Titre 3 - Procédures de gestion administrative des matières
Art. 26
La réception des commandes des matières se fait selon les seuils de coûts et la nature des biens tels que déterminés par les textes en vigueur.
Art. 27
La réception des dons et legs ou des biens acquis par concession est effectuée suivant les modalités définies par les textes en vigueur.
Art. 28
Les opérations d’entrée des matières ont lieu dans les cas suivants :
- l’acquisition nouvelle de biens donnant lieu à l’établissement d’un bordereau de livraison ou d’un procès-verbal de réception ;
- la réception de dons et legs ;
- la réception de matières transférées ou rétrocédées ;
- la régularisation des excédents de matières, suite à un inventaire physique ;
- l’intégration des biens corporels et incorporels non encore comptabilisés.
Les matières sont entrées en unité simple ou en unité collective.
Les opérations d’entrée donnent lieu à l’établissement d’un ordre d’entrée.
Art. 29
La valeur d’entrée des matières dans le patrimoine de l’Etat et de tout autre organisme public soumis aux règles de la comptabilité publique est faite au coût historique ou à la valeur d’origine correspondant :
- à la valeur d’apport, pour les matières reçues en dotation ;
- au coût réel d’acquisition, pour les matières achetées ;
- à la valeur vénale ou valeur actuelle, pour les matières acquises à titre gratuit ;
- au coût de production, pour les immobilisations créées par l’organisme public pour lui-même.
Art. 30
Les mouvements d’entrée de matières sont effectués en exécution d’un ordre d’entrée établi par l’ordonnateur, sur la base de pièces justificatives.
L’ordre d’entrée fait l’objet d’un enregistrement par le gestionnaire du patrimoine.
Le magasinier-fichiste renseigne la fiche de stocks au vu de l’ordre d’entrée.
Art. 31
Les opérations de mouvements internes concernent :
- l’affectation des matières ;
- la mutation des matières.
Art. 32
L’affectation des matières consiste en un mouvement des matières allant du magasinier-fichiste vers un administrateur de crédits relevant du même ordonnateur.
Toute affectation de matières donne lieu à l’établissement, par le gestionnaire du patrimoine, d’un bordereau d’affectation des matières, dûment approuvé par l’ordonnateur.
Art. 33
La mutation de matières s’effectue entre deux administrateurs de crédits relevant du même ordonnateur.
La mutation de matières concerne uniquement le matériel mis en service.
L’opération de mutation donne lieu à l’établissement d’un bordereau de mutation de matières par le gestionnaire du patrimoine, dûment approuvé par l’ordonnateur.
Art. 34
Les sorties temporaires de biens sont générées par :
- les réparations des matières ;
- les prêts de matières entre différents administrateurs de crédits ;
- la mise en location des biens corporels et incorporels.
Les opérations de sortie temporaire de matières donnent lieu à l’établissement d’un bordereau de mouvements divers ou d’un contrat par le gestionnaire du patrimoine, dûment approuvé par l’ordonnateur.
Art. 35
Les sorties définitives des biens sont générées par :
- la consommation ;
- le transfert définitif des matières ;
- la réforme ;
- la démolition des matières dûment constatée ;
- la destruction accidentelle des matières dûment constatée ;
- la perte ou la disparition des matières dûment constatée ;
- la régularisation des manquants de matières, suite à un inventaire physique ;
- la mise au rebut.
Les opérations de sortie définitive de matières donnent lieu à l’établissement d’un ordre de sortie définitive de matières, établi par le gestionnaire du patrimoine et dûment approuvé par l’ordonnateur.
Art. 36
Le local prévu pour recevoir les matières doit garantir leur intégrité et leur sécurité.
Art. 37
L’inventaire permanent fait obligation au gestionnaire du patrimoine de tenir régulièrement le livre journal des matières.
L’inventaire permanent fait également obligation au magasinier-fichiste de tenir régulièrement les fiches de stocks des matières.
L’ensemble de ces fiches constitue le grand livre des matières.
Art. 38
A la fin de chaque exercice budgétaire, l’ordonnateur doit organiser un inventaire physique, afin d’effectuer un recensement global des matières en approvisionnement et en service.
Les travaux d’inventaire physique des matières se réalisent en trois phases :
- le comptage physique mené sur le lieu de détention ou de conservation des matières ;
- le rapprochement des résultats du comptage physique et des soldes théoriques du grand livre ;
- l’établissement d’un procès-verbal d’inventaire faisant ressortir la distinction entre les matières en stock et les matières en service.
Lorsqu’un écart est constaté entre le solde théorique et l’existant physique, le gestionnaire du patrimoine est tenu de le justifier.
Art. 39
A leur sortie du magasin ou à l’inventaire, les matières interchangeables sont évaluées, soit en considérant que la première entrée est la première sortie, soit au coût moyen pondéré.
Art. 40
La proposition de réforme des matières intervient chaque fois que les matières ne sont plus susceptibles d’emploi ou de réemploi, ou que leur degré d’altération ou d’usure le justifie.
La réforme est constatée par un procès-verbal qui indique la destination des biens réformés : vente, destruction, démolition avec ou sans récupération de pièces.
Les modalités de réforme sont déterminées par la réglementation en vigueur.
