Décret n° 23/12 du 3 mars 2023 portant manuel de procédures des marchés publics

Les procédures de passation des marchés publics ont pour finalité de procurer à l’autorité contractante des services, des biens ou des ouvrages qui répondent le mieux possible aux spécifications techniques fixées, au meilleur prix, après une mise en concurrence des soumissionnaires ou des candidats et une évaluation objective des propositions et offres soumises.

Le processus de préparation des marchés publics est défini par l’article 6 de la loi relative aux marchés publics.

Lors de l’établissement de leur budget, les autorités contractantes évaluent le montant total des marchés de fournitures, de services, de travaux ou de prestations intellectuelles qu’elles envisagent de passer au cours de l’année concernée et établissent un plan de passation des marchés comprenant l’ensemble de ces marchés, suivant un modèle-type émis par l’Autorité de régulation des marchés publics.

Les plans de passation des marchés doivent être communiqués à la Direction générale du contrôle des marchés publics, pour non-objection, et à l’Autorité de régulation des marchés publics, pour leur publication sur son site internet.

Cette obligation administrative est préalable à toute procédure de passation des marchés publics.

Toutefois, bien que soumis à l’autorisation spéciale de la Direction générale du contrôle des marchés publics, les marchés de gré à gré ne sont pas à intégrer dans les plans de passation des marchés.

La détermination des besoins doit répondre aux exigences suivantes :

• les besoins doivent correspondre à une demande validée par l’autorité compétente ;
• les besoins exprimés doivent être assortis d’une estimation de leur coût d’acquisition et d’utilisation ;
• chaque article, ouvrage ou service, doit être décrit de manière aussi détaillée que possible, au moyen des spécifications techniques précises.

L’estimation des coûts doit porter sur :

• une opération de travaux quel que soit le nombre d’ouvrages ;
• un ensemble homogène de fournitures.

Lorsque le montant de l’opération de travaux ou l’ensemble homogène de fournitures atteint ou dépasse le seuil d’appel d’offres, de contrôle a priori ou d’approbation des marchés fixé, la personne responsable du marché peut :

• soit, passer un seul marché ;
• soit, passer autant de marchés qu’elle estime nécessaires mais chacun de ces marchés devra respecter la procédure de passation fixée en rapport avec le seuil indiqué ci-avant, même si le coût estimatif de chaque marché est individuellement inférieur au seuil susmentionné.

Aucune opération ne doit être scindée ou abusivement fractionnée dans le but d’échapper aux dispositions de la loi relative aux marchés publics.

Lorsqu’une même opération fait l’objet de plusieurs lots, c’est la valeur estimée de la totalité des lots qui doit être prise en compte pour se situer par rapport au seuil.

Une opération concernant les marchés de travaux peut consister en :

• plusieurs ouvrages si elle porte sur des travaux de même nature, exécutés dans un périmètre géographique délimité telle que la réfection des toitures des écoles d’une même commune ou la réalisation de trottoirs dans différents quartiers de la ville, présentant une unité fonctionnelle ;
• travaux de nature différente si ceux-ci sont réalisés sur un même ouvrage et sont programmés au même moment, notamment en cas de réhabilitation d’un même bâtiment ou ensemble de bâtiments.

Plusieurs chantiers comportant des travaux de plusieurs natures qui concernent des ouvrages différents ne constituent pas une même opération s’il n’existe pas d’unité fonctionnelle du fait de la variété de travaux envisagés, même s’ils s’inscrivent dans le cadre d’un projet global.

Un ouvrage est le résultat d’un ensemble de travaux de bâtiment ou de génie civil destiné à remplir, par sa nature, une fonction économique ou technique.

Pour calculer les montants estimatifs des marchés de fournitures et services par rapport eux seuils, l’Autorité contractante compare, aux seuils fixés, le montant des achats prévus qui constituent une catégorie homogène de fournitures ou de prestations de services :

• soit en raison de leurs caractéristiques propres, indépendamment de l’activité de leur utilisateur Rentrent dans la catégorie d’achats homogènes, des meubles de bureaux même s’ils sont destinés à des organes exerçant des activités de nature différente ;
• soit du fait de leur destination commune, alors qu’ils sont de nature différente. Rentrent dans cette catégorie, les achats de matériels et mobiliers destinés à équiper un hôtel ou une salle d’opérations, ils sont destinés à une même unité fonctionnelle et doivent être considérés comme une seule opération d’achat, même s’ils portent sur des biens de natures différentes.

Le fascicule du dossier d’appel à la concurrence contenant les spécifications techniques des travaux doit, au minimum, contenir les éléments ci-après :

• 1° les informations détaillées concernant les rubriques suivantes :
• description et consistance des travaux et des ouvrages ;
• organisation du chantier et travaux préparatoires ;
• provenance, qualité et préparation des matériaux ;
• mode de préparation des travaux ;
• 2° le dossier des plans et autres données techniques comprenant, entre autres :
• un plan de situation indiquant l’emplacement du site en relation avec la géographie locale ;
• une note de calcul et un cahier des plans (généraux et détaillés) de construction, permettant aux soumissionnaires de comprendre le type et la complexité des travaux envisagés, et de pouvoir chiffrer les prix demandés au bordereau des prix unitaires et détails quantitatif et estimatif ;
• une indication des principales voies de communication et réseaux divers (eau, électricité, drainage, téléphone etc.).

Le fascicule du dossier d’appel d’offres contenant les spécifications techniques des fournitures et services physiques doit au minimum contenir les éléments ci-après :

• normes exigées en matière de matériaux et de fabrication pour la production et la fabrication des fournitures ;
• détails concernant les tests avant acceptation (nature et nombre) ;
• prestations/services connexes complémentaires, nécessaires pour assurer la livraison en bonne et due forme ainsi que, le cas échéant, le montage et la mise en route ;
• prestations détaillées à la charge du fournisseur, participation éventuelle de l’acheteur à ces prestations ;
• garanties de fonctionnement couvertes par la garantie requise et indication éventuelle des pénalités applicables en cas de non-respect de ces garanties de fonctionnement ;
• plans détaillés et schémas d’installation, le cas échéant.

La référence aux normes nationales ou à défaut de celles-ci, aux normes internationales, doit faciliter la définition des spécifications techniques.

Elle ne doit pas aboutir à une distorsion de la concurrence en favorisant certains candidats.

Les spécifications doivent être neutres en ce qu’elles ne peuvent imposer le choix du titulaire du marché.

Les choix doivent être justifiés par des raisons purement techniques ou de sécurité.

Les spécifications techniques doivent éviter toute référence à des noms de marque, à des numéros de catalogue ou à des classifications analogues.

S’il est nécessaire de citer un nom de marque ou le numéro de catalogue d’un fabricant particulier pour compléter une spécification qui, à défaut, n’est pas assez précise, les mots ou l’équivalent doivent suivre ce nom de marque ou numéro du catalogue.

L’indication de marque peut se justifier pour l’achat de pièces de rechange spécifiques.

La détermination précise des besoins en matière de travaux, fournitures et services, et même les prestations intellectuelles, peut nécessite le recours aux services d’un consultant spécialisé pour préparer une définition des besoins assortis des spécifications techniques, au terme d’une étude appropriée, dans le cadre d’un marché de prestations intellectuelles.

Pour les prestations intellectuelles, le fascicule de la demande de propositions contenant les termes de référence de la mission doit, au minimum, contenir les éléments ci-après :

• le contexte général de la mission, y compris une liste des études pertinentes et des données de base existantes ;
• les objectifs, buts et ampleur de la mission ;
• le champ d’application des services nécessaires à l’accomplissement de la mission, définition des services exclus (le cas échéant) pour plus de clarté ;
• le profil requis du personnel clé chargé de réaliser la mission ;
• la formation (le cas échéant), indication du détail des effectifs à former, etc. ;
• les résultats escomptés (par exemple : rapports, données, cartes, relevés) y compris un calendrier indicatif d’exécution de la mission ;
• les prestations de l’autorité contractante (fournitures de données, services locaux, personnel et installation à fournir).

Les termes de référence ne doivent pas être ni trop détaillés ni rigides, de manière à permettre aux consultants de proposer la méthodologie et le personnel de leur choix.

Les consultants doivent être encouragés à émettre des observations sur les termes de référence dans leur proposition.

À l’occasion de la définition de gros marchés, certaines prestations peuvent être regroupées en lots, constituant chacun un marché distinct, en fonction de leur homogénéité ou destination.

Dans les marchés distincts, chaque lot doit faire l’objet des spécifications techniques et des critères de qualification distincts.

L’objectif du dossier d’appel d’offres est de fournir aux candidats les informations utiles pour préparer leurs soumissions. Il comporte des données exhaustives sur l’objet, l’étendue et les conditions de la soumission, l’ouverture des plis et l’évaluation des offres ainsi que sur l’attribution des marchés. Il fournit le cadre administratif et technique qui régira le marché après sa conclusion.

La description claire et précise des fournitures, services, travaux ou prestations intellectuelles à acquérir par l’Autorité contractante conformément aux spécifications techniques ou des termes de référence est effectuée pour permettre aux candidats de répondre d’une façon réaliste et compétitive, sans avoir à assortie leurs offres de réserves ou de conditions particulières.

Le dossier d’appel à la concurrence comprend trois parties :

• une première partie contenant les instructions données aux candidats leur fixant les règles pour la participation à l’appel d’offres, leur communiquant les critères d’évaluation des offres et les modalités d’attribution des marchés ainsi que les divers formulaires à remplir pour constituer la soumission ;
• une deuxième parie comprenant |es spécifications techniques visées à l’article 50 du présent décret, définissant les travaux, fournitures ou services, ou les termes de référence de la mission, objet du marché ;
• une troisième parie contenant les causes administratives et techniques qui régiront le marché après sa conclusion par les parties.

Le montage d’un dossier d’appel d’offres consiste en une intégration judicieuse des éléments issus de la planification des marchés et de la définition des besoins (pouvant nécessiter des études techniques préalables) dans un dossier type d’appel d’offres préparé par l’Autorité de régulation des marchés publics.

Le dossier d’appel d’offres comprend :

• a) première partie : règles et procédures d’appel d’offres :
• avis d’appel d’offres, AAO ;
• instructions aux candidats, IC ;
• données particulières de l’appel d’offres, DPAO ;
• formulaires de soumission ;
• formulaire de déclaration des candidats relative aux bénéficiaires effectifs ;
• formulaire d’engagement à payer la redevance de régulation.
• b) deuxième partie : spécifications techniques ou termes de référence :
• cahier des clauses techniques et plans (ou termes de références) ;
• calendrier d’exécution du marché ;
• bordereau quantitatif et estimatif.
• c) troisième partie : marché :
• cahier des clauses administratives générales, CCAG ;
• cahier des clauses administratives particulières, CCAP ;
• modèle de contrat de marché.

À la conclusion du marché, les éléments de la deuxième partie de l’offre de l’attributaire sont versés dans le marché et en font partie intégrante.

Le marché comprend notamment les pièces suivantes :

• un contrat qui mentionne au minimum les éléments énumérés à l’article 48 de la loi relative aux marchés publics ;
• la soumission ou l’acte d’engagement ;
• le cahier des clauses administratives particulières ;
• le devis ou le détail estimatif, le bordereau des prix unitaires ou le sous détail des prix ;
• le cahier des clauses administratives générales ainsi que le cahier des clauses techniques générales et/ou particulières auquel il est spécifiquement assujetti.

En fonction de d’envergure ou de la complexité des prestations, l’appel d’offres peut être précédé d’une procédure de pré qualification.

Le document standard de pré qualification est préparé par l’Autorité de régulation des marchés publics.

Il est composé des éléments ci-dessous :

• a) les instructions générales aux candidats, IGC, dont l’objet est de fournir aux candidats des renseignements sur les modalités de préparation et de remise de leurs dossiers de candidatures, les modalités d’ouverture des plis ainsi que les critères d’évaluation des candidatures ;
• b) les instructions particulières aux candidats, IPC, dont l’objet est de fournir aux candidats des renseignements sur la nature et l’étendue des prestations, objet dudit marché, sur les conditions à remplir pour être pré qualifié et sur les délais de dépôt des dossiers de candidatures, les modalités d’évaluation des candidatures et de publication des résultats ainsi que le calendrier prévisionnel desdites prestations ;
• c) les formulaires standardisés à compléter par les candidats.

Toutes les étapes de la préparation des marchés sont sous la responsabilité de la personne responsable des marchés publics.

La préparation d’un marché est considérée terminée lorsque le dossier d’appel d’offres a reçu l’approbation de la personne responsable des marchés publics et, en fonction de seuils de revue à priori, lorsque ce dossier a reçu la non-objection de la Direction générale du contrôle des marchés publics.

Lorsque le dossier d’appel d’offres est terminé au sens de l’alinéa précédent, la personne responsable des marchés publics transmet à l’Autorité de régulation des marchés publics, pour publication, l’avis d’appel d’offres ou l’avis de pré qualification si l’appel d’offres est précédé d’une pré qualification, ou l’avis de sollicitation de manifestation d’intérêts pour les prestations intellectuelles.

Tout marché public doit préciser sa durée qui ne peut excéder une année sauf dans le cas des programmes pluriannuels d’investissements.

La durée du marché :

• est fixée en fonction du délai d’exécution souhaité ou découlant des estimations des études techniques ;
• constitue un élément substantiel de celui-ci ;
• peut comprendre un délai global et/ou des délais d’exécution partiels des différentes prestations prévues au marché.

Le marché doit définir :

• l’étendue de la prestation et les éléments que le prix, à indiquer par le candidat, doit couvrir (contenu du prix) ;
• le mode de calcul du prix (notamment prix unitaire ou prix forfaitaire) ;
• les modalités éventuelles de variation du prix (révision du prix en cours d’exécution, actualisation du prix initial).

Les autres dispositions relatives aux aspects financiers des marchés publics sont déterminées notamment par les articles 54 à 56 de la loi relative aux marchés publics.

Dans tous les cas, ces dispositions doivent être précisées de manière exhaustive et détaillée dans le cahier des clauses administratives générales (CCAG) et dans le cahier des clauses administratives particulières (CCAP) des dossiers d’appel à la concurrence.

Le mode de rémunération du titulaire du marché figure dans l’avis d’appel d’offres et dans le dossier d’appel d’offres. La mention du type de prix est indiquée dans les formulaires de soumission à signer par les soumissionnaires.

Le marché peut être à prix forfaitaires ou à prix unitaires.

Dans les marchés à prix forfaitaires, le prix proposé par le soumissionnaire, mentionné dans sa soumission, est fixé globalement pour les fournitures, prestations de services ou travaux à exécuter figurant dans le dossier d’appel d’offres. La différence éventuelle entre les quantités estimées et les quantités réellement livrées ou exécutées n’est pas prise en compte.

Le marché à prix forfaitaire est recommandé :

• pour les travaux, sauf dans les cas où la détermination des quantités est trop aléatoire ;
• pour les marchés de prestations de service comportant un résultat, tel que la réalisation d’une étude ou d’un rapport dans le cas de prestations intellectuelles ou l’entretien d’équipement pour une période donnée ;
• pour l’achat d’équipements clés en main assorti de prestations connexes d’installation ou de montage.

Dans les marchés à bordereau de prix unitaires, le prix du marché résulte de l’application des prix unitaires aux quantités réellement livrées ou exécutées.

Les quantités provisionnelles figurant dans le dossier d’appel d’offres ne sont utilisées que pour calculer le coût estimatif du marché.

Les marchés à bordereau des prix unitaires sont recommandés :

• pour l’achat de fournitures et de prestations de services courants ;
• pour la réalisation de travaux dont la détermination des quantités est aléatoire, tels que les travaux de fondations, de terrassement, de dragage, certains travaux de voiries et réseaux divers (VRD), certains travaux d’entretiens ;
• pour les prestations intellectuelles dont la durée est aléatoire, telles que les contrats d’assistance comportant le détachement d’expert à la demande.

La combinaison de prix unitaires et de prix forfaitaires peut être utilisée dans les marchés comportant des types de prestations aisément quantifiables et d’autres présentant des aléas, notamment techniques, rendant ainsi difficile leur forfaitisation.

Conformément aux articles 54 à 57 de la loi relative aux marchés publics, les marchés sont conclus :

• à prix ferme qui ne peut pas être modifié en cours d’exécution du marché à raison de variations des conditions économiques, notamment les marchés dont la durée d’exécution est inférieure ou égale à un an ;
• à prix révisable lorsque le prix initial peut être modifié durant l’exécution du marché en vertu d’une clause de révision stipulée par le marché, comportant obligatoirement une partie fixe et une partie variable.

La nature ferme ou révisable du prix peut avoir un effet incitatif ou dissuasif sur les candidats et doit être mentionnée dans les avis d’appel et dans les dossiers d’appel d’offres.

Le choix du prix ferme ou révisable est réalisé essentiellement en fonction des éléments suivants :

• la durée de la prestation à réaliser ;
• la nature de prestation ;
• l’évolution prévisible de la conjoncture économique pour cette prestation et pendant cette durée.

Le prix ferme peut être adopté pour un marché de courte durée, sauf lorsqu’il concerne ou met en œuvre des produits ou matières dont le cours évolue sensiblement sur des courtes périodes, de manière inopinée, tels que les produits pétroliers.

Lorsque le marché comporte des prestations de nature différente qui peuvent être identifiées dans des postes distincts, il est possible de prévoir un prix ferme pour certaines prestations et un prix révisable pour d’autres.

Dans le cas d’un marché à prix révisable, le dossier d’appel d’offres donne le cadre de la formule de révision des prix qui indique :

• un pourcentage correspondant à une part non révisable du montant du marché représentant le pourcentage des frais généraux et des bénéfices et tenant compte de l’avance éventuelle à accorder au fournisseur ;
• un seuil de révision (la formule de révision des prix s’applique seulement |lorsqu’elle entraine une augmentation ou une diminution du prix applicable avant révision excédant un pourcentage défini dans la clause de révision) ;
• un plafond global de l’effet de la révision, en pourcentage du prix initial ;
• la nature, le nombre et les références des prestations entrant dans l’objet du marché, tant que paramètres, tels que main d’œuvre, types de matériaux utilisés, ainsi que leurs poids respectifs ou la fourchette minimum et maximum de pondération admise ;
• les références (publications, organismes) nécessaires à la détermination des valeurs initiales et des valeurs d’application des indices retenus s’il s’agit d’indices applicables à des prix en francs congolais ;
• le mode de calcul et de règlement des fluctuations (formule applicable aux prix à réviser) ;
• l’influence des périodes d’arrêt des prestations.

Il est demandé aux candidats de compléter la formule de révision lorsqu’ils remettent leurs offres, en indiquant :

• la date de référence et l’origine des indices applicables et la valeur de ces indices à la date de référence ;
• les pondérations qu’ils choisissent pour chaque paramètre, en respectant les limites de la fourchette indiquée par le dossier d’appel d’offres.

Dans le cas où le prix du marché est payable en différentes monnaies, le dossier d’appel d’offres prévoit une formule de révision pour chaque monnaie de paiement utilisant les indices du pays d’origine des dépenses.

Dans le cas des marchés à bon de commande tels que définis à l’article 38 de la loi relative aux marchés publics l’estimation du montant du marché pour l’évaluation des seuils est effectuée sur la base du maximum.

L’autorité contractante est tenue de passer commande à hauteur du minimum et de s’adresser exclusivement au titulaire du marché, pour les la date d’expiration et le maximum prévu au marché ne sont pas atteints.

À la différence du marché à bon de commande, le marché de clientèle permet de confier au titulaire, conformément à l’article 39 de la loi relative aux marchés publics, des commandes portant sur une catégorie déterminée de prestations de services, sans indiquer ni les quantités, ni la valeur globale des commandes.

Seuls les prix unitaires sont fixés dans le contrat.

Les marchés de clientèle sont notamment utilisés pour les prestations appelées à être régulièrement renouvelées, notamment l’intervention de consultants sur demande.

La sous-traitance est organisée par les articles 59 à 63 de la loi relative aux marchés publics.

Les précisions sur les responsabilités respectives du sous-traitant et du titulaire du marché doivent être clairement mentionnées dans le marché.

En matière de travaux et de services, le titulaire d’un marché public peut sous-traiter l’exécution de certaines parties de son marché à condition :

• d’avoir obtenu de l’autorité contractante l’acceptation de chaque sous-traitant et l’agrément de ses conditions de paiement étant précisé que sont rejetés les dossiers des sous-traitants ne remplissant pas les mêmes conditions légales, techniques et financières requises peur la qualification des soumissionnaires ;
• le sous-traitant est tenu de fournir les informations sur ses bénéficiaires effectifs ;
• que cette possibilité soit prévue dans le dossier d’appel d’offres.

Le soumissionnaire a l’obligation d’indiquer dans son offre, la nature et le montant de la partie des prestations qu’il envisage de sous-traiter.

La sous-traitance ne peut en aucun cas conduire à une modification substantielle de la qualification du titulaire après attribution du marché.

Dans tous les cas, le titulaire demeure personnellement responsable de l’exécution de toutes les obligations contractuelles.

Est interdite, la sous-traitance de plus de quarante pourcents de la valeur globale d’un marché.

En cas de sous-traitance, le titulaire du marché demeure personnellement responsable de son exécution.

Sans préjudice des dispositions de l’article 70 de la loi relative aux marchés publics, le sous-traitant est payé, à sa demande, directement par l’autorité contractante après accord du titulaire du marché.

Le candidat étranger qui prévoit de sous-traiter trente pourcents de la valeur globale du marché de travaux, de fournitures ou de services à une entreprise congolaise ou d’aligner quarante pourcents d’experts congolais dans l’équipe clé des experts, peut bénéficier d’une marge de préférence sous forme d’abattement qui ne peut être supérieure à cinq pourcents.

Les entrepreneurs, fournisseurs et prestataires de services peuvent présenter leur candidature ou leur offre sous forme de groupement solidaire ou de groupement conjoint.

Un groupement est dit solidaire lorsque chacun des opérateurs économiques, membres du groupement, est engagé financièrement et techniquement pour la réalisation totale du marché public.

Un groupement est dit conjoint lorsque chacun des opérateurs économiques membres du groupement s’engage à exécuter la ou les prestations qui lui sont attribuées dans le marché public.

Dans les deux formes de groupements, l’un des prestataires membres du groupement désigné dans leur acte d’engagement comme mandataire, représente l’ensemble des membres vis-à-vis de l’autorité contractante et coordonne les prestations des membres du groupement.

En cas de groupement solidaire, le contrat du marché est un document unique qui indique le montant total du marché et l’ensemble des prestations que les membres du groupement s’engagent solidairement à réaliser.

En cas de groupement conjoint, le contrat du marché est un document unique qui indique le montant et la répartition détaillée des prestations que chacun des membres du groupement s’engage à exécuter.

Toutefois, le mandataire reste responsable vis-à-vis de l’autorité contractante des prestations de chacun des membres du groupement.

Les candidatures et les soumissions sont signées soit par l’ensemble des entreprises groupées, soit par le mandataire s’il justifie des habilitations nécessaires pour représenter ces entreprises.

La composition du groupement et la répartition des tâches ne peuvent pas être modifiées entre la pré-qualification des candidats et la remise de leurs offres ainsi que pendant la période de l’exécution du marché.

Dans ce dernier cas, l’Autorité contractante donne son accord préalable après autorisation de la Direction générale du contrôle des marchés publics.

Il est interdit aux candidats et soumissionnaires de présenter, pour le même marché ou un de ses lots, plusieurs offres en agissant à la fois en qualité de candidats individuels ou de membres d’un ou plusieurs groupements.

Les conditions limitatives et modalités d’application de la préférence nationale et régionale sont fixées à l’article 37 de la loi relative aux marchés publics.

Aucun régime préférentiel ne peut être appliqué lors des opérations d’évaluation des offres si la préférence n’a pas été préalablement annoncée dans le dossier d’appel d’offres.

Les méthodes de passation des marchés publics sont divisées en trois catégories principales :

• les méthodes de passation applicables aux marchés dont le montant est inférieur aux seuils d’appel d’offres fixés à l’article 30 du présent décret et dans le décret fixant les seuils de passation, de contrôle et d’approbation des marchés publics qui ne sont pas soumis aux règles formelles de mise en concurrence édictées par la loi relative aux marchés publics.

Ces marchés restent assujettis aux principes de la commande publique et sont passés après la comparaison d’au moins trois factures pro-forma des fournisseurs, prestataires ou entrepreneurs et, l’attribution fait l’objet d’une publication sous peine de nullité du marché ;

• les méthodes applicables aux marches publics de montants estimés supérieurs aux seuils susvisés, passés par procédures d’appel d’offres ouvert avec ou sans pré qualification, et par dérogation dûment accordée par la Direction générale du contrôle des marchés publics, par appel d’offres ouvert en deux étapes ou par appel d’offres restreint ;
• la passation des marchés de gré à gré assujettie à une dérogation préalablement accordée par la Direction générale du contrôle des marchés publics et à la publication sur le site internet de l’Autorité de régulation des marchés publics.

Tout appel d’offres doit faire l’objet de la publicité conformément à l’article 34 de la loi relative aux marchés publics.

L’absence de publication de l’avis d’appel à la concurrence est sanctionnée par la nullité de la procédure.

Le délai minimum requis pour la publicité est fixé à trente jours calendrier à compter de la date de publication de l’avis d’appel à la concurrence jusqu’à la date limite de dépôt des offres.

Ce délai peut être ramené à quinze jours en cas d’urgence dûment motivée et après autorisation spéciale de la Direction générale du contrôle des marchés publics.

Lorsque les avis et le dossier d’appel d’offres sont préparés et envoyés par des moyens électroniques, les délais de réception des offres peuvent être raccourcis de sept jours calendaires.

Les modèles des avis à publier sont repris dans les documents types d’appel d’offres préparés par l’Autorité de régulation des marchés publics à l’intention des autorités contractantes.

Les divers avis sont préparés par la cellule de gestion des marchés publics de l’autorité contractante approuvés par la personne responsable des marchés publics et publiés par l’Autorité de régulation des marchés publics après l’obtention, selon les seuils, de l’avis de non-objection de la Direction générale du contrôle des marchés publics.

Le soumissionnaire peut proposer, en plus de l’offre de base, des variantes uniquement lorsqu’elles sont demandées ou lorsque la possibilité lui en est offerte de manière explicite dans le dossier d’appel d’offres.

Une variante est une offre alternative à l’offre de base dans un marché public.

Elle permet aux candidats de proposer à l’acheteur une solution ou des moyens pour effectuer les prestations du marché autres que ceux fixés dans le cahier des charges.

Elle peut conduire à des propositions techniques plus performantes.

Lorsque des variantes sont demandées, le dossier d’appel d’offres doit préciser, de manière claire, la façon dont les variantes doivent être prises en considération pour l’évaluation des offres.

Seule la variante du soumissionnaire ayant proposé l’offre de base évaluée économiquement la plus avantageuse est prise en considération lorsque la variante n’est pas demandée.

La dématérialisation des marchés publics signifie l’utilisation de la voie électronique pour les échanges qui interviennent dans le processus d’appel d’offres.

Les autorités contractantes peuvent ainsi :

• faire publier sur le portail des marchés publics géré par l’Autorité de régulation des marchés publics, notamment les plans de passation des marchés, les avis d’appel d’offres et les avis à manifestation d’intérêts ;
• adresser les documents d’appel d’offres aux candidats et recevoir les soumissions par voie électronique. Ces envois doivent être adressés sous forme de fichiers non modifiables, équivalant aux documents papiers.

La transmission, par les candidats aux marchés d’offres par voie électronique, implique que la soumission soit signée électroniquement par une personne habilitée.

Pour signer électroniquement le candidat ou le soumissionnaire doit produire un certificat de signature électronique, authentifié par le notaire et, pour le candidat ou le soumissionnaire résidant à l’étranger, par la représentation diplomatique congolaise du pays de résidence.

Le certificat de signature électronique est un document électronique (fichier) crypté par un prestataire, attaché au document électronique transmis qui a pour but d’authentifier l’identité de la personne signataire, intégrité des documents échangés (protection contre toute altération) et l’assurance de non-répudiation (impossibilité de renier sa signature).

La transmission d’un support électronique (CD-Rom, etc.) par voie postale, ne constitue pas une transmission par voie électronique mais est assimilée à une transmission par courrier. Un tel support électronique peut être utilisé pour transmettre des documents volumineux en tant qu’annexe à la soumission signée sur papier, si les dossiers d’appel d’offres le prévoient.

Un décret spécifique sur la dématérialisation des procédures détermine les conditions, les modalités et les procédures à suivre en cas d’offres électroniques.

Le soumissionnaire dépose l’original et les copies exigées par le dossier d’appel d’offres dans :

• a) une enveloppe extérieure scellée comprenant les mentions suivantes :
• nom et adresse de l’autorité contractante destinataire de l’offre ;
• identification (n° de référence) de l’appel d’offres ;
• mention « ne pas ouvrir avant la date et l’heure d’ouverture des plis » ;
• en un original et nombre de copies fixé par les instructions aux candidats ;
• l’enveloppe extérieure contient deux enveloppes intérieures dont l’une contenant l’original et l’autre contenant les copies.
• b) deux enveloppes intérieures comportant les mentions suivantes :
• mention « original » ou « copies » suivant leur contenu ;
• nom et adresse du candidat ;
• nom et adresse de l’autorité contractante destinataire ;
• identification de l’appel d’offres ;
• mention « ne pas ouvrir avant la date et heure d’ouverture des plis ».

L’original et les copies sont placés dans des enveloppes intérieures distinctes.

À la réception de chaque offre déposée dans le respect des délais fixés, un préposé désigné par la personne responsable des marchés à cette fin procède à :

• la numérotation (indication sur chacune des enveloppes du numéro d’ordre d’enregistrement et de la date et de l’heure de réception) ;
• l’enregistrement des offres reçues sur un registre pré numéroté fourni par l’Autorité de régulation des marchés publics ;
• la remise d’un récépissé remis au délégué du candidat porteur de l’offre ou de toute autre forme d’accusé de réception admise ;
• la conservation de plis scellés dans un coffre-fort ou tout autre lieu sécurisé.

Au jour et à l’heure limites fixés pour la remise des offres, les consignes suivantes sont observées :

• arrêt de la réception et de l’enregistrement des offres à l’heure fixée ;
• enregistrement des plis arrivés à l’heure limite ;
• communication du registre au président de la commission de passation des marchés en début de séance et décharge, sur le registre, des plis remis ;
• enregistrement pour mémoire et renvoi, sans ouverture, des plis qui arrivent après le jour et l’heure limites fixés dans l’appel d’offres.

La séance d’ouverture des plis est publique. Elle a lieu immédiatement après l’heure de la clôture de remise des offres fixée dans l’appel d’offres ou au plus tard une heure après cette heure limite.

Le président de la commission de passation des marchés doit veiller à :

• a) la convocation, par écrit, des membres de la commission de passation des marchés et désignation des membres de la sous-commission d’analyse cinq jours ouvrables avant la date d’ouverture des plis ;
• b) la présence des candidats qui le souhaitent et, le cas échéant, des organismes de financement ou leurs représentants si les textes qui les régissent le permettent ;
• c) l’ouverture des plis par la personne responsable du marché à la date et à l’heure fixées et au lieu indiqué dans le dossier d’appel d’offres ;
• d) l’ouverture et lecture des soumissions contenues dans les enveloppes intérieures marquées « Original » et annonce à haute et intelligible voix :
• du nom du candidat ;
• d’une éventuelle modification ;
• du prix de l’offre (avec mention des rabais ou variante) ;
• de l’existence d’une garantie d’offre ;
• de tout autre détail utile.

Un préposé désigné par la personne responsable des marchés procède à la rédaction, dans les plus brefs délais, d’un procès-verbal d’ouverture des plis, conformément au modèle élaboré par l’Autorité de régulation des marchés publics, indiquant les principales caractéristiques des offres et mentionnant notamment :

• le nom des candidats ;
• le remplacement ou la modification de l’offre ;
• l’existence ou l’absence d’une garantie d’offre ;
• de tout autre détail utile.

Il est établi, séance tenante, un procès-verbal d’ouverture des plis comportant les mentions visées par la loi relative aux marchés publics.

Une copie dudit procès-verbal à laquelle est annexée la feuille de présence, est remise à tous les participants à la fin de la séance.

Avant d’effectuer l’évaluation détaillée des offres, la commission de passation des marchés établit la conformité des soumissions sur la base du rapport que lui soumet la sous-commission d’analyse des offres mise en place à cette fin.

Une offre n’est pas conforme dans les cas suivants :

a. la soumission n’est pas signée par le représentant habilité du candidat.

Mais l’absence de paraphe sur chaque page, alors que l’offre est, par ailleurs, conforme en tous points, ne constitue pas un défaut de conformité ;

b. la soumission ne fournit pas des informations sur les bénéficiaires effectifs ;

c. la garantie d’offres requises par le dossier d’appel d’offres n’est pas fournie ;

d. la soumission ne mentionne pas le prix ou ne comporte pas d’annexe dûment remplie et signée déterminant le prix, tel qu’un bordereau de prix et/ou un détail estimatif et quantitatif, ou présente des modalités de calcul du prix non conformes au dossier d’appel d’offres ;

e. l’offre comporte des réserves ou des divergences ou omissions substantielles par rapport aux dispositions du dossier d’appel d’offres ;

Les divergences ou omissions substantielles sont celles :

• qui limitent de manière substantielle la qualité ou les performances des fournitures, travaux ou prestations spécifiés dans le dossier d’appel d’offre ;
• qui limitent, d’une manière substantielle et non conforme au dossier d’appel d’offres, les droits de l’autorité contractante ou du maître d’ouvrage délégué ou les obligations du candidat au titre du marché ;
• dont l’acceptation serait préjudiciable aux autres candidats ayant présenté des offres conformes pour l’essentiel.

f. les travaux, fournitures ou services offerts ne sont pas conformes, pour l’essentiel, aux spécifications techniques consignées dans le dossier d’appel d’offres ;

g. l’offre ne remplit pas les conditions administratives exigées dans l’appel d’offres en matière de fiscalité, de cotisations sociales et de la redevance de régulation des marchés publics ;

h. une offre peut être considérée comme conforme lorsque les insuffisances de l’offre ou les pièces non fournies :

• ne sont pas essentielles à la détermination du prix ou des prestations offertes ou à la constatation de l’engagement du candidat ;
• ne sont pas spécifiées comme obligatoires par le dossier d’appel d’offres, et peuvent être fournies par le candidat avant l’attribution provisoire, à la fin de la période d’évaluation des offres ;
• concernant les qualifications du candidat (fiche de renseignement non fournie) qui dans le cas d’un appel d’offres ouvert sont examinées après l’évaluation.

Au terme de cette première vérification, les offres jugées non-conformes sont écartées de la suite du processus d’évaluation.

L’attribution des marches de travaux, fournitures et services est basée sur le montant de l’offre, les éléments de la durabilité qui concernent les aspects environnemental, social et économique ainsi que divers autres paramètres ayant un impact quantifiable sur ce dernier.

La détermination du montant de l’offre, à considérer pour l’analyse comparative, se fait sur base des critères objectifs, vérifiables et quantifiables, traduits en termes monétaires.

Ces critères sont notamment :

• le prix offert moyennant, éventuellement, correction des omissions ;
• le coût d’utilisation ;
• la rentabilité ;
• la valeur technique ;
• le service après-vente ;
• le cout de l’assistance technique éventuelle ;
• le délai d’exécution ;
• le calendrier de paiement.

Aux fins de la comparaison des offres, en application de l’article 23 alinéa 1 litera b de la loi relative aux marchés publics, la sous-commission d’analyse des offres procède comme suit :

• a) conversion en francs congolais de tous les prix des offres exprimés en une autre monnaie ;
• b) exclusion de :
• la taxe sur la valeur ajoutée applicable en République démocratique du Congo et les autres droits et taxes comme dans les données particulières de l’appel d’offres ;
• toute provision éventuelle pour révision des prix pendant la période d’exécution du marché, lorsqu’elle est prévue dans l’offre ;
• toutes sommes provisionnelles, y compris le cas échéant, des provisions pour imprévus ;
• c) ajustement résultant des ajustements résultant de :
• la correction des erreurs arithmétiques et éventuelles omissions ;
• l’utilisation des critères additionnels éventuellement prévus par les données particulières de l’appel d’offres ;
• l’application de rabais inconditionnels éventuellement offerts ;
• l’application, lors d’un appel d’offres international, de la marge de préférence nationale et régionale, si les données particulières de l’appel d’offres la prévoient.

À l’issue de ces opérations de nature arithmétique, les offres sont classées dans l’ordre croissant de leur montant respectif.

À la fin des opérations de vérifications et ajustements arithmétiques éventuels, la sous-commission d’analyse procède à la post qualification par la vérification de la qualification du candidat ayant proposé l’offre conforme évaluée économiquement la plus avantageuse.

L’attribution du marché à ce candidat est subordonnée à la vérification que le candidat satisfait aux critères de qualification conformément à l’article 23 alinéa 1 litera a de la loi relative aux marchés publics, pour exécuter le marché de façon satisfaisante, sur la base des pièces attestant les qualifications du candidat et soumises par lui en application des dispositions des instructions aux candidats et des données particulières de l’appel d’offres.

Les critères de qualification sont d’ordre financier (chiffre d’affaires, capacité de financement) et technique (expérience générale, expérience spécifique similaire, qualification du personnel clé et matériel et engins à déployer).

Au cas où le soumissionnaire dont l’offre a été évaluée conforme et économiquement la plus avantageuse ne satisfait pas à tous les critères de qualification, son offre est définitivement rejetée et la sous-commission procède à l’examen de la seconde offre évaluée économiquement la plus avantageuse afin d’établir, de la même manière, si le candidat est qualifié pour exécuter le marché.

Il en est ainsi jusqu’à la désignation du candidat qui remplit pleinement les critères de qualification afin de lui attribuer le marché.

Après l’attribution provisoire, la personne responsable des marchés publics peut, dans la stricte mesure nécessaire, en accord avec l’attributaire retenu, procéder à une mise au point du marché.

Les modifications apportées dans le cadre de cette mise au point ne peuvent pas :

• aboutir à une modification substantielle des composantes, notamment, financières du marché ;
• aboutir à remettre en cause l’évaluation des offres et le classement des candidats ;
• avoir pour objet d’adapter l’offre aux besoins, tel qu’ils sont formulés dans le dossier d’appel.

La mise au point peut :

• inclure dans le marché les clarifications résultant des demandes d’éclaircissements des candidats ou les modifications apportées par la personne responsable des marchés publics au dossier a appel d’offres après sa diffusion ;
• porter sur la rectification des erreurs matérielles ;
• adapter le marché à la variante proposée par l’attributaire lorsque la proposition de variante a été autorisée.

Les précisons apportées au marché lors de la mise au point sont transmises par écrit à l’attributaire qui doit en accepter tous les termes en signant les documents correspondants et/ou en indiquant, par écrit, son acceptation de tous les termes de la mise au point.

À la fin de ce processus d’évaluation, la personne responsable des marchés publics adresse, en fonction de seuils, une demande de non objection à la Direction générale du contrôle des marchés publics, préalable à la décision de l’attribution provisoire, en prenant soin de joindre toute la documentation utile comprenant l’avis d’appel d’offres, le dossier d’appel d’offres, le procès-verbal d’ouverture des plis, le rapport d’évaluation des offres ainsi que le procès-verbal d’attribution provisoire et la copie des offres.

À l’obtention de la non-objection, la personne responsable des marchés publics dresse un avis d’attribution provisoire qu’il transmet, accompagné du procès-verbal y relatif, à l’Autorité de régulation des marchés publics pour publication.

Cet avis d’attribution provisoire informe les candidats ou les soumissionnaires non retenus du rejet de leur offre et, observe un délai d’attente de cinq jours ouvrables pour recevoir, le cas échéant, les recours des candidats non retenus.

Si, à dater de la publication de l’avis d’attribution provisoire, le délai de cinq jours s’épuise sans enregistrement de recours, l’attribution devient définitive et l’autorité contractante entame la procédure d’approbation du marché.

Tout recours reçu pendant ce délai est suspensif de la procédure d’attribution.

La décision d’attribution définitive du marché n’est prise qu’après la notification de la décision du comité de règlement des différends de l’Autorité de régulation à l’autorité contractante.

L’appel d’offres ouvert peut intégrer une phase de pré qualification ayant pour finalité d’éliminer les candidats qui n’ont pas l’aptitude d’exécuter le marché de manière satisfaisante lorsque le marché a pour objet :

• soit la réalisation de travaux ou la livraison de fournitures revêtant une importance et/ou une complexité particulière ;
• soit l’exécution de prestations de services spécialisés.

Le dossier de pré qualification, conforme au dossier standard de pré qualification préparé par l’Autorité de régulation des marchés publics, fait l’objet de publicité dans les conditions visées à l’article 83 du présent décret.

Le dossier de candidature comprend les documents suivants :

• la lettre de soumission de la candidature ;
• les pièces justificatives établissant que le candidat est admis à être pré-qualifié ;
• tout autre document requis tel que spécifié dans le dossier de pré qualification.

La remise des candidatures est effectuée conformément au dossier de pré qualification.

Les dossiers de candidature sont ouverts en présence des membres de la commission de passation des marchés et sont évalués conformément aux critères fixés dans le dossier de pré qualification.

Les candidats ne peuvent prendre contact, par écrit, avec la personne responsable des marchés que sur les questions ayant trait au processus de pré qualification, entre la date limite de dépôt des dossiers de candidature et celle de l’avis de l’attribution du marché.

Durant l’évaluation des dossiers de candidature, la personne responsable des marchés a toute la latitude pour demander aux candidats des éclaircissements sur leurs candidatures.

Cette demande doit être soumise au plus tard dix jours calendrier à compter de la date limite de dépôt des candidatures.

Toute demande d’éclaircissements et tous les éclaircissements doivent être formulés par écrit.

Si un candidat ne fournit pas les éclaircissements sur les renseignements demandés à la date et à l’heure fixées par la personne responsable des marchés dans sa demande d’éclaircissements, sa candidature peut être rejetée.

La personne responsable des marchés publics doit rejeter tout dossier de candidature non conforme aux spécifications du document de pré qualification.

Les dossiers non-conformes sont, notamment, ceux qui ne contiennent pas les fiches de renseignements et pièces demandées.

L’absence de certains documents complétant les fiches de renseignement, tel qu’une copie des états financiers, peut être tolérée, à condition que ces renseignements soient fournis dans les soixante- douze heures dès réception de la demande de l’autorité contractante.

Lorsque la personne responsable des marchés publics a enregistré le contenu des dossiers de candidature dans le procès-verbal de la séance d’ouverture des plis, la commission de passation des marchés procède à l’examen des dossiers de candidature conformes fournis par les candidats et propose à la personne responsable des marchés publics, avec en pièce-jointe au procès-verbal d’examen, la liste des candidats pré-qualifiés.

L’évaluation des qualifications est réalisée sur la base des facteurs, critères et conditions définis dans le dossier de pré qualification, limités à ceux indiqués à l’article 23 alinéa 1 litera a de la loi relative aux marchés publics, notamment :

• références relatives à l’exécution de prestations analogues à celles qui constituent l’objet du marché ;
• moyens humains et matériels ;
• capacités financière et juridique.

Il n’est pas autorisé de recourir à d’autres méthodes ou critères d’évaluation non prévus dans le dossier de pré qualification.

La commission de passation des marchés se réserve le droit de ne pas tenir compte d’écarts mineurs dans les critères de qualification s’ils n’affectent pas substantiellement la capacité d’un candidat à exécuter le marché.

La personne responsable des marchés peut, sur demande motivée et après avoir reçu l’autorisation spéciale de la Direction générale du contrôle des marchés publics, annuler la procédure de pré qualification entamée.

Tous les candidats dont les dossiers de candidature ont satisfait aux critères minima spécifiés, sont pré-qualifiés par la commission de passation des marchés.

Une demande de non-objection est adressée à la Direction générale du contrôle des marchés publics, avant de publier les résultats de pré qualification.

Les candidats non pré-qualifiés disposent des voies de recours prévues dans le décret portant création, organisation et fonctionnement de l’Autorité de régulation des marchés publics.

La personne responsable des marchés informe les candidats non pré-qualifiés et adresse simultanément et par écrit, à tous les candidats pré- qualifiés, une lettre d’invitation à soumissionner.

Le dossier d’appel d’offres est joint à la lettre d’invitation ou peut être acheté dans les conditions stipulées dans cette lettre.

Le dossier d’appel d’offres est établi à partir du dossier type d’appel d’offres correspondant au type du marché concerné (travaux, fournitures ou prestations de services courants) adapté pour tenir compte de la pré-qualification.

Toute modification dans la structure ou la formation d’un candidat après qu’il ait été pré-qualifié et invité à soumettre une offre, doit être approuvée par écrit par la personne responsable des marchés avant la date limite de déplût des offres.

Ladite approbation est refusée si, du fait de la modification, le candidat ne satisfait plus à l’ensemble des critères de qualification précisés dans le dossier de pré qualification ou si, de l’avis de la personne responsable des marchés, le jeu de la concurrence est sérieusement compromis.

Ces modifications doivent être soumises à la personne responsable des marches dans un délai fixé par les instructions aux candidats à compter de la date de l’invitation à soumissionner.

Du fait des caractéristiques des prestations intellectuelles essentiellement qualitatives, la procédure de sélection des candidats donne la priorité à la qualité des propositions techniques et prend en compte, dans une moindre mesure, le montant des propositions financières.

La sélection des candidats procède de quatre méthodes basées sur un système de notation exprimée en pourcentage.

Une méthode d’évaluation des propositions ne peut être appliquée si elle n’a pas été préalablement annoncée dans la demande de propositions.

La sous-commission d’analyse des offres évalue les propositions techniques sur la base de leur conformité aux termes de référence, à l’aide des critères et sous-critères d’évaluation pondérés, préalablement indiqués dans la demande de propositions.

Chaque proposition conforme se voit attribuer une note technique (NTi).

Toute proposition qui, à ce stade, n’atteint pas la note technique minimum spécifiée dans les données particulières de la demande de propositions, est écartée. Le rapport d’évaluation des propositions techniques dressé est soumis, en fonction des seuils, à la procédure de non-objection de la direction générale du contrôle des marchés publics.

À l’issue de l’évaluation de la qualité technique et après avoir obtenu, le cas échéant, la non-objection de la Direction générale du contrôle des marchés publics sur le rapport d’évaluation des propositions techniques, la personne responsable des marchés publics informe les candidats des notes techniques obtenues par leur proposition technique.

Dans le même temps, la personne responsable des marchés notifie les candidats dont les propositions techniques n’ont pas obtenu la note minimum ou ont été jugées non-conformes, que leurs propositions financières leur sont renvoyées sans avoir été ouvertes, et indique la date, le lieu et l’heure d’ouverture des propositions financières des candidats dont les propositions techniques ont obtenu une note supérieure ou égale à la minimale requise, indiquée dans la demande de proposition.

La proposition financière jugée moins disante (PFm) reçoit la note financière maximum (NF) de 100 points. Les notes financières (NFi) des autres propositions financières (PFi) sont calculées comme indiqué dans les données particulières de la demande de propositions, par rapport à la proposition financière jugée moins disante (PFm), en appliquant la formule suivante : NFi =100 % PFm/PFi.

Les notes NTi et NFi attribuées à la proposition technique et financière de chaque candidat sont ensuite pondérées (généralement à 80 % pour les NTi et à 20 % pour les NFi) et additionnées.

Dans un rapport complémentaire, la sous-commission d’analyse classe les candidats dans l’ordre décroissant de leurs notes combinées respectives.

Après l’adoption de ce rapport par la commission de passation des marchés, en fonction des seuils, la personne responsable des marchés invite aux négociations du marché, le candidat ayant obtenu la note technique et financière combinée la plus élevée.

À l’issue de ces négociations et après la mise au point du marché négocié, la personne responsable des marchés adresse à la Direction générale du contrôle des marchés publics, en fonction des seuils, une demande de non-objection assortie de l’ensemble de la documentation du dossier, avant la décision de l’attribution provisoire.

Le reste de la procédure relative à la publication de l’attribution provisoire et aux éventuels recours est la même que pour les marchés de travaux, fournitures et services.

Après l’évaluation de la proposition technique conformément aux critères annoncés dans la demande de proposition, suivant la méthodologie visée à l’article 111 du présent décret, les propositions sont classées dans l’ordre décroissant des notes techniques attribuées.

La sous-commission d’analyse dresse son rapport d’évaluation des propositions techniques et le soumet à l’approbation de la commission de passation des marchés.

À l’issue de l’évaluation de la qualité technique, la personne responsable de marchés, après avoir, en fonction des seuils, obtenu la non-objection de la Direction générale du contrôle des marchés publics sur le rapport d’évaluation des propositions techniques, procède à l’ouverture de l’offre financière du candidat ayant obtenu la note technique la plus élevée et l’invite à négocier le marché.

Après la négociation du marché, la procédure à suivre est la même que celle visée à l’article 114 alinéas 3 et 4 du présent décret.

En application de cette méthode, la commission de passation des marchés propose l’attribution du marché au candidat dont la proposition technique a obtenu une note technique supérieure à la note minimale requise conformément à l’article 111 du présent décret, et dont la proposition financière se trouve dans les limites du budget fixé annoncé dans la demande de propositions.

Les propositions financières dépassant ce budget sont rejetées.

Après la négociation du marché, la procédure à suivre est la même que celle visée à l’article 114 alinéa 3 du présent décret.

En application de cette méthode, la Commission de passation des marchés propose l’attribution du marché au cabinet dont la proposition technique a obtenu une note supérieure à la note technique minimale requise conformément à l’article 111 du présent décret et dont la proposition financière est économiquement la plus avantageuse tel qu’annoncé dans la demande de propositions.

Après la négociation du marché, la procédure est la même que celle visée à l’article 114 alinéa 3 du présent décret.

Il est fait appel à des consultants individuels dans le cas des missions pour lesquelles :

• le travail en équipe n’est pas nécessaire ;
• aucun appui technique n’est requis de l’extérieur ;
• l’expérience et les qualifications de l’expert constituent un critère de choix majeur.

Si les experts sont trop nombreux et qu’il risque d’être difficile de coordonner et d’administrer leurs activités ou de définir leur responsabilité collective, il est préférable d’avoir recours à un bureau de consultants.

Les consultants individuels sont choisis en fonction de leurs qualifications eu égard à la nature de la mission.

Les consultants sont sélectionnés par comparaison des qualifications entre ceux qui se sont déclarés intéressés par la mission ou qui ont été contactés directement par l’autorité contractante.

Les consultants individuels dont les qualifications font l’objet d’une comparaison doivent posséder toutes les qualifications minima pertinentes requises et ceux qui sont sélectionnés pour le recrutement par l’autorité contractante doivent être les mieux qualifiés et être pleinement capables de mener à bien la mission.

L’évaluation de leurs capacités se fait sur base de leurs diplômes, de leur expérience antérieure et, s’il y a |eu, de leur connaissance du contexte local (langue, culture, organisation administrative et politique).

Les consultants individuels peuvent être sélectionnés par entente directe dans des cas exceptionnels, à savoir :

• a) pour des missions qui constituent une continuation des activités antérieures du consultant pour lesquelles il a été choisi après appel à la concurrence ;
• b) lorsque la mission ne peut être réalisée que par une prestation nécessitant l’emploi d’un brevet d’invention, d’une licence ou de droits exclusifs détenus par un seul consultant ;
• c) lorsque la mission ne peut être confiée qu’à un consultant déterminé pour des raisons techniques ou artistiques ;
• d) dans des cas d’une situation d’urgence suite à une catastrophe naturelle ;
• e) lorsque le consultant en question est le seul à posséder les qualifications voulues.

Les candidats présélectionnés seront invités à l’interview par l’autorité contractante, qui organise les modalités de sa réalisation.

La passation des marchés de prestations intellectuelles s’effectue selon la chronologie ci-après :

• définition des besoins ;
• vérification de la couverture budgétaire ;
• élaboration de la demande des propositions en conformité avec la demande de proposition type éditée par l’Autorité de régulation des marchés publics (des termes de référence et AMI) ;
• selon les seuils, demande et obtention de non objection sur la demande des propositions (des termes de référence et AMI) ;
• publication d’un avis à manifestation d’intérêt, sauf si les prestations sont d’un montant inférieur au seuil d’appel à candidature ; dans ce cas, une invitation directe peut être adressée à cinq prestataires, au minimum, pour soumissionner ;
• réception et évaluation des candidatures (manifestations d’intérêt) ;
• demande et obtention de non-objection sur le rapport d’évaluation des manifestations d’intérêt et sur la liste restreinte ;
• publication de la liste restreinte et information par l’autorité contractante des candidats non pré sélectionnés ;
• envoi par l’autorité contractante de la demande de proposition aux candidats présélectionnés ;
• dépôt des propositions, ouverture des plis et procès-verbal ;
• évaluation et comparaison des propositions techniques par la Commission de passation des marchés ;
• demande et obtention de non-objection sur l’évaluation des propositions techniques ;
• ouverture publique dans les deux jours ouvrables de la non-objection et évaluation des propositions financières suivie de l’évaluation combinée (financière et technique) selon le cas ;
• négociation et attribution du marché au consultant retenu ;
• demande et obtention de non-objection sur le rapport d’évaluation combinée (propositions techniques et financières, le cas échéant), le procès-verbal des négociations et le projet de contrat ;
• publication d’un avis d’attribution provisoire et information des candidats non retenus ;
• réponse, le cas échéant, aux recours des candidats non retenus sur les motifs du rejet ;
• envoi du contrat de marché au consultant retenu pour signature dans un délai de cinq jours calendrier ;
• signature du marché par la personne responsable des marchés dans un délai de deux jours ouvrables après publication de l’avis d’attribution ;
• approbation du marché signé par l’autorité compétente ;
• enregistrement du marché à l’Autorité de régulation des marchés publics ;
• publication d’un avis d’attribution définitive sur le site web de l’Autorité de régulation des marchés publics ;
• notification d’un marché à l’attributaire par lettre recommandée avec accusé de réception.

La cellule de gestion des marchés publics propose à la personne responsable des marchés la liste restreinte selon le processus suivant :

• les consultants doivent être éligibles aux marchés publics au regard des dispositions de l’article 81 de la loi relative aux marchés publics ;
• les consultants sont retenus sur la liste restreinte en fonction de leur qualification et leur expérience spécifique dans les prestations similaires, connues de l’autorité contractante ;
• selon les seuils de passation des marchés, l’autorité contractante doit obtenir une autorisation préalable de la Direction générale du contrôle des marchés publics validant la liste restreinte avant d’adresser la lettre d’invitation à soumissionner aux candidats retenus sur cette liste.

[*NB - Numérotation conforme au Journal Officiel.]

La procédure de mise en œuvre de l’appel d’offres en deux étapes est utilisée lorsque :

• l’objet du marché présente une grande complexité ;
• la personne responsable des marchés, souhaite faire son choix sur la base de critères de performance et non seulement de spécifications techniques détaillées ;
• la personne responsable des marchés a défini ses besoins mais n’est pas en mesure de décrire la solution technique la mieux indiquée à leur réalisation ;
• les candidats sont invités à proposer toutes solutions tenant compte des contraintes du projet ;
• la personne responsable des marchés a défini ses besoins essentiellement en termes d’objectifs ou de performances, mais souhaite bénéficier des solutions techniques les plus innovantes.

Dans la procédure d’appel d’offres en deux étapes, les candidats sont d’abord invités à transmettre des propositions techniques, sans indication de prix, sur la base de principes généraux de conception ou de norme de performance, et sous réserve de précisions et d’ajustements ultérieurs d’ordre aussi bien technique que commercial.

À la suite de l’évaluation par l’autorité contractante des offres au titre de la première étape, les soumissionnaires qui satisfont au minimum acceptable des critères de qualification tels que fixés dans le cahier des charges et qui ont soumis une offre techniquement conforme, sont invités à participer à une seconde étape au cours de laquelle ils présentent des propositions techniques définitives assorties des prix, sur la base du dossier d’appel d’offres préalablement révisé par l’autorité contractante.

Le recours à la procédure de l’appel d’offres en deux étapes doit être motivé et soumis à l’autorisation préalable de la Direction générale du contrôle des marchés publics.

Il ne peut être procédé à un appel d’offres restreint qu’après autorisation spéciale de la Direction générale du contrôle des marchés publics et, uniquement, pour la passation des marchés visés aux articles 25 et 26 de la loi relative aux marchés publics.

Certaines situations d’urgence ou de continuation des marchés abandonnés par un titulaire défaillant peuvent justifier le recours à un appel d’offres restreint.

L’urgence invoquée par |a personne responsable des marchés pour utiliser la procédure d’appel d’offres restreint doit répondre aux conditions suivantes :

• la situation d’urgence doit être réelle ;
• l’événement concerné doit être imprévisible ;
• la situation d’urgence ne doit pas résulter du fait de l’autorité contractante ou de la personne responsable des marchés.

La volonté d’accélérer la procédure pour des raisons de convenance est interdite.

Il y a défaillance du titulaire du marché lorsque celui- ci se trouve dans l’impossibilité totale ou durable de poursuivre l’exécution du marché, notamment en cas de faillite ou de règlement judiciaire.

Les retards ou défauts d’exécution ne peuvent ici être considérés comme une défaillance sauf s’ils entraînent la résiliation aux torts du titulaire.

Le nouveau marché, conclu aux frais du défaillant, ne peut avoir pour objet que la continuation et l’achèvement du marché interrompu.

Il est procédé à un appel d’offres ouvert ou restreint assorti d’un concours lorsque des motifs d’ordre technique, esthétique, environnemental ou financier justifient des recherches particulières.

Le concours porte sur la conception d’une œuvre ou d’un projet architectural.

Le concours a lieu sur la base d’un programme établi par l’Autorité contractante qui indique les besoins auxquels doit répondre la prestation et fixe, le cas échéant, le maximum de la dépense prévue pour l’exécution du budget.

Le dossier d’appel d’offres avec concours prévoit :

• a) des primes, récompenses ou avantages à allouer aux soumissionnaires les mieux classés ;
• b) que les projets primés deviennent en tout ou en partie propriété de l’autorité contractante, ou que celle-ci se réserve le droit de faire exécuter par l’entrepreneur ou le fournisseur de son choix tout ou partie des projets primés, moyennant versement d’une redevance fixée dans le règlement particulier d’appel d’offres lui-même ou déterminée ultérieurement à l’amiable ou après expertise.

Il indique, en outre, dans quelles conditions les auteurs des projets sont appelés à coopérer à l’exécution de leur projet primé.

Les projets des concurrents non retenus leur sont restitués et les frais engagés par eux sont remboursés endéans un mois.

Les projets retenus et/ou primés deviennent la propriété de l’autorité contractante.

Les conditions de recours aux marchés spéciaux sont fixées par les articles 44 et 45 de la loi relative aux marchés publics.

Il s’agit uniquement :

• des marchés relatifs à la défense nationale, à la sécurité et aux intérêts stratégiques de l’État ;
• des marchés liés à l’acquisition des équipements destinés à la défense nationale ou à la sécurité.

Ils sont régis par un décret du Premier Ministre délibéré en Conseil des Ministres.

La passation de marchés de gré à gré, permettant à la personne responsable des marchés d’engager directement les discussions avec les candidats et d’attribuer le marché au candidat qu’elle a retenu, est possible uniquement dans les cas exceptionnels prévus par les articles 41 à 43 de la loi relative aux marchés publics.

Les discussions engagées par l’autorité contractante avec les différents candidats doivent être constatées par un procès-verbal. Il en est de même des négociations réalisées avec le candidat retenu.

Il ne peut être passé de marché de gré à gré que :

• avec des entrepreneurs, fournisseurs ou prestataires de services qui ont l’expertise requise ou ont exécuté des travaux analogues dans le passé et acceptent de se soumettre à un contrôle des prix spécifiques durant l’exécution des prestations ;
• après l’autorisation spéciale de la Direction générale du contrôle des marches publics et uniquement dans un des cas suivants :
• 1. lorsque les besoins ne peuvent être satisfaits que par une prestation nécessitant l’emploi d’un brevet d’invention, d’une licence ou de droit exclusifs détenus par un seul entrepreneur, un seul fournisseur ou un seul prestataire ;
• 2. lorsque les marchés ne peuvent être confiés qu’à un prestataire déterminé pour des raisons techniques ou artistiques ;
• 3. dans les cas d’extrême urgence, pour les travaux, fournitures ou services que l’autorité contractante fait exécuter en lieu et place de l’entrepreneur, du fournisseur ou du prestataire défaillant ;
• 4. dans le cas d’urgence impérieuse motivée par des circonstances imprévisibles ou de force majeure nécessitant une intervention immédiate et ne permettant pas de respecter les délais prévus dans les procédures d’appel d’offres.

Cette procédure donne lieu à des contrôles particuliers :

• le candidat retenu est soumis à un contrôle spécifique des prix de revient durant l’exécution des prestations ;
• la passation d’un marché de gré à gré donne lieu à un compte rendu détaillé dans le rapport annuel publié par l’Autorité de régulation des marchés publics ;
• il ne peut être passé des marchés de gré à gré qu’après autorisation spéciale de la Direction générale du contrôle des marchés publics et uniquement dans les cas expressément visés aux articles 42 et 43 de la loi relative aux marchés publics.

Les marchés de gré à gré suivent la chronologie ci- après :

• demande motivée de l’autorisation spéciale de la Direction générale du contrôle des marchés publics pour conclure le marché de gré à gré ;
• notification par la Direction générale du contrôle des marchés publics de l’autorisation spéciale de conclure un marché de gré à gré ;
• demande de non objection sur le projet de marché ;
• soumission du marché à l’approbation de l’Autorité compétente ;
• enregistrement du marché à l’Autorité de régulation des marchés publics.

Les marchés de gré à gré des travaux, fournitures, service et prestations intellectuelles donnent lieu à des contrats écrits, rédigés selon le modèle standard émis par l’Autorité de régulation des marchés publics.

Sans préjudice des dispositions de l’article 48 de la loi relative aux marchés publics, les contrats de gré à gré contiennent les mentions obligatoires suivantes :

• 1° l’objet et le numéro du marché ;
• 2° les parties contractantes ;
• 3° les moyens de financement de la dépense et la rubrique budgétaire d’imputation ;
• 4° le cas échéant, le maître d’œuvre ;
• 5° la qualité de la personne signataire du marché et de la partie cocontractante ;
• 6° les informations sur les bénéficiaires effectifs ;
• 7° les cahiers des charges ;
• 8° le montant du marché, assorti des modalités de sa détermination et, éventuellement, de celles de sa révision ;
• 9° les obligations fiscales et douanières ;
• 10° la redevance de régulation des marchés publics ;
• 11° le délai et le lieu d’exécution ;
• 12° les conditions de constitution des cautionnements ;
• 13° la date de notification ;
• 14° la domiciliation bancaire du cocontractant ;
• 15° les conditions de réception ou de livraison des prestations ;
• 16° les modalités de règlement des prestations ;
• 17° le cas échéant, le comptable chargé du paiement ;
• 18° les modalités de règlement des litiges ;
• 19° les conditions de résiliation ;
• 20° la juridiction compétente en cas des conflits.

Leur attribution doit faire obligatoirement l’objet d’une publication sur le site de l’Autorité de régulation des marchés publics.

Pour les travaux, fournitures ou services dont la valeur estimée est inférieure aux seuils fixés pour les appels d’offres, une demande de facture pro-forma doit être utilisée conformément à la procédure fixée à l’article 39 du présent décret.

Pour les prestations intellectuelles d’un montant inférieur au seuil d’appel à candidature, une invitation directe peut être adressée à cinq prestataires (au minimum) pour soumissionner.

Sur la base de la proposition de la Commission de passation de marchés et avant la mise au point éventuelle du marché, la personne responsable du marché :

• prend la décision d’attribution du marché au candidat qualifié dont l’offre a été reconnue substantiellement conforme au dossier d’appel public à la concurrence et qui a soumis l’offre évaluée économiquement la plus avantageuse, dans le cas des marchés de travaux, fournitures et services, ou qui répond au mieux aux critères d’évaluation des propositions dans le cas des prestations intellectuelles ;
• avise tous les autres candidats du rejet de leurs candidatures, offres ou propositions, par tous moyens assurant un accusé de réception ayant valeur probante, sur la base du modèle de lettre d’information à un candidat non retenu, éditée par l’Autorité de régulation des marchés publics ;
• publie un avis d’attribution provisoire qui fait courir le délai d’attente de cinq jours pendant lequel les candidats peuvent présenter leurs recours.

Dans un délai de cinq jours ouvrables à compter de la réception d’un recours écrit d’un candidat non retenu, la personne responsable des marchés lui communique les motifs du rejet de sa candidature, son offre ou sa proposition.

Le candidat peut faire appel de ce recours administratif devant le comité de règlement des différends dans les conditions énoncées par les articles 144 et suivants du présent décret.

À compter de la publication de l’avis d’attribution provisoire, la personne responsable des marchés publics observe un délai d’attente de cinq jours ouvrables.

Par la suite, il accomplit les tâches suivantes :

• la mise au point éventuelle du marché ;
• la demande et l’obtention de non objection sur le projet du marché selon les seuils, à la Direction générale du contrôle des marchés publics ;
• la signature de marché ;
• la transmission du dossier de marché à l’autorité approbatrice compétente pour signature conformément à l’article 15 alinéa 1 de la loi relative aux marchés publics et au décret fixant les modalités d’approbation des marchés publics ;
• l’accomplissement des formalités d’enregistrement du marché approuvé auprès de l’Autorité de régulation des marchés publics ;
• la notification du marché au titulaire, après approbation et enregistrement (remise contre récépissé ou envoi par lettre recommandée avec accusé de réception) ;
• la publication de l’avis d’attribution définitive du marché dans les cinq jours calendaires suivant la notification du marché.

Outre les obligations des parties, le marché doit fixer clairement les conditions de son entrée en vigueur, notamment le paiement éventuel d’une avance de démarrage et la remise par le titulaire, d’une garantie de bonne exécution.

La date de notification est celle du récépissé ou de l’avis de réception. Elle constitue le point de départ des délais contractuels d’exécution du marché sauf disposition contraire dans le contrat.

La fiabilité des procédures de passation des marchés repose notamment sur l’existence d’un recours possible en cas de non-respect de ces procédures.

Ce recours, adressé au comité de règlement des différends, doit aboutir avant l’attribution définitive du marché. En cas de rejet, il peut faire l’objet d’un appel devant les juridictions administratives.

Le recours en matière d’attribution des marchés porte notamment sur :

• les conditions de publication des avis (exemples : mentions obligatoires manquantes, non-respect des délais de remise des offres, etc.) ;
• les règles relatives à la participation des candidats, aux capacités et garanties exigées (exemples : critères ou spécifications discriminatoires ou sans lien avec l’objet du marché) ;
• la décision d’attribuer ou de ne pas attribuer le marché (exemple : composition de la commission de passation des marchés non conforme, conflit d’un membre) ;
• le mode de passation et procédure de sélection retenue non conforme (notamment un usage abusif de l’appel d’offres restreint ou du marché de gré à gré) ;
• la non-conformité des documents d’appel d’offres à la réglementation ;
• la modification des critères et des méthodes d’évaluation par rapport aux critères et méthodes annoncées dans l’appel d’offres ;
• le refus d’appliquer les décisions ou avis du Comité de règlement des différends.

Les candidats et soumissionnaires s’estimant injustement évincés des procédures de passation des marchés publics introduisent un recours à l’encontre des procédures et décisions rendues à l’occasion de la procédure de passation, et leur ayant causé préjudice, devant la personne responsable du marché.

Le candidat lésé adresse une copie de sa requête à l’Autorité de régulation des marchés publics, de même, l’autorité contractante réserve copie de sa réponse à ce recours à la même autorité.

Ce recours est exercé dans les cinq jours ouvrables de la publication de la décision d’attribution du marché ou de la délégation du service public ou dans les dix jours ouvrables précédant la date prévue pour la candidature ou la soumission.

Un tel recours, exercé pendant le délai d’attente, a pour effet de suspendre la procédure d’attribution jusqu’à la décision définitive de l’autorité contractante ou éventuellement du Comité de règlement des différends de l’Autorité de régulation des marchés publics, en cas d’appel de la décision rendue par l’autorité contractante.

La personne responsable des marchés publics est tenue de répondre dans un délai de cinq jours ouvrables au-delà duquel le défaut de réponse est constitutif d’une décision de rejet implicite du recours gracieux.

À défaut d’un dénouement satisfaisant du recours visé aux articles 144 à 147 du présent décret, le candidat ou soumissionnaire lésé saisit le Comité de règlement des différends de l’Autorité de régulation des marchés publics au moyen d’un recours.

Ce recours effectué par le candidat ou le soumissionnaire dans les trois jours ouvrables à compter de la réception de la réponse de l’autorité contractante ou de l’expiration du délai de cinq jours reconnus à cette dernière pour répondre au recours gracieux.

Ce recours entraine la suspension de la procédure de passation du marché sur décision du Comité de règlement des différends, s’il l’estime recevable, à moins que l’autorité contractante certifie que l’attribution du marché doit être poursuivie immédiatement pour des raisons résultant d’une situation d’urgence impérieuse liée à une catastrophe naturelle ou technologique.

La décision du Comité de règlement des différends est :

• rendue dans les quinze jours ouvrables à compter de la réception du recours. Ce délai peut être prorogé de quinze jours ouvrables, faute de quoi l’attribution du marché ne peut plus être suspendue ;
• définitive, opposable aux parties et immédiatement exécutoire.

Les décisions du comité de règlement des différends ont pour effet, selon les cas, de :

• statuer sur les irrégularités et violations à la réglementation nationale sur les marchés publics qu’il constate ;
• ordonner toute mesure conservatoire, corrective ou suspensive de l’exécution de la procédure de passation, d’attribution définitive du marché. Cette procédure demeure suspendue jusqu’au prononcé de la décision de la commission des litiges ;
• suspendre ou faire suspendre la décision litigieuse ;
• concilier les parties concernées en rendant des avis dans le cadre de la procédure de règlement amiable des litiges relatifs à l’exécution des marchés publics ;
• annuler la procédure d’attribution d’un marché public entachée d’irrégularités ;
• suspendre, s’il échet, l’exécution d’un marché public, jusqu’à nouvel ordre ;
• corriger la violation alléguée ou empêcher que d’autres dommages soient causés aux intérêts concernés.

La décision du Comité de règlement des différends peut faire l’objet d’un appel, sans effet suspensif, devant la juridiction compétente.