Arrêté ministériel n° 034/CAB/MIN/FINANCES/2023 du 23 octobre 2023 portant mesures d’application du décret 23/10 du 3 mars 2023 et fixant les conditions de commercialisation des dispositifs électroniques fiscaux physiques et des systèmes de facturation d’entreprise en République démocratique du Congo

Le présent arrêté fixe les conditions des dispositifs électroniques fiscaux en République démocratique du Congo, en application des dispositions du décret 23/10 du 3 mars 2023 portant réglementation de la facture normalisée et fixation des modalités de mise en œuvre des dispositifs électroniques fiscaux.

Aux termes du présent arrêté, on entend par :

1) Agrément : procédure mise en place par l’Administration fiscale afin de pré-qualifier un fournisseur répondant aux conditions de commercialisation des dispositifs électroniques fiscaux physiques et des systèmes de facturation d’entreprise en République démocratique du Congo.

2) Attestation de conformité : document délivré par l’Administration fiscale au terme de la procédure d’homologation, lequel atteste que le dispositif électronique fiscal est conforme aux règles et spécifications édictées par elle.

3) Comité d’homologation : comité mis en place par l’Administration fiscale pour l’homologation des dispositifs électroniques fiscaux physiques et des systèmes de facturation d’entreprise.

4) Dispositifs électroniques fiscaux physiques, DEF-physique en sigle : appareils électroniques, à savoir l’unité de facturation, UF en sigle, et le module de contrôle de facturation, MCF en sigle, dont les spécifications techniques sont définies par l’Administration fiscale et destinées à être utilisées par les personnes physiques ou morales éligibles l’occasion de leurs transactions aux fins de l’émission de la facture normalisée.

5) Distributeur des unités de facturation, UF en sigle et des modules de contrôle de facturation, MCF en sigle : toute entreprise figurant sur la liste des fournisseurs de dispositifs électroniques fiscaux agréés par l’Administration fiscale et autorisée à les vendre et à fournir les services après-vente aux assujettis.

6) Facture normalisée : facture émise sous différents formats, transmise par des dispositifs électroniques fiscaux, comprenant les mentions obligatoires et des éléments de sécurité énumérés par l’article 26 du décret 23/10 du 3 mars 2023 portant réglementation de la facture normalisée et fixation des modalités de mise en œuvre des dispositifs électroniques fiscaux en République démocratique du Congo.

7) Fournisseur de système de facturation d’entreprise : toute entreprise ayant conçu, développé ou importé en vue de la commercialisation, un ou plusieurs systèmes de facturation d’entreprise homologués par l’Administration fiscale.

8) Fournisseur des dispositifs électroniques fiscaux : toute entreprise ayant fabriqué ou importé, en vue de la commercialisation, des dispositifs électroniques fiscaux physiques homologués par l’Administration fiscale.

9) Homologation : procédure mise en place par l’Administration fiscale aux fins de vérifier si le dispositif électronique fiscal est conforme aux règles et spécifications définies par elle.

10) Système de facturation d’entreprise, SFE en sigle : logiciel de facturation ou solution informatique permettant à une entreprise de gérer tout ou partie de son processus de facturation.

11) Test de conformité des dispositifs électroniques fiscaux physiques des systèmes de facturation d’entreprise : procédés qui consistent à vérifier, par l’Administration fiscale, si le DEF ou le SFE répondent. aux normes ou caractéristiques spécifiques définies dans le cahier des charges élaboré par elle.

12) Test de fiabilité des dispositifs électroniques fiscaux physiques ou des systèmes de facturation d’entreprise : procédés qui consistent à vérifier, par l’Administration fiscale, le bon fonctionnement du DEF et du SFE.

Conformément à l’article 16 du décret 23/10 du 3 mars 2023 portant réglementation de la facture normalisée et fixation des modalités de mise en œuvre des dispositifs électroniques fiscaux en République démocratique du Congo, tout fournisseur des dispositifs électroniques fiscaux physiques est agréé par l’Administration fiscale.

Le délai maximum de la procédure d’agrément est de 30 jours ouvrables à compter de la date du dépôt du dossier.

Un comité d’agrément est mis en place par le directeur général des impôts afin de pré qualifier le fournisseur répondant aux conditions de commercialisation des dispositifs électroniques fiscaux physiques et des systèmes de facturation d’entreprise.

Les fournisseurs des dispositifs électroniques fiscaux physiques sont retenus après un appel public adressé aux opérateurs économiques intéressés.

Les différentes étapes de la procédure accomplies sont les suivantes :

• i. la publication de l’avis à manifestation d’intérêt de l’Administration fiscale conformément à la réglementation en vigueur sur les marchés publics ;
• ii. la transmission aux opérateurs économiques intéressés, des informations nécessaires en vue de leur candidature, pour la pré-qualification laquelle porte sur la vérification de la conformité d’un nombre minimal de spécifications ;
• iii. la pré-qualification décidée par le comité d’agrément.

Le dossier de demande de pré qualification des fournisseurs des dispositifs électroniques fiscaux est adressé au directeur général des impôts.

Ce dossier comprend les documents suivants :

• un formulaire de demande de pré-qualification dûment rempli suivant le modèle fourni par l’Administration fiscale ;
• un contrat de partenariat, rédigé en français, entre le fabricant et le requérant ;
• un catalogue décrivant le DEF ;
• un tableau de conformité rempli suivant les spécifications de pré-qualification ;
• une copie du Registre de commerce et du crédit mobilier ;
• une copie de la notification du numéro impôt ;
• une copie de l’identification nationale ;
• une attestation de situation fiscale en cours de validité ;
• un certificat d’affiliation à la Caisse nationale de la sécurité sociale ;
• un certificat d’homologation des équipements terminaux délivré par l’ARPTC ou l’ARPTIC, le cas échéant.

Pour être agréé, le fournisseur des dispositifs électroniques fiscaux physiques répond aux conditions ci-après :

• faire preuve d’une capacité technologique avérée soutenue par un contrat ou un protocole d’accord valide d’au moins 24 mois à dater de la soumission du dossier d’agrément, avec un fabricant avéré de dispositifs électroniques fiscaux physiques ;
• faire preuve d’une capacité financière et logistique d’approvisionnement, de stockage, et distribution sur le territoire national ;
• faire preuve de capacité à recruter et organiser un réseau d’agents techniques, d’installer, mettre en marche, et assurer la maintenance des dispositifs électroniques fiscaux physiques sur le territoire national.

L’opérateur économique pré-qualifié dispose d’un délai maximal de 15 jours ouvrables, à compter de la réception de la notification de l’acte d’agrément, pour soumettre sa demande d’homologation auprès du comité d’homologation.

Le défaut de soumission de la demande d’homologation dans le délai susmentionné vaut retrait d’agrément d’office.

Seuls les trois premiers pré-qualifiés sont, provisoirement, retenus sous réserve du respect du délai de soumission de la demande d’homologation.

Une commission d’homologation dont les membres sont désignés par le comité technique de suivi de l’implémentation de la facture normalisée et des dispositifs électroniques fiscaux, est mis en place par le directeur général des impôts pour vérifier la conformité et la fiabilité des DEF et des SFE.

Le délai maximum de la procédure d’homologation est de 30 jours ouvrables, à compter de la date du dépôt du dossier.

Les procédures d’homologation des UF et des MCF sont définies par le présent arrêté et détaillées dans une note de service du directeur général des impôts.

Le dossier de demande d’homologation des DEF et SFE est adressé par le fournisseur au directeur général des impôts.

Ce dossier comprend les documents suivants :

• un formulaire de demande d’homologation dûment rempli ;
• une copie du Registre du commerce et du crédit mobilier ;
• une attestation de situation fiscale en cours de validité ;
• le certificat d’affiliation à la Caisse nationale de la sécurité sociale ;
• l’acte d’agrément, pour le fournisseur des DEF, délivré par le directeur général des impôts ;
• une copie de l’Identification nationale ;
• les fiches contenant les spécifications techniques du produit soumis à l’homologation.

Le prototype du DEF ou du SFE, soumis à l’homologation, accompagne le dossier de demande.

Lors du dépôt du dossier, un récépissé est délivré au fournisseur requérant en guise d’accusé de réception.

Lorsque le dossier est jugé complet et conforme, le comité d’homologation invite le requérant pour les tests de fiabilité et de conformité des dispositifs électroniques fiscaux physiques ou du système de facturation des entreprises conformément au cahier des charges.

Tout dossier incomplet ou non conforme est rejeté avec notification, au requérant, spécifiant les éléments manquants ou non conformes.

Le fournisseur requérant fait la démonstration de la fiabilité et de la conformité des DEF ou des SFE devant le comité d’homologation.

À l’issue de la procédure d’homologation, les modèles de DEF et de SFE reconnus conformes aux spécifications techniques reçoivent une attestation de conformité délivrée par le directeur général des impôts avec un numéro d’identification de dispositif, NID en sigle, pour les DEF, ou un identifiant de système de facturation, ISF en sigle, pour le système de facturation d’entreprise.

Seuls les DEF et le SFE homologués sont admis pour générer la facture normalisée.

En cas d’un avis non favorable, le directeur général des impôts notifie au requérant la décision de rejet dans le délai prévu à l’article 9 ci-dessus.

L’attestation individuelle de conformité délivrée est valable tant qu’aucune modification n’est intervenue sur le DEF ou le SFE présenté à l’homologation.

L’attestation individuelle de conformité est propre au fournisseur récipiendaire. Elle porte sur les deux modèles des DEF, à savoir, les UF et les MCF ainsi que le SFE.

Toute modification matérielle ou logicielle du DEF après homologation est soumise à une nouvelle procédure d’homologation dans les conditions définies par le présent arrêté.

Toute modification logicielle du SFE après homologation est soumise à une nouvelle procédure d’homologation dans les conditions définies par le présent arrêté.

Le contribuable qui a développé ou fait développer son propre SFE et qui ne le commercialise pas, est appelé à satisfaire à la même procédure d’homologation édictée par le présent arrêté.

Les décisions portant homologation sont notifiées individuellement aux récipiendaires et publiées au Journal officiel.

La commercialisation des DEF, homologués par l’Administration fiscale, est assurée par les fournisseurs agréés ou par l’intermédiaire de leurs réseaux des distributeurs dans les zones de distribution leurs attribuées.

La commercialisation des DEF est réservée aux personnes physiques ou morales de droit congolais dûment immatriculées au Registre du commerce et du crédit mobilier.

La commercialisation des SFE est réservée aux personnes physiques ou morales de droit congolais dument immatriculées au Registre du commerce et du crédit mobilier.

Nul ne peut commercialiser des SFE s’il ne fait pas partie de la liste des fournisseurs dont les SFE sont homologués par l’Administration fiscale.

Il est créé en République démocratique du Congo trois zones de distribution des dispositifs électroniques fiscaux.

Les zones de distribution des DEF comprennent :

• zone 1, ouest : Kongo Central, Kwango, Kwilu, Maï-Ndombe, Équateur, Mongala, Nord-Ubangi, Sud-Ubangi, Tshuapa et Kasaï ;
• zone 2, centre-sud : Haut-Katanga, Haut-Lomani, Lualaba, Tanganyika, Lomami, Kasaï-Oriental, Kasaï-Central et Sankuru ;
• zone 3, est : Nord-Kivu, Sud-Kivu, Maniema, Ituri, Haut-Uélé, Bas-Uélé et Tshopo ;
• grands centres urbains, GCU en sigle : Kinshasa, Lubumbashi, Goma, Kolwezi, Kisangani, Matadi et Mbuji-Mayi.

Les trois fournisseurs retenus après appel à manifestation d’intérêt et procédure subséquente de passation de marchés publics sont répartis suivant un tirage au sort devant huissier de justice :

• 1er fournisseur : zone 1, ouest + GCU ;
• 2e fournisseur : zone 2, centre-sud +GOU ;
• 3e fournisseur : zone3, est +GCU.

Les fournisseurs des DEF mettent en place un réseau de distributeurs dans les zones de distribution leur attribuées.

Tout fournisseur des DEF est tenu de désigner et de former des distributeurs dans les zones de distribution lui attribuées.

Le fournisseur transmet, par province, à l’Administration fiscale, la liste à jour contenant les contacts et les adresses de ses distributeurs.

Les fournisseurs sont tenus de :

• 1° garantir la disponibilité des DEF ;
• 2° gérer le stock de sécurité des DEF et reconstituer ledit stock en cas d’utilisation dans un délai maximal de soixante jours. La situation du stock est, mensuellement, signalée à l’Administration fiscale qui peut, à tout moment, procéder à un inventaire dudit stock ;
• 3° garantir la fourniture continue de pièces de rechange pendant une période minimale de trois ans à compter de la date de la vente ;
• 4° transmettre, dans les dix premiers jours de chaque mois, à l’Administration fiscale, la liste des DEF vendus le mois écoulé, en précisant le numéro d’identification de l’appareil, le fabricant, le modèle, la date de la vente, le numéro d’identification fiscale et l’adresse de l’acheteur ;
• 5° informer l’Administration fiscale toutes les fois que le DEF subit des modifications matérielles et ou logicielles pour une nouvelle homologation.

Le prix des DEF et des prestations relatives à la formation, à l’installation et aux autres services après-vente sur les appareils est fixé librement par les fournisseurs et est à la charge de l’utilisateur.

Dans tous les cas, ce prix est communiqué par le fournisseur à l’Administration fiscale. En cas de modification du prix, le fournisseur en informe l’Administration fiscale.

Le fournisseur informe l’Administration des conditions générales de vente et les affiche dans ses locaux.

En cas de non-respect des dispositions énoncées ci-dessus. les fournisseurs sont astreints, pour chaque infraction, aux amendes prévues par la législation fiscale en vigueur, sans préjudice des sanctions prévues par le Code pénal.

Les distributeurs de DEF accompagnent les utilisateurs à chaque étape du processus de l’utilisation.

À cet effet, ils revendent les DEF, forment et assistent les utilisateurs, assurent la maintenance des appareils et le service après-vente.

Les fournisseurs des SFE sont tenus de garantir le respect des critères suivants :

• l’inaltérabilité : le système de facturation d’entreprise enregistre toutes les données, les conserve et les rend inaltérables. Si des corrections, notamment modifications ou annulations, sont apportées à des opérations, ces corrections donnent également lieu à un enregistrement ;
• la sécurisation : les données d’origine doivent être sécurisées et la restitution de leur état d’origine garantie ;
• conservation : le SFE prévoit une clôture journalière, mensuelle et annuelle des données qui doivent être conservées ;
• l’archivage des données : le SFE permet d’archiver les données enregistrées selon une périodicité minimale d’une année. Ces données datées et figées, sont archivées par des procédés qui en garantissent l’intégrité dans le délai de conservation conformément à la législation fiscale en vigueur.

Toute défaillance à l’égard d’un des critères énumérés à l’article 28 ci-dessus, constatée ultérieurement par l’Administration fiscale, constitue un manquement et expose l’auteur aux sanctions prévues par la législation fiscale en vigueur sans préjudice des procédures pénales contre les auteurs, co-auteurs et complices.

Le prix du système de facturation d’entreprise est fixé librement par le fournisseur. Dans tous les cas, ce prix est communiqué par le fournisseur à l’Administration fiscale. En cas de modification du prix, le fournisseur en informe l’Administration fiscale.

Le retrait de l’agrément et de l’attestation de conformité peut intervenir dans les cas ci-après :

• la dissolution de la personne morale ;
• l’incapacité d’honorer les obligations qui incombent aux fournisseurs trois mois après une mise en demeure de l’Administration fiscale ;
• la commercialisation des DEF ou de SFE non homologués par l’Administration fiscale.

La décision de retrait de l’acte d’agrément ou de l’attestation de conformité est notifiée par le directeur général des impôts aux fournisseurs concernés et publiée au Journal officiel.

Le non-respect de l’une des dispositions du présent arrêté est sanctionné conformément à l’ordonnance-loi 10-001 du 20 août 2010 portant institution de la taxe sur la valeur ajoutée, telle que modifiée et complétée à ce jour.

Le directeur général des impôts est chargé de l’exécution du présent arrêté qui entre en vigueur à la date de sa signature.