Arrêté ministériel n° 066/MJL/DC/SGM/DACS/SA/077SGG20 du 2 décembre 2020 fixant le cadre de l’emploi des moyens de communication électronique en justice

La demande en justice peut être faite par voie électronique.

Sauf dématérialisation d’une procédure, les actes introductifs d’instance sont obligatoirement établis dans la forme prévue par le Code de procédure civile, commerciale, sociale, administrative et des comptes ou le Code de procédure pénale.

Les plaintes, citations, notifications et pourvois faits dans les formes prescrites aux articles, 90, 538 à 551, 584, 585 du Code de procédure pénale peuvent être transmis par voie électronique.

La juridiction compétente est saisie par l’envoi, la remise, l’enrôlement des actes introductifs qui est fait conformément aux règles définies par le présent arrêté avec le paiement parallèle des frais éventuels et cautions ou consignations.

Les envois, remises et notifications de tous les documents qui concernent une procédure donnée, des actes de procédure, des pièces probatoires, avis, avertissements ou convocations, des rapports, des procès-verbaux ainsi que des copies et expéditions des décisions incidentes ou des décisions finales des juridictions revêtues ou non de la formule exécutoire, peuvent être effectués par voie électronique dans toutes les procédures judiciaires.

La transmission par voie électronique est utilisée aussi bien dans les procédures sans représentation par avocats que dans les procédures avec représentation par avocats.

Des dispositions spéciales peuvent imposer l’usage de ce mode de communication.

Aucune mesure d’exécution, aucun mandat tel que prévu à l’article 132 du Code de procédure pénale ne peut être notifié ni mis en œuvre par voie de communication électronique.

En matière pénale, même en cas de consentement, les avis, notifications par voie électronique ont lieu aux Avocats sous le sceau du secret professionnel et du secret de l’instruction, au choix du Procureur ou de l’autorité judiciaire. La transmission électronique d’écrits probatoires et de preuves électroniques ne peut suppléer le dépôt des écrits et des preuves dans les formes prévues par le Code de procédure pénale à la demande du Procureur ou de l’Autorité Judiciaire.

En matière de contrôle judiciaire, le juge des libertés et de la détention peut autoriser la transmission de demandes et d’informations par voie électronique dans le respect de l’article 144 du Code de procédure pénale.

La demande de mise en liberté, ainsi que les demandes d’actes, les mémoires et conclusions peuvent être transmises par voie électronique.

Les justiciables doivent être identifiés et avoir consenti à l’utilisation, l’envoi, la réception de messages, documents et notifications par voie électronique.

Afin que le consentement soit valide, le justiciable doit nécessairement communiquer à la juridiction un numéro de téléphone portable et une adresse électronique valides. Il lui revient de signaler à la juridiction toute modification ultérieure.

Le destinataire des envois, remises et notifications mentionnés à l’article 17 du présent arrêté doit consentir expressément à l’utilisation de la communication électronique.

Le consentement est donné par l’acceptation par le justiciable d’un moyen de transmission électronique. L’acceptation est formalisée. L’acceptation est limitée aux facultés du moyen de communication accepté.

L’accomplissement des formalités de saisine d’un tribunal par voie électronique par le demandeur à une action en justice vaut consentement à la transmission d’écrit par voie électronique.

La création d’un espace personnel sur une plateforme de procédure vaut consentement à la procédure judiciaire électronique.

Vaut également consentement l’adhésion par un auxiliaire de justice à un réseau de communication électronique professionnel.

En toutes matières, le recours par une des parties à un avocat emporte acceptation par celle-ci de la transmission d’écrit par voie électronique. Le recours par l’ensemble des parties à une procédure au ministère d’avocat emporte acceptation de la procédure judiciaire électronique. Il en est de même lorsque le ministère d’avocat est obligatoire.

Le greffe du tribunal, le Procureur ou le juge chargé de l’affaire peut toutefois exiger un consentement exprès à la procédure par voie électronique.

Le consentement est dûment constaté par le président du tribunal compétent ou le juge saisi de la procédure.

Le consentement est unique pour chaque affaire. Il est possible de le donner à tout moment de la procédure. Le consentement ne peut être rétracté en cours de procédure.

Le consentement donné pour la procédure électronique par la création d’un espace personnel sur une plateforme de procédure peut être rétracté lorsque l’usage de ce mode de procédure n’est pas obligatoire. La plateforme comporte les modalités de la renonciation et de transmission du rapport de compte à son titulaire.

Les informations, convocations, invitations et notifications destinées aux personnes morales de droit privé, aux administrations de l’État, aux collectivités territoriales, aux établissements publics à caractère administratif, aux organismes de sécurité sociale et aux autres organismes chargés de la gestion d’un service public administratif peuvent leur être adressées par le greffe ou la partie adverse par tous moyens de communication électronique qu’ils affichent officiellement.

Les informations, convocations, invitations et notifications adressées aux personnes morales de droit privé, aux administrations de l’État, aux collectivités territoriales, aux établissements publics à caractère administratif, aux organismes de sécurité sociale et aux autres organismes chargés de la gestion d’un service public administratif par les moyens de communication électronique auxquels elles ont préalablement consenti, sont opposables.

Seuls les fichiers textuels sont admis pour la transmission électronique d’écrits et d’actes en matière judiciaire.

Les fichiers audio et vidéo ne peuvent constituer que des documents probatoires conformément aux dispositions des articles 268 à 270 de la loi n° 2017-20 du 20 Avril 2018 portant Code du numérique en République du Bénin.

Les notifications de convocation et alertes de dépôt de courrier électronique sont admises par messages textuels ou messagerie instantanée à condition que la preuve de la réception puisse être actée et délivrée par le système sans être altérée par le terminal électronique ou informatique lui-même, quelque manipulation, virus et logiciels.

La notification d’actes par voie de communication électronique audio n’est pas opposable.

Il ne peut y avoir ni envoi, ni remise, ni notification des actes prévus par les articles 17, 21, 23, 32 du présent arrêté par communication électronique vidéo.

La transmission électronique des actes introductifs d’instance est faite à l’adresse générale de chaque juridiction selon le format figurant en annexe du présent arrêté. La boite aux lettres est relevée par le président et le greffier en chef.

Dès réception de la transmission électronique, les dispositions des articles 141 à 148 sont applicables dans les matières civiles, commerciales, sociales et administratives.

La transmission électronique des plaintes en matière pénale est adressée à l’adresse générale du parquet près la juridiction selon le format figurant en annexe du présent arrêté. Cette boite aux lettres est relevée par le procureur et le chef du service judiciaire du parquet.

Il est établi pour chaque acte introductif d’instance un accusé de réception qui comporte les mentions suivantes :

• 1° l’identification de l’auteur de l’envoi ;
• 2° les références du dépôt ;
• 3° la liste détaillée des documents transmis ;
• 4° le cachet simple ou un cachet électronique au sens des articles 293 à 298 de la loi n° 2017-20 du 20 Avril 2018 portant Code du numérique en République du Bénin ;
• 5° l’heure et la date ou une contremarque électronique au sens des articles 299 et 300 de la loi n° 2017-20 du 20 Avril 2018 portant Code du numérique en République du Bénin.

Cet accusé de réception est porté sur une impression intégrale de l’acte de procédure adressé, suivant les formes de la transmission, au requérant dans un délai de 7 jours à compter de la réception de l’acte.

Les dispositions des articles 44 et 52 du présent arrêté sont applicables au dépôt des actes introductifs par voie électronique.

La transmission électronique n’exclut pas le dépôt physique de la plainte ou de l’acte de procédure.

La distribution des affaires peut être électronique. La distribution électronique est faite de manière aléatoire par un logiciel ou une application selon les critères suivants :

• la matière ou la spécialisation,
• le nombre de formation juridictionnelle,
• le rôle de chaque formation juridictionnelle, (nouveaux dossiers, dossiers en mise en état/dossiers en délibéré),
• le millésime,
• le numéro d’enregistrement au rôle de la juridiction,
• un classement alphabétique des noms du demandeur ou du défendeur.

Ces dispositions sont applicables dans les circonstances de l’article 89 du Code de procédure pénale.

La distribution électronique reste soumise au pouvoir de distribution attribué au président de juridiction.

Lorsque la distribution n’est pas électronique, elle est mentionnée au cours de l’audience de distribution et enregistrée par le greffier qui y assiste.

Les envois, remises ou notifications faits à une adresse électronique ordinaire sont réputés notifiés à personne au lieu prévu par les articles 100 à 103 du Code de procédure civile, commerciale, sociale, administrative et des comptes et à la date de l’accusé de réception électronique ou de l’accusé d’enregistrement électronique lorsque l’accusé de réception électronique n’est pas instantané. A défaut, elle est réputée notifiée à domicile.

Pour l’application de l’article 94 du Code de procédure pénale, et à défaut d’élection de domicile, l’adresse électronique est utilisée pour la notification des actes en cas de consentement à la transmission électronique.

Lorsque Renvoi, la remise ou la notification est adressée par une messagerie sécurisée, ils sont réputés notifiés à personne au lieu prévu par les articles 100 à 103 du Code de procédure civile, commerciale, sociale, administrative et des comptes et à la date de l’accusé de réception électronique ou de l’accusé d’enregistrement électronique lorsque l’accusé de réception électronique n’est pas instantané.

Pour la notification des actes en provenance de l’étranger, les dispositions de l’article 97 du Code de procédure civile, commerciale, sociale, administrative et des comptes sont respectées.

Chaque transmission électronique dans le cadre d’une procédure judiciaire est faite à l’adresse électronique précise de la formation juridictionnelle saisie ou du destinataire en indiquant les adresses des autres parties à la procédure et dans l’objet les sigles identifiant, suivant le format défini, le numéro au rôle et la distribution.

Le respect du contradictoire est essentiel.

Toutes correspondances entre les parties et la juridiction, ainsi que les écritures et les documents probatoires, doivent être envoyés simultanément à toutes les parties à la procédure et à la formation juridictionnelle à leur adresse électronique au plus tard à la date indiquée dans le calendrier prévisionnel.

Les pièces remises au soutien des écritures des parties pourront, au plus tard à la date butoir indiquée dans le calendrier prévisionnel être déposées sur un espace sécurisé de partage et de consultation numérique mis en place par la juridiction ou l’une des parties. Le dépôt effectué devra être notifié par courriel, par la partie déposante à la formation juridictionnelle et à toute partie à la procédure.

La date de réception à l’adresse de la formation juridictionnelle sera considérée, à toutes fins utiles, comme la date et l’heure de réception par les autres parties en copie du même message.

Les envois, remises, enrôlement et notifications des actes de procédure. des pièces, avis, avertissements ou convocations, des rapports, des procès-verbaux ainsi que des copies et expéditions des décisions juridictionnelles dans une procédure judiciaire entre un avocat, un notaire, un huissier, un commissaire-priseur, un expert et la juridiction, un justiciable et la juridiction ou l’avocat de la partie adverse, sont faites au moyen des adresses électroniques et des applications informatiques hébergées par les plateformes de communication électronique sécurisée opérées sous la responsabilité du ministère en charge de la justice ou des organisations professionnelles.

Lorsqu’ils sont effectués par voie électronique entre avocats dans le cadre ou non d’une procédure, les envois, remises et notifications des actes de procédure, des pièces, avis, avertissements ou convocations, des rapports, des procès-verbaux ainsi que des copies et expéditions des décisions juridictionnelles peuvent être faites au moyen d’une application informatique hébergée par une plateforme de services de communication électronique sécurisée. Cette plateforme est opérée sous la responsabilité de l’Ordre des avocats.

Les actes dématérialisés sont nécessairement effectués au moyen des adresses électroniques et des applications informatiques hébergées par les plateformes sécurisées de services ou de procédure opérées sous la responsabilité du ministère en charge de la justice. Un arrêté fixe pour chaque acte dématérialisé, les formes, formulaires et les modalités techniques.

Il est obligatoirement joint à toute transmission de document par voie électronique un bordereau récapitulant l’ensemble des documents joints et indiquant leur numéro, leur date et leur description, qui devra être tenu à jour. Le bordereau comporte une numérotation précise.

Le numéro sera clairement indiqué sur la première page de chaque pièce.

Chaque pièce conservera sa numérotation initiale tout au long de la procédure, et ne sera en aucun cas resoumise par la même partie ou une autre partie sauf pour en remettre en cause l’authenticité ou l’intégrité. Les parties feront référence aux pièces produites en utilisant la numérotation stipulée dans le bordereau.

Les documents doivent en principe être numérisés et adressés dans leur intégralité. Les parties peuvent faire des exceptions à ce principe en cas de documents volumineux dont l’intégralité n’est pas susceptible d’être pertinente, auquel cas l’intégralité du document devra être communiquée à première demande de l’autre partie ou le lien indiqué pour le télécharger.

Les indications de format suivantes sont retenues pour les messages de données et les actes de procédure :

L’utilisation de pictogramme ou emoji dans les messages électroniques en matière judiciaire est interdite.

Sauf dématérialisation de la procédure, les envois sont actés, imprimés et classés au dossier judiciaire physique par le greffier saisi.

Les auxiliaires de justice peuvent de concert avec leurs différents ordres professionnels envisager l’utilisation de la signature électronique, de la signature électronique qualifiée ou de la signature électronique avancée au sens du Code du numérique en vigueur dans leurs échanges électroniques avec leurs clients ou avec les juridictions.

La fiabilité d’un procédé de signature électronique est présumée, jusqu’à preuve du contraire, lorsque ce procédé met en œuvre une signature électronique qualifiée au sens de la loi n° 2017-20 du 20 avril 2018 portant Code du numérique en République du Bénin.

Tout envoi par communication électronique ainsi que tout paiement opéré dans le cadre d’un service en ligne fait l’objet d’un accusé de réception électronique et, lorsque celui-ci n’est pas instantané, d’un accusé d’enregistrement électronique.

L’accusé de réception porte les mentions minimales suivantes :

• 1° l’identification de l’auteur de l’envoi ;
• 2° les adresses des destinataires ;
• 3° les références de la procédure concernée ;
• 4° la liste détaillée des documents transmis.

L’accusé de réception et l’accusé d’enregistrement émis par les fonctions de sécurité du logiciel de messagerie, sont, sauf règles contraires ou plus amples d’un référentiel général de sécurité publié par l’ANSSI certifiés avec un cachet serveur référencé horodatés avec une contremarque de temps référencée imprimables, l’impression comportant toutes les informations qui ont participé au calcul d’intégrité.

L’accusé de réception et l’accusé d’enregistrement contiennent également les données du terminal de réception ou les données techniques relatives à l’acheminement du message de l’expéditeur au destinataire.

Le message de données relatif à une déclaration d’appel provoque un avis de réception par les services du greffe, auquel est joint un fichier récapitulatif reprenant les données du message. Ce récapitulatif accompagné, le cas échéant, de la pièce jointe établie sous forme de copie numérique annexée à ce message et qui fait corps avec lui tient lieu de déclaration d’appel, de même que leur édition par l’avocat tient lieu d’exemplaire de cette déclaration lorsqu’elle doit être produite sous un format papier.

L’accusé de réception et l’accusé d’enregistrement électronique sont opposables.

Ils peuvent être suppléés par un constat de communication électronique. Ce constat dressé par huissier comprend, outre les constatations matérielles ou la photographie ou l’enregistrement réalisés, la description du matériel informatique ou électronique et des logiciels utilisés, la mention de l’adresse physique et de l’adresse IP, ou encore la suppression de l’historique et des fichiers temporaires liés au navigateur, une analyse virale et logiciel espion ou l’impression du Code source de la page constatée.

Les délais de recours sont opposables au destinataire d’une notification qui comporte les indications prévues par la loi lorsque l’accusé de réception est revenu par l’adresse électronique auquel il a préalablement consenti.

Les délais de recours ne sont pas opposables lorsque l’accusé de réception n’a pas été transmis ou ne comporte pas les indications prévues telles que mentionnées ci-dessus.

Le défaut de délivrance d’un accusé de réception n’emporte pas l’inopposabilité des délais de recours ou la forclusion lorsqu’une notification expresse ou physique a été régulièrement faite.

Il n’est tiré aucun acquiescement ou renonciation de l’absence d’accusé de réception lorsqu’une notification expresse ou physique a été régulièrement faite avant l’expiration du délai au terme duquel est susceptible de naître une décision implicite.

En cas d’envois abusifs, notamment par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique, ou d’envois susceptibles de porter atteinte à la sécurité du système de communication, seul le premier accusé de réception ou enregistrement électronique de réception est considéré.

Lorsqu’un acte doit être accompli avant l’expiration d’un délai et ne peut être transmis par voie électronique le dernier jour du délai pour une cause étrangère à celui qui l’accomplit, le délai est prorogé jusqu’au premier jour ouvrable suivant. Il est justifié de l’échec de la transmission du fait du destinataire.

Lorsqu’il est prévu qu’un avis, une convocation ou un récépissé est adressé par le greffe à une partie par tous moyens, par lettre simple, par lettre recommandée sans avis de réception, il peut lui être également envoyé par voie électronique à la condition que l’adresse électronique soit certifiée être la sienne.

Les envois, remises et notifications peuvent faire l’objet d’une alerte de mise à disposition adressée au destinataire au numéro de téléphone ou à la messagerie mobile choisi par lui.

Les communications peuvent être notifiées au surplus aux parties par le biais d’un système de communication autre que les boîtes électroniques si le destinataire a indiqué cette voie complémentaire ou exceptionnelle.

Les avis électroniques de réception ou de mise à disposition tiennent lieu de visa, cachet et signature ou autre mention de réception qui sont apposés sur l’acte ou sa copie lorsque ces formalités sont prévues par le Code de procédure civile, commerciale, sociale, administrative et des comptes.

En cas de transmission par voie électronique, il n’est pas tenu compte des dispositions du Code de procédure civile, commerciale, sociale, administrative et des comptes prévoyant la transmission en plusieurs exemplaires et la restitution matérielle des actes et pièces remis ou notifiés.

Les parties à une procédure judiciaire qui ont consenti à la communication électronique peuvent recourir à des services de mise à disposition d’espace de stockage accessible en ligne. Cet espace, placé sous le contrôle de son titulaire, ouvert et clos à sa demande, permet à l’usager de conserver et de communiquer aux juridictions, services judiciaires et aux parties adverses, des informations et documents utiles à l’accomplissement de ses démarches ou à la mise en état de la procédure.

Les juridictions, services judiciaires et parties adverses peuvent, avec l’autorisation du titulaire de l’espace de stockage, y déposer des documents et faire des notifications.

Lorsqu’en application d’une disposition législative ou réglementaire, ou d’un ordre judiciaire, la communication d’une information, d’un document est demandée à un usager ou un justiciable, ce dernier peut en autoriser la transmission depuis cet espace à la juridiction, aux services judiciaires ou à la partie adverse. Les autorités administratives ne peuvent se voir communiquer par le biais de cet espace que les informations et documents dont elles ont à connaître.

L’usage de la communication par voie électronique ne fait pas obstacle au droit de la partie intéressée de demander la délivrance, sur support papier, de tout acte émanant de la juridiction saisie.

Les justiciables non assistés par un avocat lorsque cette assistance n’est pas obligatoire ou n’ayant pas consenti à la saisine des juridictions par voie électronique peuvent recevoir du greffe des avis, convocations ou notes provenant de la partie adverse. Ils peuvent se faire délivrer copie à leurs frais.

La transmission d’écrits par voie électronique n’écarte par les règles du contradictoire et de la communication aux parties au litige.

Lorsqu’un document a été établi en original sur support papier, le juge ou l’autre partie peut en exiger la production physique.

Le greffier saisi, le président de la formation juridictionnelle ou le procureur peut exiger que des écrits et des annexes transmis par voie électronique lui soient adressés ultérieurement sur papier si, en raison de problèmes techniques :

• il ne peut pas les ouvrir, ou
• il ne peut pas les afficher à l’écran ou les imprimer sous une forme lisible. Il invite les parties à la procédure concernée à lui adresser les documents sur papier dans un délai raisonnable en leur indiquant les motifs de sa demande.