Titre 2 - Création et organisation des régies
Chapitre 1 - Modalités de création des régies de recettes et des régies d’avances
Art. 5
Les régies d’avances sont créées par Décision de l’Ordonnateur.
Les régies de recettes sont créées par Décision du Président de la Commission, en sa qualité d’Ordonnateur principal unique des recettes de l’Union.
Art. 6
L’ordonnateur principal de chaque Organe peut créer des régies spéciales, pour l’exécution de certaines opérations. Le fonctionnement, la nature des opérations exécutées et les modalités de contrôle sont précisés par l’acte de création de ces régies.
Le président de la Commission peut déléguer ce pouvoir aux présidents des Organes ne bénéficiant pas de l’autonomie de gestion et aux responsables de département dans le cadre de l’exécution de leur budget.
Art. 7
L’acte de création de la régie fixe notamment :
Pour la régie de recettes :
- les produits que le régisseur est habilité à encaisser ;
- les modalités de prise en charge des produits ;
- les modalités de tenue de la comptabilité des produits encaissés et des opérations comptables de fin de mois incluant l’arrêté des divers registres auxiliaires tenus ;
- les opérations de reversement au comptable principal de la Commission des produits encaissés ;
- le plafond de la régie qui est le montant maximal de l’encaisse que le régisseur est autorisé à garder dans sa caisse ;
- les conditions de l’arrêt des comptes en fin d’exercice ;
- la périodicité des versements.
Pour la régie d’avances :
- la nature et la liste des dépenses payables sur les fonds de la Régie ;
- le plafond de l’avance consentie pour alimenter la Régie ;
- le montant maximum d’une dépense s’il s’agit d’une caisse de menues dépenses ;
- l’imputation budgétaire ;
- les délais d’apurement des dépenses payées ;
- les conditions de la première alimentation et de réapprovisionnement de la régie ;
- les conditions relatives à l’arrêt des opérations en fin d’exercice.
Chapitre 2 - Modalités de nomination et de cessation de fonction des régisseurs
Art. 8
Les régisseurs de recettes sont nommés par Décision du Président de la Commission, après avis conforme du Comptable principal.
Les régisseurs d’avances, sont nommés par Décision de l’ordonnateur de chaque Organe, après avis conforme du Comptable principal.
Les régisseurs d’avances sont choisis parmi les fonctionnaires des Organes de l’Union ou, en cas de nécessité et uniquement dans des cas prévus par les conventions de financement, parmi les autres agents.
Les régisseurs d’avances sont choisis en raison de leurs connaissances, aptitudes et compétences particulières sanctionnées par des titres ou une expérience professionnelle appropriée ou à l’issue d’un programme de formation approprié.
Art. 9
Un régisseur ne peut, en aucun cas, cesser ses fonctions sans qu’il n’y ait eu de remise de services à son remplaçant ou à son comptable de rattachement. En cas de décès, de démission ou d’abandon de poste, l’Ordonnateur désigne un intérimaire conformément aux dispositions réglementaires en vigueur, pour assurer la gestion du poste jusqu’à l’installation du nouveau titulaire.
Chapitre 3 - Obligations et droits des régisseurs
Art. 10
Avant d’entrer en fonction, le régisseur d’une caisse d’avances est tenu de constituer un cautionnement dans les conditions fixées par les textes en vigueur.
La caution est constituée soit par :
- un dépôt en numéraire ;
- ou des retenues mensuelles sur l’indemnité de responsabilité financière allouée au régisseur.
Le montant de la caution et les modalités de sa constitution sont définis par les textes en vigueur sur le cautionnement.
A titre exceptionnel des régies peuvent être créées temporairement, pour une période de fonctionnement effectif n’excédant pas six mois ou pour une opération particulière. Dans ce cas le régisseur peut être dispensé de constituer un cautionnement, sur décision de l’Ordonnateur après avis conforme du comptable.
L’acte constitutif de la régie créée temporairement devra préciser les conditions de la dispense de constituer un cautionnement.
Art. 11
La libération des garanties constituées par un régisseur ayant cessé ses fonctions est accordée par Décision de l’Ordonnateur après l’obtention d’un certificat de décharge délivré par le Comptable principal de l’Organe concerné.
Le certificat de décharge est délivré lorsque les conditions ci-après sont remplies :
- le régisseur a versé au Comptable principal la totalité de ses disponibilités ;
- il a justifié l’emploi de l’intégralité des avances mises à sa disposition, et que le Comptable principal a accepté la totalité des justifications qu’il a produites ou des régularisations intervenues ;
- le régisseur n’est pas en débet.
Art. 12
Le certificat de décharge ne peut être délivré au régisseur avant la régularisation de toutes les opérations imputables à sa gestion et dans tous les cas, après un délai de trois mois à compter du jour de sa cessation de fonction.
La libération de la caution du régisseur en fin de fonction intervient dans les six mois suivant la délivrance du certificat de décharge, par le Comptable principal de l’Organe concerné, et sur la demande expresse présentée par le régisseur.
Le certificat de décharge permet la libération de la caution mais n’entrave pas l’action en responsabilité éventuelle du régisseur.
Art. 13
Les régisseurs reçoivent une indemnité de responsabilité financière conformément aux textes relatifs au régime indemnitaire de l’UEMOA.
La gestion d’une ou plusieurs régies ne donne droit qu’à une indemnité de responsabilité financière.
Dans le cas exceptionnel d’une caisse spéciale, les régisseurs ne reçoivent pas d’indemnité de responsabilité financière.
