Décret n° 2009-423 du 27 avril 2009 portant application de la loi n° 2003-14 du 14 juin 2003 relative aux mutuelles de santé

La mutuelle de santé se compose des instances suivantes :

• l’Assemblée générale ;
• le Conseil d’Administration ;
• le Bureau exécutif ;
• la Commission de Contrôle.

L’Assemblée générale peut en outre décider la création de toute autre instance utile au fonctionnement de la mutuelle.

L’Assemblée générale qui est l’instance suprême de la mutuelle de santé comprend :

• tous les membres participants à jour de leur cotisation ou leurs délégués désignés selon des modalités précisées par le règlement intérieur ;
• les membres honoraires.

L’Assemblée générale se réunit une fois par an sur convocation du Président du Conseil d’Administration de la mutuelle de santé. En tant que de besoin, l’Assemblée générale peut être convoquée en session extraordinaire par le Président.

L’Assemblée générale est obligatoire si elle est demandée par écrit par le quart des membres participant ou la majorité des membres du Conseil d’Administration ou la Commission de Contrôle en cas d’anomalie constatée, ou l’autorité de tutelle.

Un procès-verbal est tenu. Il est versé aux archives après paraphes et signature du Secrétaire général et du Président.

L’Assemblée générale ordinaire doit être convoquée au moins avant la date de la réunion. L’ordre du jour est fixé par le Conseil d’Administration à la majorité de ses membres.

L’Assemblée générale extraordinaire doit être convoquée quinze jours au moins avant la date de la réunion.

Les convocations doivent indiquer l’ordre du jour.

Chaque membre détient une voix Pour pouvoir délibérer valablement. L’Assemblée générale doit réunir le quorum. Ce quorum est de la moitié des membres inscrits.

Il doit être précisé dans le Règlement Intérieur, si le vote par correspondance est possible ou si les délégués peuvent représenter les membres. Si ce quorum n’est pas atteint, une deuxième Assemblée générale est convoquée sous quinzaine après le renvoi de la première. Elle délibère valablement, quel que soit le nombre de membres présents ou représentés.

Les décisions sont prises à la majorité des suffrages exprimés la majorité requise est de deux tiers lorsque la délibération porte sur :

• l’adoption des statuts, le règlement des services et des établissements ;
• les modifications de statuts ;
• les emprunts contractés par la mutuelle dans les conditions fixées par la loi ;
• la fusion de la mutuelle de santé avec un autre groupement mutualiste.

L’Assemblée générale statue sur les questions qui lui sont soumises par le Conseil d’Administration.

Elle délibère sur les rapports qui lui sont présentés par celui-ci ou par la Commission de Contrôle.

Elle se prononce sur le rapport moral et le compte rendu de la gestion financière du Conseil d’Administration, les perspectives financières et les orientations en matière de réalisation sociale et d’investissement.

Elle élit tout membre du Conseil d’Administration et de la Commission de Contrôle.

L’Assemblée générale est obligatoirement appelée à se prononcer sur :

• le statut et leurs modifications ;
• le règlement intérieur ainsi que ses modifications ;
• les règlements qui déterminent les modalités de gestion administrative et financière des services et établissements gérés par la mutuelle de santé ainsi que leurs modifications ;
• l’adhésion à une union ou le retrait de celle-ci ;
• la fusion, la scission ou la dissolution volontaire de la mutuelle de santé ;
• la révocation ou l’exclusion des membres ainsi que tout membre du Conseil d’Administration et de la Commission de Contrôle ;
• le bilan de l’année écoulée ainsi que le programme d’activité et le budget prévisionnel de l’exercice suivant ;
• la détermination du montant des cotisations concernant celui-ci.

L’Assemblée générale peut déléguer ses pouvoirs, en tout ou partie, au Conseil d’Administration Cette délégation doit être confirmée annuellement.

Les procès-verbaux de l’Assemblée générale doivent être déposés auprès de l’autorité administrative.

La mutuelle de santé est administrée par un Conseil d’Administration constitué d’administrateurs dont le nombre est fixé par le règlement intérieur.

Les administrateurs sont élus en Assemblée générale, selon les modalités fixées par les statuts, parmi les membres participants, à jour de leur cotisation, âgés de dix-huit ans révolus et jouissant de leurs droits civils et civiques.

En cas de vacance de poste en cours de mandat par décès, démission, ou toute autre cause, il est procédé provisoirement par le Conseil d’Administration à la nomination d’un administrateur. Cette nomination provisoire ne sera définitive qu’après approbation par l’Assemblée générale.

Si le nombre de postes vacants dépasse le tiers des administrateurs, une Assemblée générale extraordinaire est convoquée pour pourvoir lesdits postes.

L’Administrateur ainsi désigné achève le mandat de son prédécesseur.

Le Conseil d’Administration est présidé par le Président du Bureau exécutif prévu à l’article 30 le Conseil d’Administration se réunit sur convocation de son Président au moins trois fois par an.

La convocation est obligatoire quand elle est demandée par le quart des membres du Conseil d’Administration.

Le Conseil d’Administration ne délibère valablement que si la moitié au moins de ses membres sont présents Aucun membre du Conseil ne peut disposer de plus d’une voix Les décisions sont prises à la majorité des membres présents.

En cas de partage égal des voix, celle du Président est prépondérante.

Il est établi un procès-verbal de chaque réunion qui est approuvé par le conseil d’administration lors de la séance suivante.

Des membres du Conseil d’Administration peuvent, par décision de ce Conseil, être déclarés démissionnaires d’office de leurs fonctions en cas d’absence répétées sans motif valable Cette décision doit être entérinée par l’Assemblée générale.

Le Conseil d’Administration dispose, pour l’administration et la gestion de la mutuelle de santé, de tous les pouvoirs qui ne sont pas expressément réservés à l’Assemblée générale. Il soumet annuellement à l’approbation de l’Assemblée générale, les rapports annuels d’activités et financiers, les budgets prévisionnels de la mutuelle de santé et, éventuellement, le budget de chacun des établissements et services gérés par la mutuelle de santé.

Il est en outre chargé, lorsque les dimensions et les activités de la mutuelle de santé le requièrent, de recruter le personnel des services et établissements qu’il gère.

Le Conseil d’Administration peut constituer un Comité de gestion technique composé de membres de la mutuelle de santé dont une moitié au moins d’administrateurs, pour l’assister dans la gestion des prestations. La création de ce comité est entérinée par l’Assemblée générale.

Les fonctions d’administrateurs sont gratuites.

Il est interdit aux administrateurs de prendre ou de conserver un intérêt direct ou indirect dans une entreprise ayant traité avec la mutuelle de santé ou dans un marché passé avec celle-ci. Il leur est également interdit de faire partie du personnel, à quelque titre que ce soit.

Il est interdit aux administrateurs de recevoir, à l’occasion de l’exercice de leur fonction, une commission, rémunération, ou ristourne, sous quelque forme que ce soit.

Mais ils peuvent être remboursés de leurs frais de représentation, de déplacement et de séjour, soit sur production de justificatifs, soit sous forme forfaitaire dès lors que le montant de la somme ainsi allouée est compatible avec les frais qu’elle est destinée à rembourser.

En outre, à titre exceptionnel, l’Assemblée générale de la mutuelle de santé peut décider d’allouer une indemnité à ceux des administrateurs qui, en raison des attributions permanentes qui leur sont confiées, supportent des sujétions particulièrement importantes.

Le Bureau exécutif est élu parmi les membres du Conseil d’Administration selon les modalités fixées par les statuts.

Le bureau est composé au moins de :

• un président ;
• un vice-président ;
• un secrétaire général ;
• un trésorier.

Le bureau est chargé de :

• assurer le fonctionnement courant de la mutuelle de santé ;
• préparer et exécuter les décisions du Conseil d’Administration. A ce titre, le Bureau reçoit la délégation du Conseil d’Administration.

Il se réunit au moins une fois par trimestre. En cas d’absences répétées, sans raison valable, le Conseil d’Administration peut déclarer démissionnaire d’office le membre du bureau concerné.

Le Président du Bureau exécutif est chargé de :

• présider les réunions du Conseil d’Administration, du Bureau exécutif et les assemblées générales ;
• veiller à la régularité du fonctionnement de la mutuelle de santé ;
• ordonner les dépenses ;
• représenter la mutuelle de santé en justice et dans tous les actes de la vie civile.

Le Président peut, avec l’autorisation du Conseil d’Administration, confier à des salariés l’exécution de ses tâches ou déléguer sa signature pour des objets nettement déterminés sous sa responsabilité et son autorité.

Le Vice-président supplée le Président en cas d’absence ou d’empêchement.

Le Secrétaire général est chargé du secrétariat des séances de l’Assemblée générale, du Conseil d’Administration et du Bureau exécutif.

Il est responsable des convocations, de la rédaction des procès-verbaux, de la conservation des archives, de la tenue du fichier des adhérents, ainsi que de la transmission du rapport d’activités et du rapport financier adoptés par l’Assemblée générale.

Le Trésorier est chargé :

• d’effectuer les opérations financières de la mutuelle de santé et de tenir la comptabilité ;
• d’engager les dépenses ordonnées par le Président et d’encaisser les sommes dues à la mutuelle de santé ;
• de procéder, selon les directives du Conseil d’Administration à l’achat, à la vente et, d’une façon générale, à toutes les opérations sur les titres et actions ;
• de présenter à l’Assemblée générale un rapport annuel sur la situation financière de la mutuelle de santé.

Le Conseil d’Administration peut confier certaines attributions du Bureau exécutif à un personnel salarié.

Une Commission de Contrôle est élue par l’Assemblée générale parmi les membres de mutuelle de santé non administrateurs et non-salariés. Ils ne doivent pas avoir participé à la gestion de la mutuelle de santé au cours de l’exercice précédent.

Les membres doivent jouir de leurs droits civiques.

La commission est composée de trois membres au moins.

Elle se réunit une fois tous les six mois et chaque fois que de besoin.

Elle est chargée :

• d’apprécier si les activités du président et des administrateurs sont conformes aux statuts, règlements et décisions de l’Assemblée générale ;
• de vérifier la régularité des opérations comptables ;
• de contrôler la tenue de la comptabilité, l’encaisse et les éléments de l’actif ; de dresser un rapport à l’Assemblée générale.

Les résultats des travaux de la Commission de Contrôle sont consignés dans un rapport écrit et communiqué au Conseil d’Administration avant l’Assemblée générale au cours de laquelle il doit être présenté. Ce rapport est annexé au procès-verbal de la délibération de l’Assemblée générale.

En cas d’anomalie majeure, la commission de contrôle peut exiger la tenue d’une Assemblée générale extraordinaire à laquelle elle rend compte.