Instruction n° 41 du 4 juillet 2023, de la Banque centrale du Congo, relative aux conditions d’agrément, de modification de statuts ainsi que des autres éléments ayant concouru à la délivrance de l’agrément (Modification 1)

La présente instruction a pour objet de préciser les conditions requises et la procédure applicable en vue de l’obtention des agréments et des autorisations préalables.

Elle définit en outre les opérations et décisions qui doivent faire l’objet d’une information préalable de la part des institutions de microfinance auprès de la Banque centrale du Congo.

La présente instruction s’applique aux institutions de microfinance ci-dessous, dénommées « établissements assujettis » :

• les coopératives d’épargne et de crédit ;
• les sociétés de microfinance ;
• les entreprises de micro-crédit.

Au sens de la présente instruction, on entend par :

• administrateur : membre de l’organe délibérant désigné par l’assemblée générale des actionnaires ;
• administrateur non exécutif : administrateur qui n’est pas membre de l’organe exécutif de l’établissement assujetti ;
• administrateur indépendant : administrateur non-exécutif et non apparenté à l’établissement assujetti. Membre libre d’intérêt du conseil d’administration qui contribue, par sa compétence et sa liberté de jugement, à la capacité du conseil à assurer ses missions. Il doit être dépourvu de liens d’intérêt particuliers d’ordre professionnel (actionnaire significatif, salarié, relation d’affaires, prestataire, etc.) ou personnel avec l’établissement assujetti et ses actionnaires ;
• comité des risques : comité de gouvernance, émanation de l’organe délibérant créé pour l’assister dans la détermination de l’appétence pour le risque, la surveillance de la mise en œuvre par l’organe exécutif de la déclaration de l’appétence au risque et qui assure la surveillance de la fonction gestion des risques ;
• organe délibérant : organe chargé, pour le compte des actionnaires, de définir l’orientation stratégique de l’établissement et la surveillance effective de la gestion des activités. Il est constitué sous forme de conseil d’administration ;
• organe exécutif : organe charge pour le compte de l’organe délibérant de la gestion courante des activités de l’établissement ainsi que du pilotage effectif de la mise en œuvre des objectifs stratégiques et de la politique de risque fixés par l’organe délibérant. Il correspond à la direction générale, au comité de gestion, au comité de direction ou à la gérance ;
• fonction sensible : fonction opérationnelle liée au cœur des métiers bancaires ou fonction d’appui requérant une expertise éprouvée et dont la perturbation est susceptible d’occasionner d’importants risques à l’établissement assujetti ;
• responsable de fonction sensible : cadre de haut niveau d’un établissement de crédit dont la nomination est soumise à l’agrément de la Banque centrale du Congo, en raison du caractère opérationnel sensible de sa fonction du fait des risques qu’implique son activité ;
• services essentiels : services financiers offerts par l’établissement assujetti, d’une part, et les fonctions sensibles d’autre part dont l’interruption porterait gravement atteinte au fonctionnement normal dudit établissement ;
• IMF : institution de micro finance, li s’agit des institutions de microfinance non mutualistes comprenant les sociétés de microfinance et les entreprises de micro-crédit ;
• Institution de microfinance : ensemble d’institutions de microfinance regroupant aussi bien les mutualistes, c’est-à-dire les coopératives d’épargne et de crédit et les non mutualistes ;
• Coopec : coopérative primaire d’épargne et de crédit ;
• Coocec : coopérative centrale d’épargne et de crédit. Il s’agit d’une faitière dont les membres sont des coopec ;
• BCC : Banque centrale du Congo ;
• Autorité de régulation et de contrôle : Banque centrale du Congo.

Les établissements de crédit et sociétés financières visés à l’article 2 de la présente instruction doivent obtenir l’agrément de la Banque centrale du Congo avant d’exercer leur activité sur le territoire national.

Sont également soumis à l’agrément de la Banque centrale du Congo :

• le changement de catégorie d’établissement de crédit ou de société de microfinance ;
• la prise de participation au capital d’une société de microfinance ou d’une entreprise de micro-crédit ;
• la désignation des membres de l’organe délibérant ;
• la désignation des membres de l’organe exécutif ;
• la désignation des responsables des fonctions de contrôle ;
• la désignation des responsables des autres fonctions sensibles.

Les établissements assujettis doivent soumettre à l’autorisation préalable auprès de la Banque centrale du Congo :

• la modification des statuts ;
• la fusion ou scission d’un établissement assujetti ;
• la cession, par un établissement assujetti, de l’ensemble, ou dans les limites fixées par la Banque centrale du Congo, d’une partie de ses actifs, de sa clientèle ou de son activité ;
• la demande d’affiliation à une Coocec ou à une fédération ;
• toute opération d’acquisition ou de vente de titres ou parts représentatifs ou non du capital d’une société de microfinance ou d’une entreprise de micro-crédit qui conduirait le cessionnaire à acquérir ou perdre, directement ou indirectement, seul ou de concert avec d’autres personnes, une quotité significative du capital social ou des droits de vote ;
• l’ouverture, le transfert ou la fermeture d’une agence de l’établissement assujetti sur le territoire national ;
• l’exercice des activités connexes ;
• la dissolution volontaire ;
• l’acquisition, par un établissement assujetti, des participations dans une entreprise au niveau national ;
• toute autre décision stratégique, telle que les dérogations aux principes d’organisation du dispositif de contrôle interne, l’externalisation des fonctions de contrôle interne, l’externalisation des autres prestations de services essentiels, les dérogations à l’organisation des comités de gouvernance et toute autre opération entraînant une modification significative de la situation de l’établissement assujetti.

Les établissements assujettis doivent informer préalablement la Banque Centrale du Congo :

• tout développement, modification, extension des activités exercées par l’établissement assujetti ;
• un mois au moins avant cette opération, toute acquisition ou vente des titres ou parts représentatifs ou non du capital d’un établissement assujetti, avec l’indication de l’identité du cédant et du cessionnaire qui n’entre pas dans le cadre des opérations soumises à l’autorisation préalable définies dans l’article 5 ;
• l’ouverture ou la fermeture d’un guichet réalisant exclusivement des opérations de caisse.

Toute demande d’agrément ou d’autorisation préalable et toute notification ou information préalable sont adressées en français au gouverneur de la Banque centrale du Congo.

Cette demande ou notification est appuyée d’un dossier répondant aux exigences de la présente instruction, accompagné du procès-verbal de la délibération de l’organe compétent en relation avec la requête formulée.

Les documents transmis à l’appui du dossier visé à l’alinéa 2 du présent article doivent être authentifiés par un notaire, à l’exception de ceux délivrés par les autorités publiques compétentes.

La Banque centrale du Congo notifie au requérant la réception de sa demande d’agrément ou d’autorisation préalable.

Elle l’informe, après examen préliminaire, soit du caractère complet de son dossier, soit de la nécessité de le compléter d’éléments additionnels.

À compter de la date de réception du dossier complet, la Banque centrale du Congo dispose d’un délai de nonante jours pour les coopératives d’épargne et de crédit et soixante jours pour les autres établissements assujettis afin de statuer et notifier sa décision.

Au cours de son examen, la Banque centrale du Congo peut être amenée à demander au requérant la transmission d’éléments complémentaires. Dans ce cas, le délai de transmission de ces éléments s’ajoute au délai initial susmentionné.

Lorsqu’une décision implique de recueillir l’avis d’une autorité de régulation étrangère, le délai du prononcé de la décision de la Banque centrale du Congo est prorogé du temps de réponse observé par ladite autorité.

La Banque centrale du Congo, si elle le juge utile, peut convoquer le ou les représentants du requérant pour un entretien dès l’introduction d’une demande d’agrément ou d’autorisation préalable ou à l’occasion d’une information préalable.

La Banque centrale du Congo, en fonction du profil des risques du requérant, peut assortir sa décision d’agrément ou d’autorisation préalable de conditions additionnelles, concernant notamment le capital social, les gouvernances ou l’organisation opérationnelle.

L’agrément ou l’autorisation est accordé au travers d’une lettre de la Banque centrale du Congo signée par le gouverneur.