu de la signature ;
• sa présence ou sa représentation à la signature.

La participation aux émoluments entraîne le partage des responsabilités.

Le notaire commis judiciairement peut avoir droit à la participation.

N’ouvrent pas droit à la participation :

• les déclarations de succession ;
• les attestations immobilières ;
• les certificats de propriété ;
• les actes et services rémunérés par un émolument fixe, unité de valeur ou minimum.

N’est pas admis à la participation, le notaire pris en sa qualité de représentant des personnes non parties à l’acte, intervenant pour la validité, la régularité ou pour assurer le plein effet de convention (autorisation, renonciation, prise de communication, dispense...), de l’adjudication.

Tous notaires exclus du concours et de la participation à un acte par les dispositions qui précèdent ont toujours, et à quelque moment que ce soit, le droit d’intervenir comme conseils de leurs clients et aux frais de ces derniers.