Décret n° 2014-1003 du 16 juillet 2014 portant application de la loi n° 99-004 du 21 avril 1999 relative aux Coopératives

La constitution d’une structure coopérative et la concrétisation de la collaboration entre les membres sont matérialisées par l’établissement de son statut.

Sans que la présente énumération soit limitative, les statuts de structures coopératives définissent :

• la dénomination de la coopérative, son objet, son siège social, son ressort territorial et sa durée de vie ;
• les conditions et modalités d’adhésion des prestataires, usagers et de toutes personnes ayant fait une demande d’intégrer la coopérative ;
• les conditions et modalités de suspension, de démission ou d’exclusion des membres, comprenant ceux du conseil d’administration ;
• les droits et autres obligations des membres ;
• les conditions d’accès des membres aux services de la structure coopérative, tels les droits d’adhésion et les cotisations ;
• les organes de la structure coopérative, leur rôle, leur composition et leur mode de fonctionnement ;
• le nombre des membres de chaque organe, leurs attributions, la durée de leur mandat et les conditions de leur renouvellement, leur suspension et leur révocation ;
• l’organisation financière de la structure coopérative : le capital social, la valeur nominale ainsi que les conditions d’acquisition, de cession et de remboursement des parts sociales, les ressources ;
• les règles et normes de gestion financière de même que la répartition des excédents annuels, sous réserve du respect des dispositions relatives à la constitution de la réserve générale ;
• les dispositions sur la dissolution, la liquidation et le règlement des litiges.

Les dispositions de l’article 11 de la loi n° 99-004 du 21 avril 1999 relative aux Coopératives énoncent les droits et obligations des membres d’une Coopérative. Les obligations de chaque membre consistent à :

Libérer ses parts sociales pour constituer ou renflouer le capital social de la Coopérative. Un reçu en est délivré après versement des parts ;

Participer effectivement aux activités de la Coopérative par la possession et la mise à disposition de savoir-faire, terrains, matériels et équipements nécessaires au fonctionnement de la structure ainsi que par l’assistance régulière aux assemblées et autres réunions. Le manquement non justifié à ces obligations est considéré comme une transgression à l’esprit coopératif ;

Prioriser les services offerts par la Coopérative pour les diverses opérations que chacun est apte à réaliser.

Tel que stipulé à l’article 15 de la loi n° 99-004 du 21 avril 1999 relative aux Coopératives, l’assemblée générale est l’organe suprême de délibération des structures coopératives et se réunit en séance constitutive, en séance ordinaire et en séance extraordinaire.

Elle est composée de tous les membres de la coopérative.

Les assemblées générales sont présidées par le président du conseil d’administration ou, en cas d’absence de celui-ci, par le vice-président s’il en a ou un autre membre du conseil d’administration présent de la structure coopérative. Si tous les membres du conseil d’administration sont absents, c’est le doyen des membres présents qui assure la présidence de la réunion.

Pour les unions, les fédérations ou la Confédération, l’assemblée générale est composée des représentants de toutes les coopératives affiliées, et désignés par leurs assemblées générales respectives, en application du dernier alinéa de l’article 31 de la loi n° 99-004 du 21 avril 1999 relative aux Coopératives.

Les statuts de la structure coopérative précisent le rôle de l’assemblée générale, les modalités de convocation des réunions, les procédures de prise de décision lors des séances et la tenue des réunions.

En vertu de l’article 22 de la loi n° 99-004 du 21 avril 1999 relative aux Coopératives, le Conseil d’administration est l’organe de gestion et d’administration de la coopérative.

A ce titre, le Conseil d’administration assure et vérifie le bon fonctionnement de la structure coopérative et présente lors de l’assemblée générale ordinaire du début d’année, le rapport d’activités et le bilan de l’année précédente, et le programme d’activités de l’année en cours.

Le conseil d’administration, dont le nombre des membres ne doit pas dépasser le tiers du nombre total des membres de la structure coopérative, est composé de trois membres au minimum et douze au maximum. Ces derniers sont élus par et parmi les membres pour une durée n’excédant pas quatre ans.

Ils sont toujours rééligibles mais ne peuvent pas faire plus de deux mandats en continue.

Les membres du Conseil d’administration d’une coopérative ne peuvent en aucun cas avoir la qualité de fonctionnaire et doivent résider dans la Région où se trouve le siège de la Coopérative.

Le statut de la coopérative précise les conditions d’élection et les fonctions des membres, la délégation de pouvoirs, les modalités de convocation des réunions, les procédures de prise de décision et la tenue des réunions.

Les usagers tel que défini à l’article 5 du présent décret, peuvent participer aux frais de gestion dans les conditions prévues par les statuts de la coopérative. Ils sont inscrits dans un registre spécial distinct du registre des membres avec mention de la date de leur entrée.

Les statuts des coopératives définissent également l’étendue des opérations avec les usagers et les prestataires. Les opérations réalisées avec les membres et celles réalisées avec les usagers et les prestataires sont comptabilisées séparément.

Après une année de service auprès de la structure coopérative, les prestataires acquièrent d’office le droit d’intégrer la structure, en tant que membres à part entière en s’acquittant de leurs parts sociales, si aucun problème n’a été constaté au cours de cette période durant laquelle ces personnes ont travaillé au sein de la coopérative.

L’organigramme de la coopérative peut impliquer le recrutement de personnel salarié, notamment un gérant, selon les dispositions de l’article 28 de la loi n° 99-004 du 21 avril 1999 relative aux Coopératives.

Les salariés membres de la coopérative, sont liés à celle-ci par un contrat de travail.

Les membres du Conseil d’administration de la coopérative et les contrôleurs de gestion membres ne peuvent en aucun cas avoir la qualité de salarié.

a) Montant du capital social : En application de l’article 35 de la loi n° 99-004 du 21 avril 1999 relative aux Coopératives et sous réserve de dispositions particulières, le montant minimal du capital social d’une coopérative est fixé à 200.000 Ar. Les activités d’épargne et de crédit sont régies par des dispositions financières particulières.

b) Souscription et libération des parts sociales : Le montant minimal d’une part sociale dans une coopérative est de 5000 Ar). Le nombre minimum de parts sociales à souscrire par chaque membre est fixé par les statuts. Les parts sociales peuvent être libérées soit en numéraire, soit en nature.

c) L’évaluation de la part sociale libérée en nature est fixée par une convention écrite établie entre le souscripteur et les membres du Conseil d’administration mandatés à cet effet. L’évaluation doit être approuvée par l’assemblée générale en cas de nouvelle adhésion.

Les parts sociales sont à libérer intégralement au moment de l’adhésion.

d) Rémunération et modalités de remboursement des parts sociales : Si le résultat de l’exercice social diminué des réserves légales et statutaires le permet, les parts sociales sont rémunérées suivant un taux fixé par l’assemblée générale, sans que ce taux ne puisse être supérieur au taux directeur de la Banque centrale majoré de deux points.

Cette disposition ne concerne pas les coopératives d’épargne et de crédit, qui sont soumises à la réglementation régissant les institutions financières mutualistes.

Le remboursement des parts sociales pour cause de démission, d’exclusion, de décès ne peut en aucun cas se faire avant l’approbation par l’assemblée générale des comptes clôturés à la fin de l’exercice social.

Le remboursement doit être suspendu pendant trois ans au maximum s’il entraîne la diminution du capital social en deçà de la moitié de son montant sans que les bénéficiaires des parts suspendues puissent prétendre à une quelconque réparation.

En cas de mauvaise gestion constatée par le contrôleur de gestion lors de l’assemblée générale d’approbation des comptes, l’exigibilité des parts suspendues est immédiate.

En cas de litige, la commission de conciliation prévue à l’article 30 du présent décret statue en dernier ressort.

En cas de décès d’un membre, le remboursement de sa part sociale se fait au profit de ses héritiers légaux. Les ayants droit du membre décédé ne disposent d’aucun droit sur les biens de l’institution. Toutefois, ils ont un droit d’adhésion pour être membres sur leur demande et après avoir reçu l’approbation de l’assemblée générale.

En application de l’article 40 de la loi n° 99-004 du 21 avril 1999 relative aux Coopératives, la forme de comptabilité tenue par les Coopératives varie selon le montant des chiffres d’affaires réalisés.

Pour les coopératives ayant un chiffre d’affaires inférieur ou égal à 20.000.000 Ar, la comptabilité est simplifiée. Cette forme simplifiée doit faire ressortir les recettes et les dépenses ainsi que le mouvement affectant le patrimoine de la coopérative.

Pour les coopératives ayant un chiffre d’affaires supérieur à 20.000.000 Ar, on applique le Système minimal de trésorerie (SMT) ou le Plan comptable général (PCG) en vigueur, selon le volume du chiffre d’affaires.

Les coopératives d’épargne et de crédit sont soumises aux dispositions particulières relatives aux institutions financières mutualistes.

L’assemblée générale nomme pour une durée d’un an renouvelable, un ou des contrôleur(s) de gestion parmi les membres de la coopérative et dont les critères de nomination sont définis par les statuts, en application de l’article 42 de la loi n° 99-004 du 21 avril 1999 relative aux Coopératives.

Le(s) contrôleur(s) de gestion ne doit (doivent) pas être membre(s) du Conseil d’administration.

Les coopératives qui appliquent le Plan comptable général font appel à un commissaire aux comptes en cas de nécessité. Celui-ci doit être inscrit à l’Ordre des experts comptables et financiers de Madagascar et est désigné par l’assemblée générale.

Les contrôleurs de gestion ont pour mandat de vérifier les livres, les comptes, les effets, les valeurs, les documents, la caisse ainsi que tout autre document comptable de la coopérative.

Ils contrôlent la régularité, la sincérité des inventaires du patrimoine et des rapports financiers, et l’exactitude des informations données sur les comptes dans le rapport du Conseil d’administration.

Le rapport de contrôle doit en outre indiquer :

• le nombre des membres à la clôture de l’exercice ;
• la cause des variations du nombre des membres ; et
• l’incidence des dites variations sur le capital social.

Les contrôleurs de gestion :

• établissent à la fin de chaque exercice social un rapport dans lequel ils rendent compte des résultats de leur travail ;
• sont habilités à procéder à des enquêtes, à toute période, sur la situation financière de la coopérative et disposent des plus larges pouvoirs d’investigation sur pièces et sur place dans l’exécution de leur mandat. A cet effet, ils ont libre accès à tous les livres, portefeuilles et valeurs de la coopérative ;
• sont responsables en cas de défaillance dans l’exécution de leur mandat si la défaillance porte préjudice à la Coopérative ;
• peuvent prétendre à des remboursements de frais occasionnés dans l’accomplissement de leurs fonctions, dans la limite des barèmes et suivant les modalités et le budget approuvés par l’assemblée générale.

Une Coopérative peut comprendre des commissions et organes internes de gestion entre autres :

• une commission de surveillance chargée du contrôle de gestion et du contrôle interne de la coopérative,
• un comité de crédit et un comité d’audit, organes internes permettant le bon fonctionnement et une administration efficace de la coopérative.

Le nombre, la composition et le fonctionnement de ces commissions et organes sont fixés par les statuts de la coopérative.

Les structures coopératives légalement constituées sont tenues de :

Notifier à l’Autorité compétente tout changement de siège, d’adresse, de coordonnées, toute modification des statuts (dénomination, ressort territorial, extension d’activités, ...) et tout changement portant sur la composition des membres et du conseil d’administration de la coopérative ;

Etablir et présenter les procès-verbaux et les comptes-rendus des assemblées générales et des réunions de leurs membres auprès de l’Autorité compétente dans un délai ne dépassant pas un mois après leur tenue ;

Présenter leurs rapports d’activité annuels et leurs bilans à tous leurs membres et à l’Autorité compétente ;

Produire une attestation de l’ouverture d’un compte auprès d’une institution financière, au nom de la coopérative dans un délai de deux mois après sa constitution et remettre les copies des reçus des versements des parts sociales des membres dans le compte. Pour les coopératives en activité, une attestation de l’ouverture d’un compte leur est demandée dans les deux mois après la publication du présent décret ;

Elaborer un règlement intérieur dans un délai de six mois après sa constitution. Pour les coopératives en activité, ce délai est de deux mois après la publication du présent décret.

Archiver et mettre à jour tous les documents relatifs au fonctionnement de la structure coopérative énumérés à l’article 27 du présent décret.

L’application des dispositions du présent article ne dispense pas les coopératives de l’accomplissement des autres formalités législatives et réglementaires en vigueur, notamment celles au niveau des services des statistiques et des impôts.

Dans l’exercice de ses activités, la coopérative doit établir et disposer des documents suivants :

a) Documents relatifs à l’administration de la structure coopérative :

• registre des membres inscrits par ordre chronologique d’adhésion permettant de connaître l’évolution de leur nombre. Le numéro d’adhésion doit être mentionné sur la fiche de présence des assemblées générales ;
• registre du nombre et du montant des parts sociales souscrites par chaque membre,
• registre des procès-verbaux des assemblées générales ;
• registre des procès-verbaux et délibérations du Conseil d’Administration ;
• registre des usagers inscrits par ordre chronologique de leur adhésion ;
• liste du patrimoine de la structure coopérative ;
• liste ders terrains, infrastructures et matériels mis à disposition de la coopérative ;
• liste des différents partenaires travaillant avec la coopérative ;
• liste du personnel de la coopérative et leur fonction respective.

b) Documents comptables :

• Journal ou livre de caisse ;
• livres de comptabilité décrivant les états financiers successifs permettant de retracer l’évolution annuelle de la Coopérative, notamment celle du capital et indiquant les diverses pièces comptables et documents utilisés ;
• documents relatifs à l’inventaire des biens meubles et immeubles, des créances, des liquidités, des dettes ;
• documents portant sur les divers contrats, notamment les baux, les contrats de location et de prestation.