Titre 3 - Des modalités de comptabilisation des immobilisations incorporelles
Chapitre 1 - Des opérations d’entrée
Art. 27
Une immobilisation incorporelle entre dans le patrimoine de l’Etat à la suite d’une acquisition, d’une production, d’une location, d’une donation, d’un legs ou d’un échange au profit d’un organisme public ou à la suite d’une procédure judiciaire.
Art. 28
Il y a acquisition lorsque l’Etat fait entrer à titre onéreux une immobilisation incorporelle dans son patrimoine de manière définitive.
Les immobilisations incorporelles qui peuvent faire l’objet d’acquisition sont :
- les brevets ;
- les logiciels et les progiciels ;
- les systèmes d’information ;
- les sites internet et l’intranet ;
- les brevets, les marques de fabrique, les dessins et modèles industriels et les droits d’auteur ;
- les droits au bail ;
- les droits d’exploitation ;
- les licences d’exploitation ;
- les fonds de commerce ;
- les indications géographiques et autres droits similaires.
L’entrée d’une immobilisation incorporelle dans le patrimoine de l’Etat à la suite d’une acquisition donne lieu à l’établissement d’un bon d’entrée dans l’existant.
Les pièces justificatives relatives à cette opération sont :
- la facture définitive du fournisseur ;
- le bordereau de livraison, le cas échéant ;
- le procès-verbal de réception provisoire (modèle spécifique 1) ;
- le procès-verbal de réception définitive (modèle spécifique 2) ;
- le bon d’entrée (modèle spécifique 3) matérialisant la prise en charge des matières.
Pour les acquisitions de supports informatiques, les pièces justificatives suivantes sont ajoutées :
- le cahier des charges ;
- le procès-verbal de la recette définitive ;
- le support électronique.
Les opérations qui font l’objet des procès-verbaux de réception provisoire (modèle spécifique 1) et définitive (modèle spécifique 2) sont effectuées par la commission prévue à l’article 45 de l’instruction générale portant application du décret n° 2018-842 du 09 mai 2018 portant Comptabilité des matières.
Art. 29
La production consiste à créer une immobilisation incorporelle à partir de ressources publiques pour répondre à un besoin bien déterminé.
Toutes les immobilisations incorporelles énumérées à l’article 2 du présent arrêté peuvent faire l’objet de production par l’Etat, les Collectivités territoriales ou tout autre organisme public.
L’entrée d’une immobilisation incorporelle dans le patrimoine d’un organisme public à la suite d’une production donne lieu à l’établissement d’un bon d’entrée dans l’existant. Les pièces justificatives relatives à cette opération sont :
- la facture de production comptabilisant l’ensemble des coûts énumérés à l’article 14 du présent arrêté (elle est établie par l’organisme qui a produit l’immobilisation incorporelle) ;
- le bordereau de livraison, le cas échéant ;
- le procès-verbal de réception provisoire (modèle spécifique n° 1) ;
- le procès-verbal de réception définitive (modèle spécifique n° 2) ;
- le bon d’entrée (modèle spécifique 3) matérialisant la prise en charge des matières.
Pour les supports informatiques, les pièces justificatives suivantes sont ajoutées :
- le cahier de charge ;
- le procès-verbal de recette définitive ;
- le support électronique.
Art. 30
La location est l’opération par laquelle un organisme public acquiert des droits pour une durée déterminée sur une immobilisation incorporelle moyennant le paiement d’une redevance.
Les immobilisations incorporelles énumérées à l’article 2 du présent arrêté peuvent en principe faire l’objet de location au profit de l’Etat, des Collectivités territoriales ou de tout autre organisme public.
Toutefois, la location concerne plus spécifiquement les immobilisations incorporelles telles que : les droits au bail, les droits d’exploitation, les licences d’exploitation.
L’entrée d’une immobilisation incorporelle dans le patrimoine d’un organisme public à la suite d’une location donne lieu à l’établissement d’un bon d’entrée provisoire dans l’existant. Les pièces justificatives relatives à cette opération sont :
- le contrat de location ou de bail ou le contrat de licence ;
- le bordereau de livraison, le cas échéant ;
- le procès-verbal de réception provisoire, le cas échéant (modèle spécifique 1) ;
- le procès-verbal de réception définitive (modèle spécifique 2) ;
- le bon d’entrée provisoire (modèle spécifique 6) matérialisant la prise en charge momentanée des immobilisations incorporelles.
Pour les supports informatiques, les pièces justificatives suivantes sont ajoutées :
- le cahier de charge ;
- le procès-verbal de recette définitive ;
- le support électronique.
Art. 31
La donation au profit d’un organisme public est l’acte par lequel un tiers transfère gratuitement à l’Etat la propriété d’un bien lui appartenant.
Toutes les immobilisations incorporelles énumérées à l’article 2 du présent arrêté peuvent faire l’objet de donation au profit de l’Etat, des Collectivités territoriales ou de tout autre organisme public.
L’entrée d’une immobilisation incorporelle dans le patrimoine d’un organisme public à la suite d’une donation donne lieu à l’établissement d’un bon d’entrée dans l’existant.
Les pièces justificatives relatives à cette opération sont :
- l’acte de donation ;
- le bordereau de livraison, le cas échéant ;
- le procès-verbal de réception provisoire (modèle spécifique 1) ;
- le procès-verbal de réception définitive (modèle spécifique 2) ;
- le bon d’entrée (modèle spécifique 3) matérialisant la prise en charge des matières.
Pour les supports informatiques, les pièces justificatives suivantes sont ajoutées :
- le cahier de charge ;
- le procès-verbal de recette définitive ;
- le support électronique.
Art. 32
L’échange au profit d’un organisme public a lieu lorsque ce dernier reçoit d’un tiers une immobilisation incorporelle en contrepartie de la mise à sa disposition d’un autre bien.
En principe, toutes les immobilisations incorporelles énumérées à l’article 2 du présent arrêté peuvent faire l’objet d’échange au profit de l’Etat, des collectivités territoriales ou de tout autre organisme public.
L’entrée d’une immobilisation incorporelle dans le patrimoine d’un organisme public à la suite d’un échange donne lieu à l’établissement d’un bon d’entrée dans l’existant.
Les pièces justificatives relatives à cette opération sont :
- le document matérialisant l’échange (lettre, convention, procès-verbal d’échange etc.) ;
- le procès-verbal de réception provisoire, le cas échéant (modèle spécifique 1) ;
- le procès-verbal de réception définitive (modèle spécifique 2) ;
- le bon d’entrée (modèle spécifique 3) matérialisant la prise en charge des matières.
Pour les supports informatiques, les pièces justificatives suivantes sont ajoutées :
- le cahier de charge ;
- le procès-verbal de recette définitive ;
- le support électronique.
Art. 33
Une immobilisation incorporelle peut entrer dans le patrimoine de l’Etat à la suite d’une procédure judiciaire lorsqu’une condamnation frappant un tiers l’oblige à transférer à l’Etat, la propriété qu’il avait sur ce bien.
L’entrée d’une immobilisation incorporelle dans le patrimoine d’un organisme public, à la suite d’une procédure judiciaire donne lieu à l’établissement d’un bon d’entrée dans l’existant.
Les pièces justificatives relatives à cette opération sont :
- la décision de jugement (minutes du procès etc.) ;
- le procès-verbal de réception définitive (modèle spécifique 2) ;
- le bon d’entrée (modèle spécifique 3) matérialisant la prise en charge des matières.
Pour les supports informatiques, les pièces justificatives suivantes sont ajoutées :
- le cahier de charge ;
- le procès-verbal de recette définitive ;
- le support électronique.
Art. 34
La valeur d’entrée des immobilisations incorporelles dans le patrimoine de l’Etat et de tout autre organisme public soumis aux règles de la comptabilité publique est faite :
- à la valeur d’apport annoncée par le donateur ou l’expert évaluateur, pour les matières reçues en donation ;
- au coût réel d’acquisition affiché sur les factures ou inscrits sur les engagements juridiques (marchés, etc. ;
- à la valeur vénale ou valeur actuelle, pour les matières acquises à la suite d’une procédure judiciaire (saisie de biens à la suite d’une condamnation) ;
- la valeur de ces matières sera le prix appliqué sur le marché ;
- au coût de production, pour les immobilisations créées par l’organisme public pour lui-même.
Le coût de production inclut, s’il y a lieu :
- les coûts au titre des matériaux et services utilisés ou consommés pour générer l’immobilisation incorporelle ;
- les salaires et autres coûts liés aux personnels directement engagés pour générer l’actif ;
- les droits d’enregistrement ;
- les coûts de dépôt de brevet ;
- les coûts directement liés à l’acquisition et au développement de logiciels (logiciels de gestion intégrés).
Chapitre 2 - Des opérations de gestion
Art. 35
A l’intérieur d’une même structure administrative, les immobilisations incorporelles peuvent faire l’objet de mouvements internes (affectation et mutation) conformément aux dispositions des articles 51 à 53 de l’Instruction générale sur la comptabilité des matières.
Chapitre 3 - Des opérations de sortie des immobilisations incorporelles
Art. 36
Une immobilisation incorporelle peut sortir du patrimoine de l’Etat à la suite d’une cession, d’une donation au profit d’un tiers, d’une expiration, d’une location, d’un échange au profit d’un tiers ou à la suite d’une procédure judiciaire.
Art. 37
La cession est l’opération par laquelle l’organisme public habilité cède à titre onéreux une immobilisation incorporelle à un tiers.
Toutes les immobilisations incorporelles énumérées à l’article 2 du présent arrêté peuvent en principe, faire l’objet de cession à un tiers de la part des organismes publics qui en ont l’habilitation.
La sortie d’une immobilisation incorporelle du patrimoine de l’Etat à ia suite d’une cession donne lieu à l’établissement d’un bon de sortie définitive de l’existant.
Les pièces justificatives relatives à cette opération sont :
- l’acte de cession ou contrat de vente ;
- la pièce justificative du paiement effectué par l’acquéreur ;
- le bon de sortie définitive (modèle spécifique 4).
Art. 38
Dans le cadre de la coopération internationale, l’Etat peut être amené à donner, à titre gratuit, à un autre Etat la propriété qu’il avait sur une immobilisation incorporelle.
La sortie d’une immobilisation incorporelle du patrimoine d’un organisme public, à la suite d’une donation donne lieu à l’établissement d’un bon de sortie définitive.
Les pièces justificatives relatives à cette opération sont :
- l’acte de donation ;
- le bon de sortie définitive (modèle spécifique 4).
Art. 39
Une immobilisation incorporelle peut atteindre sa durée d’utilisation. Dans ce cas, on parle d’expiration, c’est le cas notamment des immobilisations telles que les logiciels, les progiciels, les licences, etc.
La constatation de l’expiration donne lieu à l’établissement d’un procès-verbal de constat établi par la commission prévue à l’article 45 de l’Instruction générale sur la comptabilité des matières et d’un bon de sortie définitive.
Les pièces justificatives relatives à cette opération sont :
- procès-verbal de constat (modèle spécifique 5) ;
- le bon de sortie définitive (modèle spécifique 4).
Art. 40
La location est l’opération par laquelle l’Etat met à la disposition d’un tiers une immobilisation incorporelle moyennant le paiement d’une redevance.
Toutes les immobilisations incorporelles énumérées à l’article 2 du présent arrêté peuvent en principe, faire l’objet de location à un tiers de la part des organismes publics qui en ont l’habilitation.
Toutefois, la location concerne plus spécifiquement les immobilisations incorporelles telles que : les droits au bail, les droits d’exploitation, les licences d’exploitation.
La sortie d’une immobilisation incorporelle du patrimoine de l’Etat à la suite d’une location donne lieu à l’établissement d’un bon de sortie provisoire de l’existant.
Les pièces justificatives relatives à cette opération sont :
- le contrat de location ou de bail, ou le contrat de licence ;
- le bon de sortie provisoire (modèle spécifique 7) matérialisant la sortie momentanée de l’immobilisation incorporelle.
Art. 41
L’échange au profit d’un tiers a lieu lorsque l’Etat cède une immobilisation incorporelle à un tiers en contrepartie de la mise à sa disposition d’un autre bien.
Toutes les immobilisations incorporelles énumérées à l’article 2 du présent arrêté peuvent en principe, faire l’objet d’échange au profit de tiers de la part de l’Etat, des Collectivités territoriales ou de tout autre organisme public.
La sortie d’une immobilisation incorporelle du patrimoine d’une personne publique à la suite d’un échange donne lieu à l’établissement d’un bon de sortie définitive de l’existant.
Les pièces justificatives relatives à cette opération sont :
- le document matérialisant l’échange (lettre, convention, procès-verbal d’échange etc.) ;
- le bon de sortie définitive (modèle spécifique 4) matérialisant la sortie des matières.
Art. 42
Une immobilisation incorporelle peut sortir du patrimoine de l’Etat à la suite d’une procédure judiciaire lorsqu’une condamnation l’oblige à transférer la propriété qu’il avait sur ce bien à un tiers.
La sortie d’une immobilisation incorporelle du patrimoine d’un organisme public, à la suite d’une procédure judiciaire donne lieu à l’établissement d’un bon de sortie définitive de l’existant.
Les pièces justificatives relatives à cette opération sont :
- la décision de jugement (minutes du procès etc.) ;
- le bon de sortie définitive (modèle spécifique 4) matérialisant la sortie des matières.
Art. 43
Les opérations d’entrée, de gestion et de sortie des immobilisations incorporelles décrites aux articles 33 à 40 du présent arrêté font l’objet d’une comptabilisation journalière sur deux documents au moins :
- le livre journal des opérations d’entrée et de sortie (modèle n° 11 de l’Instruction générale sur la comptabilité des matières) ;
- le grand livre des comptes de matières (modèle n° 12 de l’Instruction générale sur la comptabilité des matières) ;
- tout autre document utile.
