Instruction n° 41 du 4 juillet 2023, de la Banque centrale du Congo, relative aux conditions d’agrément, de modification de statuts ainsi que des autres éléments ayant concouru à la délivrance de l’agrément (Modification 1)

À l’appui de sa demande d’agrément, le requérant doit présenter un dossier complet comprenant les éléments ci-après :

(i) Dispositions communes à toutes les institutions de microfinance :

• une lettre de demande d’agrément rédigée en français et adressée au gouverneur de la Banque centrale du Congo précisant la catégorie pour laquelle le requérant sollicite l’agrément ;
• les statuts notariés rédigés en français ;
• les pièces justificatives attestant les versements effectués au titre de libération du capital social auprès d’un établissement de crédit agréé par la Banque centrale du Congo ;
• le plan d’affaires élaboré sur un minimum de trois ans renseignant notamment les prévisions d’activités, d’implantation et d’organisation, les détails des moyens techniques et financiers ainsi que des ressources humaines que le requérant entend mettre en œuvre au regard de ses objectifs et de ses besoins. Ce plan d’affaires doit comporter impérativement des projections financières de différents postes du bilan et du compte de résultat et ce, conformément au Plan comptable des coopératives d’épargne et de crédit et des institutions de micro finance ainsi que leur impact sur les fonds propres ;
• les éléments permettant d’apprécier l’honorabilité des actionnaires, associés ou sociétaires notamment la déclaration sur l’honneur de la non implication dans les opérations de blanchiment des capitaux et de financement du terrorisme et de la prolifération ;
• les éléments permettant d’apprécier l’honorabilité des membres des organes délibérant et exécutif ainsi que des responsables des fonctions de contrôle et d’autres fonctions sensibles notamment l’extrait de casier judiciaire et la déclaration sur l’honneur de la non implication dans les opérations de blanchiment des capitaux et de financement du terrorisme et de la prolifération ;
• la description du dispositif opérationnel mis en place pour prévenir le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme et de la prolifération ;
• les statuts notariés ainsi que les états financiers certifiés des trois derniers exercices comptables des personnes morales actionnaires, associés ou sociétaires ;
• un document de l’autorité de supervision bancaire du pays d’origine ou de résidence, pour les personnes physiques et morales étrangères, attestant la conformité aux conditions d’exercice dans ledit pays ;
• la localisation du siège social, des agences et des autres implantations commerciales ;
• la preuve de l’existence d’un système d’information de gestion ;
• les preuves de paiement des frais de dossier et d’agrément tel que définis dans les tarifs et conditions en vigueur à la Banque centrale du Congo.

(ii) Dispositions spécifiques aux coopératives d’épargne et de crédit :

• le procès-verbal de l’assemblée générale constitutive dûment légalise ;
• la déclaration de fondation dûment légalisée ;
• la liste des souscripteurs au capital indiquant leurs noms, adresses, numéro de téléphone, profession et montant des parts souscrites et libérées ;
• les statuts dûment signés par au moins vingt membres fondateurs capables de contracter et notariés ;
• le règlement intérieur dûment signé par les promoteurs ;
• le procès-verbal de l’assemblée générale ayant élu les membres des organes statutaires et nommé le commissaire aux comptes figurant sur la liste de ceux agréés par la Banque centrale du Congo ;
• le procès-verbal dûment légalisé du conseil d’administration ayant nommé les membres de l’organe exécutif.

(iii) Dispositions spécifiques aux IMF :

• le numéro d’identification nationale et un extrait du registre du commerce et du crédit mobilier ;
• les procès-verbaux dûment légalisés de l’assemblée générale constitutive et de l’assemblée générale extraordinaire des associés, personnes morales, les autorisant à prendre part au capital ;
• la liste des actionnaires ou associés ;
• les informations financières des personnes physiques détenant toute portion du capital social ;
• le procès-verbal de l’assemblée générale dûment légalisé désignant les membres de l’organe délibérant et le commissaire aux comptes figurant sur la liste de ceux agréés par la Banque centrale du Congo ;
• le procès-verbal du conseil d’administration dûment légalisé désignant les membres de l’organe exécutif.

En sus des éléments constitutifs du dossier ci-dessus, l’octroi de l’agrément est subordonné au respect de l’ensemble de la réglementation prudentielle.

Le requérant doit par ailleurs s’assurer du respect en permanence de la réglementation prudentielle durant la phase du développement de son activité.

Les statuts du requérant doivent permettre d’assurer une gouvernance appropriée, conformément à l’instruction 007 de la Banque centrale du Congo.

Le requérant doit transmettre à la Banque centrale du Congo l’identité, accompagnée d’une pièce y relative délivrée par l’Administration publique habilitée, des personnes physiques ou morales qui, directement ou indirectement, agissant seules ou de concert avec d’autres, détiennent au moins une action ou une part du capital social. Cette communication comporte l’indication des quotités du capital social et des droits de vote détenus par ces personnes.

Les sociétés de microfinance doivent être constituées avec au moins quatre actionnaires, associés ou sociétaires détenant chacun au moins 15 % du capital social. Les quatre actionnaires, associés ou sociétaires détenant chacun au moins 15 % du capital social ne doivent être ni des personnes apparentées, ni des parties liées au sens de l’instruction 51 fixant les règles relatives aux transactions des établissements de crédit et sociétés financières avec les personnes apparentées.

Toute participation d’un fonds, d’un consortium, d’un trust ou d’un holding au capital d’une IMF requiert la condition résolutoire qu’il accepte, par avance, que soient soumises au contrôle tant sur pièces que sur place de la Banque centrale du Congo, au titre de ses prérogatives d’Autorité de régulation et de contrôle des institutions financières de la République démocratique du Congo, ses entités liées suivantes :

• les personnes morales qui contrôlent directement ou indirectement l’institution, installées en République démocratique du Congo ou à l’étranger ;
• les filiales de ces personnes morales, installées en République démocratique du Congo ou à l’étranger ;
• toute autre entreprise ou personne morale appartenant au même groupe installée en République démocratique du Congo ou à l’étranger.

La Banque centrale du Congo peut refuser l’agrément lorsque :

• même en l’absence d’une condamnation, elle estime qu’un ou plusieurs actionnaire(s) de l’institution requérante présente(nt) d’importants risques notamment en matière de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme et de la prolifération ;
• l’exercice de sa mission de surveillance de l’institution requérante est susceptible d’être entravé soit par l’existence de liens de capital ou de contrôle, directs ou indirects, entre l’institution requérante et d’autres personnes physiques ou morales, soit par l’existence de dispositions législatives ou réglementaires d’un État dont relèvent une ou plusieurs de ces personnes ;
• les informations communiquées ne permettent pas d’identifier le ou les propriétaires effectifs jusqu’au niveau le plus élevé de la chaîne de contrôle ou lorsque la structure de l’actionnariat ne fournit pas toutes les garanties de transparence ;
• les personnes installées dans des juridictions à haut risque et non coopératives au sens du groupe d’action financière internationale prennent des participations dans une institution financière en République démocratique du Congo.

Les sociétés de microfinance doivent posséder un actionnaire, associé ou sociétaire de référence, personne morale ou personne physique, apportant toutes les garanties de renommée, d’éthique de surface financière et/ou de professionnalisme dans le domaine bancaire, économique, financier ou de tout autre secteur. Ce dernier doit être en mesure de faire face à ses obligations de soutien, notamment en cas de difficulté.

L’actionnaire ou l’associé personne morale ou physique détenant une participation supérieure à 50 % du capital de l’établissement, jouissant d’une surface financière adéquate et ne justifiant pas de professionnalisme dans le secteur bancaire et/ou financier, est réputé actionnaire de référence et doit conclure un contrat d’assistance technique avec un partenaire de renommée internationale œuvrant dans le secteur bancaire et/ou financier. Ce contrat d’assistance doit être conclu pour une durée minimum de dix ans et soumis à l’approbation préalable de la Banque centrale du Congo.

Lorsqu’aucun actionnaire ne détient une fraction supérieure à 50 % du capital de l’établissement, le requérant soumet à l’agrément de la Banque centrale du Congo un actionnaire de référence choisi parmi les personnes morales détentrices de son capital social remplissant les conditions reprises à l’alinéa 1er du présent article. Dans ce cas, tous les autres actionnaires sont tenus de lui apporter leur soutien nécessaire au niveau de l’organe délibérant. En cas de refus par la Banque centrale du Congo d’agréer l’actionnaire désigné, l’agrément de l’établissement requérant ne peut être accordé.

L’actionnaire de référence est notamment tenu de :

• s’impliquer prioritairement, sans préjudice du rôle des autres actionnaires, dans la détermination effective de l’organisation du requérant et dans la surveillance effective de sa gestion, notamment au travers des administrateurs qui le représentent au sein de l’organe délibérant ;
• apporter son soutien opérationnel et financier au requérant afin d’assurer en permanence les moyens de son développement, conformément au plan d’affaires qui a été soumis à la Banque centrale du Congo lors de la demande d’agrément et ultérieurement modifié, le cas échéant ;
• produire tous les éléments permettant d’établir l’adéquation de son expertise dans le domaine financier et bancaire, notamment les informations sur les sociétés bancaires ou financières à la gestion desquelles li a été associé. À défaut, l’actionnaire de référence doit produire les contrats de partenariat avec des entités tierces disposant d’une expertise reconnue au travers desquelles il apportera au requérant le professionnalisme et l’expérience nécessaires ;
• apporter prioritairement son soutien opérationnel et financier du requérant afin de lui assurer la solvabilité, la liquidité et la position de change, notamment en cas de difficulté, sans préjudice de la responsabilité attendue de l’ensemble des actionnaires qui sont également tenus de contribuer à l’effort commun.

Les membres de l’organe délibérant et de l’organe exécutif, les membres du conseil de surveillance et de la commission de crédit ainsi que les responsables des fonctions de contrôle et des autres fonctions sensibles doivent présenter toutes les garanties d’honorabilité, de professionnalisme et de compétence nécessaires à l’exercice des missions qui leur sont dévolues, telles que définies dans les instructions 007 et 008 de la Banque centrale du Congo.

Ils doivent avoir une bonne maîtrise de la langue française et ne doivent pas avoir le statut de personne politiquement exposée, au sens de la loi 22-068 portant lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme et de la prolifération des armes de destruction massive. S’ils acquièrent ce statut au cours de leur mandat, ils doivent immédiatement démissionner de leurs fonctions au sein de l’établissement assujetti.

L’organe délibérant et l’organe exécutif doivent chacun être composés en majorité des membres de nationalité congolaise. Les responsables des fonctions de contrôle doivent également être en majorité de nationalité congolaise.

L’établissement assujetti peut solliciter une dérogation aux dispositions de l’alinéa précédent. À l’appui de sa demande de dérogation, l’établissement assujetti transmet à la Banque centrale du Congo un plan de mise en conformité dont le chronogramme ne doit pas dépasser le délai prévu à l’article 193 de la loi 22-069 du 27 décembre 2022 relative à l’activité et au contrôle des établissements de crédit.

La demande d’agrément en qualité de membre de l’organe délibérant et de l’organe exécutif ainsi que de tout responsable des fonctions de contrôle et autres fonctions sensibles doit être accompagnée d’un dossier complet comprenant les éléments suivants :

• le curriculum vitae ;
• les attestations de résidence et de bonne vie et mœurs ;
• l’attestation de nationalité ou la copie certifiée conforme du passeport ;
• les copies notariées des diplômes et autres documents attestant l’expérience professionnelle du candidat ;
• l’extrait du casier judiciaire datant de moins de trois mois ;
• la copie du procès-verbal notarié de la réunions de l’organes habilité ayant statué sur sa désignation ;
• un document de l’autorité de supervision bancaire du pays d’origine ou de résidence, pour les personnes physiques étrangères, attestant la conformité aux conditions d’agrément dans ledit pays ;
• une déclaration signée sur l’honneur par l’intéressé récapitulant toutes les procédures administratives ou judiciaires en cours ou clôturées, les contentieux en cours ou clôturés auxquels il a été parti, la liste des décisions prises par toute autorité de régulation à son égard, y compris le cas échéant les refus d’adhésion à une organisation professionnelle et l’état des décisions disciplinaires en cours ou clôturées prises à son égard ;
• tout élément permettant d’attester de sa capacité à exercer les fonctions pour lesquelles l’agrément est sollicité ;
• la preuve de paiement des frais de dossier tels que définis dans les tarifs et conditions de la Banque centrale du Congo.

La Banque centrale du Congo peut refuser l’agrément d’un membre de l’organe délibérant, d’un membre de l’organe exécutif, d’un responsable des fonctions de contrôle ou d’un responsable d’autres fonctions sensibles lorsque :

• elle estime que le candidat présente d’importants risques notamment en matière de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme et de la prolifération et ce, même en l’absence d’une condamnation ;
• le requérant ne dispose pas d’un document de l’autorité de supervision bancaire du pays d’origine ou de résidence attestant la conformité aux conditions d’agrément dans ledit pays pour les personnes physiques étrangères. Dans ce cas, le requérant doit procéder au recrutement d’un candidat de nationalité congolaise et de soumettre son dossier d’agrément à la Banque centrale du Congo.

Le membre d’un organe délibérant ou exécutif d’une coopérative d’épargne et de crédit déjà en activité doit, en sus des éléments cités à l’article 17 de la loi 22-069 relative à l’activité et au contrôle des établissements de crédit, remplir les exigences suivantes :

• ne détenir aucune créance en retard de remboursement dans la coopérative d’épargne et de crédit ou dans toute autre institution financière ;
• détenir un compte épargne suffisamment alimenté au sein de la coopérative d’épargne et de crédit.

La cessation des fonctions des personnes visées par l’article 18 de la présente instruction doit être communiquée sans délai à la Banque Centrale du Congo.

L’établissement assujetti transmet le procès-verbal de la réunion de l’organe habilité approuvant la cessation des fonctions du responsable concerné ainsi que les raisons de cette cessation de fonction. Il informe la Banque centrale du Congo de tout contentieux ultérieur ou antérieur subséquent.

Les établissements assujettis doivent accorder une attention particulière à la parité de genre au sein de l’organe délibérant et de l’organe exécutif.

Les sociétés de microfinance et les entreprises de micro-crédit doivent réserver un quota minimum de 50 % et 30 % au genre féminin respectivement dans la composition de l’organe délibérant et de l’organe exécutif. Ce quota est à atteindre par palier dans un horizon de cinq ans. Les établissements assujettis veillent à l’atteinte de ce quota lors de renouvellement du mandat des administrateurs.

L’exercice de mandat de membres de l’organe délibérant est subordonné à l’agrément préalable de la Banque centrale du Congo.

Lorsqu’un membre de l’organe délibérant est une personne morale, les exigences de l’article de la présente instruction s’imposent à la personne physique qui le représente.

Le renouvellement du mandat d’un administrateur de nationalité étrangère est subordonné à la transmission des éléments sur la composition de l’organe délibérant attestant que celui-ci est majoritairement constitué des congolais.

Les coopératives d’épargne et de crédit sont tenues de procéder au renouvellement des membres du conseil d’administration, du conseil de surveillance et de la commission de crédit tous les ans au tiers des membres, tout en veillant a ce que leur mandat ne dépasse pas trois ans.

Le déplacement d’un membre d’un organe a un autre ne constitue pas un renouvellement des organes.

Les sociétés de microfinance et les entreprises de micro-crédit doivent accorder une attention particulière à la parité de genre dans la composition de l’organe délibérant en réservant un quota minimum de 50 % au genre féminin, à atteindre par palier dans un horizon de cinq ans. Les établissements assujettis veillent à l’atteinte de ce quota lors de renouvellement du mandat des administrateurs.

L’exercice de mandat de membre de l’organe exécutif est subordonné à l’agrément préalable de la Banque centrale du Congo.

L’organe délibérant assigne un contrat de performance aux membres de l’organe exécutif, lequel doit préciser les objectifs clairs, mesurables et raisonnables à atteindre suivant un calendrier précis adossé à leur mandat.

Les nominations aux fonctions de responsable du contrôle de deuxième niveau de l’activité opérationnelle, de la conformité, de la gestion des risques et de l’audit interne sont soumises à l’agrément préalable de la Banque centrale du Congo.

Les fonctions de responsable du contrôle permanent de deuxième niveau dans ses trois composantes et celles de responsable du contrôle périodique de troisième niveau doivent être confiées à des cadres de direction de haut niveau, présentant toutes les garanties de moralité, d’honorabilité, de compétence et d’expérience professionnelle.

À l’appui d’une demande d’agrément, le requérant transmet le procès-verbal de la réunion de l’organe délibérant approuvant la nomination proposée par l’organe exécutif ainsi que le contrat de travail.

L’établissement requérant devra, en outre, annexer au dossier, notamment la charte régissant la fonction, la fiche de poste, les procédures internes, les effectifs et les moyens attribués à la fonction ainsi que l’organigramme faisant apparaître le rattachement hiérarchique et fonctionnel, en outre le lien fonctionnel renforcé auprès de l’organe délibérant.

Les nominations aux fonctions sensibles ci-après sont soumises à l’agrément préalable de la Banque centrale du Congo. Il s’agit notamment de :

• le responsable de la sécurité informatique ;
• le responsable de l’informatique ;
• le responsable de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme et de la prolifération ;
• le responsable des opérations ;
• le responsable des finances et de la comptabilité.