Décret n° 2024-2883 du 20 décembre 2024 règlementant les modalités d’organisation et de tenue de la comptabilité des matières

L’exercice comptable pour la tenue et l’arrêté des comptes de matières couvre l’année civile.

Les supports de tenue de la comptabilité des matières sont constitués par un ensemble de livres et de documents obligatoires permettant d’enregistrer, au jour le jour et de façon chronologique, tous les mouvements de matières.

La tenue de ces livres et documents est organisée de façon à permettre :

• l’enregistrement de toutes les opérations ;
• la disponibilité de l’information comptable ;
• la production de la balance des comptes du grand livre des matières ;
• la connaissance de la situation actuelle des matières ;
• le contrôle de l’exactitude des données ainsi que des procédures de traitement ;
• le contrôle interne comptable à travers la cohérence entre les données de la comptabilité des matières et celles des comptabilités budgétaire et générale.

Tout comptable des matières est tenu d’enregistrer les faits de gestion dès leur réalisation et de façon chronologique.

L’enregistrement sur les fiches d’inventaire d’immobilisations et de stocks impacte automatiquement les registres de la comptabilité des matières, notamment :

• le livre-journal ;
• le grand livre des comptes de matières ;
• les registres auxiliaires destinés, le cas échéant, à présenter des développements propres à chaque nature d’opération.

Le comptable principal des matières produit à l’ordonnateur principal la balance des comptes du grand livre de matières :

• obligatoirement, dans le cadre de la reddition annuelle et infra annuelle des comptes publics ;
• à tout moment, à la demande de l’ordonnateur ou de toute autorité compétente.

Les supports d’inventaire des matières sont :

• la fiche individuelle d’inventaire des immobilisations, stocks, et autres matières en magasin non enregistrées au bilan ;
• la fiche de détenteur des matières ;
• le procès-verbal de passation de service entre ordonnateurs ou entre comptables des matières ;
• les supports de l’inventaire annuel.

L’inventaire permanent fait obligation au comptable des matières de tenir à jour et de façon régulière :

• les fiches d’inventaire des immobilisations incorporelles et corporelles ;
• les fiches d’inventaire des stocks.

Le contenu des fiches d’inventaire est exhaustif et pertinent pour favoriser la gestion optimale et la prise de décision. Il est fixé par circulaire du Ministre chargé des comptes publics. Il doit comporter au minimum les informations ci-après :

• pour les immobilisations corporelles et incorporelles : le Code, les dates et coûts d’entrée, le service bénéficiaire, les données sur les amortissements ou provisions, les dates, natures et valeurs de sortie ;
• pour les biens stockés en magasin : le Code, les dates d’entrée et de sortie, les valeurs unitaires et globales d’entrée et de sortie, la nature de la sortie, les provisions pour dépréciation des stocks figurant au bilan.

Par ailleurs, les immeubles bâtis loués par l’État ou toute autre administration publique pour ses propres besoins, doivent faire l’objet d’une fiche d’inventaire spécifique.

Les supports des mouvements de matières sont constitués :

• des ordres d’entrée et de sortie définitive des matières ;
• des ordres de sortie temporaire des matières ;
• des ordres d’affectation et de mutation des matières.

Les supports des mouvements de matières sont accompagnés notamment des pièces justificatives ci-après :

• le procès-verbal de réception à l’appui du bordereau de livraison et de la facture ou du décompte des travaux ou des prestations ;
• le procès-verbal de réception des dons et legs ;
• le certificat administratif présentant l’état de comptabilité analytique de production en régie du bien concerné ;
• le procès-verbal de remise des matières à une autre administration publique ou à un concessionnaire ;
• le procès-verbal de péremption ;
• le procès-verbal de perte, disparition ou régularisation des manquants ;
• le certificat administratif de régularisation d’excédent ;
• le procès-verbal de réforme ;
• le procès-verbal de vente ou de cession à titre gratuit ;
• le procès-verbal de destruction ou de démolition, avec ou sans récupération de pièces.

Le comptable des matières doit, périodiquement, procéder à un inventaire tournant des matières, en vue de vérifier la concordance entre les existants physiques et les données théoriques des comptes.

L’inventaire tournant consiste en un comptage physique d’une partie des matières, effectué de façon périodique et par rotation, de sorte que chaque catégorie de matières soit recensée au moins une fois au cours de l’exercice.

En tant que garant de la qualité de l’information comptable, le comptable public assignataire des dépenses du ministère ou de l’institution, de la collectivité locale, de l’établissement public administratif ou de l’organisme public non personnalisé soumis aux règles de la comptabilité publique, participe à l’inventaire annuel des matières, de même que le contrôleur budgétaire assignataire.

L’inventaire annuel comporte deux volets : la reconnaissance physique des biens et leur valorisation annuelle.

A la fin de chaque exercice, l’ordonnateur doit organiser avec le comptable des matières un inventaire physique des biens en vue de s’assurer de leur existence et d’apprécier leur état général.

Les travaux d’inventaire physique des matières se traduisent par :

• le contrôle physique des immobilisations incorporelles et corporelles et le comptage physique des matières stockées ;
• le rapprochement des résultats de l’inventaire physique avec les données théoriques des comptes de matières ;
• l’établissement d’un état de contrôle physique des biens, partis du dossier d’inventaire, faisant ressortir la concordance entre l’inventaire physique et les soldes comptables.

En cas d’écart entre le solde comptable et l’existant physique, le comptable des matières procède au réajustement comptable nécessaire après justification auprès de son ordonnateur de rattachement.

L’inventaire physique annuel est complété par l’évaluation des biens qui se traduit par la constatation des dépréciations et des reprises de provisions.

Pour les immobilisations amortissables, le taux d’amortissement est arrêté dès l’entrée de l’immobilisation sur la base du tableau d’amortissement produit à l’ordonnateur par le comptable public de rattachement. Il est intégré dans la fiche d’inventaire de l’immobilisation, en vue de la passation d’écritures en fin d’exercice et de leur intégration automatique dans le bilan et à l’état annexé.

Pour les immobilisations et pour les stocks figurant au bilan, les dotations aux provisions pour dépréciation significative et les reprises de provisions sont arrêtées conjointement par l’ordonnateur principal ou son représentant, le comptable principal des matières, le contrôleur budgétaire, le comptable assignataire, et le spécialiste concerné par le bien à provisionner.

Les opérations d’inventaire sont enregistrées en comptabilité générale et sur les fiches d’inventaire d’immobilisations et de stocks.

Le contenu du dossier d’inventaire annuel est fixé par une instruction du Ministre chargé des comptes publics.

Il intègre les données relatives aux immobilisations et aux stocks figurant au bilan.

Les entrées et sorties définitives des immobilisations et stocks figurant au bilan doivent se traduire en comptabilité générale suivant le dispositif ci-après :

• les entrées de biens sont enregistrées par l’ordonnateur dans le système d’information budgétaire et comptable, dès la liquidation. Elles font l’objet d’un ordre d’entrée en comptabilité générale comportant le numéro de prise en charge à l’inventaire transmis par l’ordonnateur au comptable public assignataire, à l’appui des pièces justificatives ;
• les sorties définitives des biens font l’objet d’un ordre de sortie en comptabilité générale joint aux documents ci-après, produits par les ordonnateurs au comptable public assignataire ;
• lors de la vente du bien : le titre de recettes, le procès-verbal de vente suite à la mise du bien et un exemplaire de la fiche individuelle d’inventaire du bien concerné ; pour les autres motifs de sortie définitive : les procès-verbaux prévus à l’article 62 du présente décret, accompagnés d’un exemplaire de la fiche individuelle d’inventaire du bien concerné.

Les sorties définitives se traduisent en comptabilité générale par un ajustement et un apurement des amortissements et par une reprise de provisions.

Des rapprochements contradictoires annuels et infra annuels sont effectués entre la comptabilité des matières et la comptabilité générale.

Ces rapprochements s’inscrivent dans le dispositif de contrôle interne comptable et financier, et ne font pas obstacle à l’organisation de contrôles spécifiques, en fonction des risques identifiés dans la gestion.

Les flux et les soldes de la comptabilité des matières et ceux de la comptabilité générale sont rapprochés au sein de chaque ministère, institution, collectivité locale ou autre administration publique.

En cas de désaccord et après pointage avec les fiches d’inventaire, les écarts doivent être immédiatement régularisés dans la comptabilité des matières ou la comptabilité générale en cause.

Le rapprochement trimestriel et annuel des données fait l’objet d’un état de rapprochement signé par le comptable principal des matières et le comptable public assignataire. Tout écart non régularisé doit être précisé dans ce document.

Par ailleurs, les rapprochements comptables sont effectués mensuellement au niveau de chaque comptable des matières et comptable public assignataire, à l’effet identifier et de régulariser immédiatement les écarts. Ils font l’objet de l’état de rapprochement cité au paragraphe précédent.

L’inventaire physique annuel des biens relève de la compétence des ordonnateurs et des comptables matières qui leur sont rattachés. Il impacte la qualité budgétaire, l’exactitude et la sincérité du patrimoine de l’administration publique, et donc de la qualité de la comptabilité générale.

A cet effet, les ordonnateurs principaux doivent transmettre aux contrôleurs budgétaires et aux comptables publics assignataires les données relatives à la valorisation des immobilisations et des stocks figurant au bilan.

Les contrôleurs budgétaires s’assurent notamment de l’exactitude budgétaire.

Les comptables publics assignataires vérifient le respect des normes comptables et l’exactitude des données. Ils enregistrent en comptabilité générale les dotations aux amortissements ou aux provisions pour dépréciation, les reprises sur provisions et les charges constatées d’avance.

La reddition trimestrielle des comptes de matières se traduit par la production de la balance trimestrielle des comptes de matières.

Tous les ordonnateurs principaux ont l’obligation de transmettre au directeur général des comptes publics et du patrimoine, au plus tard 15 jours suivant la fin du trimestre, la balance trimestrielle des comptes de matières et l’état de rapprochement comptable cité à l’article précédent.

A la clôture de l’exercice :

• chaque ordonnateur délégué ou secondaire est tenu, sous sa responsabilité personnelle, de faire produire par son comptable des matières un compte des matières ;
• chaque ordonnateur principal est tenu, sous sa responsabilité personnelle, de faire produire par son comptable principal des matières, un compte agrégé des matières de son ministère, de son institution ou de son administration publique ;
• le Ministre chargé des comptes publics, en sus du compte agrégé des matières de son ministère, est tenu, sous sa responsabilité personnelle, de faire produire par la direction générale des comptes publics, le compte général des matières de l’État et le compte général consolidé des matières des administrations publiques.

Le compte agrégé des matières de chaque ordonnateur principal est conservé en l’état et produit à la Cour des comptes et de discipline budgétaire.

Les modalités de présentation des comptes de matières des ordonnateurs délégués ou secondaires, des comptes agrégés de matières des ordonnateurs principaux, du compte général de matières de l’État et du compte général consolidé des matières des administrations publiques, sont fixées par une instruction du Ministre chargé des comptes publics.

Le compte général des matières de l’État produit par la direction générale des comptes publics et du patrimoine comprend :

• la balance consolidée des comptes agrégés des matières des ministères et des institutions ;
• les états consolidés des mouvements des matières des ministères et des institutions ;
• les données des dossiers d’inventaire permettant d’enrichir l’état annexé du compte général de l’Etat.

La balance consolidée des comptes agrégés des matières des ministères et des institutions, et les états de rapprochement comptable signés par les comptables principaux des matières et les comptables publics assignataires, sont transmis à la direction générale des comptes publics et du patrimoine.

Le compte général des matières de l’Etat est produit à la Cour des comptes et de discipline budgétaire par la direction générale des comptes publics et du patrimoine à l’appui du compte général de l’État.