Décret n° 2024-2883 du 20 décembre 2024 règlementant les modalités d’organisation et de tenue de la comptabilité des matières

L’organisation de la comptabilité des matières au sein des administrations publiques est fondée sur les principes suivants :

• la déconcentration de la comptabilité des matières, en vue de la rapprocher des faits générateurs par rattachement aux services gestionnaires des ordonnateurs ;
• l’exhaustivité de l’enregistrement des opérations de gestion des matières en vue de la connaissance du patrimoine public ;
• l’harmonisation des nomenclatures de comptes entre la comptabilité des matières et la comptabilité générale de l’État, et partant des autres administrations publiques ;
• la consolidation ou la combinaison des comptes de matières au niveau de chaque administration publique et au niveau national ;
• l’instauration d’un système d’information intégré :
• au niveau de chaque administration publique, pour échange vertical ou horizontal d’informations entre les ordonnateurs principaux et les ordonnateurs délégués ou secondaires, les comptables centraux et les comptables secondaires des matières, les comptables publics et les contrôleurs budgétaires assignataires ;
• au niveau national, pour la consolidation des données par la direction générale des comptes publics et du patrimoine, et pour consultation par les administrations publiques intéressées.

La comptabilité des matières est tenue en franc CFA et en langue française.

La tenue de la comptabilité des matières s’appuie sur un système d’information qui garantit l’intégrité des données et la traçabilité de la piste d’audit.

L’organisation de la comptabilité des matières tenue au moyen de systèmes informatisés implique l’accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l’exécution des traitements, en vue notamment de procéder aux tests nécessaires à la vérification des conditions d’enregistrement et de conservation des écritures.

La procédure de clôture est appliquée à l’ensemble des mouvements enregistrés concernant les matières.

Lorsque la comptabilité des matières est informatisée, et que la date de l’opération est incluse dans la période de clôture, l’opération concernée est enregistrée à la dernière date de l’exercice précédent, avec mention expresse de sa date de survenance.

La centralisation comptable des matières organise et structure la comptabilité des matières de l’État ou de toute autre administration publique de manière à lui donner toute son unité.

La centralisation des comptes de matières est hiérarchisée et organisée suivant les modalités définies par une instruction du Ministre chargé des comptes publics.

Les acteurs principaux concernés par la comptabilité des matières sont :

• le Ministre chargé du budget ;
• le Ministre chargé des comptes publics ;
• le Ministre chargé des investissements publics ;
• le Ministre chargé du domaine public ;
• les ordonnateurs principaux, notamment :
• les Ministres ;
• les responsables des institutions de la République ;
• les présidents des bureaux exécutifs des conseils municipaux ou départementaux ;
• les dirigeants des établissements publics administratifs ou des autres administrations publiques.

Sous réserve des attributions qui leur sont fixées par le Président de la République, les Ministres respectivement chargés du budget et des comptes publics sont, en matière de comptabilité des matières, chacun en ce qui le concerne, responsables de la soutenabilité budgétaire des dépenses de l’État et de la sincérité du compte général de l’Etat à soumettre à la certification de la Cour des comptes et de discipline budgétaire.

Sous réserve des attributions qui lui sont confiées par le Président de la République, le Ministre chargé du domaine public est, en matière de comptabilité des matières, responsable des inventaires des biens constitutifs du domaine privé ou public de l’Etat.

Les Ministres et les responsables des institutions de la République, les présidents des conseils départementaux ou municipaux, les dirigeants des établissements publics administratifs ou des organismes publics non personnalisés sont, en leur qualité d’ordonnateurs principaux de leurs budgets, responsables de la soutenabilité budgétaire fondée sur la connaissance précise des biens meubles et immeubles dont ils disposent.

Par conséquent, ils ont l’obligation de faire tenir un inventaire et de rendre compte de la gestion des matières pour lesquelles ils disposent du droit d’usage ou tirent un avantage économique quelconque.

Toutefois, ils peuvent déléguer ce pouvoir à des agents placés sous leur autorité hiérarchique directe.

Les actes de nomination et les procès-verbaux d’installation des comptables des matières sont transmis au Ministre chargé des comptes publics, pour information du comptable centralisateur des matières des administrations publiques, des contrôleurs budgétaires et des comptables publics assignataires.

Tout ordonnateur entrant ou tout comptable des matières entrant dispose d’un délai de six mois à compter de la date de son installation, pour formuler, le cas échéant, des réserves motivées à l’encontre de la gestion des matières de son prédécesseur.

Les réserves formulées sont transmises au directeur général des comptes publics et du patrimoine, pour le compte du Ministre chargé des comptes publics, dans le cadre de la tenue de la comptabilité générale.

Est comptable des matières, tout agent public chargé d’exécuter, sous la responsabilité et pour le compte de l’ordonnateur auquel il est rattaché, les ordres donnés par ce dernier, relatifs aux entrées, aux mouvements internes et aux sorties des matières, et d’en tenir la comptabilité.

Les comptables des matières sont nommés :

• pour l’État, par le Ministre ou le responsable de l’institution de la République ;
• pour la collectivité locale, par le président du conseil départemental ou municipal ;
• pour les autres administrations publiques, par le directeur général, le directeur, le coordonnateur ou, de manière générale, par le dirigeant de l’administration publique concernée.

Les modalités de nomination des comptables des matières ainsi que le régime juridique qui leur est applicable sont définis par la réglementation en vigueur.

Le réseau des comptables des matières est organisé ainsi qu’il suit :

• au niveau de l’État :
• un comptable principal des matières dans chaque ministère ou institution ;
• un comptable secondaire des matières dans chaque direction générale, chaque direction départementale ou chaque représentation de l’État à l’étranger ;
• au sein d’une collectivité locale :
• un comptable principal des matières au sein du bureau exécutif du conseil ;
• un comptable secondaire des matières pour chaque district ou arrondissement.
• au sein d’un établissement public à caractère administratif ou d’un organisme public non personnalisé soumis aux règles de la comptabilité publique :
• un comptable principal des matières.

Le directeur général chargé des comptes publics et du patrimoine assure la centralisation comptable des matières des administrations publiques.

A ce titre, il est chargé de :

• contrôler la qualité, consolider ou combiner les comptes de matières produits par les comptables principaux des matières dont les données alimentent la production des états financiers ;
• produire le compte consolidé des matières de l’État, par catégorie d’immobilisations et de stocks figurant au bilan de l’État ;
• produire le compte combiné des matières des administrations publiques par sous-secteur.

Il organise et coordonne les réseaux des comptables des matières indiqués à l’article 19 du présent décret.

Les comptables principaux des matières produisent, sous le contrôle des ordonnateurs principaux auxquels ils sont rattachés, un compte de matières de leur ministère, leur institution ou leur administration publique respective.

Ils en garantissent la qualité et centralisent les balances des comptes de matières produites par les comptables secondaires des matières qui leur sont rattachés.

Ils alertent l’ordonnateur principal sur les défaillances et manquements constatés dans la gestion des matières par les ordonnateurs délégués ou secondaires, et proposent, le cas échéant, des mesures correctives.

Les comptables secondaires des matières assurent, pour le compte des ordonnateurs délégués ou secondaires auxquels ils sont rattachés, la gestion comptable des matières qui leur sont confiées.

Leurs opérations sont contrôlées, centralisées et intégrées par leur comptable principal de rattachement.

Tous les comptables des matières sont, sous la supervision des ordonnateurs auxquels ils sont rattachés, responsables de la bonne gestion, de la garde, de l’entretien et de la conservation des biens dont ils disposent.

Les fonctions d’ordonnateur sont incompatibles avec celles de comptable de matières.

Les conjoints, ascendants, descendants et collatéraux des ordonnateurs ne peuvent être comptables des matières des organismes auprès desquels ces ordonnateurs exercent leurs fonctions.

Les autres acteurs qui interviennent dans la comptabilité des matières sont :

• le magasinier ;
• le service ou l’agent détenteur des matières ;
• l’utilisateur final des matières.

Le magasinier est le gardien des biens meubles, notamment le mobilier, le matériel et les autres biens tels que les stocks de fournitures et autres approvisionnements entreposés dans le magasin dont la gestion lui est confiée.

Il suit les mouvements en quantité et en valeur, à l’entrée comme à la sortie, à travers des fiches de stocks. A ce titre, il tient le fichier des matières et conserve les pièces justificatives des flux.

Il rend compte au comptable des matières sous la responsabilité de qui il est placé.

Toutefois, la fonction de magasinier peut être directement exercée par le comptable des matières lui-même.

La fonction d’ordonnateur est incompatible avec celle de magasinier.

Les conjoints, ascendants, descendants et collatéraux des ordonnateurs ne peuvent être magasiniers au sein des organismes auprès desquels ces ordonnateurs exercent leurs fonctions.

Le magasinier est nommé par l’ordonnateur, le cas échéant, sur proposition du comptable des matières.

Le service ou l’agent détenteur des matières assure la garde et la conservation des stocks et des immobilisations corporelles ou incorporelles placés sous sa responsabilité.

Il justifie l’entrée ou la sortie de l’immobilisation corporelle par la signature de la fiche-détenteur de matières tenue par le comptable des matières, à l’exception des immeubles bâtis et non bâtis qui sont mis à sa disposition par l’ordonnateur principal.

Le détenteur des matières transmet au comptable des matières de la structure dont il relève, au moins une fois l’an, une situation des matières détenues, dans le cadre de l’inventaire annuel.

Il est tenu d’informer, sans délai, le comptable des matières des vols, pertes, avaries, destructions et autres altérations d’immobilisations ou de stocks.

L’utilisateur final des matières est le service ou l’agent de l’administration publique qui les utilise.

La responsabilité des ordonnateurs et des comptables des matières est engagée par tous les faits de gestion dont ils ne peuvent justifier la régularité, conformément aux dispositions des articles 87, 88 et 89 de la loi organique n° 36-2017 du 3 octobre 2017 susvisée, sans préjudice des sanctions qui peuvent leur être infligées par les juridictions civiles ou pénales.

Cette responsabilité s’étend à tous les acteurs, notamment les magasiniers, les détenteurs et les utilisateurs finaux de matières.

La responsabilité des ordonnateurs et des comptables des matières prend effet à compter de leur date de prise de service effective.

La prise de service est assortie d’un inventaire détaillé consigné dans un procès-verbal des biens mis à disposition. L’inventaire en question fait l’objet d’un rapprochement organisé avec les biens existants, en présence de l’ordonnateur ou de son représentant, du comptable des matières entrant et du comptable des matières sortant.

La responsabilité personnelle du magasinier est engagée dès son installation par le comptable des matières et l’ordonnateur. La mise en jeu de cette responsabilité se traduit par l’établissement d’un procès-verbal de recensement physique et d’évaluation des biens stockés dont il est cosignataire.

Les actes de nomination et les procès-verbaux d’installation des ordonnateurs et des comptables des matières sont transmis par les ordonnateurs principaux au Ministre chargé des comptes publics, à la diligence des comptables principaux des matières pour information du directeur général des comptes publics et du patrimoine en sa qualité de comptable national des matières, des contrôles budgétaires et des comptables assignataires.

Tout ordonnateur et tout comptable des matières entrant dispose d’un délai de six mois à compter de la date de son installation, pour formuler, le cas échéant, des réserves motivées à l’encontre de la gestion des matières de leur prédécesseur.

L’ordonnateur principal adresse les réserves formulées au Ministre chargé des comptes publics, dans le cadre de la tenue de la comptabilité générale.

Il est interdit à toute personne dépourvue d’un titre légal d’exercer les fonctions d’ordonnateur ou de comptable des matières.

Le titre légal résulte de la nomination et de l’accréditation des intéressés, ainsi que de leurs préposés respectifs.