Loi n° 3/2015 du 28 mai 2015 réglementant l’accès aux services publics de l’administration générale de l’État par voiesélectronique (Ley n° 3/2015, de fecha 28 de mayo, de Régimen de Acceso a los Servicios Públicos de la Administración General del Estado por Medios Electrónicos)

1. L’Administration générale de l’État peut émettre valablement des documents administratifs par voie électronique, à condition qu’ils comportent les signatures électroniques légalement requises et qu’ils incluent la référence temporelle garantie par les moyens électroniques, lorsque la nature de ces documents l’exige.

2. L’Administration générale de l’État établit la liste des prestataires de services de certification électronique qui fourniront le service d’horodatage.

1. Les copies électroniques de documents administratifs émis par l’intéressé ou par l’Administration générale de l’État par voie électronique, avec ou sans format original, sont immédiatement considérées comme des copies authentiques ayant force de loi, à condition que le document électronique original soit en possession de ladite Administration et que les informations relatives à la signature électronique et à l’horodatage permettent de vérifier la concordance et la cohérence du contenu dudit document.

2. Les copies réalisées par l’Administration générale de l’État à l’aide de moyens électroniques à partir de documents initialement émis par cette même Administration sur support papier sont considérées comme des copies authentiques, à condition qu’elles remplissent les conditions énoncées au paragraphe précédent.

3. Les copies sur support papier de documents administratifs émis par voie électronique et signés électroniquement sont considérées comme des copies authentiques, à condition qu’elles comportent l’impression d’un code généré électroniquement ou d’autres systèmes de vérification permettant de vérifier leur authenticité par l’accès aux archives électroniques de l’Administration générale de l’État, de l’organe ou de l’entité émettrice.

L’Administration générale de l’État peut obtenir des images électroniques des documents privés fournis par les intéressés, avec la même validité et la même efficacité, par le biais de processus de numérisation garantissant leur authenticité, leur intégrité et la conservation de l’image du document, ce dont il sera fait mention. Cette obtention peut s’effectuer de manière automatisée au moyen d’un cachet électronique.

Tous les documents utilisés dans le cadre des procédures administratives peuvent être stockés par voie électronique, en les classant et en les archivant sur des supports en fonction de leurs particularités, types, caractéristiques et nature ; ces moyens et supports doivent être dotés de mesures de sécurité garantissant l’authenticité, l’intégrité, la confidentialité, la qualité, la protection et la conservation des documents stockés, et garantissant l’identification des utilisateurs, le contrôle d’accès et la protection des données personnelles et familiales de l’individu.

Les documents administratifs électroniques relatifs aux droits ou aux intérêts des particuliers doivent être conservés sur des supports de cette nature, soit dans le format d’origine du document, soit dans un autre format garantissant l’identité et l’intégrité des informations nécessaires à sa reproduction. Il convient également de garantir, dans tous les cas, la possibilité de transférer les données vers d’autres formats et supports garantissant l’accès à partir de différentes applications.

1. Le dossier électronique est l’ensemble des documents électroniques relatifs à une procédure administrative, quel que soit le type d’informations qu’ils contiennent.

2. La numérotation des dossiers électroniques s’effectue au moyen d’un index électronique, signé par l’Administration générale de l’État, l’organe ou l’entité publique intervenante. Cet index garantit l’intégrité du dossier électronique et permet sa récupération, chaque fois que cela est nécessaire, un même document pouvant faire partie de différents dossiers électroniques.

La transmission des dossiers administratifs sur support papier peut être remplacée, à toutes fins utiles sur le plan juridique, par la mise à disposition des dossiers électroniques, les personnes concernées ayant le droit d’en obtenir des copies.