Arrêté du gouverneur de la ville de Kinshasa n° SC/032/BGV/MINPBTPI/SMI/2013 du 26 février 2013 portant création, organisation et fonctionnement de la direction provinciale du contrôle des marchés publics (Ville de Kinshasa)

La Direction provinciale du contrôle des marchés publics comprend :

• un directeur provincial ;
• un comité de direction ;
• des commissions spécialisées ;
• une direction de la réglementation et des études ; et
• une direction administrative et financière.

La Direction provinciale du contrôle des marchés publics est dirigée par un directeur provincial.

Il est nommé pour une durée de cinq ans renouvelable une seule fois.

Le directeur provincial est notamment chargé de :

• assurer la coordination et le bon fonctionnement de l’ensemble des activités de la direction provinciale ;
• notifier aux autorités contractantes les avis de non objection, les autorisations et dérogations en rapport avec les divers documents soumis au contrôle a priori de la Direction provinciale du contrôle des marchés publics ;
• réunir périodiquement le comité de direction et les présidents des commissions spécialisées ;
• établir, à l’intention du ministre ayant le budget dans ses attributions, un rapport trimestriel et annuel sur les activités de la Direction provinciale du contrôle des marchés publics ;
• évaluer, selon une périodicité qu’il détermine, le respect des orientations, le niveau de réalisation des objectifs et de l’accomplissement des performances de la Direction provinciale du contrôle des marchés publics ;
• assurer, avec la collaboration du directeur de la réglementation et des études et le directeur administratif et financier, la gestion technique, administrative et financière de la Direction provinciale du contrôle des marchés publics.

Le comité de direction est chargé de l’exécution des missions de la Direction provinciale du contrôle des marchés publics définies à l’article 3.

Il assure, par ailleurs, la coordination des activités de contrôles réalisées par les commissions spécialisées.

Le comité de direction comprend :

• le directeur provincial ;
• le directeur de la réglementation et des études ;
• le directeur administratif et financier ;
• un représentant du ministre ayant le budget dans ses attributions ;
• un représentant du personnel.

Le comité de direction peut faire appel à toute personne physique ou morale dont la compétence est jugée nécessaire pour l’examen des dossiers ; spécifiques.

Les procédures d’utilisation des services extérieurs sont définies dans un manuel de procédures élaboré par le directeur provincial et approuvé par le comité de direction.

Le directeur provincial et les directeurs sont choisis notamment parmi les fonctionnaires ou agents publics, détenteurs au moins d’un diplôme universitaire de deuxième cycle, jouissant dune probité morale et d’une expérience professionnelle avérée dans les domaines juridique, technique, économique ou financier et maîtrisant la réglementation et les procédures de passation des marchés publics.

À l’exception du représentant du ministre du Budget et celui du personnel, l’exercice des fonctions au sein de la Direction provinciale du contrôle des marchés publics est exclusif de toutes autres fonctions administratives tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de cette direction provinciale.

Les fonctions de membre du comité de direction sont incompatibles avec toute détention directe ou indirecte d’intérêts dans les entreprises soumissionnaires des marchés publics, toute fonction salariée ou tout bénéfice, rémunération ou avantage actuel ou futur sous quelque forme que ce soit, accordé par ces entreprises. Les membres du comité de direction ne peuvent exercer une fonction élective ni une activité commerciale ou de consultation en rapport avec les missions de la Direction provinciale du contrôle des marchés publics.

Les membres du comité de direction sont tenus au respect du secret professionnel pour les informations, faits, actes et renseignements dont ils ont connaissance dans l’exercice de leurs fonctions.

Les commissions spécialisées sont chargées de l’examen a priori des procédures de passation des marchés publics initiées et présentées par les autorités contractantes.

Elles sont chargées, s’agissant des marchés correspondant aux seuils respectifs, d’examiner les dossiers de marchés publics et de proposer, selon le cas, qu’il soit.

• émis des avis de non objection sur les dossiers d’appel d’offres ;
• accordé des autorisations ou des dérogations prévues par la loi relative aux marchés publics ;
• émis un avis de non objection sur le rapport d’analyse comparative d’offres et propositions, et le procès-verbal d’attribution provisoire du marché élaborés par la commission de passation des marchés ;
• procédé à un examen juridique et technique du dossier de marché préalablement à son approbation ;
• émis un avis de non objection sur les projets de marchés et d’avenants.

Sous réserve des dispositions de l’article 22, la Direction provinciale du contrôle des marchés publics comprend quatre commissions spécialisées :

• la commission des marchés du bâtiment, des infrastructures et ouvrages du génie civil ;
• la commission des marchés des équipements mécaniques, hydrauliques, électriques, électroniques et divers ;
• la commission des marchés d’approvisionnements généraux et des services ;
• la commission des marchés d’études, d’audits et d’organisation, ne se rattachant à aucun des domaines précités.

La commission des marchés du bâtiment et des infrastructures et ouvrages du génie civil est compétente pour examiner les dossiers relatifs aux marchés de travaux de routes, ports, aéroports, voiries urbaines, infrastructures ferroviaires, voiries et réseaux divers, travaux de construction de ponts, barrages, travaux d’hydraulique, d’électrification et de télécommunications, ainsi que les marchés de fournitures, les marchés de service, les marchés de prestations intellectuelles et les marchés de travaux directement ou indirectement rattachés auxdits travaux.

La commission des marchés des équipements mécaniques, hydrauliques, électriques, électroniques et divers est compétente pour examiner les dossiers relatifs aux marchés de fourniture desdits équipements ainsi qu’à ceux des travaux de montage, de service ou de prestations intellectuelles qui y sont directement ou indirectement rattachés.

La commission des marchés d’approvisionnements généraux, des services ou des marchés groupés est compétente pour examiner les dossiers des marchés de fourniture autres que ceux dépendant de l’une ou l’autre des commissions spécialisées mentionnées ci-dessus.

Elle intervient notamment pour les marchés de fournitures de biens divers destinés aux administrations, matériels de bureau, fourniture des consommables, des équipements électroniques, fourniture et maintenance de véhicules, fourniture de médicaments, matériels biomédicaux et des équipements hospitaliers, fourniture des livres, matériels scolaires, outils pédagogiques et autres.

La commission des marchés d’études, d’audits et d’organisation est compétente pour examiner les dossiers des marchés liés à toutes prestations à caractère intellectuel.

Le directeur provincial peut proposer, au ministre avant le budget dans ses attributions, la modification des commissions spécialisées, soit par la suppression ou la fusion de commissions existantes, soit par la création de nouvelles commissions, et soumet à cette fin, un projet de mise à jour du présent arrêté, à l’antenne provinciale de l’Autorité de régulation des marchés publics.

À défaut dune commission spécialisée, compétente pour examiner un marché déterminé, le directeur provincial peut, après en avoir informé le ministre ayant le budget dans ses attributions, instituer à titre exceptionnel, une commission ad hoc appelée à statuer sur le dossier. Cette commission est dissoute de plein droit dès l’accomplissement de sa mission.

Chaque commission spécialisée est composée de cinq membres permanents siégeant avec voix délibérative :

• le directeur provincial, président ;
• le directeur de la réglementation et des études, secrétaire ;
• le chef de division concerné par le marché ;
• deux experts, dont un juriste, recrutés par voie d’appel à candidature en raison de leurs compétences particulières dans le domaine concerné par la nature du marché lancé par le directeur provincial pour une durée de cinq ans renouvelable une fois.

Toute commission spécialisée peut, à la demande de son président, recourir à l’expertise de toute personne, même ne possédant pas le statut de fonctionnaire ou d’agent publics spécialisée dans le domaine concerné par le projet, y siégeant sans voix délibérative.

Cette composition peut être réajustée par arrêté du ministre ayant le budget dans ses attributions, sur proposition du directeur provincial.

Les membres des commissions spécialisées, à l’exception de ceux qui sont membres du comité de direction, sont nommés par arrêté du ministre ayant le budget dans ses attributions pour une durée de cinq ans renouvelable une fois.

Les fonctions de membre d’une commission spécialisée sont incompatibles avec celles de membre d’une cellule de gestion des projets et des marchés publics.

Aucun membre d’une commission spécialisée ne peut participer à la délibération si, au cours des cinq dernières années, il a directement ou indirectement collaboré aux activités de l’entreprise ou de la personne concernée par le projet de marché pour lequel intervient la commission spécialisée.

Les membres des commissions spécialisées sont tenus au respect du secret professionnel pour les informations, faits, actes et renseignements dont ils ont connaissance dans l’exercice de leurs fonctions.

Sur délégation du directeur provincial, le directeur de la réglementation et des études assure la coordination des travaux des commissions spécialisées.

Les membres des commissions spécialisées perçoivent, à l’occasion des réunions, un jeton de présence dont le taux est fixé par un arrêté du ministre ayant le budget dans ses attributions, sur proposition du comité de direction.

Préalablement à leur examen, les dossiers d’appel d’offres, les rapports d’analyse comparative des propositions, le procès-verbal d’attribution, les projets de marchés et d’avenants, sont adressés a la Direction provinciale du contrôle des marchés publics qui délivre un accusé de réception contre remise de chaque dossier.

Les commissions spécialisées de la Direction provinciale du contrôle des marchés publics statuent sur les dossiers qui lui sont soumis et des avis ou des autorisations qui lui sont demandés dans les quinze jours de sa saisine.

En cas d’urgence, ce délai est réduit à sept jours.

Pour chaque dossier à examiner, le président de la commission spécialisée choisit, parmi ses membres, un rapporteur qui examine les aspects techniques des documents reçus de l’autorité contractante et rédige un rapport qu’il présente à la commission spécialisée dans un délai maximal de dix (10) jours. Il répond aux questions éventuelles des membres de la commission spécialisée sans participer aux délibérations.

La commission spécialisée ne peut valablement siéger qu’en présence d’au moins quatre de ses membres. Au cas où ce quorum n’est pas atteint, une deuxième réunion est convoquée dans un délai maximum de cinq jours. Le quorum requis à cette deuxième réunion est de trois membres.

Les décisions des commissions spécialisées sont prises à la majorité simple des membres présents. En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.

Dans tous les cas, les commissions spécialisées sont assistées dans leur mission par le chef de la division concernée par le marché.

La commission spécialisée se réunit sur convocation de son président.

L’examen des dossiers s’effectue sur pièces. Avant chaque réunion, un ordre du jour détaillé est envoyé à chaque membre de la commission spécialisée.

Chaque membre de la commission spécialisée reçoit, au moins soixante-douze heures à l’avance, un exemplaire de l’ensemble des pièces soumises à examen.

Un procès-verbal de chaque session est établi et signé par chacun des membres présents ; l’avis ou la décision de la commission spécialisée doit être porté à la connaissance de l’autorité contractante par le directeur provincial.

La présentation des dossiers à la commission spécialisée est assurée par un membre de la commission de passation des marchés désigné par l’autorité contractante. Ce membre est accompagné, le cas échéant, du responsable du projet ou d’un technicien du domaine du marché, mandaté par l’autorité contractante.

Les personnes visées à l’alinéa précédent fournissent toutes les informations de nature à éclairer les membres de la commission spécialisée. Elles sont tenues, en tout état de cause, de répondre à toutes questions ou observations formulées par lesdits membres.

Les avis et décisions des commissions spécialisées doivent être motivés.

En cas de recours contre les décisions de l’autorité contractante qui a reçu un avis de non objection de la Direction provinciale du contrôle des marchés publics, les avis et décisions des commissions spécialisées sont communiqués au comité de règlement des différends de l’antenne provinciale de l’Autorité de régulation des marchés publics, siégeant en commission des litiges.

Si l’avis ou la décision du comité de règlement des différends est favorable, l’autorité contractante peut poursuivre la procédure de passation du marché ou de la délégation de service public.

En matière de marchés de gré à gré, une copie de la décision de la Direction provinciale du contrôle des marchés publics est transmise à l’antenne provinciale de l’Autorité de régulation des marchés publics.

Un règlement intérieur de la Direction provinciale du contrôle des marchés publics et des commissions spécialisées élaboré par le comité de direction précise les règles de fonctionnement de ces organes.

La direction de la réglementation et des études est placée sous l’autorité d’un directeur, désigné notamment parmi les fonctionnaires ou agents publics.

La direction de la réglementation et des études est chargée de l’analyse juridique et technique des dossiers pour lesquels les autorités contractantes sollicitent l’avis de non objection ou l’autorisation spéciale de la Direction provinciale du contrôle des marchés publics, et de l’étude des actions pour la réalisation desquelles la Direction provinciale du contrôle des marchés publics se concerte avec l’antenne provinciale de l’Autorité de régulation des marchés publics.

À ce titre, le directeur de la réglementation et des études :

• reçoit et enregistre les dossiers transmis par la Direction provinciale et par les autorités contractantes ;
• assure la ventilation des dossiers enregistrés ;
• tient, dans un registre infalsifiable et pré numéroté, fourni par l’antenne provinciale de l’Autorité de régulation des marchés publics, les procès-verbaux des réunions dont les extraits sont régulièrement transmis à cette dernière ;
• rédige et contresigne le procès-verbal de chaque session ;
• tient un fichier des marchés examinés par les commissions spécialisées ;
• établit un rapport d’activités trimestriel ;
• veille à la conservation des documents et exécute toutes autres tâches à lui confiées par le président de la commission spécialisée compétente ;
• procède, en concertation avec les services de l’antenne provinciale de l’Autorité de régulation des marchés publics, à une évaluation qualitative périodique du système de passation des marchés publics et à l’identification des faiblesses ou incohérences du système et à la proposition des améliorations requises.

La direction de la réglementation et des études comprend autant de divisions que des commissions spécialisées. Chaque division est chargée d’examiner les dossiers introduits à la Direction provinciale du contrôle des marchés publics avant de les soumettre à la commission spécialisée.

La direction administrative et financière est placée sous l’autorité d’un directeur désigné notamment parmi les fonctionnaires ou agents publics.

Le directeur administratif et financier est chargé notamment de :

• assurer la gestion de la trésorerie et la tenue à jour de la comptabilité ;
• élaborer et gérer les budgets annuels de fonctionnement et d’investissement et en établir les rapports d’exécution ;
• animer la procédure de recrutement du personnel et assurer la gestion des dossiers administratif des cadres et agents de la Direction provinciale du contrôle des marchés publics ;
• gérer le patrimoine mobilier et immobilier et en assurer l’entretien et la maintenance ;
• assurer l’approvisionnement des services de la Direction provinciale du contrôle des marchés publics en équipements, biens, logiciels et divers consommables ;
• assister le directeur provincial dans la négociation des contrats ;
• préparer les éléments des rapports périodiques ou circonstanciés de son ressort, à l’attention du directeur général ;
• apprêter les éléments pertinents à publier dans la revue périodique et sur le site lnternet des marchés publics et les soumettre au directeur général ;
• exécuter toutes missions reçu du directeur provincial.

La direction administrative et financière comprend trois divisions :

• une division financière et comptable chargée de la gestion des ressources financières et de la tenue des comptes ;
• une division des ressources humaines chargée de l’administration du personnel ;
• une division des services généraux chargée de la gestion du patrimoine et de la logistique.

L’organisation des divisions et la définition détaillée de leurs attributions font l’objet d’une note de service du directeur provincial délibérée au comité de direction.