Loi n° 2009-010 du 11 juin 2009 relative à l’organisation de l’état civil au Togo

La présente loi organise l’état civil au Togo.

L’état civil est placé sous la tutelle conjointe du Ministre chargé de l’administration territoriale et du Ministre chargé de la justice qui veillent à son organisation, à son fonctionnement et en assurent le contrôle.

Il est dressé un acte d’état civil de tous les évènements de naissance, de mariage, de décès de toute personne de nationalité togolaise ou étrangère résidant au Togo lorsque ces événements surviennent sur le territoire national.

Les dispositions de l’article précédent sont applicables aux personnes de nationalité togolaise résidant à l’étranger.

Les déclarations se font dans les représentations diplomatiques ou consulaires du lieu de résidence, ou à défaut dans l’un des pays les plus proches où l’Etat dispose d’une représentation diplomatique ou consulaire.

Si les déclarations n’ont pu être faites dans les représentations diplomatiques ou consulaires du Togo à l’étranger, les actes d’état civil enregistrés conformément aux lois du pays d’accueil doivent être transcrits à l’état civil national.

Les déclarations sont reçues :

• dans les communes, par les maires ou les délégataires ;
• dans le ressort des représentations diplomatiques ou consulaires, par les ambassadeurs, les chargés d’affaires ou consuls.

Peuvent bénéficier de la délégation d’officier d’état civil du maire, les adjoints aux maires, les secrétaires généraux et secrétaires de mairie et de façon exceptionnelle, les conseillers municipaux.

Les délégataires délivrent valablement, sous le contrôle et la responsabilité du maire, les extraits, copies et bulletins de naissance, de mariage et de décès.

L’arrêté portant délégation du maire est transmis au préfet et au procureur de la République près le tribunal de première instance dans le ressort duquel se trouve la commune.

Les délégations sont rapportées dans les mêmes formes. Toutefois, elles deviennent caduques en cas de décès, démission ou destitution du maire ou du délégataire.

Les communes urbaines, les communes rurales et chaque commune d’arrondissement disposent d’un centre d’état civil.

Les communes peuvent créer, en cas de besoin, des centres secondaires d’état civil.

La tarification de l’enregistrement des actes d’état civil est harmonisée sur l’ensemble du territoire national par arrêté conjoint du Ministre chargé des finances et du Ministre chargé de l’administration territoriale.

Le registre d’état civil est constitué de l’ensemble des actes d’état civil et des actes qui les modifient.

Le Ministre chargé de l’administration territoriale définit pour les collectivités territoriales un modèle unique de registre d’état civil.

L’acquisition des registres d’état civil est à la charge des collectivités territoriales, sous le contrôle des services techniques du ministère chargé de l’administration territoriale.

Les actes sont inscrits chronologiquement, sans blanc ni ratures, sur le registre modèle, pour l’année, du 1er janvier au 31 décembre. La première et la dernière page sont cotées, tandis que tous les autres feuillets sont paraphés.

Les cotes et les paraphes sont apposés par le juge du tribunal territorialement compétent.

Chaque acte porte un numéro constatant l’ordre de son inscription.

Exceptionnellement des ratures peuvent être admises. Dans ce cas, ces ratures et les renvois sont approuvés et signés de la même manière que le corps de l’acte.

Il est tenu un registre à feuillets par nature d’acte. Chaque feuillet compte cinq volets.

Les actes sont signés par l’officier d’état civil ou les délégataires de signature.

La signature de l’officier d’état civil ou du délégataire de signature confère aux actes de l’état civil leur caractère authentique.

Le déclarant est tenu de signer l’acte qui lui est délivré. S’il ne sait ou ne peut pas signer, son empreinte digitale est relevée en lieu et place de la signature.

Le volet n° 5 est remis au déclarant. Il tient lieu d’extrait d’acte d’état civil.

Le volet n° 4 est adressé mensuellement à la direction régionale de la statistique.

Le volet n° 3 est adressé chaque année au juge du tribunal territorialement compétent. Il est déposé au greffe du tribunal dans le ressort duquel se trouve le centre d’état civil, à la diligence de l’officier d’état civil ou des délégataires de signature.

Le volet n° 2 est envoyé au ministère chargé de l’administration territoriale pour centralisation nationale par voie hiérarchique.

Le volet n° 1 est conservé par le centre qui enregistre l’acte. Il constitue le registre de l’état civil.

A la fin de chaque année, le registre est clos et arrêté par l’agent chargé de l’état civil. Celui-ci dresse une table alphabétique annuelle des actes qui y sont contenus et adresse un rapport au ministère chargé de l’administration territoriale par voie hiérarchique.

Les mentions « coutume du père » et « ethnie » sont interdites sur tous les volets du registre de l’état civil.

Les maires et les agents d’état civil sont responsables de la tenue et de la conservation des registres. L’enregistrement et la conservation des actes d’état civil sont manuels et/ou informatisés.

Les actes d’état civil informatisés ont la même valeur juridique que ceux enregistrés manuellement.

En cas de suppression d’un centre d’état civil, ses registres sont versés aux archives du centre de rattachement.

La table alphabétique comporte, en face du nom, dans la colonne de la date de l’acte, le numéro d’inscription de l’acte.

Il est établi, tous les cinq ans, un relevé des tables alphabétiques annuelles.

Ces relevés qui portent le nom de tables quinquennales de l’état civil sont dressés dans les mêmes formes que les tables annuelles et comportent les mêmes mentions.

Les tables alphabétiques quinquennales sont établies en trois exemplaires : l’un est conservé au centre d’état civil, l’autre est déposé au greffe du tribunal territorialement compétent et le dernier au ministère chargé de l’administration territoriale.

La déclaration de naissance est obligatoire. Elle est faite dans les quarante-cinq jours qui suivent la naissance de l’enfant au centre d’état civil du lieu de naissance ou dans les représentations diplomatiques ou consulaires du Togo, si la naissance survient à l’étranger.

La déclaration de naissance incombe à l’un des parents de l’enfant, à toute personne autorisée par l’un des parents et à défaut, par le médecin ou la sage-femme conformément aux dispositions légales en vigueur.

La déclaration de naissance donne droit à un document authentique appelé acte de naissance.

Il est tenu par les hôpitaux, les maternités et les formations sanitaires publiques ou privées, un registre d’attestation des naissances qui y sont survenues.

Le registre peut être consulté à tout moment, en cas de nécessité par l’officier d’état civil ainsi que par toute autre autorité administrative ou judiciaire dans le respect des conditions fixées par la loi.

Toute personne ayant découvert un enfant nouveau-né abandonné est tenu de le présenter au service social, à la police, à la gendarmerie ou à tout autre service public compétent aux fins de sa déclaration ou de son enregistrement par les services d’état civil du lieu de la découverte.

Le service qui reçoit la déclaration est tenu de dresser et d’envoyer au procureur de la république près le tribunal de première instance territorialement compétent un procès-verbal détaillé et un rapport indiquant, outre la date, l’heure, le lieu et les circonstances de la découverte, l’âge apparent, le sexe de l’enfant et tout autre signe pouvant contribuer à son identification ainsi qu’à celle de la personne à laquelle sa garde est provisoirement confiée.

L’officier d’état civil territorialement compétent enregistre l’enfant conformément aux dispositions du Code de l’enfant et du Code des personnes et de la famille.

Les déclarations d’intention de mariage sont faites par les futurs époux.

Le mariage est précédé de la publication des bans qui dure trente jours. Il est aussitôt enregistré après la célébration.

Il est matérialisé par un document authentique appelé acte de mariage.

La décision de divorce définitivement prononcé par le juge est communiquée au centre d’état civil du lieu de naissance des époux divorcés en vue de sa mention en marge ou au dos de leurs actes de naissance et de mariage conformément aux dispositions légales en vigueur.

La déclaration de décès est obligatoire. Elle est faite dans les quinze jours suivant le décès au centre d’état civil ou dans une représentation diplomatique ou consulaire du lieu du décès ou dans celle de l’un des pays les plus proches, par un parent ou par toute autre personne ayant eu connaissance du décès.

Elle donne lieu à un document authentique appelé acte de décès.

Après enquête et sur autorisation du procureur de la République, la déclaration de décès frappée de forclusion peut être enregistrée.

Il est fait mention d’office, en marge ou au dos des actes de naissance, des actes de décès.

La rectification et la reconstitution des actes d’état civil ne sont effectuées qu’en vertu d’un jugement rendu par le tribunal de première instance dans le ressort duquel se trouve le centre d’état civil où l’acte a été ou aurait dû être dressé.

La rectification intervient par suite d’une déclaration erronée, d’un changement de nom, de prénoms ou d’un ajout de prénoms.

La reconstitution intervient par suite de perte, destruction totale ou partielle des registres et en cas de déclarations frappées de forclusion.

Les actes d’état civil qui contiennent des erreurs ou des omissions, sans pour autant que leur rectification soit de nature à modifier l’état des personnes, peuvent être rectifiés par le tribunal de première instance territorialement compétent.

L’acte produit après rectification s’appelle acte rectificatif.

En cas de perte, de destruction partielle ou totale des registres, ainsi qu’en cas de déclarations frappées de forclusion, les actes d’état civil peuvent faire l’objet de reconstitution par jugement supplétif.

La personne ou l’autorité visée par les dispositions du présent article souhaitant remédier à l’absence d’un acte d’état civil s’adresse au tribunal de première instance dans le ressort duquel se trouve le centre d’état civil où l’acte a été ou aurait dû être dressé.

La requête fait obligatoirement mention de l’attestation de la perte ou de la destruction des registres par l’état civil du lieu présumé de naissance, des éléments matériels et de l’identité de témoins pouvant la corroborer. Après vérification, le tribunal de première instance peut rendre un jugement supplétif qui est transcrit dans les registres du centre d’état civil.

L’acte produit après reconstitution est appelé acte reconstitué.

La demande en rectification ou en reconstitution peut être faite par toute personne ayant un intérêt réel à cette rectification ou reconstitution.

Elle peut également être faite soit par l’autorité administrative ou par le procureur de la République.

La demande est portée devant le tribunal de première instance dans le ressort duquel se trouvent les bureaux d’état civil où l’acte aurait dû être reçu.

Le jugement portant reconstitution ou rectification est susceptible d’appel par les personnes et autorités mentionnées aux alinéas 1 et 2 du présent article.

Le dispositif de tout jugement de rectification d’acte d’état civil devenu définitif est transcrit d’office à la diligence du juge au dos de la souche sur laquelle figure l’acte rectifié.

La même transcription est faite également par le greffier en chef sur le volet n° 3.

Copie du dispositif à transcrire est adressée par la juridiction ayant statué à l’agent d’état civil de la commune et au greffier en chef de la juridiction intéressée.

En cas de déclaration de naissance hors délai, l’acte d’état civil peut faire l’objet d’un jugement supplétif du tribunal de première instance dans le ressort duquel se trouve le centre d’état civil où l’acte de naissance aurait dû être dressé.

La requête fait mention de tous les éléments matériels et des témoins pouvant permettre d’établir l’identité de l’intéressé et celle de ses parents, le lieu et la date de naissance.

Le dispositif de tout jugement de reconstitution ou supplétif d’acte d’état civil devenu définitif est transcrit d’office dans les mêmes formes à sa date, au dos de la souche sur le registre de l’année en cours, du lieu où a été dressé l’acte détruit ou perdu, ou sur le registre de l’année où la déclaration aurait dû être faite.

Les mentions de divorce et de décès sont portées au dos de la souche du registre de naissance, ainsi qu’à celui des mariages et au dos des volets n° 3 déposés au greffe du tribunal de première instance.

Les mentions relatives au décès en indiquent la date et le lieu ainsi que le numéro d’ordre de l’acte de décès.

Les mentions relatives aux naissances, aux mariages et aux décès sont faites par l’autorité chargée de la conservation des registres et par le greffier en chef du tribunal de première instance, au vu de l’avis des autorités chargées de recevoir l’acte donnant lieu à mention.

La communication de ces mentions est faite entre les administrations concernées.

Les directeurs des établissements pénitentiaires, des formations sanitaires et d’asiles sont tenus de déclarer les naissances et les décès survenus dans leurs établissements au centre d’état civil du lieu de naissance ou de décès.

Il est délivré un livret de famille à toute personne qui en fait la demande.