Décret n° 2024-2883 du 20 décembre 2024 règlementant les modalités d’organisation et de tenue de la comptabilité des matières

Les entrées de matières, tant en comptabilité des matières qu’en comptabilité générale, sont enregistrées à la réception ou la mise à disposition.

Ces entrées de matières ont lieu, notamment, lors de :

• l’intégration des immobilisations et des stocks au titre du bilan d’ouverture, par le dossier d’ouverture comportant les fiches individuelles d’inventaire ;
• l’acquisition, la construction ou la grosse réparation justifiée par le procès-verbal de réception accompagné du bon de livraison et de la facture ou du décompte des travaux ;
• la réception du don ou du legs, justifiée par la convention ou la décision d’octroi acceptée par les autorités compétentes, accompagnée du procès-verbal de remise du don ou du legs ;
• la production de biens en régie, justifiée par le certificat administratif portant l’état de comptabilité analytique de production des biens concernés ;
• la réception des immobilisations transférées par une autre structure, sur la base du procès-verbal de remise des biens durables à une autre structure publique ;
• la régularisation des excédents de matières suite à un inventaire physique, à l’appui d’un certificat administratif signé par l’ordonnateur et le comptable des matières.

Les biens ou objets déposés par un tiers, dans le cadre de la réglementation, sont constatés en comptabilité des matières dès leur dépôt justifié par une fiche de suivi des biens en attente et en transit. Ils ne sont pas enregistrés en comptabilité générale.

Toute livraison de matières fait l’objet d’une réception organisée suivant les procédures définies par la réglementation en vigueur.

La valeur d’entrée des matières dans le patrimoine de l’État ou de toute autre administration publique est faite au coût historique ou à la valeur d’origine correspondant :

• au coût réel d’acquisition ou de construction, pour les matières concernées ;
• à la valeur d’apport, pour les matières reçues en dotation ;
• à la valeur vénale ou valeur actuelle, pour les matières acquises à titre gratuit ;
• au coût de production pour les immobilisations créées par l’administration publique, pour elle-même.

Toutefois, les biens dits spécifiques, qui ne peuvent être cédés et qui n’ont pas d’équivalent sur le marché, sont enregistrés au franc symbolique.

Les Ministres chargés du budget, des comptes publics et du domaine public arrêtent, conjointement, la liste des biens spécifiques, avec l’appui des ministères sectoriels concernés.

Le Ministre chargé des comptes publics fixe le dispositif organisationnel du bilan d’ouverture pour les immobilisations et les stocks significatifs existants, conformément aux normes de comptabilité générale applicables aux administrations publiques.

Les extensions, les réhabilitations et les grosses réparations des biens immeubles constituent des dépenses d’investissement. Elles valorisent les biens concernés déjà entrés dans le patrimoine de l’État ou de l’administration publique concernée.

Tout mouvement d’entrée de matières est effectué en exécution d’un ordre d’entrée préparé et signé par le comptable des matières, contresigné par l’ordonnateur.

L’ordre d’entrée fait l’objet d’un enregistrement par le comptable des matières sur les fiches d’inventaire d’immobilisations ou de stocks.

Pour les biens déposés en magasin, notamment les biens meubles, les fournitures et les matières stockées, l’ordre d’entrée est également signé par le magasinier et fait l’objet d’un enregistrement sur les fiches de stocks.

Le comptable des matières doit respecter les règles d’imputation comptable définies par le décret n° 2018-68 du 1er mars 2018 susvisé, y compris ses annexes et les textes subséquents, notamment le recueil national des normes de comptabilité générale applicables aux administrations publiques et le texte qui fixe les seuils de distinction entre immobilisations et stocks.

Les immobilisations incorporelles et corporelles font l’objet d’une codification alors que les biens meubles sont estampillés afin de les identifier et de les sécuriser.

La codification consiste à identifier chaque immobilisation sur la base d’un numéro appelé « Code » qui permet de la distinguer par rapport à sa nature ou au service destinataire.

Le Code regroupe pour chaque administration publique les données ci-après :

• la nature du bien relatif au compte de la nomenclature détaillée du plan comptable ;
• le numéro d’immatriculation, comportant :
• l’année d’acquisition ;
• le numéro d’ordre d’enregistrement à l’inventaire ;
• la destination administrative indiquée par le code du ministère, de l’institution ou de l’administration publique concernée.

L’estampillage consiste à inscrire ou à marquer physiquement un numéro d’enregistrement sur un matériel ou un mobilier afin de faciliter son identification.

Le numéro affecté à chaque matériel ou mobilier doit être mentionné de façon lisible et indélébile sur une partie visible de la matière.

Ce Code peut se concrétiser par l’apposition d’un code-barres.

Pour les véhicules de transport en particulier, l’estampillage correspond aux données de la plaque d’immatriculation et du numéro de châssis.

Les matières stockées dans les magasins concernent des biens acquis ou produits, en instance d’affectation, de consommation ou de vente.

Elles sont constituées :

• du mobilier et du matériel suivis au bilan mais momentanément non affectés ;
• des marchandises, des matières premières, des fournitures, des approvisionnements, des produits semi-finis et finis qui sont enregistrés au bilan dans les comptes de stocks ;
• des fournitures et des approvisionnements, petit outillage, mobilier et matériel qui, compte tenu de leur faible montant, ne sont pas enregistrés au bilan, car ils sont considérés comme des matières consommées dès leur sortie du magasin.

Les stocks significatifs relatifs aux objets de valeur, aux collections et œuvres d’art, aux stocks stratégiques enregistrés dans le haut du bilan font partie des immobilisations et sont par conséquent codifiés comme tels.

La codification des autres stocks se réfère à la nomenclature des charges budgétaires définie par l’annexe du décret n° 2018-69 du 1er mars 2018 susvisé.

Pour les biens spécifiques comme les vaccins, les médicaments et autres, une codification spécifique peut être établie en complément par l’administration publique concernée, de concert avec la direction générale des comptes publics.

Le local prévu pour recevoir les matières doit respecter les normes devant en garantir l’intégrité et la sécurité.

Les mouvements des matières sont dits internes lorsqu’ils s’exécutent à l’intérieur d’un même ministère, d’une même institution, d’une même collectivité locale d’un même établissement ou du même organisme public soumis aux règles de la comptabilité publique.

Ces mouvements ne concernent ni les matières consomptibles ni les immeubles bâtis et non bâtis. Ils n’ont d’impact ni sur la comptabilité des matières ni sur la comptabilité générale.

Les mouvements internes des matières sont, soit une affectation, soit une mutation des matières.

L’affectation consiste en un mouvement de matières allant du comptable des matières ou du magasinier, pour les matériels et les mobiliers en magasin, vers un détenteur de matières.

Toute affectation de matières donne lieu à l’établissement :

• d’un ordre d’affectation de matières, signé par l’ordonnateur, contresigné par le comptable des matières et, le cas échéant, par le magasinier, si les biens sont détenus en magasin ;
• d’une fiche de détenteur, signée par le comptable des matières et le détenteur, pour justifier sa remise effective.

Lorsque les biens sont restitués au comptable des matières, la fiche de détenteur est signée par le comptable des matières et le détenteur remettant.

La mutation de matières s’effectue entre deux ordonnateurs délégués ou secondaires d’un même ministère, institution ou autre administration publique.

L’opération de mutation donne lieu à l’établissement d’un ordre de mutation des matières signé par l’ordonnateur et contresigné par le comptable des matières.

Par ailleurs, elle est documentée sur la fiche de détenteur, signée par les comptables matières des deux ordonnateurs, le détenteur remettant et le nouveau détenteur.

Lorsque les biens sont restitués au comptable des matières, la fiche de détenteur est signée par le comptable des matières et le détenteur remettant.

Les sorties des matières peuvent être temporaires ou définitives.

Les sorties temporaires de biens concernent des biens durables autres que les immeubles bâtis et non bâtis.

Elles sont générées par :

• les besoins temporaires de biens meubles par un service ;
• les réparations de matières ;
• les locations et prêts de matières ;
• les autres motifs de sortie temporaire.

Les sorties temporaires de matières donnent lieu à l’établissement d’un ordre de sortie temporaire signé par l’ordonnateur, contresigné par le comptable des matières, le magasinier pour les biens en magasin, et par le destinataire à titre temporaire.

En plus de l’ordre de sortie temporaire, les locations et prêts de matières sont justifiés par une convention avec les bénéficiaires.

L’ordre de sortie temporaire et la restitution du bien peuvent faire l’objet d’une information sur la fiche d’inventaire des immobilisations.

Les sorties temporaires n’impactent ni la comptabilité des matières ni la comptabilité générale.

Les sorties définitives des immobilisations et des autres biens durables sont générées par :

• les cessions de biens sous forme de :
• vente ou cession gratuite ;
• transfert entre administrations publiques ;
• biens remis en concession et placés sous le contrôle des concessionnaires ;
• l’absence du bien, dûment constatée sous forme de perte, de vol, de disparition, de destruction ou de démolition avec ou sans récupération de pièces.

Les sorties définitives de matières donnent lieu à l’établissement d’un ordre de sortie définitive de matières, signé par l’ordonnateur, contresigné par le comptable des matières et, le cas échéant, par le magasinier, pour les biens en magasin.

L’ordre de sortie définitive fait l’objet d’un enregistrement en comptabilité des matières via la fiche d’inventaire d’immobilisations ou de stocks. Il est signé pour justification par le bénéficiaire.

Les sorties définitives des stocks sont générées par :

• la consommation des stocks de marchandises, de matières premières ou des autres approvisionnements à leur sortie définitive du magasin ou de tout autre lieu de stockage, leur perte ou leur date de péremption ;
• la vente de stocks de produits finis ou leur intégration en immobilisation, pour ceux faisant l’objet d’une utilisation en interne ou de location.

Les sorties des immobilisations et des stocks figurant au bilan sont enregistrées en comptabilité générale et en comptabilité des matières.

Les autres matières ne sont enregistrées qu’en comptabilité des matières.

Les biens ou objets déposés par un tiers dans le cadre de la réglementation se traduisent en sortie définitive en comptabilité des matières lors de leur restitution aux propriétaires ou ayants-droit.

En dehors de la consommation des matières, toute autre forme de sortie définitive est justifiée par :

• le procès-verbal de péremption ;
• le procès-verbal de remise des biens durables à une autre administration publique ou à un concessionnaire ;
• le procès-verbal de vente ou de cession à titre gratuit ;
• le procès-verbal de perte, disparition ou régularisation des manquants ;
• le procès-verbal de destruction ou de démolition, avec ou sans récupération de pièces.

A leur sortie du magasin ou à l’inventaire, les matières interchangeables sont évaluées, soit en considérant que la première entrée est la première sortie, soit au coût moyen pondéré.

La proposition de réforme des matières intervient chaque fois que les matières ne sont plus susceptibles d’emploi ou de réemploi, ou que leur degré d’altération ou d’usure le justifie.

La réforme est constatée par un procès-verbal qui indique la destination des biens reformés : vente, destruction ou démolition avec ou sans récupération de pièces.

Les modalités de mise en œuvre de la procédure de réforme des matières sont fixées par :

• un décret du Premier Ministre, sur rapport du Ministre chargé des comptes publics, pour les matières appartenant à l’État et aux établissements publics nationaux et autres organismes publics non personnalisés, soumis aux règles de la comptabilité publique ;
• un arrêté départemental ou municipal, pour les matières appartenant à une collectivité locale.