Loi n° 3/2015 du 28 mai 2015 réglementant l’accès aux services publics de l’administration générale de l’État par voiesélectronique (Ley n° 3/2015, de fecha 28 de mayo, de Régimen de Acceso a los Servicios Públicos de la Administración General del Estado por Medios Electrónicos)

La gestion électronique de l’activité administrative respectera les attributions et l’exercice des compétences de l’administration générale de l’État, des organes ou entités publics, ainsi que leurs structures organisationnelles et fonctionnelles, et garantira le respect des exigences formelles et matérielles établies par les lois régissant leur activité et leur fonctionnement. À cette fin, et afin de simplifier et d’accélérer les procédures administratives, l’utilisation de moyens électroniques est encouragée pour les processus, les démarches, les formalités et l’activité administrative.

L’utilisation de moyens électroniques pour la gestion électronique des procédures, processus, démarches et services sera toujours précédée d’une analyse de conception fonctionnelle et de simplification de la procédure, du processus ou du service, au cours de laquelle les aspects suivants seront particulièrement pris en compte :

• a) la suppression ou la réduction des documents exigés des citoyens, par leur remplacement par des données, des transmissions de données ou des attestations, ou la régularisation de leur fourniture à l’issue de la procédure ;
• b) la mise en place de moyens et d’outils favorisant la participation, la transparence et l’information ;
• c) la réduction des délais et des temps de réponse ;
• d) la rationalisation de la répartition des charges de travail et des communications internes ;
• e) l’efficacité du contrôle des recettes fiscales.

1. L’ouverture d’une procédure administrative à la demande de l’intéressé par voie électronique nécessite la mise à sa disposition des formulaires ou systèmes électroniques de demande correspondants sur le portail électronique ou au registre des entrées et sorties de chaque ministère, organe ou organisme public.

2. L’intéressé pourra joindre au dossier des copies numérisées des documents, dont la conformité à l’original sera garantie par l’utilisation d’une signature électronique avancée. À cette fin, l’administration générale pourra demander à l’archive concernée de vérifier la concordance du contenu des copies fournies ou, en cas d’impossibilité de cette vérification, exiger de l’intéressé la présentation du document original.

3. Les systèmes normalisés de demande peuvent inclure la vérification automatique des informations fournies par rapport aux données stockées dans leurs propres systèmes ou dans ceux d’autres administrations, organes ou entités, et proposer le formulaire rempli, en tout ou en partie, à l’intéressé afin qu’il vérifie les informations qu’il contient ou qu’il les modifie ou les complète, si nécessaire.

1. Les systèmes et applications informatiques utilisés pour l’instruction par voie électronique des procédures administratives doivent prévoir et garantir le contrôle des délais et des échéances, l’identification des organes responsables de ces procédures et le traitement ordonné des dossiers, en facilitant leur simplification et leur publicité.

2. Les systèmes de communication utilisés dans la gestion électronique des procédures pour les communications internes entre les organes et les unités, ainsi qu’entre les parties intervenant dans l’émission et la réception de rapports ou d’autres actes, doivent répondre aux exigences de rapidité, de dynamisme procédural et de simplification des actes.

3. Lorsque des moyens électroniques sont utilisés pour permettre à la personne concernée de participer à l’instruction de la procédure, dans l’exercice de son droit de présenter des observations avant la décision ou de formuler une proposition, ou dans le cadre de la présentation de preuves ou d’une audition, le cas échéant, les moyens de communication et de notification prévus par la présente loi seront utilisés.

1. Dans les procédures administratives menées entièrement par voie électronique, l’organe chargé du traitement de la procédure mettra à la disposition de la personne concernée un service électronique à accès restreint où celle-ci pourra consulter, après s’être identifiée, les informations relatives à l’état d’avancement de ladite procédure, sauf si la loi prévoit d’autres restrictions. Ces informations comprendront la liste des actes accomplis, accompagnée d’un extrait de leur contenu et des dates auxquelles ils ont été rendus ou exécutés.

2. Dans les autres procédures, des services d’information sur l’état d’avancement de celles-ci seront également mis en place ; ils comprendront l’indication de la phase dans laquelle se trouve la procédure ainsi que l’organe ou l’unité responsable.

1. La décision rendue à l’issue d’une procédure administrative par voie électronique doit garantir l’identité de l’organe compétent grâce à l’utilisation du format électronique, et elle est notifiée de manière automatisée, lorsque la loi le prévoit.

2. La mise en œuvre automatisée nécessite la désignation préalable de l’organe ou des organes responsables et compétents pour la définition des spécifications, la programmation, la maintenance, la supervision, le contrôle de qualité et l’audit du système d’information et de son code source. L’organe devant être considéré comme responsable en cas de contestation sera également indiqué.