Décret n° 2020-1623 du 2 décembre 2020 fixant l’organisation, les attributions et le fonctionnement du Centre National d’Etat Civil et de l’Identité (CNECI)

Les organes du CNECI sont :

• le Conseil d’Administration ;
• la Direction Générale ;
• l’Agence comptable.

Le Conseil d’Administration est l’organe délibérant et d’orientation du CNECI. A ce titre, il lui appartient notamment de :

• adopter les programmes d’activités ;
• arrêter le budget ainsi que le tableau des effectifs autorisés ;
• arrêter le compte ou état financier ;
• adresser au Ministères de tutelle les programmes, le Budget et le compte ou état financier arrêtés pour approbation ;
• adopter l’organigramme et le règlement intérieur du CNECI ;
• rapports d’activités présentés par la Direction Générale ;
• accepter ou refuser les dons et legs ;
• statuer sur les emprunts et les aliénations des biens ;
• statuer sur les programmes d’investissement ;
• délibérer sur toutes les affaires que le Directeur Général lui a soumises.

Le Conseil d’Administration est composé de neuf membres dont :

• deux représentants du Ministère en charge de l’Intérieur ;
• un représentant du Ministère en charge du Budget ;
• un représentant du Ministère en charge de la Comptabilité Publique ;
• deux représentants du Ministère de la Justice ;
• un représentant du Ministère en charge des Affaires Etrangères ;
• un représentant du Ministère en charge de la Santé Publique ;
• un représentant du Ministère en charge du Développement Numérique.

Les membres du Conseil d’Administration sont nommés pour une durée de deux ans, renouvelable une fois, sur proposition des départements et entités dont ils relèvent.

Cette nomination est constatée par arrêté du Ministre chargé de l’Intérieur. Ils sont révoqués dans les mêmes conditions.

En cas de vacance de siège par décès, démission ou révocation d’un membre du Conseil d’Administration, il est procédé à son remplacement dans les mêmes conditions que celles de sa nomination.

L’administrateur ainsi nommé exerce ses fonctions pour le temps restant à courir du mandat de son prédécesseur.

Le Président du Conseil d’Administration est nommé parmi les membres du Conseil d’Administration et par arrêté du Ministre chargé de l’Intérieur. Le Vice-président est élu par et parmi ses membres.

Le Vice-président remplace le Président en cas d’absence ou d’empêchement de ce dernier.

Le Conseil pourra s’adjoindre toute personne, institution ou organisme dont elle juge l’avis ou le concours utile, en raison de sa compétence ou de son expertise.

Toutefois, ces dernières interviennent à titre consultatif et ne participent pas aux délibérations.

La fonction de membre du Conseil d’Administration est gratuite.

Toutefois, les membres présents lors des sessions du Conseil d’Administration perçoivent une indemnité forfaitaire de session représentative des frais occasionnés pour leur participation aux réunions de travail.

Le montant des remboursements de frais est fixé par le Conseil d’Administration et est constaté par Arrêté par les Ministères en charge des tutelles techniques et budgétaires.

Les dépenses occasionnées par les éventuelles missions confiées aux membres du Conseil d’Administration, sont prises en charge par le CNECI.

Les administrateurs sont de nationalité malagasy et résident à Madagascar, jouissent de leurs droits civiques et ne doivent avoir subi aucune peine afflictive ni infamante.

Le mandat d’administrateur prend fin :

• soit par décès ;
• soit par démission ;
• soit par arrivée du terme du mandat ;
• soit par révocation.

La réunion du Conseil d’Administration a lieu au siège du CNECI ou exceptionnellement en tout autre endroit du territoire national, indiqué dans la convocation.

Le Conseil d’Administration siège sur convocation de son Président adressée à ses membres, accompagnée de l’ordre du jour de la réunion, dans un délai minimum de quinze jours calendaires avant la date de séance.

La lettre de convocation accompagnée de l’ordre du jour peut être notifiée par courrier électronique.

Le Conseil d’Administration se réunit deux fois par an en session ordinaire sur convocation de son Président. Les sessions se tiennent au mois d’octobre pour l’adoption du budget primitif et le mois de mars pour l’adoption du compte administratif.

Le Conseil d’Administration peut se réunir en session extraordinaire sur initiative de son Président.

Le Conseil d’Administration se réunit valablement en présence des deux tiers de ses membres.

En cas d’empêchement, un membre peut se faire représenter par procuration par un autre membre qui ne peut représenter qu’un seul administrateur à la fois.

Si ce quorum n’est pas atteint, une deuxième convocation est adressée aux membres du Conseil d’Administration dans les quinze jours qui suivent la date de la première réunion.

Lors de cette deuxième convocation, les membres présents et/ou les membres représentés, conformément à l’alinéa 2 du présent article, peuvent se réunir.

Les décisions du Conseil d’Administration sont adoptées à la majorité absolue des membres présents. En cas de partage des voix, celle du Président est prépondérante.

Le Directeur Général et l’Agent comptable du CNECI ainsi que le Délégué de la Direction Générale du Contrôle financier assistent aux réunions du Conseil d’Administration, sans voix délibérative.

Des représentants de la Direction générale peuvent également assister aux réunions, en cas de besoin, sans voix délibératives.

La Direction Générale met à la disposition du Conseil un membre du personnel du CNECI pour assurer le secrétariat de séance.

Il est tenu un registre des procès-verbaux du Conseil d’Administration signé par le Président et les membres du Conseil présents.

Les décisions prises lors des délibérations sont matérialisées par un extrait du registre des procès-verbaux. Ledit extrait est signé par le Président du Conseil et le Secrétaire de séance.

La Direction Générale, organe exécutif du CNECI, est dirigée par un Directeur Général recruté par voie d’appel à candidatures et nommé par décret pris en Conseil des Ministres sur proposition du Ministre chargé de l’Intérieur. Il a rang de Directeur Général de Ministère.

Le Directeur Général est de nationalité malagasy, réside à Madagascar, jouit de ses droits civiques et ne doit avoir subi aucune peine afflictive ni infamante.

Le Directeur Général exerce les pouvoirs hiérarchiques sur l’ensemble du personnel du CNECI.

Il est garant du bon fonctionnement de la Direction Générale. A ce titre, il prend toutes les décisions relatives aux missions de la Direction Générale.

Le Directeur Général peut déléguer certaines de ses attributions à ses Directeurs et en contrôle l’exercice.

En cas d’empêchement du Directeur Général, un intérimaire peut être désigné par décret pris en Conseil des Ministres. Cette désignation est donnée pour une durée qui ne peut excéder trois mois, renouvelable une seule fois. Si l’empêchement devait durer plus de six mois, le Conseil procèdera à un appel à candidatures en vue de désigner un nouveau Directeur Général, selon les mêmes modalités visées aux articles 24 du présent décret.

Le Directeur Général a pour mission de diriger et d’animer le CNECI, de contrôler et de réaliser les objectifs conformément aux orientations du Conseil d’Administration.

A ce titre, il est investi du pouvoir de décision nécessaire à la bonne marche du CNECI, et notamment :

• assure la coordination générale des activités,
• élabore le plan de travail du CNECI,
• prépare le projet de budget du CNECI et exécuter le budget en tant qu’ordonnateur,
• tient la comptabilité administrative et élabore le compte administratif de l’établissement,
• recrute les personnels contractuels et nomme à toutes les fonctions,
• conclut les conventions et marchés se rapportant aux missions du CNECI,
• gère les opérations de la Direction Générale de manière à assurer la bonne exécution des fonctions dont la Direction Générale est chargée,
• prépare et propose au Conseil la mise à jour et/ou les modifications de l’organigramme, des règlements généraux, du règlement intérieur, du Code de conduite, et/ou des manuels opérationnels du CNECI,
• représente l’établissement devant les tribunaux et dans tous les actes de la vie civile,
• assure l’établissement des rapports de la Direction Générale,
• prépare les délibérations du Conseil d’Administration et s’assure de leur exécution,
• conserve les documents relatifs aux délibérations et décisions prises par le Conseil d’Administration.

Le Directeur Général est l’ordonnateur principal du CNECI.

A ce titre, il constate et liquide les droits et charges de l’établissement. Il a seul qualité pour procéder à l’émission des titres constatant ces droits et charges.

Le Directeur Général peut déléguer, à titre permanent, sa signature à un ou plusieurs agents de l’établissement, pour effectuer en son nom, sous son contrôle et sous sa responsabilité soit certains actes, soit tous les actes relatifs à certaines de ses attributions.

En cas d’absence momentanée ou d’empêchement, le Directeur Général peut se faire suppléer dans ses fonctions d’ordonnateur sous sa responsabilité, par un ou plusieurs agents qu’il désigne à cet effet.

Le Directeur Général rend compte au Conseil de ses activités et de l’exécution du budget arrêté par ledit Conseil.

Il soumet au Conseil pour adoption, à la fin de chaque exercice, un rapport d’activités incluant le compte administratif et le document de performance de la Direction Générale.

Les outils de gestion, dont un Code de Conduite, les Règlements Généraux, le Règlement Intérieur et les manuels opérationnels applicables au sein de l’établissement, sont préparés par le Directeur Général et adoptés par le Conseil.

Les fonctions de Directeur Général sont incompatibles avec tout mandat électif et toute autre fonction administrative, gouvernementale, parlementaire ou privée.

Le Directeur Général est assisté par des Directeurs auxquels il peut déléguer une partie de ses pouvoirs.

Les directions techniques sont :

• la Direction des Affaires Administratives et Financières,
• la Direction du Système d’Information et de la Numérisation,
• la Direction des Opérations,
• la Direction des Affaires Juridiques, du Partenariat et de la Relation Publique,
• la Direction de la Programmation et du Suivi Evaluation.

Les Directeurs techniques sont nommés par décret pris en Conseil des Ministres sur proposition du Ministre chargé de l’Intérieur. Ils ont rang de Directeur de Ministère.

Les attributions des Directeurs techniques sont fixées par l’organigramme du CNECI proposé par la Direction Générale, délibéré par le Conseil et approuvé par les autorités de tutelle.

Chaque Direction peut comprendre un ou plusieurs services dont les chefs sont désignés par décision du Directeur Général après consultation du Directeur concerné.

Le CNECI peut faire appel à des travaux de consultance dans les domaines qui nécessitent des prestations spécialisées.

L’Agence comptable est dirigée par un Agent comptable qui est placé sous l’autorité administrative du Directeur Général du CNECI, toutefois, il conserve son autonomie fonctionnelle que lui confère son statut de comptable public.

L’Agent comptable est nommé par arrêté du Ministre chargé de la Comptabilité Publique.

Dans la réalisation de ses tâches, il peut être assisté par des comptables secondaires qui sont nommés par arrêté du Ministre chargé de la Comptabilité Publique.

L’Agent comptable assure la gestion de la trésorerie du CNECI, la tenue de la comptabilité générale et de la comptabilité de valeur et analytique du CNECI.

A cet effet, il est chargé :

• de la prise en charge du recouvrement des recettes,
• du contrôle et du paiement des dépenses du CNECI,
• de la garde, de la conservation et du maniement des fonds,
• des mouvements de compte de disponibilité,
• de la tenue de la comptabilité et de l’établissement du compte financier du CNECI,
• de la conservation des pièces justificatives des opérations et des documents de comptabilité.

A la fin de la période d’exécution du budget, l’Agent comptable prépare les états financiers et les soumettent pour adoption en Conseil d’Administration avant sa transmission à la Cour des comptes en tant qu’élément de comptes de gestion.

Au sein de l’établissement, l’Agent comptable a même rang que les directeurs techniques. A cet effet, il bénéficie des mêmes droits et avantages que ces derniers.