Arrêté ministériel n° 016/CAB/MIN/FINANCES/2025 du 27 février 2025 modifiant l’arrête ministériel n° 034 CAB/MIN/FINANCES/2023 du 23 octobre 2023 portant mesures d’application du décret n° 23/10 du 03 mars 2023 et fixant les conditions de commercialisation des dispositifs électroniques fiscaux physiques et des systèmes de facturation d’entreprise

Le présent arrêté fixe les modalités et conditions de commercialisation des dispositifs électroniques fiscaux physiques et des systèmes de facturation d’entreprise en République Démocratique du Congo, conformément aux dispositions du Décret n° 23/10 du 03 mars 2023 portant réglementation de la facture normalisée et fixation des modalités de mise en œuvre des dispositifs électroniques fiscaux.

Aux termes du présent Arrêté, on entend par :

1. Agrément : procédure mise en place par l’Administration fiscale afin de préqualifier un fournisseur répondant aux conditions de commercialisation des dispositifs électroniques fiscaux physiques en République Démocratique du Congo.

2. Attestation de conformité : document délivré par le Directeur Général des Impôts à l’issue de la procédure d’homologation, attestant que le dispositif électronique fiscal ou le système de facturation d’entreprise est conforme aux règles et spécifications édictées par l’Administration fiscale.

3. Comité d’agrément : comité institué par le Directeur Général des Impôts pour évaluer si un fournisseur remplit les conditions nécessaires à la commercialisation des dispositifs électroniques fiscaux physiques en République Démocratique du Congo.

4. Commission d’homologation : commission instituée par le Directeur Général des Impôts pour procéder à l’homologation des dispositifs électroniques fiscaux physiques et des systèmes de facturation d’entreprise.

5. Dispositifs électroniques fiscaux physiques, DEF-physique en sigle : appareils électroniques, notamment l’Unité de Facturation (UF) et le Module de Contrôle de Facturation (MCF), dont les spécifications techniques sont définies par l’Administration fiscale et qui sont destinés à être utilisés par les personnes physiques ou morales éligibles dans le cadre de leurs transactions, afin d’émettre la facture normalisée.

6. Distributeur des unités de facturation, UF en sigle, et des modules de contrôle de facturation, MCF en sigle : toute entreprise figurant sur la liste des fournisseurs agréés par l’Administration fiscale, autorisée à vendre ces dispositifs et à fournir les services après-vente aux assujettis.

7. Facture normalisée : facture émise sous différents formats et transmise par des dispositifs électroniques fiscaux. Elle comprend les mentions obligatoires et les éléments de sécurité prévus à l’article 26 du Décret n° 23/10 du 03 mars 2023 portant réglementation de la facture normalisée et fixation des modalités de mise en œuvre des dispositifs électroniques fiscaux en République Démocratique du Congo.

8. Fournisseur de système de facturation d’entreprise : toute entreprise ayant conçu, développé ou importé, en vue de sa commercialisation, un ou plusieurs systèmes de facturation d’entreprise homologués par l’Administration fiscale.

9. Fournisseur des dispositifs électroniques fiscaux : toute entreprise ayant fabriqué ou importé, en vue de leur commercialisation, des dispositifs électroniques fiscaux physiques homologués par l’Administration fiscale.

10. Homologation : procédure mise en place par l’Administration fiscale pour vérifier si un dispositif électronique fiscal est conforme aux règles et spécifications définies par elle.

11. Système de facturation d’entreprise, SFE en sigle : logiciel ou solution informatique permettant à une entreprise de gérer tout ou partie de son processus de facturation.

12. Test de conformité des dispositifs électroniques physiques ou des systèmes de facturation d’entreprise : procédure mise en œuvre par l’Administration fiscale pour vérifier si les DEF ou les SFE répondent aux normes ou spécifications définies dans le cahier des charges élaboré par elle.

13. Test de fiabilité des dispositifs électroniques fiscaux physiques ou des systèmes de facturation d’entreprise : procédure mise en œuvre par l’Administration fiscale pour vérifier le bon fonctionnement des DEF et des SFE.

Conformément à l’article 16 du Décret n° 23/10 du 03 mars 2023 portant réglementation de la facture normalisée et fixation des modalités de mise en œuvre des dispositifs électroniques fiscaux en République Démocratique du Congo, tout fournisseur de dispositifs électroniques fiscaux physiques doit obtenir un agrément délivré par l’Administration fiscale.

Le délai maximum pour le traitement d’une demande d’agrément est fixé à trente jours ouvrables à compter de la date du dépôt complet du dossier.

Un Comité d’agrément est institué par le Directeur Général des Impôts pour examiner et préqualifier les fournisseurs remplissant les conditions requises pour la commercialisation des dispositifs électroniques fiscaux physiques.

Les fournisseurs des dispositifs électroniques fiscaux physiques sont agréés à l’issue d’un appel public adressé aux opérateurs économiques intéressés.

Les étapes de la procédure sont les suivantes :

• 1. la purification de l’Avis à manifestation d’intérêt par l’Administration fiscale ;
• 2. la transmission aux opérateurs économiques intéressés, des informations nécessaires pour leur candidature à la préqualification, qui porte sur la vérification d’un nombre minimal de spécifications ;
• 3. la décision de préqualification prise par le Comité d’agrément après évaluation des candidatures.

Les fournisseurs retenus doivent prendre l’engagement de desservir deux zones géographiques distinctes, telles que définies à l’article 21 du présent arrêté.

Le dossier de demande de préqualification des fournisseurs de dispositifs électroniques fiscaux doit être soumis au Directeur Général des Impôts et comprendre les documents suivants :

• un formulaire de demande de préqualification dûment rempli, conformément au modèle fourni par l’Administration fiscale ;
• un contrat de partenariat rédigé en français entre le fabricant et le requérant, ou une autorisation officielle du fabricant ;
• un tableau de conformité rempli selon les spécifications de préqualification ;
• une copie du Registre de Commerce et du Crédit Mobilier ;
• une copie de la notification du numéro d’identification fiscale ;
• une copie de l’identification nationale du requérant ;
• une attestation fiscale en cours de validité (quitus fiscal) ;
• une attestation de régularité de la Caisse Nationale de la Sécurité Sociale (CNSS) ;
• une attestation bancaire démontrant la capacité financière du fournisseur ;
• un acte d’engagement écrit et signé à respecter les obligations des fournisseurs de DEF contenues dans le présent arrêté.

Tous les documents du dossier d’agrément devront être rédigés ou traduits en français.

L’agrément est ouvert sur une période de deux ans à compter de l’avis à manifestation d’intérêt. Cette période peut être prorogée en cas de besoin par décision du Ministre des Finances.

Pour être agréé, le fournisseur de dispositifs électroniques fiscaux physiques doit répondre aux critères suivants :

• Exigence légale : disposer des documents légaux nécessaires en République Démocratique du Congo, conformément à l’article précédent ;
• Capacité technologique : justifier d’une capacité technologique avérée, soutenue par un contrat ou un protocole d’accord valide d’une durée minimale de vingt-quatre mois avec un fabricant reconnu de dispositifs électroniques fiscaux physiques ;
• Capacité financière : fournir une attestation prouvant sa solidité financière ou d’endettement d’un montant équivalent à au moins 1000 DEF physiques.

L’opérateur économique préqualifié dispose d’un délai maximal de quinze jours ouvrés, à compter de la réception de la notification de l’acte d’agrément, pour soumettre une demande d’homologation auprès de la Commission d’homologation.

En cas de non-respect de ce délai, l’Administration fiscale adresse une mise en demeure au fournisseur pour qu’il soumette sa demande dans un délai supplémentaire de dix jours ouvrables. Le fournisseur peut toutefois présenter une demande de prolongation justifiée, soumise à l’approbation de l’Administration fiscale.

Le défaut de soumission de la demande d’homologation dans les délais impartis entraîne le retrait d’office de l’agrément.

Le nombre de fournisseurs agréés est illimité.

Une Commission d’homologation, dont les membres sont désignés par le Directeur Général des Impôts, est mise en place pour vérifier la conformité et la fiabilité des dispositifs électroniques fiscaux physiques (DEF) et des systèmes de facturation d’entreprise (SFE).

Le délai maximum de la procédure d’homologation est fixé à trente jours ouvrables à compter de la date de dépôt complet du dossier.

Les procédures d’homologation des Unités de Facturation (UF) et des Modules de Contrôle de Facturation (MCF) sont définies par le présent arrêté et détaillées dans une note de service émise par le Directeur Général des Impôts.

Le dossier de demande d’homologation des DEF et SFE doit être soumis par le fournisseur au Directeur Général des Impôts.

Ce dossier comprend les documents suivants :

• un formulaire de demande d’homologation dûment rempli ;
• une copie du Registre de Commerce et du Crédit Mobilier ;
• une attestation valant quitus fiscal en cours de validité ;
• un certificat d’affiliation à la Caisse Nationale de la Sécurité Sociale (CNSS) ;
• l’acte d’agrément délivré par le Directeur Général des Impôts (pour les fournisseurs de DEF) ;
• une copie de l’identification nationale ;
• un catalogue détaillant les caractéristiques techniques du DEF ou du SFE ;
• un certificat d’homologation des équipements terminaux délivré par l’ARPTC ou l’ARPTIC, le cas échéant ;
• les fiches techniques contenant les spécifications du produit soumis à homologation.

Le prototype du DEF ou du SFE, soumis à l’homologation, doit accompagner le dossier.

Tous les documents du dossier de demande d’homologation devront être rédigés ou traduits en français.

Lors du dépôt du dossier, un récépissé est délivré au fournisseur requérant à titre d’accusé de réception.

Lorsque le dossier est jugé complet et conforme, la Commission d’homologation invite le requérant à procéder aux tests de fiabilité et de conformité des dispositifs électroniques fiscaux physiques ou du système de facturation d’entreprise.

Tout dossier incomplet ou non conforme est rejeté, avec notification écrite au requérant précisant les éléments manquants ou non conformes.

En cas de rejet pour non-conformité ou incomplétude, le fournisseur peut soumettre un dossier corrigé dans un délai de quinze jours ouvrables à compter de la notification de rejet.

Le fournisseur requérant est tenu de démontrer, devant la Commission d’homologation, la fiabilité et la conformité des DEF ou des SFE soumis à évaluation.

A l’issue de la procédure d’homologation, les modèles des DEF et des SFE reconnus conformes aux spécifications techniques reçoivent une attestation de conformité délivrée par le Directeur Général des Impôts. Cette attestation comporte :

• un numéro d’identification de dispositif (NID) pour les DEF ;
• un identifiant de système de facturation (ISF) pour les SFE.

Seuls les DEF et les SFE homologués sont autorisés à générer la facture normalisée.

En cas de rejet, le Directeur Général des Impôts notifie au requérant la décision motivée dans le délai prévu à l’article 9 ci-dessus.

L’attestation individuelle de conformité délivrée est valable tant qu’aucune modification matérielle ou logicielle n’a été apportée au DEF ou au SFE présenté à l’homologation.

Cette attestation est propre au fournisseur récipiendaire et couvre les deux modèles des DEF, à savoir les UF et les MCF, ainsi que le SFE.

Toute modification matérielle ou logicielle majeure apportée au DEF après homologation est soumise à une nouvelle procédure d’homologation, conformément aux dispositions du présent arrêté.

Toute modification logicielle apportée au SFE après homologation est également soumise à une nouvelle procédure d’homologation.

Les modifications mineures, telles que les mises à jour de firmware, ne nécessitent pas une homologation complète mais doivent faire l’objet d’une déclaration préalable auprès de l’Administration fiscale.

Tout contribuable ayant développé ou fait développer son propre SFE, sans intention de le commercialiser, est tenu de se conformer à la procédure d’homologation prévue par le présent arrêté.

Les décisions d’homologation sont notifiées individuellement aux récipiendaires.

La commercialisation des dispositifs électroniques fiscaux (DEF), homologués par l’Administration fiscale, est assurée par les distributeurs recrutés par les fournisseurs agréés dans leurs zones de distribution. Les distributeurs revendent aux entreprises les DEF physiques et assurent les services après-vente.

La distribution des DEF est réservée aux personnes physiques ou morales de droit congolais, dûment immatriculées au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier (RCCM).

La commercialisation des systèmes de facturation d’entreprise (SFE) est également réservée aux personnes physiques ou morales de droit congolais, dûment immatriculées au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier (RCCM).

Nul ne peut commercialiser des SFE sans figurer sur la liste des fournisseurs dont les produits ont été homologués par l’Administration fiscale.

Il est créé en République Démocratique du Congo trois zones de distribution des dispositifs électroniques fiscaux (DEF) :

• Zone 1 : Haut-Katanga, Haut-Lomami, Lualaba, Tanganyika, Sud-Kivu, Kasaï et Kasaï-Central ;
• Zone 2 : Kinshasa, Tshopo, Ituri, Haut-Délé, Bas-Uélé, Mongala, Nord-Ubangi, Sud-Ubangi, Equateur, Tshuapa, Maï-Ndombe, Kwilu, Kwango et Maniema ;
• Zone 3 : Nord-Kivu, Kongo-Central, Lomami et Sankuru.

Ces zones de distribution peuvent être révisées par l’Administration fiscale en fonction des réalités administratives et territoriales du pays.

Les fournisseurs retenus à l’issue de l’appel à manifestation d’intérêt ne se voient pas attribuer spécifiquement de zones géographiques. Cependant, Toutefois, ils sont tenus de sélectionner au moins deux des trois zones de distribution définies à l’article 21 du présent arrêté et d’assurer la distribution des DEF dans l’ensemble des provinces incluses dans les zones choisies.

Les fournisseurs de DEF sont responsables de mettre en place un réseau de distributeurs couvrant les provinces qu’ils desservent. Ce réseau doit garantir un accès optimal et équitable aux dispositifs électroniques fiscaux pour les utilisateurs finaux.

Tout fournisseur des DEF est tenu :

• 1. De désigner et de former des distributeurs dans les zones de distribution qui lui sont attribuées ;
• 2. De transmettre, par province, à l’Administration fiscale, une liste actualisée contenant les coordonnées et adresses des distributeurs ;
• 3. De soumettre un rapport trimestriel à l’Administration fiscale. Ce rapport doit détailler :
• les activités des distributeurs ;
• la liste des DEF vendus ;
• les formations organisées ;
• les éventuelles difficultés rencontrées dans les zones de distribution.

Les fournisseurs sont tenus de :

• 1) Garantir la disponibilité des DEF en maintenant un stock de sécurité et reconstituant ce stock en cas d’utilisation, dans un délai maximal de soixante jours. La situation du stock doit être signalée mensuellement à l’Administration fiscale, qui peut procéder à un inventaire à tout moment ;
• 2) Garantir la disponibilité des pièces de rechange pour une durée minimale de trois ans à compter de la date de la vente ;
• 3) Transmettre dans les dix premiers jours de chaque mois, à l’Administration fiscale, une liste des DEF vendus au cours du mois précédent, incluant les informations suivantes :
• a. numéro d’identification de l’appareil (NID) ;
• b. fabricant et modèle ;
• c. date de vente ;
• d. numéro d’identification fiscale (NIF) et adresse de l’acheteur ;
• 4) Transmettre à l’administration fiscale les informations sur les membres de son réseau de distribution (raison sociale et contacts du distributeur, zone de distribution affectée).
• 5) Informer l’Administration fiscale de toute modification matérielle ou logicielle affectant un DEF et soumettre le dispositif à une nouvelle homologation si nécessaire.

Le prix des DEF et des prestations relatives à la formation, à l’installation et aux autres services après-vente sur les appareils, est fixé librement par les fournisseurs pour chacune des zones de distribution et est à la charge de l’utilisateur. Le prix fixé par le fournisseur s’impose aux distributeurs qui doivent impérativement respecter le prix fixé.

Dans tous les cas, les fournisseurs de DEF physiques doivent informer l’administration fiscale du prix de vente aux distributeurs et du prix de revente des distributeurs par zone.

En cas de modification des prix, le fournisseur est tenu d’en informer l’Administration fiscale.

Les fournisseurs doivent également s’assurer que les prix appliqués par les distributeurs respectent les conditions fixées dans les zones de distribution.

Le fournisseur est tenu d’informer l’Administration fiscale des conditions générales de vente et de les afficher de manière visible dans ses locaux.

En cas de non-respect des dispositions énoncées dans le présent chapitre, les fournisseurs s’exposent :

• 1. aux amendes prévues par la législation fiscale en vigueur ;
• 2. aux sanctions prévues par le Code Pénal, sans préjudice des autres mesures correctives.

Les distributeurs de dispositifs électroniques fiscaux (DEF) sont responsables de la revente des dispositifs et de la fourniture des services après-vente aux utilisateurs. Ces services comprennent notamment la formation à l’utilisation des DEF, leur installation, leur maintenance et l’assistance technique.

Le prix des DEF est fixé par le fournisseur en concertation avec les distributeurs, en tenant compte des spécificités des zones de distribution, notamment les frais d’approche nécessaires pour garantir la disponibilité des dispositifs dans toutes les zones. Toute modification des prix par le distributeur doit être notifiée au fournisseur et validée par l’Administration fiscale. Les distributeurs sont tenus de respecter les prix convenus et validés, adaptés aux réalités de chaque zone de distribution.

Les distributeurs doivent être des entreprises légalement constituées en République Démocratique du Congo, régulièrement immatriculées au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier (RCCM) et disposant d’un Numéro d’Identification Fiscale (NIF) actif. En outre, ils doivent s’assurer d’une couverture optimale des zones qui leur sont attribuées, en respectant les normes et les engagements pris lors de leur collaboration avec les fournisseurs.

Les fournisseurs des SFE sont tenus de garantir le respect des critères suivants :

• L’inaltérabilité : le système de facturation d’entreprise enregistre toutes les données, les conserve et les rend inaltérables. Si des corrections, notamment modifications ou annulations, sont apportées à des opérations, ccs corrections donnent également lieu à un enregistrement ;
• La sécurisation : les données d’origine doivent être sécurisées et la restitution de leur état d’origine garantie ;
• La conservation : le SFE prévoit une clôture journalière, mensuelle et annuelle des données qui doivent être conservées ;
• L’archivage des données : le SFE permet d’archiver les données enregistrées selon une périodicité minimale d’une année. Ces données, datées et figées, sont archivées par des procédés qui en garantissent l’intégrité dans le délai de conservation conformément à la législation fiscale en vigueur.

Toute défaillance à l’égard des critères énumérés à l’article 28, constatée ultérieurement par l’Administration fiscale, constitue un manquement grave. Les fournisseurs reconnus coupables de telles défaillances s’exposent aux sanctions prévues par la législation fiscale en vigueur. Ces sanctions peuvent inclure des amendes administratives et, le cas échéant, des poursuites pénales contre les auteurs, co-auteurs et complices impliqués dans des actes intentionnels de fraude ou de falsification.

L’agrément ou l’attestation de conformité peut être retiré dans les cas suivants :

• Dissolution de la personne morale titulaire de l’agrément ;
• Incapacité du fournisseur à honorer ses obligations trois mois après une mise en demeure émise par l’Administration fiscale ;
• Commercialisation de dispositifs électroniques fiscaux (DEF) ou de systèmes de facturation d’entreprise (SFE) non homologués par l’Administration fiscale.

Dans le cas où l’attestation de conformité du DEF retirée est suivie par une nouvelle attestation (ré-homologation en raison de la mise à jour), le fournisseur de DEF est tenu de mettre à la disposition les fichiers de mise à jour à l’administration fiscale afin d’assurer les mises à jour de toutes les machines.

Dans le cas où l’attestation de conformité du SFE retirée est suivie par une nouvelle attestation (ré-homologation en raison de la mise à jour), le fournisseur de SFE est tenu de mettre à la disposition les fichiers de mise à jour à tous les contribuables afin qu’ils puissent effectuer la mise à jour du SFE au niveau de leurs entreprises.

Les fournisseurs de DEF sont tenus d’informer l’Administration fiscale des prix de vente appliqués aux distributeurs ainsi que des prix de revente par zone de localité ou de distribution. Tout manquement à cette obligation expose les fournisseurs aux sanctions prévues par la législation en vigueur.

Les systèmes de facturation d’entreprise (SFE) intégrés à des systèmes d’information globaux, tels que les ERP, sont exemptés de cette obligation, sous réserve d’une déclaration préalable à l’Administration fiscale.

La décision de retrait de l’agrément ou de l’attestation de conformité est notifiée par le Directeur Général des Impôts au fournisseur concerné. Cette décision est également publiée au Journal Officiel pour en assurer la publicité légale.

Le non-respect de l’une quelconque des dispositions du présent arrêté est sanctionné conformément à l’Ordonnance-Loi n° 10/001 du 20 août 2010 portant institution de la taxe sur la valeur ajoutée, telle que modifiée et complétée à ce jour.

Le Directeur Général des Impôts est chargé de l’exécution du présent arrêté, qui entre en vigueur à la date de sa signature.