Instruction n° 41 du 4 juillet 2023, de la Banque centrale du Congo, relative aux conditions d’agrément, de modification de statuts ainsi que des autres éléments ayant concouru à la délivrance de l’agrément (Modification 1)

Toute modification des statuts d’un établissement assujetti est soumise à l’autorisation préalable de la Banque centrale du Congo. À cette fin, le requérant présente un dossier, accompagné du procès-verbal de la délibération de l’organe compétent en relation avec la requête formulée, faisant apparaître les modifications proposées et l’exposé détaillé des motifs de la décision.

Lorsque deux établissements agréés, ou un établissement agréé et une personne morale non agréée, envisagent une opération de fusion ou de scission, chacune des entités agréées doit présenter un dossier complet, validé par l’organe délibérant, indiquant les conditions dans lesquelles cette opération interviendra.

Le dossier doit comprendre une analyse détaillée relative aux conséquences juridiques, y compris une analyse de conformité, notamment au regard de la législation relative à la prévention du blanchiment des capitaux, du financement du terrorisme et de la prolifération des armes de destruction massive, l’impact sur la gouvernance, les modifications du modèle économique, les conséquences sur le dispositif de contrôle interne et de gestion des risques, ainsi que les effets sur la structure financière et la situation prudentielle.

La Banque centrale du Congo, après analyse du dossier comprenant obligatoirement el rapport d’évaluation complète de l’actif, du passif et des engagements hors bilan des deux entités par un commissaire aux comptes agréé ou un auditeur externe accorde, le cas échéant, une autorisation préalable de poursuivre l’opération.

Toute opération ci-dessous de cession ou d’acquisition d’actifs, de clientèle ou d’activité au-delà des limites fixées par la présente instruction doit faire l’objet d’une autorisation préalable de la Banque centrale du Congo :

• opération concernant les actifs patrimoniaux : montant équivalent à 10 % des fonds propres de base ;
• opération concernant les actifs financiers d’exploitation, l’activité ou la clientèle : montant équivalent à 10 % du total du bilan, qu’il s’agisse des actifs ou passifs financiers, des dépôts ou des crédits concernés.

Les opérations ayant une logique d’ensemble commune doivent être appréciées de manière globalisée.

En-deçà des seuils susvisés, toute opération qui modifie significativement le profil d’activité ou de risque notamment en matière de blanchiment des capitaux et de financement du terrorisme et de la prolifération des armes de destruction massive, ou qui impacte les équilibres financiers du requérant doit faire l’objet d’une demande d’autorisation préalable auprès de la Banque centrale du Congo.

Le dossier de demande d’autorisation préalable doit comporter notamment les informations suivantes :

• le procès-verbal notarié de l’organe délibérant ;
• la description de la logique économique de l’opération ;
• la description des conditions juridiques de l’opération ;
• l’analyse de la conformité de l’opération, notamment au regard de la législation relative à la prévention du blanchiment des capitaux et du financement du terrorisme ;
• le rapport d’évaluation de l’actif, du passif ou des éléments de fonds de commerce concernés, établis par un commissaire aux comptes, énumérant les éléments acquis ou cédés, et justifiant leur comptabilisation à la juste valeur ;
• l’évaluation de l’impact de l’opération sur la structure financière, les résultats prévisionnels, la situation prudentielle, la configuration de l’exploitation et le profil de risque ainsi que les mesures conséquentes de gestion des risques.

L’ouverture, le transfert ou la fermeture d’une agence d’un établissement assujetti est subordonnée à l’autorisation préalable de la Banque centrale du Congo.

Cette ouverture requiert la saisine de l’Autorité de régulation et de contrôle par une lettre de demande d’autorisation adressée au gouverneur à laquelle doivent être joints les éléments suivants :

• le procès-verbal du conseil d’administration ayant décidé de l’ouverture du point d’exploitation ;
• l’étude de faisabilité intégrant les moyens humains, techniques et financiers que l’établissement assujetti entend mettre en œuvre ;
• le tableau reprenant le respect de la réglementation prudentielle quantitative.

Les établissements assujettis peuvent à effectuer les activités connexes qui concourent à l’amélioration de l’inclusion financière.

L’exercice de toute activité connexe requiert préalablement l’autorisation de la Banque centrale du Congo.

Au sens de la présente instruction, sont considérées comme activités connexes notamment :

• le transfert de fonds ;
• la distribution de la monnaie électronique ;
• le change manuel ;
• l’émission des cartes bancaires ;
• le crédit-bail.

Le requérant doit présenter un dossier complet comprenant les éléments ci-après :

• un document décrivant l’activité connexe et son implication sur le fonctionnement de l’établissement assujetti ;
• une étude de faisabilité ressortant clairement les coûts de son implémentation et l’impact financier attendu sur le court, moyen et long termes ;
• le contrat de partenariat pour les activités impliquant une tierce partie ;
• les mesures d’atténuation des risques résultant de l’exercice de ladite activité ;
• les avis favorables émis par les fonctions de conformité et de gestion des risques.

En sus des dispositions des articles 35 et 36 de la présente instruction, l’établissement assujetti doit s’assurer qu’elle dispose des fonds propres suffisants susceptibles de lui permettre de couvrir les dépenses liées à l’ouverture d’un point d’exploitation et/ou à l’introduction de l’activité connexe.

Par ailleurs, elle doit également disposer d’un système d’Information et de Gestion capable de lui permettre de contrôler, en temps réel, les opérations se dénouant dans une agence et/ou d’intégrer l’activité connexe.

Tout établissement assujetti n’appartenant pas à un groupe bancaire peut solliciter une dérogation en vue de fusionner certaines fonctions de contrôle interne de deuxième niveau conformément à l’instruction 008.

À cette fin, l’établissement assujetti accompagne la demande d’un dossier complet comportant notamment les documents suivants :

• le procès-verbal notarié de l’organe délibérant ayant statué sur la question ;
• un organigramme faisant apparaître les liens hiérarchiques et fonctionnels ;
• la charte du contrôle interne et les procédures internes relatives au contrôle et aux fonctionnalités des systèmes automatisés de contrôle interne ;
• la fiche de poste, la lettre de mission et/ou le contrat de travail ainsi que le curriculum vitae du responsable des fonctions fusionnées, faisant apparaître leurs diplômes, leurs formations reçues et leur expérience professionnelle.

En cas de changement de modification significative dans la stratégie de tolérance au risque, de la politique d’appétence pour le risque ou du périmètre géographique ou fonctionnel des activités exercées, l’établissement assujetti doit solliciter une nouvelle autorisation afin de maintenir éventuellement la fusion des fonctions de contrôle permanent de deuxième niveau.

La Banque centrale du Congo se réserve le droit de rejeter la demande de fusion. Dans ce cas, un délai maximum de deux ans est accordé à l’établissement assujetti pour se conformer aux dispositions de l’instruction 008 de la Banque centrale du Congo.

La Banque centrale du Congo peut retirer à tout moment une autorisation accordée si les circonstances l’exigent, notamment en cas de modification du profil de risque de l’établissement, de la stratégie de développement du requérant ou de l’environnement juridique ou économique.

En application de l’instruction 008 de la Banque centrale du Congo, le contrôle de premier niveau et le contrôle de la conformité ne peuvent être externalisés.

L’externalisation du contrôle de deuxième niveau de l’activité opérationnelle et de la gestion des risques ne peut intervenir qu’au sein du groupe d’appartenance, après l’accord préalable de la Banque centrale du Congo, sous réserve de la conformité des processus à mettre en œuvre sur place par l’entité requérante, en application de l’instruction 008 de la Banque centrale du Congo.

En application de l’instruction 008 de la Banque centrale du Congo, l’externalisation partielle du contrôle de troisième niveau est soumise à l’accord préalable de la Banque centrale du Congo.

L’emploi par la filiale d’une ressource d’audit du groupe d’appartenance à sa propre initiative ou à celle dudit groupe pour la conduite d’une mission ponctuelle, requiert une autorisation préalable de la Banque centrale du Congo.

L’emploi d’une ressource d’audit en dehors du groupe d’appartenance pour la conduite d’une mission ponctuelle requiert une autorisation préalable de la Banque centrale du Congo.

L’établissement assujetti est tenu, à l’appui de la demande d’autorisation pour l’externalisation partielle auprès du groupe d’appartenance de certaines fonctions de contrôle interne de deuxième ou troisième niveaux, de produire tous les éléments démontrant que son organisation respecte l’ensemble des prescriptions y relatives telles que prévues par l’instruction 008 de la Banque centrale du Congo.

L’organisation intra-groupe des fonctions externalisées doit apporter toutes les garanties s’agissant notamment des exigences suivantes :

• la supervision par une autorité de supervision, dans des conditions au moins équivalentes à celles de la Banque centrale du Congo, du groupe d’appartenance auprès duquel les fonctions de contrôle interne seront externalisées ;
• la capacité du groupe d’appartenance à assurer des missions de contrôle interne et de gestion des risques à distance avec un pilotage partagé avec la filiale agréée en République démocratique du Congo et en respectant les normes en vigueur et les standards de qualité exigés ;
• la capacité du groupe à effectuer des déplacements réguliers au sein de la filiale, en vue de garantir une présence suffisante des contrôleurs internes ou des gestionnaires de risques au regard des activités exercées en République démocratique du Congo ;
• la mise en place d’un système de reporting approprié assurant une remontée d’information adaptée vers le groupe et une restitution d’information à la filiale ;
• l’accès de la Banque centrale du Congo à toutes les informations sur pièces et sur place nécessaires à l’exercice de sa mission, y compris, le cas échéant, au sein du groupe d’appartenance. Les interlocuteurs du groupe d’appartenance responsables de la mise en œuvre des fonctions externalisées doivent se tenir à la disposition de la Banque centrale du Congo par tous moyens et à la première demande dans le cadre de sa mission de supervision.

À cette fin, le requérant accompagne sa demande d’un dossier complet comportant notamment les documents suivants :

• le procès-verbal notarié de l’organe délibérant ayant statué sur l’organisation, avec l’exposé détaillé des motifs de la décision ;
• l’organigramme hiérarchique et fonctionnel ;
• la charte du contrôle interne, les procédures internes relatives au contrôle et aux fonctionnalités des systèmes automatisés de contrôle interne ;
• la fiche de poste, la lettre de mission et/ou le contrat de travail, le curriculum vitae du ou des responsables des fonctions externalisées, faisant apparaitre leurs diplômes, les formations reçues et l’expérience professionnelle ;
• le contrat d’externalisation ou le contrat de service passé avec le groupe, y compris les clauses particulières détaillées décrivant les moyens de toutes natures mis à disposition, les fonctionnalités des systèmes automatisés de reporting et de contrôle, les modalités de sauvegarde et de confidentialité des données, le mode de calcul des montants facturés et le niveau de qualité contractuellement prévu. En cas de modification de ce contrat, une nouvelle autorisation préalable est sollicitée.

La demande d’autorisation préalable afin d’employer soit un auditeur interne du groupe, soit un auditeur en dehors du groupe pour réaliser une mission ponctuelle de contrôle de troisième niveau, doit comprendre notamment les éléments suivants :

• les termes de référence de la mission faisant apparaître le périmètre et les objectifs ;
• le contrat, la convention ou le cahier des charges avec l’audit interne du groupe ou le prestataire d’audit externe, faisant apparaître les délais de réalisation de la mission, les moyens mis en œuvre, les modalités de reporting, de suivi et de mise en œuvre des recommandations ainsi que les standards de qualité sur lesquels l’auditeur s’engage ;
• le curriculum vitae du ou des auditeurs appelés à réaliser la mission, y compris les diplômes obtenus, les formations suivies et l’expérience professionnelle dans le domaine de l’audit et dans les activités auditées.

L’externalisation d’activités ou de prestations de services essentiels par l’établissement assujetti est subordonnée à l’autorisation préalable de la Banque centrale du Congo.

Toute prestation qualifiée d’opération de banque selon la loi bancaire ne peut être externalisée qu’auprès d’un établissement de crédit agréé ou habilité selon les normes requises pour exercer une telle prestation.

L’établissement assujetti qui externalise une activité est tenu de :

• s’assurer que son système de contrôle interne et de gestion des risques inclut complètement ses activités externalisées ;
• se doter de dispositifs des contrôles permanent et périodique de ses activités externalisées.

Le dossier de demande d’externalisation d’une activité ou d’une prestation de services essentiels comporte notamment les informations suivantes :

• les caractéristiques et le champ exact des activités ou prestations qui seront externalisées ;
• les dispositions prises pour mesurer et surveiller les risques liés aux activités ou aux prestations qui seront externalisées ;
• le dispositif de contrôle interne mis en œuvre pour contrôler ces risques ;
• la justification du coût des prestations à facturer à l’établissement assujetti, comprenant notamment les modalités de calcul des montants et de gestion des incidents ainsi que le niveau de qualité contractuellement prévu ;
• le projet de contrat d’externalisation par l’établissement assujetti, lequel doit prévoir, pour les besoins de la supervision prudentielle, l’accès direct et sans entrave de la Banque centrale du Congo aux prestataires de service, dans les conditions qu’elle définit. L’établissement doit faire en sorte que cette capacité de la Banque centrale du Congo à accéder au prestataire soit effective. Le contrat doit également prévoir les dispositions nécessaires au respect de l’ensemble des obligations résultant des articles suivants.

L’ensemble des dispositions ci-dessus s’applique à toute forme d’externalisation de prestations de services essentiels, y compris au sein du groupe d’appartenance.

La facturation des prestations externalisées, notamment dans le cas de l’externalisation intragroupe, doit être équitable et justement proportionnée aux caractéristiques des services effectivement rendus.

L’établissement assujetti doit fournir tout justificatif à la Banque centrale du Congo à cet égard.

L’établissement assujetti est tenu de solliciter un renouvellement de l’autorisation en cas de modification substantielle des conditions tarifaires ou opérationnelles du contrat, postérieures à l’acceptation de la Banque centrale du Congo.

La Banque centrale du Congo peut s’opposer à des conditions de rémunération des prestations externalisées qui lui paraîtraient inappropriées.

L’établissement assujetti doit faire établir par les commissaires aux comptes au moins une fois l’an et dans les mêmes conditions que les autres rapports leur requis, un rapport spécial afin de porter une appréciation sur les conditions de facturation des prestations de services externalisées, notamment intragroupe.

La Banque centrale du Congo se doit d’interdire le paiement de prestations externalisées au groupe d’appartenance si celui-ci est de nature à mettre en péril la rentabilité de l’établissement assujetti et le respect des normes prudentielles notamment celles du capital minimum et de la solvabilité.

Dans ce cas, l’excédent du montant en cause doit être comptabilisé par l’établissement assujetti comme une dette à l’égard du groupe et amortissable sur les exercices ultérieurs en fonction de la rentabilité dégagée.

L’établissement assujetti qui externalise une prestation de services essentiels à son activité est tenu de conserver l’entière responsabilité de l’activité concernée et demeurer à même d’en maîtriser les risques. À cet effet, il doit respecter les dispositions suivantes :

• conclure un contrat écrit avec le prestataire externe qu’il soit du groupe ou non ;
• définir une politique formalisée de contrôle des prestataires externes.

L’établissement assujetti est tenu de s’assurer, dans ses relations avec ses prestataires externes, que ces derniers :

• s’engagent sur un niveau de qualité attendu et prédéterminé des prestations, répondant à un fonctionnement normal du service et, en cas d’incident, conduisant au recours aux mécanismes de secours prévus par le plan de continuité d’activité de l’établissement assujetti ;
• mettent en œuvre des mécanismes de secours en cas de difficulté grave affectant la continuité du service. Toutefois l’établissement assujetti est tenu de disposer aussi de son propre plan de continuité en cas d’impossibilité pour le prestataire externe d’assurer sa prestation ;
• ne peuvent imposer une modification substantielle de leur prestation, ni une sous-traitance, sans l’accord préalable de l’établissement assujetti et l’autorisation préalable de la Banque centrale du Congo ;
• se conforment aux procédures définies par l’établissement assujetti concernant l’organisation et la mise en œuvre du contrôle des services fournis ;
• permettent à l’établissement assujetti, chaque fois que cela est nécessaire, l’accès, le cas échéant sur place, à toute information relative aux prestations de services réalisées pour son compte ;
• rendent compte de façon régulière à l’établissement assujetti de la manière dont est exercée l’activité externalisée ainsi que de leur situation financière, au moyen d’états de synthèse adaptés aux besoins d’information exprimés par ledit établissement.

L’établissement assujetti est tenu de disposer d’indicateurs lui permettant de s’assurer en permanence du respect par le prestataire externe de ses obligations contractuelles.

L’ensemble des dispositions ci-dessus doit s’appliquer également aux agents, notamment les sociétés de transmission de fonds ou de fourniture de services de paiement, avec lesquels l’établissement assujetti est en relation d’affaires.

Tout changement significatif dans les caractéristiques du schéma et des modalités d’externalisation doit faire l’objet d’une nouvelle demande d’autorisation préalable.

En application de l’instruction 007 de la Banque centrale du Congo, à titre dérogatoire, et uniquement dans les établissements dans lesquels les fonctions de contrôle de deuxième niveau de gestion des risques et de contrôle de la conformité peuvent être fusionnées, l’organe délibérant peut également décider de la fusion du comité des risques et du comité d’éthique et de conformité, sous réserve de l’accord préalable de la Banque centrale du Congo.

L’établissement requérant joint à sa demande d’autorisation préalable notamment les documents suivants :

• le procès-verbal notarié de l’organe délibérant ayant statué sur la question de l’organisation, avec l’exposé détaillé des motifs de la décision ;
• l’organigramme des comités de gouvernance, accompagnée de leur composition et du curriculum vitae de leurs membres ;
• les règlements internes des comités de gouvernance.

Lorsqu’un établissement assujetti envisage de se dissoudre volontairement, et à condition que cette opération n’entre pas dans le champ des mécanismes de résolution, il doit solliciter l’autorisation préalable de la Banque centrale du Congo en soumettant un dossier complet, validé par l’organe délibérant, indiquant les conditions dans lesquelles cette opération interviendra. Ce dossier doit comporter un rapport spécifique du commissaire aux comptes et une analyse détaillée des différentes phases du processus de dissolution et des implications pour ses clients et tout tiers intéressé.

L’établissement assujetti soumet également à l’approbation de la Banque centrale du Congo le liquidateur désigné par l’assemblée générale.

La Banque centrale du Congo, après analyse du dossier, accorde une autorisation préalable de poursuivre l’opération.

Pendant la période de sa liquidation, l’établissement assujetti demeure soumis au contrôle de la Banque centrale du Congo. Il ne peut faire état de sa qualité d’établissement de crédit qu’en précisant qu’il est en phase de dissolution.

L’établissement assujetti n’est pas autorisé à prendre de participation dans les entreprises dont l’objet ne concourt pas directement à la réalisation de son objet social, à l’exception des titres détenus suite au recouvrement d’une créance et destinés à la revente sous bref délai.

Il peut, après autorisation préalable de la Banque centrale du Congo, détenir des titres d’investissement dans les entreprises dont l’activité concourt à la réalisation de leur exploitation, et notamment dans :

• les entreprises de prestation de services informatiques et payants ;
• les entreprises de transport de fonds ;
• les entreprises d’appui à la formation aux micros entrepreneurs et payants ;
• les entreprises dont l’objet unique est la détention de patrimoine immobilier abritant l’exploitation de l’institution de micro finance ;
• les coopératives centrales d’épargne et de crédit et de ces dernières dans les fédérations pour les coopératives d’épargne et de crédit.