Décret n° 0705/PR/MFAS du 16 juillet 2013 fixant les statuts du Fonds National d’Aide Sociale

Le Fonds comprend les organes suivants :

• le Conseil d’Administration ;
• la Direction générale ;
• l’Agence comptable ;
• la Commission technique.

Le Conseil d’administration est l’organe d’orientation et de contrôle du Fonds.

Outre le Président, le Conseil d’administration comprend :

• le représentant de la Présidence de la République ;
• le représentant de la Primature ;
• le représentant du ministère chargé du Budget ;
• le représentant du ministère chargé de l’Economie ;
• le représentant du ministère chargé de l’Intérieur ;
• le représentant du ministère chargé des Droits Humains ;
• le représentant de l’Observatoire National de la Protection des Droits de la Famille ;
• le représentant du Fonds Gabonais d’Investissement Stratégique ;
• le représentant de la Chambre de Commerce et de l’Industrie ;
• le représentant de la Confédération Patronale Gabonaise ;
• le représentant de la Croix Rouge Gabonaise.

Les membres du Conseil d’administration visés par le présent article sont désignés par les autorités ou l’organe dont ils relèvent pour un mandat de trois ans renouvelable une fois.

Ils sont nommés par décret pris en Conseil des Ministres sur proposition du Ministre assurant la tutelle technique.

Prennent également part aux travaux du Conseil d’administration avec voix consultative :

• le représentant du Ministre assurant la tutelle technique ;
• le Directeur général et l’agent comptable, assistés de tout collaborateur de leur choix ;
• le contrôleur financier et le ou les commissaires aux comptes lorsque le Conseil statue sur les comptes annuels du Fonds.

Le Conseil d’administration peut inviter à titre consultatif, toute autre personne dont la présence est jugée utile à ses travaux.

Les fonctions d’administrateur sont gratuites. Toutefois, en contrepartie des sujétions particulières liées à l’accomplissement de leurs missions, les membres perçoivent des indemnités de session dans les conditions déterminées par le règlement intérieur.

Ils ont également droit, sous les mêmes conditions, à la prise en charge ou au remboursement des frais afférents à leurs déplacements et à leurs séjours à l’occasion des sessions du Conseil.

Les fonctions d’administrateur sont incompatibles avec tout autre emploi rémunéré par le Fonds.

Il est interdit aux membres du Conseil d’administration de prendre ou de conserver un intérêt direct ou indirect dans une transaction passée par le Fonds sous peine de révocation.

Il est également interdit aux administrateurs de diffuser, sous quelque forme que ce soit, les informations dont ils prennent connaissance dans le cadre des travaux du Conseil d’administration sous peine de se voir appliquer les sanctions pénales prévues par les textes en vigueur.

En cas de vacance d’un poste d’administrateur par suite de décès, de démission ou de déchéance, il est pourvu au remplacement de l’administrateur concerné dans un délai maximum de deux mois.

Le mandat de l’administrateur désigné prend fin à la date d’expiration du mandat de l’administrateur remplacé.

Est déclaré démissionnaire d’office par le Ministre chargé de la Famille et des Affaires Sociales, après avis du Conseil d’administration, tout administrateur qui, sans motif valable, a été absent pendant trois réunions consécutives du Conseil d’administration.

En cas d’irrégularités graves ou de carences caractérisées affectant le fonctionnement normal du Conseil, il est procédé à la dissolution de cet organe par décret pris en Conseil des Ministres sur proposition du Ministre assurant la tutelle technique.

Le Président du Conseil d’administration est nommé par décret pris en Conseil des Ministres parmi les agents publics permanents de première catégorie justifiant d’une expérience professionnelle d’au moins quinze ans sur proposition du Ministre chargé de la Famille et des Affaires Sociales.

En cas d’empêchement temporaire du président, celui-ci est remplacé par l’administrateur représentant la Présidence de la République. L’empêchement définitif est constaté par arrêté du Ministre assurant la tutelle technique sur saisine du Conseil d’administration.

Dans ce cas, un nouveau président est nommé dans les formes et conditions prévues ci-dessus.

La rémunération et les autres avantages alloués au président du Conseil d’administration sont fixés par le Conseil d’Administration conformément aux dispositions des textes en vigueur.

Le Conseil d’Administration se réunit sur convocation de son président, à l’initiative de celui-ci, à la demande de la moitié au moins de ses membres ou à la demande du Ministre assurant la tutelle technique.

L’ordre du jour est arrêté et communiqué au plus tard quinze jours avant la date des travaux.

Le Conseil d’Administration siège au moins deux fois par année civile, la première session ayant lieu obligatoirement avant la fin du premier semestre de l’année pour l’arrêté des comptes de l’exercice précédent et la seconde avant la fin du deuxième semestre, pour l’examen du projet de budget de l’exercice suivant.

Chaque membre est tenu d’assister aux travaux ou de se faire représenter par un autre membre. Ce dernier ne peut recevoir plus d’un mandat de représentation.

Le Conseil ne peut valablement délibérer que si la moitié plus un de ses membres sont présents ou représentés. En cas de partage égal des voix, celle du président est prépondérante.

Si ce quorum n’est pas atteint, une réunion sur le même ordre du jour est convoquée dans un délai maximum de huit jours. Dans ce cas, la moitié des administrateurs, présents ou représentés, suffit à délibérer valablement.

Les décisions du Conseil d’Administration sont constatées par des procès-verbaux de séance signés par le Président et le secrétaire de séance.

Les intéressés disposent d’un délai maximum de quinze jours pour faire part de leurs observations. Passé ce délai, les procès-verbaux sont réputés avoir été approuvés.

Le secrétariat du Conseil est assuré par la Direction générale qui veille à l’organisation des séances et à la conservation des archives.

Dans le cas où le Ministre assurant la tutelle technique fait connaître par écrit sa décision de rejet d’une délibération, le Président du Conseil d’administration dispose d’un délai de quinze jours pour provoquer une nouvelle délibération en tenant compte des observations formulées.

Dans le cas où le Conseil d’Administration n’entérine pas les observations du Ministre assurant la tutelle technique, le litige est porté devant une commission ad hoc constituée par le Premier Ministre, qui statue dans un délai d’un mois au plus tard.

Le secrétariat de cette commission est assuré par le Secrétaire Général du Gouvernement. Si le désaccord persiste, le litige est porté devant la juridiction compétente.

Le Conseil d’Administration dispose des pouvoirs les plus étendus pour la réalisation de l’objet social du Fonds. Il veille au bon fonctionnement de l’établissement.

A ce titre, le Conseil :

• arrête l’organisation générale et le fonctionnement du Fonds, sur proposition du Directeur général ;
• fixe les règles générales de gestion du personnel et veille à leur conformité avec les conventions collectives applicables ;
• arrête les décisions relatives au statut, à la rémunération et à l’octroi d’avantages au personnel ;
• arrête les comptes de l’exercice précédent, les programmes d’investissements et les budgets annuels ;
• propose le montant des subventions ou avances à demander à l’Etat ;
• propose l’assiette, le taux et les modalités de liquidation et de recouvrement des taxes et redevances affectées annuellement à l’aide sociale par la loi de finances ;
• approuve le règlement financier qui détermine le plan comptable et les procédures comptables ;
• approuve tout compromis, transaction, acquiescement ou désistement de garanties immobilières et de nantissement, les placements de fonds, avals et émissions d’effets, la signature et la résiliation de contrats de bail ou d’assurances ;
• autorise la passation des marchés de toute nature dont les engagements dépassent cent millions de francs CFA et veille au respect de la législation applicable aux marchés passés par le Fonds ;
• autorise toutes acquisitions, tous échanges, toutes cessions de biens et de droits immobiliers ;
• autorise les emprunts et accepte les dons et legs ;
• donne quitus de sa gestion à l’agent comptable et se prononce sur les décharges de responsabilité et les remises de débets ;
• nomme le ou les commissaire(s) aux comptes ;
• arrête la liste d’aptitude aux emplois de Directeur général et de Directeur général adjoint ;
• approuve le règlement intérieur du Fonds ;
• veille à tout moment à la solvabilité et à l’équilibre financier du Fonds.

Le Conseil d’Administration peut déléguer certaines de ses attributions à son président ou au Directeur général, à charge par eux d’en rendre compte.

En cas d’urgence ou d’impossibilité de réunir le Conseil d’Administration, le Président peut prendre les mesures nécessaires au fonctionnement du Fonds, à charge par lui d’en rendre compte aux administrateurs à la prochaine session.

Le Président du Conseil d’administration est notamment chargé :

• de contrôler l’exécution par le Directeur général des décisions du Conseil d’Administration ;
• de convoquer celui-ci, de garantir et de faire respecter la légalité des débats, d’authentifier les procès-verbaux de séance et de signer tous les actes établis ou autorisés par le Conseil ;
• d’exercer, en cas d’urgence, certains pouvoirs du Conseil d’Administration ;
• d’exercer les pouvoirs qui lui sont délégués par le Conseil d’Administration.

La Direction générale est l’organe de gestion du Fonds. Elle est chargée de l’exécution des décisions prises par le Conseil d’Administration auquel elle rend régulièrement compte de sa gestion.

La Direction générale est placée sous l’autorité d’un Directeur général nommé par décret pris en Conseil des Ministres sur proposition du Ministre chargé de la Famille et des Affaires Sociales sur la base d’une liste d’aptitude établie par le Conseil d’Administration.

Le Directeur général assure la direction technique, administrative et financière du Fonds qu’il représente dans tous les actes de la vie civile. Il est l’ordonnateur du budget du Fonds. Il a autorité sur l’ensemble des personnels.

A ce titre, le Directeur général est notamment chargé :

• d’assurer la gestion, le recrutement et de nommer à tous les emplois, à l’exception de ceux pourvus par décret et de prendre les mesures de licenciement correspondantes ;
• d’évaluer l’ensemble des personnels, d’accorder les congés et de veiller à l’application des conventions collectives en vigueur ;
• de proposer les programmes d’organisation générale du Fonds, les budgets annuels, les programmes d’activités et d’en assurer l’exécution ;
• de passer les marchés de toute nature d’un montant inférieur à cent millions de francs CFA ;
• d’engager et liquider les dépenses dans le cadre des budgets approuvés par le Conseil d’Administration ;
• de signer tous les actes de sa compétence relatifs notamment aux baux, contrats d’assurance, fonctionnement des comptes, placements des capitaux, opérations commerciales et civiles diverses ;
• d’exercer tous les pouvoirs qui lui sont délégués par le Conseil d’Administration et son président ;
• de préparer les actes à soumettre aux autorités de tutelle ;
• de fixer l’organisation interne du travail ;
• d’assurer la discipline et veiller à l’application de la règlementation relative à la santé et à la sécurité au travail ;
• d’élaborer et soumettre au Conseil d’Administration le projet de règlement intérieur, les projets d’accord d’établissement ou de convention collective ;
• de proposer les plans d’investissement ;
• d’ester en justice, recevoir les dons et legs, ordonner l’inscription de privilèges ou d’hypothèques au profit du Fonds et en donner mainlevée ;
• de prendre toutes les mesures conservatoires nécessaires, en cas d’urgence, nécessitant un dépassement de ses attributions normales, à charge par lui d’en rendre compte par écrit et sans délai au président du Conseil d’administration ;
• de constater les débets mis à la charge de l’agent comptable ;
• de faire publier les insertions légales ;
• de faire rapport régulièrement au Conseil d’Administration de sa gestion.

La rémunération et les autres avantages alloués au Directeur général sont fixés par le Conseil d’Administration conformément aux dispositions des textes en vigueur.

Le Directeur général peut déléguer une partie de ses attributions.

Il est dans tous les cas personnellement responsable du bon fonctionnement du Fonds et de la qualité des prestations fournies aux usagers.

Le Directeur général est assisté d’un Directeur général adjoint nommé dans les mêmes formes et conditions.

Les attributions du Directeur général adjoint sont déterminées par le Directeur général. Il peut recevoir du Directeur général toute autre mission en rapport avec son domaine de compétence.

La Direction générale comprend :

• la Direction des Prestations Sociales ;
• la Direction de l’Administration Générale, des Finances et du Contrôle ;
• la Direction des Systèmes d’Information, de l’Informatique et de l’Organisation ;
• la Direction du Suivi et de l’Evaluation ;
• les services territoriaux.

La Direction des Prestations Sociales assure la prise en charge des prestations aux personnes vivant avec un handicap, aux conjoints survivants et aux orphelins, aux jeunes pères et filles mères, aux personnes du troisième âge, aux familles économiquement faibles, aux sinistrés dans le cadre de l’aide d’urgence, aux enfants et jeunes en difficulté.

Elle est notamment chargée :

• de coordonner les activités des services provinciaux du Fonds ;
• de proposer annuellement les améliorations aux conditions d’accès aux prestations servies par le Fonds et aux niveaux de prise en charge ;
• de procéder, en partenariat avec les services compétents du ministère chargé de la Famille et des Affaires Sociales, à l’identification des usagers ;
• d’assurer le traitement des dossiers relatifs aux différentes catégories d’aides ;
• d’assurer la gestion technique des prestations servies aux différentes catégories d’usagers.

La détermination des différentes catégories d’aides visées à l’article 36 ci-dessus, les formes et conditions d’octroi de celles-ci sont fixées par décret.

La nature des prestations sociales servies et les modalités de leur octroi sont déterminées par voie réglementaire.

La Direction de l’Administration Générale, des Finances et du Contrôle assure l’administration du personnel, du patrimoine et des moyens généraux, organise le contrôle budgétaire, pilote le contrôle interne ainsi que la politique de gestion financière du Fonds.

Elle est notamment chargée :

• de gérer les ressources humaines et les relations avec les partenaires sociaux ;
• de gérer les équipements et les immobilisations et de suivre le patrimoine du Fonds ;
• de gérer les approvisionnements et les relations avec les fournisseurs ;
• de gérer les assurances ;
• d’expédier, recevoir et ventiler le courrier ;
• de conserver la documentation et les archives ;
• de tenir la comptabilité matières et l’arrêté des comptes ;
• d’établir les états financiers ;
• d’élaborer et de suivre les indicateurs d’activité et d’évaluation de la performance ;
• de suivre l’exécution des budgets ;
• de gérer la trésorerie bancaire ;
• de veiller au respect des procédures techniques, administratives, financières et comptables ;
• de recommander les améliorations nécessaires ;
• de recueillir toute information utile à l’activité du Fonds et au suivi du fonctionnement des services ;
• d’assister et de conseiller la Direction générale dans toutes les questions juridiques ou contentieuses ;
• de réaliser les investigations sociales qui lui sont ordonnées, seule ou en collaboration avec d’autres services.

La Direction des Systèmes d’Information, de l’Informatique et de l’Organisation est chargée :

• d’assurer la maîtrise d’ouvrage des systèmes d’information et informatique ;
• de rédiger et mettre en conformité les procédures ;
• de concevoir la politique informatique en fonction des orientations de la Direction générale et de préparer le plan informatique ;
• de procéder aux traitements informatiques d’identification des usagers ;
• de procéder aux traitements informatiques de la liquidation des aides sociales ;
• de piloter les projets informatiques ;
• d’assurer la veille technologique et la maintenance de l’outil informatique ;
• de conseiller la Direction générale sur les questions liées à l’informatique ;
• d’assurer la formation des personnels dans son domaine de compétence.

La Direction du Suivi et de l’Evaluation est chargée :

• de procéder au suivi et à l’animation des réseaux du Fonds ;
• de sécuriser en amont les processus de demande et d’attribution des aides sociales ;
• de constituer les bases de données usagers et partenaires ;
• de réaliser des études et enquêtes de suivi ;
• de réaliser des études évaluatives ;
• de produire et analyser les statistiques liées aux interventions du Fonds ;
• de promouvoir les relations et synergies d’actions entre tous les acteurs des réseaux du Fonds ;
• de développer des partenariats pour une meilleure efficacité des interventions du Fonds ;
• de contribuer à l’amélioration de la qualité des prestations servies aux usagers.

Les services territoriaux sont chargés de l’exécution des missions du Fonds dans leurs ressorts géographiques respectifs, en collaboration avec les services compétents du ministère chargé de la Famille et des Affaires Sociales.

Leur organisation et leurs attributions sont fixées par le Conseil d’Administration, sur proposition du Directeur général.

Dans l’accomplissement de ses missions, le Fonds dispose d’un réseau composé, d’une part des services provinciaux, d’une communauté de professionnels exerçant une fonction ou ayant des compétences en rapport avec les missions du Fonds et, d’autre part, de partenaires divers avec lesquels le Fonds peut collaborer pour mener à bien ses missions.

Le service de la communication assure la mise en œuvre de la politique de communication interne et externe du Fonds sous la supervision du Directeur général.

Le service juridique et du contentieux, rattaché à la direction de l’administration générale, des finances et du contrôle, est notamment chargé :

• de s’assurer de la bonne application et de l’évolution des lois et règlements qui encadrent les interventions du Fonds ;
• de veiller à la conformité de tous les actes juridiques passés par le Fonds dans l’exercice de ses missions.

Les directions visées aux articles 35 et suivants ci-dessus sont placées chacune sous l’autorité d’un directeur recruté par le Conseil d’Administration sur proposition du Directeur général. Chaque direction est composée de services dont le nombre, les attributions et l’organisation sont fixés par le Conseil d’Administration sur proposition du Directeur général.

Les chefs de services sont nommés par le Directeur général après avis du Conseil d’Administration.

Les attributions, l’organisation et le fonctionnement de l’Agence comptable sont fixés conformément aux textes en vigueur.

Les opérations financières du Fonds font l’objet d’un budget annuel, équilibré en recettes et en dépenses et distinguant la section du fonctionnement et la section de l’investissement. L’exercice budgétaire court du 1er janvier au 30 décembre de l’année civile.

Les lois de finances prévoient, par catégorie d’aides sociales, les recettes à verser au Fonds. Elles peuvent fixer, en cas de subvention d’équilibre de chaque catégorie, les limites dans lesquelles les besoins de trésorerie peuvent être couverts. Toutefois, chaque catégorie d’aides sociales fait l’objet d’une comptabilité distincte dans les conditions fixées par voie règlementaire.

S’il apparaît en cours d’année que les ressources affectées à une catégorie ou à plusieurs catégories d’aides sont insuffisantes pour faire face aux dépenses prévisibles, le Conseil d’Administration, réuni en séance extraordinaire, détermine le montant nécessaire pour assurer l’équilibre des gestions concernées.

L’équilibre de chacune de ces catégories d’aides est réalisé au moyen d’un prélèvement effectué sur les fonds de réserve constitués au titre de la catégorie concernée. Si la mobilisation de ces fonds de réserve s’avère insuffisante pour résorber le ou les déficits constatés, une subvention exceptionnelle d’équilibre est affectée au Fonds par l’Etat.

Le montant de la subvention est versé par le ministère chargé du Budget en autant de versements mensuels égaux qu’il reste de mois dans l’exercice en cours à compter de la date de la réunion extraordinaire du Conseil d’Administration prévue au présent article. Ces versements sont effectués au plus tard le premier jour de chaque mois.

Les ressources du Fonds se composent :

• des dotations budgétaires de l’Etat ;
• des ressources affectées, notamment de nature fiscale ;
• des ressources propres ;
• des contributions des partenaires nationaux ou internationaux, publics ou privés ;
• des dons et legs.

Les dépenses du Fonds se composent :

• des dépenses de fonctionnement, y compris les dépenses d’aide et d’action sociales ;
• des dépenses d’investissement ;
• des dépenses exceptionnelles décidées par le Conseil d’Administration, dans les limites fixées par les textes en vigueur.

Il est nommé un commissaire aux comptes titulaire et un commissaire aux comptes suppléant. Les commissaires aux comptes exercent leur mission conformément aux textes en vigueur.

Le contrôleur financier est chargé de la surveillance de la gestion des fonds. A ce titre, il est notamment chargé :

• de vérifier la régularité des actes de gestion financière et appose son visa sur les marchés ou commandes de services, de travaux, de fournitures et d’équipements ;
• d’assister la Direction générale dans la mise en place des outils de gestion financière et comptable ;
• de surveiller le rythme de consommation des crédits de fonctionnement.

Il est tenu une comptabilité régulière des opérations du Fonds conformément aux lois et règlements en vigueur en la matière au sein de la Communauté Economique et Monétaire de l’Afrique Centrale, notamment aux dispositions de l’Acte uniforme du 24 mars 2000 portant organisation et harmonisation des comptabilités des entreprises.

Les produits nets de chaque exercice, déduction faite des frais généraux et autres charges de l’établissement, y compris tous amortissements et provisions, constituent les excédents nets de trésorerie ou les déficits de l’exercice.

Sur les excédents nets diminués, le cas échéant, des déficits antérieurs, il est prélevé 10 % pour former le fonds de réserve de la branche excédentaire. Ce prélèvement cesse d’être obligatoire lorsque le fonds de réserve atteint 30 % de la dotation initiale.

Les biens et avoirs du fonds sont insaisissables. Toutefois, les créanciers porteurs de titres exécutoires, à défaut de décision du Conseil d’Administration enjoignant le paiement de ces titres, peuvent se pourvoir devant le Ministre assurant la tutelle technique aux fins de l’inscription du crédit correspondant au budget du Fonds.

La Commission technique est chargée de l’examen des dossiers de demandes d’aides. Elle décide notamment de l’octroi ou de la suppression des aides.

Elle comprend :

• le Directeur général du Fonds, président ;
• le Directeur général adjoint du Fonds, vice-président ;
• le directeur des prestations sociales du Fonds, membre ;
• le représentant de la Direction générale de la Famille, membre ;
• le représentant de la Direction générale des affaires sociales, membre ;
• le représentant de la Direction générale de la Veuve et de l’Orphelin, membre ;
• le représentant de la Direction générale de la Promotion de la Femme, membre ;
• le représentant de la Direction générale du Bien-être, membre ;
• le représentant de la Direction générale de Promotion des Associations du Secteur de la Famille, membre ;
• le directeur du suivi et de l’évaluation du Fonds, membre ;
• le directeur de l’administration générale, des finances et du contrôle, membre ;
• le directeur des systèmes d’information et de l’informatique, membre ;
• deux représentants de la société civile, membres.

Le Président du Conseil d’administration du Fonds, le Directeur général de l’Observatoire national de protection des droits de la famille et l’agent comptable siègent à la Commission technique avec voix consultative.

Des représentants des bénéficiaires des prestations du Fonds peuvent siéger à la Commission technique avec voix consultative sur décision de la Commission.

La Commission technique se réunit de droit une fois par mois. En cas d’urgence, elle peut se réunir sur convocation de son président.

Les règles de fonctionnement de la Commission technique sont fixées par le règlement intérieur du Fonds.