Règlement d’exécution n° 006/2019/COM/UEMOA du 31 décembre 2019 portant modalités de création, d’organisation, de fonctionnement et de contrôle des régies de recettes et des régies d’avances des organes de l’UEMOA

Les régies de recettes des organes de l’Union sont placées sous la supervision du Comptable principal.

Les recettes perçues par voie de régie doivent être autorisées par un texte pris par le Président de la Commission.

La nature des produits à encaisser est fixée par l’acte de création de la régie.

Les recettes à percevoir, dans le cadre des régies de recettes, sont justifiées par des quittances à souche, décomptables en nombre et en valeur, prises en comptabilité-valeur par le Comptable principal.

Les régisseurs encaissent les recettes dans les mêmes conditions que le Comptable principal.

Pour chaque encaissement, il est remis à la partie versante soit une quittance à souche, soit un titre comportant une valeur faciale.

Le régisseur des recettes enregistre ses opérations sur un livre-journal comportant en recettes, tous les encaissements, et en dépenses, tous les versements ou dégagements faits au Comptable principal.

Le livre-journal est côté et paraphé par l’ordonnateur.

Il est arrêté provisoirement en fin de mois ou lors de chaque vérification et obligatoirement en fin d’année.

Le versement des recettes au Comptable principal est effectué le 20 de chaque mois, ou chaque fois que le montant des fonds encaissés atteint le plafond fixé par l’acte constitutif de la régie.

Chaque versement est assorti d’un état de versement pour les numéraires et/ou d’un bordereau d’envoi pour les chèques.

Les chèques remis au régisseur sont émis au nom de la Commission de l’UEMOA. Ils sont ensuite remis à l’encaissement au fur et à mesure après endossement par les personnes habilitées à mouvementer les comptes bancaires.

Les chèques ne peuvent en aucun cas être émis ou endossés au nom personnel du régisseur ou du Comptable principal, ni émis au porteur.

A la fin de chaque mois, le double du livre-journal et celui du quittancier accompagnés de pièces justificatives sont adressés au Comptable principal.

Les régies d’avances fonctionnent sur le principe de l’avance permanente contrôlée à chaque reconstitution.

Dans le cas exceptionnel d’une régie temporaire dénommée « caisse d’avance spéciale » ou « caisse d’avance provisoire » ou « fonds d’avance à régulariser » ou « avance à régulariser », les régies peuvent fonctionner sur le principe de l’avance ponctuelle.

La régie temporaire peut être créée pour répondre à :

• un fonctionnement limité dans le temps ;
• un fonctionnement épisodique et répétitif.

Dans ces conditions, la ou les périodes de fonctionnement sont précisées par l’acte constitutif de la régie.

Le montant de l’avance à consentir au régisseur est déterminé par l’acte constitutif de la régie et en fonction des besoins de celle-ci.

L’acte constitutif fixe le montant maximum de l’avance à consentir au régisseur sauf dérogation accordée sur avis conforme du comptable.

En raison de besoins ponctuels, dans le cas exceptionnel où le montant de l’avance nécessaire au fonctionnement de la régie est supérieur à celui fixé par l’acte constitutif, une avance complémentaire peut être versée au régisseur par une Décision modificative pour une période limitée, sur production d’une demande motivée de l’ordonnateur et après accord du comptable assignataire.

L’avance initiale est octroyée au régisseur au vue d’une Décision d’approvisionnement de fonds.

Le renouvellement se fait à l’initiative du régisseur sur la présentation d’une demande d’avance qu’il transmet à l’ordonnateur.

Après s’être assuré de la régularité de la demande formulée par le régisseur, l’ordonnateur émet un ordre de paiement au nom du régisseur ès qualité, auquel est jointe la demande d’avance et transmet le tout au Comptable principal.

Dès réception de l’ordre de paiement, et après vérification, le comptable procède au versement de l’avance au régisseur.

Il mouvemente un compte de tiers en contrepartie d’un compte financier.

Il procède au contrôle de l’existence des crédits budgétaires au moment de la prise en charge des mandats permettant le renouvellement de l’avance.

En cas d’insuffisance de crédits budgétaires à l’occasion de ce contrôle, il lui appartient de suspendre le règlement des mandats en cause et de ne pas renouveler l’avance dans l’attente d’une éventuelle ouverture de crédits.

Les avances sont renouvelables partiellement ou en totalité en cours d’année et au plus tard le 15 décembre.

L’acte de création de la régie peut être modifié lorsqu’il s’avère que le montant maximum de l’avance consentie au régisseur est inférieur aux besoins de celle-ci.

Il est rappelé que l’avance complémentaire, établie et mise à disposition du régisseur dans les mêmes conditions que la demande d’avance initiale, ne peut répondre qu’à un besoin ponctuel.

Au cours du fonctionnement de la régie, le montant de l’avance consentie au régisseur par l’acte constitutif de la régie peut s’avérer supérieur aux besoins de celle-ci.

Dans ce cas, l’acte constitutif de la régie est modifié par Décision de l’autorité qualifiée pour créer la régie.

Le régisseur reverse au comptable principal une somme égale au montant de la réduction prévue.

Il produit à l’ordonnateur un état indiquant le montant de l’avance restant à sa disposition.

Les régisseurs d’avances effectuent le paiement des dépenses soit en numéraire ou par chèques sur le compte de la régie. Les régisseurs justifient les paiements qu’ils effectuent au moyen des acquits libératoires des bénéficiaires portés sur les pièces justificatives correspondantes.

Dans le délai maximum fixé par l’acte constitutif de la régie d’avances et, au minimum une fois par mois, le régisseur d’avances procède au versement des pièces justificatives des paiements qu’il a effectués accompagnées d’exemplaires du bordereau-journal de dépenses.

Dans le cas exceptionnel d’une régie temporaire, la périodicité obligatoire de production des pièces justificatives peut être supérieure au délai mensuel.

L’ordonnateur procède à la vérification des justifications produites.

S’il constate des irrégularités notamment des pièces justificatives produites insuffisantes ou non adéquates, des dépenses ou des moyens de règlement non autorisés par l’acte constitutif, l’ordonnateur rejette les pièces justificatives correspondantes.

Il annule la dépense concernée sur le bordereau journal et inscrit, dans la colonne prévue à cet effet, le montant du rejet qu’il déduit du total du bordereau de manière à obtenir le montant de la somme à mandater.

Il annote le motif de rejet sur les pièces justificatives correspondantes.

L’ordonnateur établit ensuite un mandat au nom du régisseur ès qualité, pour le montant des justifications admises.

A l’appui du mandat, il produit au comptable principal les pièces justificatives acceptées.

Dès que le comptable principal reconnaît la régularité du mandat et des pièces justificatives, il constate la dépense budgétaire dans ses écritures.

Dans le cas où des justifications ne peuvent être acceptées par le comptable principal, ce dernier renvoie les pièces rejetées à l’ordonnateur, mentions faites des motifs de rejet.

Si certaines dépenses ont été rejetées soit par le comptable, soit par l’ordonnateur, ce dernier demande au régisseur d’en obtenir dans les délais réglementaires leur régularisation.

Il est fait obligation au régisseur d’avances d’ouvrir un compte dans une banque primaire de la place au nom de la régie. Ce compte est destiné à recevoir exclusivement les avances consenties pour l’exécution des opérations de la régie.

Dans le cas exceptionnel des régies créées temporairement pour une période de fonctionnement effectif n’excédant pas six mois le régisseur peut être dispensé de l’ouverture d’un compte sur décision de l’Ordonnateur après avis conforme du comptable.

Les comptes bancaires ouverts dans les banques primaires au nom des régies fonctionnent sous la double signature du supérieur hiérarchique et du régisseur.

Les opérations des régies d’avances sont enregistrées dans les documents et les systèmes d’information ainsi qu’il suit :

• le livre-journal destiné à l’enregistrement chronologique des opérations de dépenses effectuées ;
• le livre de développement des dépenses destiné au classement selon la nomenclature budgétaire de l’ensemble des opérations de dépense effectuées ;
• le registre de suivi du compte de dépôt destiné au suivi des mouvements enregistrés au niveau dudit compte et permettant le cas échéant à l’établissement de l’état de rapprochement ;
• le livre-journal d’inventaire physique ou registre d’inventaire ;
• le logiciel comptable pour la prise en charge des opérations.

Le livre-journal est coté et paraphé par l’ordonnateur ou son délégué. Il est arrêté provisoirement chaque fois que le régisseur produit ses justifications à l’ordonnateur et à l’occasion de chaque contrôle et dans tous les cas à la fin de chaque mois.

Les documents comptables sont définitivement arrêtés au plus tard le 25 décembre de chaque gestion ou en cas de clôture de la régie.

L’ordonnateur procède à la régulation des dépenses suivant des titres de paiement qu’il communique au Comptable principal.

Il n’existe pas de période complémentaire chez le régisseur. Les dépenses non exécutées au 31 décembre de l’année sont prises en charge par le comptable assignataire.

Le reversement du reliquat de la régie est impérativement effectué avant le 31 décembre. Sa réalisation conditionne le renouvellement de l’avance au titre de la nouvelle année financière.

Les opérations des régisseurs d’avances sont suivies par l’Ordonnateur et le comptable sur un registre auxiliaire ou un système d’information comptable faisant apparaître pour chaque régisseur et par gestion, le montant des avances payées, les justifications acceptées, et le reversement des reliquats des avances inemployées de la gestion.

Lors de sa cessation de fonction, le régisseur arrête sa comptabilité, établit le relevé de ses opérations et effectue le versement de la totalité de l’encaisse à son comptable principal.

Les régies sont supprimées suivant les formes dans lesquelles, elles ont été instituées.

Dans ce cas, la clôture des comptes est demandée par le régisseur ou à défaut, par l’Ordonnateur, ou par le Comptable principal.