Décret n° 2021-28 du 20 janvier 2021 déterminant les règles d’administration, de gestion, de contrôle, de dissolution et de liquidation des sociétés d’Etat

Suivant la spécificité de leur mission, des sièges peuvent être réservés au sein des conseils d’administration des sociétés d’Etat, à des administrateurs désignés sur proposition des collectivités territoriales, d’établissements publics ou de sociétés d’Etat.

Les Conseils d’administration des sociétés d’Etat comprennent au moins un administrateur indépendant.

L’administrateur indépendant doit être titulaire d’un certificat d’administrateur de sociétés ou bénéficier d’une dizaine d’années d’expérience dans son domaine de compétences, au moins. Il doit avoir exercé des responsabilités à un haut niveau dans le domaine de compétence qui justifie sa nomination. Il doit, en outre, avoir une qualification complémentaire à celles des autres administrateurs.

Le service en charge de la gestion du Portefeuille de l’Etat s’assure, pour le compte du Ministre chargé du Portefeuille de l’Etat, du respect des critères mentionnés à l’alinéa précédent.

Lorsqu’une personne physique exerce déjà deux mandats d’administrateur dans des sociétés d’Etat, il est mis fin, dans un délai de trois mois à compter de la date de sa nomination à un troisième mandat, à son mandat d’administrateur le plus ancien.

La fin du mandat, prévue à l’alinéa précédent, intervient par démission de l’intéressé, notifiée au président du Conseil d’administration de la société d’Etat concernée, ou par révocation. A défaut, l’intéressé est réputé s’être démis dudit mandat à l’expiration du délai de trois mois susmentionné.

La cessation du mandat d’un administrateur en application du présent article est notifiée au président du Conseil d’administration de la société d’Etat concernée par le service en charge de la gestion du Portefeuille de l’Etat mentionné à l’article 2 du présent décret.

Conformément à leurs attributions légales, les Conseils d’administration des sociétés d’Etat procèdent aux contrôles et vérifications qu’ils jugent opportuns.

Les Conseils d’administration des sociétés d’Etat mettent en place, en leur sein, au moins un comité spécialisé, dont obligatoirement un comité chargé de l’audit et des risques.

Le Conseil d’administration et chacun des comités spécialisés se dotent d’un règlement intérieur. Ce règlement intérieur définit notamment le fonctionnement et les domaines de compétence de ces organes et précise l’engagement de confidentialité de ses membres. Ce règlement intérieur est adopté par le Conseil d’administration et, le cas échéant, le comité spécialisé concerné.

Chaque société d’Etat élabore un manuel décrivant les procédures de fonctionnement des contrôles internes et le fait approuver par son Conseil d’administration.

Le règlement intérieur et le manuel mentionnés aux alinéas précédents sont communiqués au service en charge de la gestion du Portefeuille de l’Etat, dans un délai d’un mois à compter de leur approbation. Il en est de même de toute modification subséquente.

Le représentant du Ministre chargé du Portefeuille de l’Etat siège au comité spécialisé de l’audit et des risques.

Le comité spécialisé de l’audit et des risques peut se faire assister dans ses missions par des experts non administrateurs.

Le comité spécialisé de l’audit et des risques est obligatoirement consulté, préalablement à la tenue du Conseil d’administration, sur les points de son ordre du jour relevant du contrôle, de l’audit et de la détermination des risques, des rapports d’activité, de l’approbation des comptes, dont le rapport mentionné à l’article 715 de l’Acte uniforme de l’OHADA relatif au droit des sociétés commerciales ou toute disposition légale ou réglementaire en tenant lieu.

Le comité spécialisé cité à l’alinéa 1 ci-dessus dresse un procès-verbal de ses débats, reflétant les opinions de chacun de ses membres et un relevé de ses recommandations. Le procès-verbal de chacune des réunions du comité spécialisé est adressé à chacun des administrateurs, préalablement à la tenue du Conseil d’administration appelé à délibérer sur les points objet de ses recommandations.

Les recommandations du comité spécialisé de l’audit et des risques sont annexées aux procès-verbaux du Conseil d’administration.

Le comité spécialisé de l’audit et des risques propose au Conseil d’administration un plan prévisionnel d’audit annuel, préparé par le service chargé de l’audit interne de la société d’Etat.

Ce plan est conçu en fonction des faiblesses et risques identifiés, selon le cas, par le service chargé de l’audit interne, le Conseil d’administration, le comité spécialisé de l’audit et des risques ou les commissaires aux comptes dans le fonctionnement administratif, financier, comptable ou opérationnel de la société d’Etat.

Le plan prévisionnel d’audit annuel est arrêté, sur proposition du comité de l’audit et des risques, par une délibération du Conseil d’administration qui précise la nature des audits à effectuer, le calendrier et, le cas échéant, le budget ainsi que la procédure de sélection des auditeurs.

Le Conseil d’administration se réunit chaque fois que l’intérêt de la société d’Etat l’exige.

Il se réunit au moins une fois par trimestre pour délibérer notamment sur :

• l’établissement et l’arrêté des comptes de l’exercice écoulé ;
• l’approbation du budget de l’exercice suivant ;
• l’examen des activités de la société et le suivi de l’exécution budgétaire ;
• l’examen des questions liées à la gouvernance de la société.

Le projet d’acte portant nomination par le Conseil d’administration du directeur général ou, le cas échéant, du directeur général adjoint, est transmis, à titre d’information par le président du Conseil d’administration, au Ministre chargé du Portefeuille de l’État et au Ministre chargé de la tutelle technique avant la réunion du Conseil d’administration appelé à statuer sur ledit projet.

Le projet d’acte de nomination précise les nom et prénoms de la personne proposée à la fonction de directeur général ou de directeur général adjoint.

Sont joints au projet d’acte de nomination, lorsqu’il s’agit de la nomination du directeur général :

• un curriculum vitae certifié sincère ainsi que les copies certifiées ou légalisées des diplômes obtenus ;
• un rapport motivé à l’appui de la nomination proposée et, le cas échéant, les résultats de l’appel à candidature lancé pour le recrutement du directeur général.

Lorsqu’il s’agit de la nomination d’un directeur général adjoint, sont joints au projet d’acte de nomination, outre les informations et éléments mentionnés au premier et au deuxième tiret ci-dessus :

• le rapport du directeur général par lequel il propose et motive la nomination du directeur général adjoint et marque son accord sur l’étendue des pouvoirs qu’il est proposé de lui déléguer ;
• les modalités et le montant de la rémunération qu’il est proposé de lui allouer ainsi que les avantages en nature à lui attribuer, dans les limites des dispositions réglementaires en vigueur.

L’absence de réaction du Ministre chargé du Portefeuille de l’Etat ou du Ministre chargé de la tutelle technique dans un délai de trente jours suivant la date de la notification du projet d’acte de nomination, vaut acceptation.