Décret n° 2014-183/PR/MAMBW du 9 juillet 2014 définissant l’organisation et le fonctionnement de l’Office Djiboutien des Droits d’Auteur et de Droit Voisin (ODDA)]

L’Office Djiboutien des Droits d’Auteur et de Droit Voisin est doté d’un Conseil d’Administration comme organe de décision et d’administration des droits.

L’organe d’exécution est la Direction Générale de l’Office qui dispose des services techniques suivants :

• Conseil d’Administration ;
• La Direction Générale,
• Adjoint Directeur Général ;
• Un Service Administratif et de la Documentation Générale ;
• Un Service de la perception et de la Répartition des droits ;
• Un Service des Affaires Juridique, de l’exploitation et du Contentieux ;
• Un Service Financiers et Comptable ;
• Agence Comptable.

La composition des membres du Conseil d’administration ainsi que leurs attributions sont définies dans la Loi n° 156/AN/01/4ème L du 06 juillet 2006 relative à la Protection du droit d’auteur et droit voisin.

Le Conseil d’Administration des entreprises et des établissements publics est composé de neuf membres nommés en Conseil des Ministres sur proposition du Ministre de rattachement. Le Conseil d’Administration se compose de neufs membres :

1.- Les Représentants des Départements Ministériels :

• Un représentant du Ministère de la Culture,
• Un représentant du Ministère de l’Éducation Nationale,
• Un représentant du Ministère du Budget,
• Un représentant du Ministère de la Justice,
• Un représentant du Ministère du Commerce,

2.- Les Représentants élus des Organisations professionnelles ci-après :

• Un représentant des auteurs et compositeurs,
• Un représentant des diffuseurs radio et/ou télé,
• Un représentant des éditeurs et imprimeurs,
• Un représentant des arts graphistes, peintres, photographes, artisans ...

La durée du mandat est de trois ans. Tous les membres sont rééligibles. Il ne peut être mis fin au mandat des administrateurs que par le Conseil des Ministres.

Les missions et la composition des membres du Conseil d’Administration sont de :

• fixer le montant minimum de redevance conditionnant l’admission des auteurs et éditeurs comme membres de l’ODDA ;
• adopter le règlement des répartitions et le règlement social ;
• définir la politique tarifaire et d’approuver les tarifs négociés par le Directeur ;
• approbation de l’état des recettes et des dépenses prévisionnelles ;
• approbation des comptes financiers ;
• approbation des programmes d’investissements ;
• approbation du plan d’organisation et de fonctionnement de l’ODDA ;
• fixation des conditions générales de rémunérations du personnel ;
• autorisation des acquisitions, échanges ou cessions de biens ou des droits mobiliers ou immobiliers.

Lors de sa première réunion, le Conseil d’Administration est réuni sur convocation du Ministre de rattachement. Il élit en son sein un Président et un Vice-président pour une durée qui ne peut excéder celle de leur mandat d’administrateur.

Le Président a la charge de présider les séances du Conseil, il en arrête l’ordre du jour et cosigne les procès-verbaux et les délibérations avec l’ensemble des administrateurs. Il ne dispose pas de pouvoir de gestion.

En cas d’absence, d’empêchement ou de décès du Président, le Vice-président assure la Présidence du Conseil pendant une durée maximum de deux mois au-delà desquels il doit être procédé à l’élection d’un nouveau Président.

Le Conseil d’Administration délibère valablement en présence de la moitié de ses membres présents ou représentés. Un administrateur ne peut se faire représenter que par un autre administrateur, celui-ci ne peut se voir confier que deux voix au maximum y compris la sienne. Les Décisions du Conseil d’Administration sont prises à la majorité. En cas de partage de voix, celle du Président est prépondérante.

Le Conseil d’Administration se réunit sur convocation de son Président. Le Conseil se réunit au moins deux fois par an pour adopter le budget et les comptes sociaux.

Si le Conseil ne s’est pas réuni depuis six mois, le Ministre de rattachement doit ordonner une réunion du Conseil dans les quinze jours qui suivent.

Le Conseil d’Administration doit voter le budget de l’exercice suivant, au plus tard le 15 novembre, et approuver les comptes de l’exercice précédent au plus tard le 30 Juin.

La convocation doit être adressée au moins quinze jours à l’avance par lettre, avec accusé de réception. En cas de non-respect de ce délai, la réunion du Conseil ne peut se tenir. La convocation doit indiquer le lieu de la réunion et l’ordre du jour, il doit y être obligatoirement joint l’ensemble des documents relatifs à l’ordre du jour. Dans le cas contraire, les questions de l’ordre du jour n’ayant fait l’objet d’une documentation appropriée ne peuvent être débattues.

En cas d’urgence, le Conseil peut se réunir dans un délai de vingt-quatre heures. Toutefois, l’urgence doit être dûment justifiée par le Président du Conseil d’Administration à l’ouverture de la séance. En cas de contestation, les administrateurs peuvent voter l’annulation de la séance à la majorité simple.

Les indications relatives à la date de la réunion du Conseil, l’ordre du jour et les documents annexes doivent être communiquées au Ministre de rattachement, à titre d’information, dans le même délai que les membres du Conseil d’Administration. Le Ministre de rattachement peut requérir l’inscription d’un point à l’ordre du jour : dans ce cas, il doit aviser le Président du Conseil d’Administration au moins une semaine avant la date prévue du Conseil, il doit également joindre les projets de résolution ainsi qu’un exposé des motifs.

Le Président du Conseil doit adresser aux administrateurs un nouvel ordre du jour intégrant les points requis, au moins quatre jours avant la date prévue du Conseil.

Il est tenu un registre de présence qui est signé par les administrateurs participant à la séance du Conseil d’Administration. Le Président du Conseil est responsable de la tenue du registre.

Les administrateurs qui ont manqué deux Conseils d’Administration successifs, sans justifications, sont considérés démissionnaires d’office.

La Direction Générale

L’ODDA est dirigé par un Directeur Général nommé par décret pris en Conseil des Ministres sur proposition du Ministre en charge de la Culture ;

Le Directeur Général détient par délégation les pouvoirs pour agir au nom du Conseil d’Administration. Il a notamment les pouvoirs suivants :

• il a qualité d’ordonnateur du budget de l’ODDA ;
• il est chargé de la direction technique, administrative et financière de l’ODDA qu’il représente dans les actes de la vie civile notamment à l’égard des tiers et des usagers ;
• il peut ester en justice au nom l’ODDA ;
• il prépare les délibérations du Conseil d’Administration et en exécute les décisions. Il prend à cet effet toutes initiatives et dans la limite de ses attributions toutes décisions ;
• il signe les actes concernant l’ODDA. Toutefois il peut donner à cet effet toutes délégations nécessaires ;
• il représente et défend les intérêts de la république de Djibouti à l’extérieur, au sein des organisations et institutions internationales dans le cadre des activités de l’ODDA ;
• il recrute, licencie, nomme et révoque tous agents ou employés conformément à la réglementation en vigueur ;
• Dans les cas d’urgence qui nécessitent un dépassement de ses attributions normales, il prend toutes les mesures conservatoires nécessaires à charge pour lui d’en rendre compte au Conseil d’Administration dans les plus brefs délais.

La Direction Générale de l’Office Djiboutien des Droits d’Auteur et de Droit Voisin comprend :

Nommé par Décision pris sur proposition du Ministre du Ministre de tutelle, l’Adjoint Directeur Général assiste le Directeur Général dans L’exécution de toutes les tâches administratives.

Il seconde le Directeur Général de la bonne exécution des missions assignées aux autres Services techniques.

A ce titre, l’Adjoint Directeur Général de l’Office Djiboutien des Droits d’Auteur et de Droit Voisin doit être imprégné des mécanismes de gestion collective et doté d’une expérience avérée en droit d’auteur.

Il rend régulièrement compte au Directeur Général de l’exécution des missions confiées.

Le Service Administratif et de la Documentation Générale :

Le Service Administratif et de la Documentation Générale assure les fonctions suivantes :

A- Domaine Administratif :

• Appliquer les procédures administratives et savoir faire preuve d’un bon esprit d’analyse dans leur mise en œuvre ;
• Veiller au bon fonctionnement de la Direction Générale à travers une gestion Administrative efficace et professionnelle et contribuer à la création de conditions pour une bonne ambiance de travail ;
• Assurer le suivi administratif des contrats des prestataires ;
• Rédiger les contrats de recrutement des agents, ou consultants,
• Suivre l’évolution des dossiers du personnel auprès des services concernés : CNSS, Impôts, inspection de travail, etc.
• Gérer les dossiers du personnel tout en garantissant leur sécurité et leur confidentialité.

B- Domaine Documentation Générale :

• La gestion, l’archivage et la protection des œuvres et de la documentation du répertoire protégé des créateurs dont la gestion est confiée à l’ODDA ;
• Assurer la saisie régulière des déclarations d’œuvres et des adhésions des membres locaux comme étrangers (conformément à la Convention de Berne) ;
• Veiller au respect des contrats d’édition des œuvres ;
• Tenir une documentation saine et transparente sur les œuvres et leurs créateurs ;
• Répondre à toutes les questions sur les déclarations d’œuvres et d’adhésion ;
• Veiller à la gestion des fiches internationales ;
• Veiller à la gestion des adhésions ou affiliations des étrangers ;
• Toute autre tâche dans l’intérêt supérieur de l’ODDA ;
• Il assure et organise le répertoire protégé l’ODDA ;
• La mise à jour permanente du répertoire des usagers, des œuvres et ayants-droits ;
• L’informatisation des Bases des Données et création des logiciels spécifiques.

Le Service Administratif et de la Documentation Générale comprend 2 sections :

• Section : Ressources Humaines
• Section : Documentation Générale

Le Service Administratif et de la Documentation Générale ainsi que les chefs des sections sont nommés par Décision pris sur proposition du Ministre de rattachement,

Le Service de la Perception et de la Répartition des droits :

Le Service de la Perception et de la Répartition des droits assure les fonctions suivantes :

• Conception et réalisation des règlements de tarifications ;
• Conception et réalisation des règlements de perception ;
• Conception et réalisation des formulaires ou imprimés nécessaires ;
• La prospection et l’identification des sources de perception des droits ;
• La création des sources de perception des droits d’auteur ;
• Le suivi des recouvrements des droits ;
• Délivrer les bons de paiement ;
• Exploiter l’ensemble des fiches de déclaration d’enregistrement en studio, des pochettes ou jaquettes contenant la liste et la fonction des artistes interprètes ou exécutants ;
• Consulter les listes internationaux comme : WWL, la WAWL et la GAF ;
• Assurer la répartition régulière des droits ;
• Assurer la gestion des relevés de programmes avec les stations de radio et télé ;
• Assurer la saisie régulière des relevés de programme ;
• Procéder à la Répartition des droits.

Ce Service comprend 2 Sections :

• Section : Perception des droits ;
• Section : Répartition des droits ;

Nommé par Décision, le Chef de Service de la Perception et de la Répartition est techniquement responsable des missions qui lui ont été confiées. Il est tenu de soumettre au Directeur Général pour validation, la liste des artistes bénéficiaires de droits, lors des répartitions.

Il répond de toutes irrégularités dans les actes de déclaration d’œuvres et d’adhésion des membres. Il est responsable de la mise en exécution des conventions de représentation réciproques avec les sociétés sœurs.

Le Service des Affaires Juridique, de l’exploitation et du Contentieux.

Nommé par décision, le Chef de Service des affaires juridique, de l’Exploitation et du contentieux est responsable des missions qui lui ont été confiées.

Il répond de toutes irrégularités dans d’exploitation des actes de saisi contrefaçon, d’enregistrement des autorisations de duplication ou de reproduction des œuvres, d’enregistrement des quittances etc. Il est responsable de la mise en exécution de toutes tâches relevant de l’exploitation des droits. A cet titre il est chargé de :

• Concevoir tous les modèles d’imprimer à fournir ;
• Elaborer les contrats d’édition ;
• Elaborer les contrats de représentation ;
• Gérer les conventions de représentation réciproque ;
• Assister les autres directions dans l’accomplissement des actes juridiques ;
• Assister les membres et les usagers dans la gestion des conflits qui les oppose ;
• Régler à l’amiable tout différend entre les membres ;
• Toute autre tâche dans l’intérêt supérieur de l’ODDA ;
• Gérer la coopération internationale ;
• Gérer la Caisse Sociale et Culturelle ;

La Caisse Sociale et Culturelle (CSC) est un programme qui consiste à Développer la création artistique et soutenir les artistes ; à soutenir les programmes des associations culturelles en matière de promotion et de diffusion culturelle et enfin la mise en place des allocations spéciales pour les ayants droits.

Ce Service comprend 3 Sections :

• Section : Exploitation des droits
• Section : Affaires juridiques et du Contentieux
• Section : Affaires Sociales et Promotion Culturelle

Ce service comprend 3 sections placées sous la responsabilité de l’agent comptable

• Section : recouvrement des créances
• Section : paiements et commandes internes
• Section : contrôle et conservation

Les opérations financières et comptables de l’ODDA sont placées sous la responsabilité d’un agent comptable nommé par arrêté pris en Conseil des Ministres sur proposition du Ministre des Finances. L’arrêté de nomination de l’agent comptable détermine le montant du cautionnement exigible.

L’agent comptable assure le fonctionnement des services comptable de l’établissement dont les buts consistent à percevoir et répartir des droits aux bénéficiaires. Il a sous ses ordres le personnel qui lui est nécessaire à cet effet.

L’agent comptable est chargé de la perception des recettes et du paiement des dépenses ordonnancées par le directeur ou ses délégués. Il tient la caisse et contrôle le portefeuille et les stocks. Il a seul qualité pour ordonner les mouvements de fonds et de valeurs et pour en opérer le maniement. Plus généralement, il veille à la conservation des droits et à la rentrée des revenus, créances et autres ressources de l’établissement.

L’agent comptable est personnellement responsable des opérations qu’il effectue et des contrôles qu’il est tenu d’exercer, qu’il s’agisse de recettes, de dépenses ou de la conservation du patrimoine de l’établissement.

L’agent comptable peut, après approbation du président du conseil d’administration, déléguer sa signature à un ou plusieurs employés qu’il constitue ses fondés de pouvoir par une procuration régulière.

Les documents autorisant les opérations de débit des comptes bancaires de l’établissement, les sorties de caisse, les remises gracieuses ou admissions en non-valeur doivent obligatoirement comporter la double signature du directeur et de l’agent comptable, ou de leurs mandataires agréés par le conseil d’administration.

L’agent comptable tient les livres comptables de l’établissement conformément à la réglementation en vigueur. Il doit, en outre, produire :

• Une situation de trésorerie chaque trimestre ;
• Un budget prévisionnel, chaque année, avant le dernier mois de chaque exercice pour l’exercice suivant.

Un compte financier définitif avant la fin du 6ème mois de chaque exercice pour l’exercice précédent. Ce compte financier doit être certifié par le ou les commissaires aux comptes et doit comprendre :

• Un compte d’exploitation générale ;
• Un compte d’investissements.

Ces comptes sont obligatoirement co-signés par le directeur et l’agent comptable.

Le budget prévisionnel de l’ODDA est soumis pour accord au conseil d’administration et approuvé par arrêté pris en Conseil des Ministres ;

Le compte financier définitif est soumis pour accord au conseil d’administration et, après approbation au Conseil des Ministres, il est présenté sous la forme d’un projet de loi à l’Assemblée Nationale.

L’ODDA assure l’administration des droits mentionnés à l’article 2 ci-dessus sur la base des contrats passés avec les utilisateurs des œuvres.

Les redevances de tarifications, de perceptions et de répartitions sont fixées en fonction du type d’utilisation, des activités de l’utilisateur ou d’autres critères selon des barèmes établis par le Conseil d’Administration et approuvés par le Ministre de rattachement.

Les contrats conclus avec les utilisateurs des œuvres doivent contenir l’obligation de communiquer à l’ODDA les renseignements appropriés sur les œuvres effectivement utilisées en vertu de l’autorisation accordée. En conséquence, l’ODDA peut effectuer des contrôles sur les utilisations.

L’ODDA perçoit les redevances qui sont prévues dans les contrats, qui découlent des déclarations d’utilisation ou qui correspondent à ses propres contrôles.

L’exercice social a une durée de douze mois. Il commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de l’année civile.

La comptabilité de l’Etablissement est tenue suivant les normes propres à la comptabilité publique.

Les ressources de l’ODDA sont constituées par :

• Les redevances dues au titre de l’exploitation des œuvres relevant des Droits d’auteur, de Droit Voisin et des droits relatifs aux expressions du patrimoine culturel traditionnel, sans préjudice d’autres redevances que les organismes de conservation et de préservation seraient habilitées à percevoir à d’autre titre ;
• Les cotisations des membres ;
• Les subventions de l’Etat, des organismes et institutions nationales et internationales ;
• Les revenus des intérêts des biens, fonds et valeurs ;
• Les capitaux provenant de l’aliénation des biens, fonds et valeurs ;
• Les emprunts qu’il peut être autorisé à contracter ;
• Les dons et legs ;
• Toutes autres recettes ayant un caractère exceptionnel ;
• Toutes ressources qui pourraient lui être affectées par dispositions législatives ou réglementaires ;
• La Caisse Sociale et Culturelle (CSC).

Il est institué au sein de l’Office Djiboutien des Droits d’Auteur et de Droit Voisin, une Caisse Sociale et Culturelle (CSC), conformément au TITRE VII de la Loi n° 156/AN/01/4ème L du 06 juillet 2006 relative au droit d’auteur et droit voisin au profit des artistes membres de l’Office.

La Caisse Sociale et Culturelle (CSC) de prévoyance sociale et de promotion culturelle est alimentée par un prélèvement statutaire dont le taux ne saurait dépasser 5% du montant total des droits à répartir après déduction des frais de gestion de l’ODDA.

(Rectifiant le Décret n° 2009-84/PR/MCCPT du 26 avril 2009, fixant les modalités de paiement de la licence d’exploitation des sociétés de télédistribution)