Arrêté n° R-2294 du 11 septembre 2006 fixant la chaîne des opérations de dépenses publiques avec l’application RACHAD

L’exécution des dépenses est réalisée au niveau de l’entité dépensière conformément aux dispositions en vigueur et en utilisant une ou plusieurs des sept procédures de l’application « Entité dépensière ».

L’exécution des dépenses se fait à travers la procédure standard suivante pour la plupart des dépenses courantes (dites « dépenses normales ») :

• engagement d’une dépense,
• liquidation/ordonnancement d’une dépense.

Si la dépense suppose l’établissement d’un engagement juridique préalable, une des procédures suivantes doit être utilisée en préalable à la procédure standard :

• saisie en vue d’un marché (réservation de crédits, appelée « Blocage pour marché ») ;
• saisie des termes financiers d’un contrat (renvoyant à la notion de « dépenses permanentes », dont le fournisseur est connu et dont le montant peut facilement être évalué pour l’année entière ; ex. : loyers).

Par dérogation, les phases d’engagement et d’ordonnancement pourront être confondues en une seule phase, Dépense avec règlement immédiat (DRI) dans les cas suivants :

• dépense dont on connaît à l’avance le montant définitif à payer (cas des subventions forfaitaires par ex.) ;
• dépense pour le versement de l’avance initiale à une régie d’avance, ainsi que les reconstitutions ultérieures de cette avance, au gré des paiements effectués par la régie et au vu des justifications fournies par le régisseur.

Enfin, la dépense peut ne pas être effectuée au niveau central, mais par un service extérieur de l’Etat (au niveau local, ou à l’étranger). Dans ce cas, la procédure est la suivante :

Notification de crédits au profit de services extérieurs.

L’engagement d’une dépense est initié par le service émetteur qui en fait la demande en introduisant dans le système l’ensemble des données associées.

Les données relatives à une demande d’engagement sont :

• la date de la demande, le numéro de la demande étant généré automatiquement par le système,
• la structure initiatrice de la demande définie par un titre, un chapitre et éventuellement un sous-chapitre,
• les montants à engager par ligne budgétaire,
• l’objet de la dépense et éventuellement le détail de celle-ci,
• le type de la dépense :
• procédure normale,
• dépense sur marché,
• dépense permanente,
• l’identifiant fiscal du fournisseur et le régime fiscal de l’opération,
• les modalités de règlement.

Le montant de l’engagement est déduit du disponible en engagement des lignes budgétaires concernées par l’engagement.

Pour les dépenses sur marché ou pour les dépenses permanentes, des données complémentaires sont à saisir.

S’il s’agit d’une dépense sur marché, il y a lieu de référencer obligatoirement le numéro de blocage correspondant, qui a été préalablement été saisi et validé, puis de préciser la référence du marché, la référence de l’acte d’enregistrement et la date d’approbation.

Dans le cas d’une dépense permanente, il y a lieu de référencer obligatoirement le numéro de contrat concerné, qui a été préalablement saisi.

La procédure d’ « Annulation d’un engagement » permet de gérer un engagement dont le bénéficiaire est défaillant ou qui ne peut être utilisé en totalité. Elle ne concerne que les demandes d’engagement déjà validées par le contrôleur financier. La demande d’annulation d’un engagement est initiée au niveau du service émetteur.

Les informations à saisir au niveau d’une demande d’annulation sont :

• la date de la demande d’annulation, le numéro de celle-ci étant généré automatiquement par le système,
• le numéro de la demande d’engagement associée,
• le motif d’annulation avec indication si elle porte sur la totalité du montant ou si elle est partielle,
• Par ligne budgétaire, le montant à annuler.

Le titre d’annulation de l’engagement est à adjoindre par l’ordonnateur au titre d’engagement ou au bon de commande.

La demande d’engagement et l’engagement correspondant sont considérés comme annulés totalement ou partiellement et le montant annulé est rajouté au disponible en engagement des lignes budgétaires concernées par l’annulation.

La demande d’annulation d’un engagement doit être justifiée (décision de justice, accord des parties, etc.).

La procédure de « Ré-imputation d’un engagement » permet de traiter le cas où l’engagement a été imputé sur une ligne budgétaire erronée. Elle ne concerne que les demandes d’engagement déjà validées par le contrôleur financier. La demande de ré-imputation d’un engagement est initiée au niveau du service émetteur.

Les informations à saisir au niveau d’une demande de ré-imputation d’un engagement sont :

• la date de la demande de ré-imputation, le numéro de celle-ci étant généré automatiquement par le système,
• le numéro de la demande d’engagement associée,
• la ligne budgétaire initiale (objet de l’erreur) et la nouvelle ligne budgétaire.

Le titre de ré-imputation de l’engagement est à adjoindre par l’ordonnateur au titre d’engagement ou au bon de commande.

Le montant initialement engagé sur la ligne imputée par erreur est rajouté à son disponible en engagement et est déduit du disponible en engagement de la nouvelle ligne d’imputation.

La procédure « Liquidation/Ordonnancement » intervient à la suite de la réalisation des prestations dues par le fournisseur. Le service émetteur effectue la liquidation de l’engagement (en particulier l’attestation du service fait) et l’ordonnancement des paiements associés.

La liquidation/ordonnancement peut concerner tout ou partie de la dépense.

Cette procédure concerne l’ensemble des dépenses ayant fait l’objet d’un engagement préalable spécifique, donc exceptées les dépenses avec règlement immédiat (DRI).

Les informations à saisir au niveau d’une demande d’ordonnancement d’une dépense par le service émetteur sont :

• la date de la demande de liquidation, le numéro de celle-ci étant généré automatiquement par le système,
• les numéros de la demande d’engagement et de l’engagement associés,
• le numéro et la date de la facture, le montant HT et le montant TTC de celle-ci,
• la liste des pièces justificatives (Bons de livraison, PV de réception, fiches d’attachement, feuilles de présence, …) présentées en appui de la liquidation et de la demande d’ordonnancement, ainsi que le signataire de la liquidation,
• une indication si la liquidation de l’engagement est totale ou partielle et dans le cas où elle est partielle le numéro d’échéance correspondant,
• les montants à ordonnancer en HT et en TTC par ligne budgétaire,
• l’échéance prévue pour le paiement.

Le montant ordonnancé est déduit du montant disponible en paiement des lignes budgétaires concernées par l’ordonnancement.

Le CFM s’assure de la réalité de la livraison des biens et services, objets de la dépense. Une fois validé par le contrôleur financier, le titre d’ordonnancement est transmis au niveau de la trésorerie générale pour paiement.

En cas de dispense du visa de l’ordonnance par le CFM, conformément à l’article 18 supra, le comptable matérialise son acceptation de la demande par la signature de la demande d’ordonnancement éditée à partir du système, qui dès lors vaudra titre d’ordonnancement. Parallèlement l’ordonnateur devra transmettre au comptable les éléments liés au titre d’engagement et nécessaires pour le paiement.

La procédure « Annulation d’un ordonnancement » permet l’annulation d’une dépense après que l’ordonnancement correspondant ait été réalisé, c’est à dire après que le comptable ait validé la demande d’ordonnancement. L’annulation d’un ordonnancement est initiée au niveau du service émetteur par la demande d’annulation d’un ordonnancement.

Les informations à saisir au niveau d’une demande d’annulation d’un ordonnancement d’une dépense sont :

• la date de la demande d’annulation d’un ordonnancement, le numéro de celle-ci étant généré automatiquement par le système,
• les numéros de la demande d’ordonnancement et de l’ordonnancement associés,
• le motif d’annulation avec indication si elle porte sur la totalité du montant ou si elle est partielle,
• par ligne budgétaire, le montant à annuler.

Le comptable matérialise son acceptation de la demande par la signature de la demande d’annulation d’un ordonnancement éditée à partir du système, celle-ci valant dès lors titre d’annulation de l’ordonnancement.

La demande d’ordonnancement et l’ordonnancement correspondant sont considérés comme annulés totalement ou partiellement et le montant annulé est rajouté au disponible en paiement des lignes budgétaires concernées par l’annulation.

De même, la demande d’engagement et l’engagement correspondant sont considérés comme annulés totalement ou partiellement et le montant annulé est rajouté au disponible en engagement des lignes budgétaires concernées par l’annulation.

La procédure de « blocage sur marché » est obligatoire avant d’émettre un engagement au titre d’une dépense sur marché. Elle revient à effectuer une réservation temporaire de crédit, le temps de mener à terme la procédure de passation du marché, c’est-à-dire son approbation par l’autorité compétente et son attribution au soumissionnaire retenu. Elle garantit à la commission des marchés compétente l’existence des crédits correspondants au marché à approuver.

Elle est initiée au niveau du service émetteur par une demande de blocage sur marché.

Les informations à saisir au niveau d’une demande de blocage sur marché sont :

• la date de la demande, le numéro de la demande étant généré automatiquement par le système,
• l’entité dépensière initiatrice de la demande définie par un titre, un chapitre et éventuellement un sous-chapitre,
• les montants à bloquer par ligne budgétaire s’il s’agit de blocage couvrant plus d’une imputation budgétaire,
• des informations sur l’appel d’offres ou la consultation correspondant au marché : référence, désignation, description générale, nature, mode de passation, mode de sélection et date d’approbation du cahier de charge.

Le montant bloqué est diminué du montant disponible en engagement de chacune des lignes concernées par le blocage.

1. La confirmation d’un engagement relatif à un blocage donné a pour effet de débloquer le montant intégral du blocage sur marché et de soustraire du disponible en engagement des lignes budgétaires concernées le montant du marché correspondant.

La procédure « Annulation d’un blocage sur marché » ne concerne que les demandes de blocage sur marché déjà validées par le contrôleur financier et dont le marché correspondant n’a pas été engagé.

Les informations à saisir au niveau d’une demande d’annulation d’un blocage sur marché sont :

• la date de la demande d’annulation, le numéro de celle-ci étant généré automatiquement par le système,
• le numéro de la demande de blocage associée,
• le motif d’annulation avec indication si elle porte sur la totalité du montant ou si elle est partielle,
• par ligne budgétaire, le montant à annuler.

Le titre d’annulation d’un blocage sur marché est à adjoindre par l’ordonnateur au titre de blocage sur marché correspondant.

La demande de blocage et le blocage correspondant sont considérés comme annulés totalement ou partiellement et le montant annulé est rajouté au disponible en engagement des lignes budgétaires concernées par l’annulation.

La procédure « Complément du marché » ne concerne que les demandes de blocage sur marché déjà validées par le contrôleur financier et dont le marché correspondant n’a pas été engagé.

Les informations à saisir au niveau d’une demande de complément d’un blocage sur marché sont :

• la date de la demande de complément, le numéro de celle-ci étant généré automatiquement par le système,
• le numéro de la demande de blocage associée,
• le motif du complément,
• par ligne budgétaire, le montant à compléter.

Le titre de complément d’un blocage sur marché est à adjoindre par l’ordonnateur au titre de blocage sur marché correspondant.

La procédure « Dépenses permanentes, saisie d’un contrat » est obligatoire avant d’émettre un engagement au titre d’une dépense permanente.

Les informations à saisir au niveau d’un contrat sont :

• l’entité dépensière concernée par le contrat, définie par un titre, un chapitre et éventuellement un sous-chapitre,
• la référence du contrat
• les termes du contrat (montants, périodicité, date convenue de règlement, début, durée, reconductibilité)
• l’objet
• le fournisseur concerné.

Le contrat est simplement saisi et enregistré au niveau du service émetteur sans besoin de validation par l’ordonnateur et le contrôle financier.

La procédure « Reconduction de contrat » ne concerne que les contrats déjà saisis.

Les informations à saisir sont :

• la date de la demande, le numéro de celle-ci étant généré automatiquement par le système,
• la référence du contrat concerné,
• les éléments concernant la reconduction elle-même (dates de début et fin, durée, observation).

La procédure « Arrêt de contrat » ne concerne que les contrats déjà saisis.

Les informations à saisir sont :

• la date de la demande, le numéro de celle-ci étant généré automatiquement par le système,
• la référence du contrat concerné,
• les éléments concernant la reconduction elle-même (observation).

Dans le cas d’une dépense avec règlement immédiat (DRI), outre la saisie des informations similaires à celles décrites pour l’engagement normal, il y a lieu de saisir les données nécessaires à l’ordonnancement de la dépense à savoir :

• le numéro et la date de la facture, le montant Hors Taxe (HT) et le montant Toute Taxe Comprise (TTC) de celle-ci,
• la liste des pièces justificatives présentées en appui de la demande,
• les montants à ordonnancer en HT et en TTC par ligne budgétaire.

Par ailleurs, la procédure DRI permet le paiement au profit, non seulement de fournisseurs (comme pour les ordonnances classiques), mais aussi d’un « bénéficiaire » non fournisseur au sens usuel. Dans ce dernier cas, le matricule fiscal du fournisseur et le régime fiscal ne sont pas à introduire.

Enfin, les modalités de règlement ne sont pas à renseigner dans le cas d’une dépense avec règlement immédiat au profit d’un bénéficiaire autre qu’un fournisseur.

La procédure « Annulation d’une DRI » permet l’annulation d’une dépense après que la DRI correspondante ait été réalisée, c’est à dire après que le comptable ait validé la demande. L’annulation est initiée au niveau du service émetteur par la demande d’annulation d’une DRI.

Les informations à saisir au niveau d’une demande d’annulation d’une DRI sont :

• la date de la demande d’annulation, le numéro de celle-ci étant généré automatiquement par le système,
• les numéros de la demande et de la DRI associée,
• le motif d’annulation avec indication si elle porte sur la totalité du montant ou si elle est partielle,
• par ligne budgétaire, le montant à annuler.

Le comptable matérialise son acceptation de la demande par la signature de la demande d’annulation d’un ordonnancement éditée à partir du système, celle-ci valant dès lors titre d’annulation de la DRI.

La demande de DRI et la DRI correspondante sont considérées comme annulées totalement ou partiellement et le montant annulé est rajouté au montant disponible en engagement et en paiement des lignes budgétaires concernées par l’annulation.

La procédure de « Ré-imputation d’une DRI » ne concerne que les DRI déjà validées par le contrôleur financier. La demande de ré-imputation d’une DRI est initiée au niveau du service émetteur.

Les informations à saisir au niveau d’une demande de ré-imputation sont :

• la date de la demande de ré-imputation, le numéro de celle-ci étant généré automatiquement par le système,
• le numéro de la demande de DRI associée,
• la ligne budgétaire initiale (objet de l’erreur) et la nouvelle ligne budgétaire.

Le titre de ré-imputation de la DRI est à adjoindre par l’ordonnateur à la DRI.

Le montant initialement consommé sur la ligne imputée par erreur est rajouté à son disponible en engagement et en paiement d’une part, et est déduit du disponible en engagement et en paiement de la nouvelle ligne d’imputation d’autre part.

Les paiements au profit d’une régie d’avance se fait par le biais d’une dépense avec règlement immédiat (DRI).

Outre la saisie des informations similaires à celles décrites pour une DRI normal, il y a lieu de saisir obligatoirement l’identifiant de la régie d’avance. Le système rappelle le montant maximum autorisé pour être viré à la régie au titre d’avance sur les dépenses à effectuer.

Une fois saisie la demande de DRI dans la procédure « Régie d’avance », le dossier initié suit son chemin de validation dans la procédure DRI classique. Le dossier doit alors être validé par l’ordonnateur puis par le contrôleur financier.

La procédure « Apurement d’une régie d’avance » ne concerne que les régies ayant déjà bénéficiées d’avance.

Les informations à saisir sont :

• la date de la demande, le numéro de celle-ci étant généré automatiquement par le système,
• la référence du bordereau d’envoi des pièces justificatives de la dépense par la régie, ainsi que sa date de réception,
• le montant à apurer, qui doit être inférieur ou égal à un montant maximum à apurer.

Un département ministériel peut être amené à notifier des crédits pour le compte de services extérieurs qui en dépendent. La notification de crédits consiste en la mise à disposition, au profit de services extérieurs, de crédits en engagement et en paiement. Ces crédits seront alors déduits des montants disponibles en engagement (respectivement en paiement).

La procédure de « notification de crédits » est réalisée par la structure habilitée à procéder à des notifications de crédits. Le service émetteur de cette structure initie une demande de notification de crédits au profit des services extérieurs rattachés à l’entité dépensière.

Les informations à saisir au niveau de cette demande de notification de crédits sont :

• la date de la demande de notification de crédits, le numéro de celle-ci étant généré automatiquement par le système,
• la entité dépensière initiatrice de la demande définie par un titre, un chapitre et éventuellement un sous chapitre,
• les montants à notifier par ligne budgétaire,
• l’objet de la notification de crédit,
• le service extérieur bénéficiaire,
• le mode de règlement

Le montant de notification de crédits est déduit du disponible en engagement et du disponible en paiement des lignes budgétaires concernées par la notification de crédits.

La procédure « Annulation d’une notification de crédits » est initiée au niveau du service émetteur.

Les informations à saisir au niveau d’une demande d’annulation d’une notification sont :

• la date de la demande d’annulation, le numéro de celle-ci étant généré automatiquement par le système,
• les numéros de la demande et de la notification associée,
• le motif d’annulation avec indication si elle porte sur la totalité du montant ou si elle est partielle,
• par ligne budgétaire, le montant à annuler.

La demande de notification et la notification correspondante sont considérées comme annulées totalement ou partiellement. Le montant annulé est rajouté au disponible en engagement et en paiement des lignes budgétaires concernées par l’annulation.