Loi n° 2024/001 du 24 juillet 2024 régissant les archives au Cameroun

La présente loi régit les archives au Cameroun.

À ce titre, elle a pour objet :

• d’organiser l’archivage et la conservation du patrimoine archivistique ;
• d’organiser la traçabilité, le contrôle et la sécurisation des archives, de la création à leur sort final ;
• de promouvoir la professionnalisation en archivistique et la responsabilisation de tous les acteurs de la chaîne de production des archives ;
• de favoriser l’inclusion de la culture archivistique dans les stratégies nationales de développement ;
• d’encadrer les activités économiques d’archivage ;
• de garantir le financement du développement et de la modernisation du Système National d’Archivage.

Au sens de la présente loi et de ses textes d’application, les définitions suivantes sont admises :

• 1° agrément : accord délivré à une personne physique ou morale pour exercer des prestations d’archivage ;
• 2° archivage : ensemble des techniques, actions et moyens employés pour collecter, classer, conserver et communiquer des documents dans l’intégralité de leur cycle de vie, depuis leur création en amont au sein des organisations jusqu’à leur élimination ou leur entrée dans le Système National d’Archivage ;
• 3° archivage électronique : ensemble des actions visant à identifier, recueillir, classer et conserver des informations, en vue de consultation ultérieure, sur un support électronique, pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales ou des besoins d’information ;
• 4° archives : ensemble des documents y compris des données, quels que soient leur nature, leur date, leur forme orale ou matérielle, leur support et leur lieu de conservation, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de ses activités et conservés dans l’intérêt public ; tant pour des besoins de gestion et de justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique ;
• 5° archives audiovisuelles : œuvres comprenant des images et/ou des sons reproductibles réunis sur un support matériel dont l’enregistrement, la transmission, la perception et la compréhension exigent le recours à un dispositif technique ;
• 6° archives courantes : documents d’utilisation fréquente pour l’activité des administrations, des services, des établissements ou des organismes qui les ont produits ou reçus ;
• 7° archives électroniques : documents numériques, natifs ou issus d’une chaîne de numérisation, produits par une personne physique ou morale dans le cadre de son activité ;
• 8° archives historiques ou définitives : documents qui, au terme d’une utilisation courante ou épisodique, sont conservés en raison de leur intérêt historique ;
• 9° archives intermédiaires : documents qui, n’étant plus considérés comme archives courantes, ne peuvent encore faire l’objet, ni d’élimination, ni de conservation définitive, en raison de leur intérêt administratif ou de leur utilité épisodique ;
• 10° archives orales : documents constitués de témoignages oraux, provoqués ou spontanés ;
• 11° centre de préarchivage : structure de gestion des archives intermédiaires au sein des administrations publiques ou privées et des Collectivités Territoriales Décentralisées ;
• 12° classement : opération matérielle de mise en ordre des documents par leur insertion dans le dossier correspondant. C’est également l’opération consistant à la mise en ordre intellectuelle et physique des documents d’archives à l’intérieur des dossiers et, des dossiers à l’intérieur d’un fonds, réalisée en application du principe du respect des fonds, ou selon des critères chronologiques, géographiques, numériques, alphabétiques ou thématiques. C’est aussi la procédure de protection d’un fonds d’archives privées en conférant à celles-ci le statut juridique d’archives publiques ;
• 13° classification : procédure par laquelle, dans le cadre de la protection du secret de la défense nationale, les documents d’archives sont dits classifiés, c’est-à-dire déclarés secret ou non communicables ;
• 14° collecte : opération technique par laquelle les documents d’archives sont transférés des services producteurs aux services en charge de leur conservation ;
• 15° conservation : ensemble d’opérations techniques visant à assurer la disponibilité et la pérennité des documents d’archives, à titre préventif ou curatif ;
• 16° contrôle archivistique ou contrôle scientifique et technique : moyen juridique dont l’État dispose pour garantir, au nom de l’intérêt général, la constitution d’un patrimoine informationnel national de qualité. Il couvre toute la chaîne archivistique et porte sur les conditions de gestion, de collecte, de sélection et d’élimination ainsi que sur le traitement, le classement, la conservation et la communication des archives ;
• 17° déclassement : procédure par laquelle des archives privées ayant fait l’objet de classement, sont démises de leur statut d’archives publiques ;
• 18° déclassification : procédure par laquelle il est mis fin à la classification des documents d’archives, dont la communication au public est ainsi rendue libre ;
• 19° délai d’utilité administrative : durée légale ou pratique pendant laquelle un document, susceptible d’utilisation par le service producteur ou son successeur, doit être conservé en l’état. Au terme de ladite durée, décision est prise concernant son traitement final ;
• 20° documents électroniques : documents sur support numérique nécessitant une machine pour leur consultation, produits ou reçus par un organisme public ou privé, par toute personne physique ou morale, dans l’exercice de ses activités ;
• 21° données : représentation de faits, indications enregistrées, chiffres, énoncés et caractères sous forme brute ou de notions sous une forme susceptible d’être traitée par un ordinateur pour permettre l’analyse et/ou la recherche automatique des informations ;
• 22° élimination : procédure réglementée qui consiste à soustraire ou détruire un dossier ou un ensemble de dossiers du fonds auquel il appartient, du fait de leur défaut d’utilité administrative ou de leur intérêt historique ;
• 23° enregistrement : support d’information dont le contenu, constitué notamment de textes, sons, images ou vidéos, n’est utilisable qu’au moyen d’une machine ;
• 24° fiabilité : caractère d’un document complet, qui peut être réutilisé lors d’activités ultérieures ;
• 25° imprescriptibilité : caractère des archives qui ne peuvent être, ni supprimées, ni enlevées par l’effet du temps ;
• 26° inaliénabilité : caractère des archives publiques qui ne peuvent être, ni cédées, ni vendues ;
• 27° insaisissabilité : caractère des archives qui ne peuvent faire l’objet d’une saisie ;
• 28° intangibilité : caractère des archives qui doivent être maintenues intactes et non modifiables ;
• 29° intégrité : caractéristique d’une information qui n’a subi aucune destruction, altération, ou modification ;
• 30° interopérabilité : capacité de matériels, de logiciels ou de protocoles différents à fonctionner ensemble et à partager des informations ;
• 31° pérennité : aptitude de l’information à traverser le temps durant tout son cycle de vie en préservant son intégrité ;
• 32° producteur : personne physique ou morale, publique ou privée, ayant produit, reçu ou conservé des archives dans l’exercice de son activité ou de ses fonctions ;
• 33° sort final : destination d’un document ou d’un ensemble de documents à l’expiration de son délai d’utilité administrative, proposée dans un tableau, d’archivage, et pouvant être soit l’élimination, le tri ou la conservation définitive ;
• 34° système National d’Archivage : ensemble d’institutions, d’acteurs et d’infrastructures, de production, de traitement, de conservation, de valorisation et de régulation des archives ;
• 35° traitement : procédures et opérations de tri, de classement, de description d’analyse, d’indexation et de rédaction des instruments de recherche ;
• 36° tri : opération consistant à séparer, au terme d’une évaluation dans un ensemble de documents, ceux qui doivent être conservés en raison de leur intérêt historique ou patrimonial de ceux qui sont voués à l’élimination ;
• 37° versement : opération matérielle et intellectuelle par laquelle les archives sont transférées des institutions productrices vers les structures d’archives compétentes pour en assurer la conservation.