Règlement d’exécution n° 006/2019/COM/UEMOA du 31 décembre 2019 portant modalités de création, d’organisation, de fonctionnement et de contrôle des régies de recettes et des régies d’avances des organes de l’UEMOA

Le régisseur de recettes, placé sous la responsabilité financière et comptable du Comptable principal, est chargé :

• de l’encaissement des recettes explicitement énumérées par l’acte de création de la régie selon les modes de perception arrêtés ;
• de la délivrance de quittance en contrepartie des recettes encaissées ;
• de la vérification, avant d’encaisser une recette, qu’il est bien habilité par l’acte constitutif de la régie à encaisser cette recette ;
• du versement de l’encaisse selon la périodicité établie dans l’acte constitutif de la régie ;
• de la tenue, selon les modalités définies, de la comptabilité permettant de dégager facilement à tout moment la situation de l’encaisse ;
• de la tenue des documents réglementaires nécessaires au suivi de la régie ;
• du respect des limites de l’arrêté de régie en matière d’opérations autorisées et de moyens d’encaissement ;
• de la conservation de l’encaisse dans la limite du montant défini par l’acte de création de la régie ;
• de la production de tout document ou renseignement demandé se rapportant à la régie dont il a la charge ;
• du contrôle des pièces justificatives de la recette encaissée ;
• de la production des pièces justificatives auprès du comptable en vue de l’émission de titres de recettes ;
• du signalement des anomalies de paiement au comptable ;
• de la consignation de toutes les opérations d’encaissement ;
• de la sécurisation des valeurs de la régie ;
• de la préparation des informations pour les missions de contrôle ;
• de la mise à la disposition de toute la documentation nécessaire aux missions de contrôle.

Le régisseur de recettes exerce sa fonction sous la responsabilité administrative du responsable de l’Organe, du Département ou du Bureau de Représentation, auprès duquel est instituée la régie de recettes.

Le Régisseur de dépenses, placé sous la responsabilité administrative du responsable de l’Organe, du Département ou du Bureau de Représentation :

• effectue les dépenses de l’Organe, du Département ou du Bureau de Représentation définies par l’acte de création de la Régie ;
• tient, selon les modalités définies, la comptabilité permettant de dégager facilement à tout moment la situation de l’avance reçue ;
• contrôle la validité de la créance et du caractère libératoire du règlement à l’occasion de chaque règlement des dépenses de la régie ;
• fournit dans les meilleurs délais les régularisations demandées soit par le comptable, soit par l’ordonnateur, sur les dépenses rejetées ;
• prépare les réunions, ateliers, séminaires, formation ou autres manifestations organisés par les Organes, les Départements ou le Bureau de Représentation de la Commission ;
• effectue les dépenses des réunions, ateliers, séminaires, formation ou autres manifestations organisés par les Organes, les Départements ou le Bureau de Représentation de la Commission ;
• cosigne les chèques émis sur le compte bancaire de la régie avec le responsable de l’Organe, du Départements ou du Bureau de Représentation ou toute autre personne désignée ;
• rend compte au responsable de l’Organe, du Département ou du Bureau de Représentation ou toute autre personne désignée de l’utilisation des fonds mis à la disposition de la Régie selon une périodicité définie ;
• vérifie la conformité et la régularité des pièces de dépenses effectuées ;
• prépare les informations pour les missions de contrôle ;
• met à la disposition des missions de contrôle toute la documentation nécessaire ;
• effectue les opérations à caractère financier et comptable de l’Organe, du Département ou du Bureau de Représentation dont il relève ;
• reverse les reliquats des avances inemployées de la gestion ;
• fait parvenir à l’ordonnateur, selon la périodicité établie, les pièces justificatives de paiement, accompagnées d’un exemplaire du bordereau-journal de dépenses.

Le Régisseur de dépenses relève de la responsabilité financière de l’ordonnateur.

L’Ordonnateur, supérieur hiérarchique en matière financière du régisseur, est chargé :

• de la création de la Régie sur avis conforme du Comptable principal ;
• de la définition des limites et du champ des Régies ;
• de la nomination et de l’affectation du régisseur sur avis conforme du Comptable principal ;
• de l’approvisionnement de la régie ;
• de la vérification et la régularisation des pièces de dépenses de la régie ainsi que de l’émission des titres de recettes encaissées par les régies ;
• de la constitution des dossiers de la régie, dans lesquels seront regroupés tous les documents relatifs au fonctionnement de la régie et à la gestion du régisseur ;
• du contrôle périodique de la régie ;
• de l’émission des ordres de recettes pour les dépenses non justifiées et les encaissements non reversés ;
• de la clôture de la régie ;
• de toute autre mission prévue par les textes en vigueur notamment le présent Règlement d’exécution ;
• de la procédure de l’autorisation d’ouverture des comptes bancaires de la régie ;
• de la constitution d’une base de données de fournisseurs et/ou de prestataires agréés par la Commission.

L’Ordonnateur est également chargé de veiller :

• à la tenue de la comptabilité administrative de la régie ;
• à ce que le régisseur intervient seulement pour les opérations prévues par l’acte constitutif de la régie ;
• au respect des modalités de fonctionnement déterminées dans l’acte de création de la régie.

Le Comptable principal, supérieur hiérarchique en matière comptable du régisseur :

• donne l’avis conforme à la demande de l’Ordonnateur ;
• veille à la création des comptes de la Régie ;
• suit les opérations effectuées sur le compte bancaire de la Régie ;
• transmet à l’ordonnateur la situation des encaissements du régisseur pour émission de titre de recettes ;
• délivre au Régisseur de recettes un quittancier sécurisé ;
• constitue des dossiers de la régie, dans lesquels seront regroupés tous les documents relatifs au fonctionnement de la régie et à la gestion du régisseur ;
• veille au contrôle des fonds alloués à la régie de dépenses ;
• veille au contrôle de la régie de recettes ;
• veille à la tenue de la comptabilité de la régie ;
• exécute les ordres de recettes émis à l’encontre du régisseur ;
• clôture les comptes comptables de la régie ;
• veille à l’ouverture et à la clôture du compte bancaire de la régie ;
• paie les dépenses effectuées par la régie après clôture de celle-ci et transmet les pièces justificatives à l’ordonnateur pour régularisation ;
• effectue toute autre mission prévue par les textes en vigueur notamment le présent Règlement d’exécution.

Le responsable de l’Organe, du Département ou le ou du Bureau de Représentation, supérieur hiérarchique en matière administrative du régisseur :

• assure la responsabilité des dépenses de l’Organe, du Département ou du Bureau de Représentation, dans les domaines et matières délégués ;
• cosigne avec le régisseur les chèques émis sur le compte bancaire de la régie ;
• évalue le régisseur ;
• veille aux arrêtés périodiques ou annuels des situations de la régie ;
• veille au respect des délais impartis pour la justification des pièces de dépenses effectuées sur la régie et aux instructions données par l’ordonnateur et le comptable ;
• reçoit et oriente les missions de contrôle ;
• veille au respect des dépenses auprès des fournisseurs et/ou des prestataires agréés par la Commission.

Les régisseurs sont personnellement et pécuniairement responsables de la garde et de la conservation des fonds et des valeurs qu’ils recouvrent ou qui leur sont avancés par le Comptable principal, du maniement des fonds et des mouvements de comptes de disponibilités, de la conservation des pièces justificatives ainsi que de la comptabilité de leurs opérations.

La responsabilité pécuniaire des régisseurs s’étend à toutes les opérations de la régie à compter de la date de leur installation.

La responsabilité personnelle et pécuniaire du régisseur est engagée dès lors qu’un déficit ou un manquant en deniers ou en valeurs a été constaté, qu’une recette n’a pas été recouvrée, qu’une dépense a été irrégulièrement payée.

Constitue en particulier une faute susceptible d’engager la responsabilité du régisseur d’avances le fait :

• de perdre ou de détériorer des fonds, des valeurs ou des documents et des pièces justificatives dont il a la garde ;
• de ne pouvoir justifier par des pièces régulières les paiements qu’il a effectués ;
• de payer à des personnes autres que les bénéficiaires ;
• d’effectuer des paiements en violation des dispositions instituant la régie.

Le régisseur assurant l’intérim met en jeu sa responsabilité conformément au régime de responsabilité arrêté par le présent Règlement d’exécution.

Le régisseur est responsable de la conservation des pièces justificatives de recettes et de dépenses. Il veille à la conservation desdites pièces dans des conditions les préservant du vol, de la perte, de la dégradation ou de la destruction. Il ne peut s’en dessaisir qu’en les transmettant au Comptable principal contre décharge. Le régisseur est tenu d’établir et de conserver les copies des pièces justificatives pendant une période de dix ans courant, à compter de l’exercice suivant celui auquel elles se rapportent.

Outre les responsabilités mises à la charge directe des régisseurs, les ordonnateurs et le Comptable principal sont responsables dans la limite des contrôles qui leur incombent de la régularité des opérations financières exécutées par les régisseurs placés sous leurs ordres.

La responsabilité pécuniaire du régisseur est mise en jeu par l’émission d’un ordre de recette par l’ordonnateur.

L’ordre de recette est émis pour une somme égale soit au montant de la perte de recettes subie, soit au montant de la dépense payée à tort.

L’ordre de recette est transmis par l’ordonnateur, pour recouvrement, au Comptable principal qui le notifie immédiatement au régisseur intéressé.

Le régisseur peut, dans un délai de quinze jours à compter de la notification de l’ordre de recette, solliciter un sursis de l’autorité qui a émis l’ordre de recette.

Cette autorité se prononce dans un délai de quarante-cinq jours à compter de la réception de la demande de sursis. Passé ce délai, le sursis est réputé accordé. Le sursis doit être expressément renouvelé tous les ans jusqu’à la décision définitive de décharge ou de remise gracieuse.

Toutefois, si le régisseur a présenté une demande en décharge de responsabilité ou une demande en remise gracieuse, l’ordonnateur peut prolonger la durée du sursis jusqu’à la date de la notification de la Décision statuant sur la demande.

Si le régisseur n’a pas acquitté la somme réclamée et s’il n’a pas sollicité ou n’a pas obtenu le sursis ou si le sursis est venu à expiration, une décision de mise en débet est immédiatement prise par l’ordonnateur à son encontre en remplacement de l’ordre de recette. Une décision de mise en débet est également émise si l’ordonnateur n’a pas émis l’ordre de recette.

Le recouvrement du débet est confié au Comptable principal qui a tout pouvoir pour appréhender le cautionnement du régisseur et faire des retenues à la source sur les salaires ou les droits.

Les régisseurs mis en débet peuvent obtenir soit la décharge totale ou partielle, soit la remise gracieuse de leur responsabilité.

Les demandes de décharge et de remise gracieuse présentées par les régisseurs à l’ordonnateur principal doivent être revêtues des avis de l’ordonnateur et du Comptable principal.