Décret n° 2022-080/PR du 6 juillet 2022 portant Code des marchés publics

Aux termes du présent décret, on entend par :

Achat public : tout achat de biens meubles ou immeubles, réalisé par bon de commande, lettre de commande ou marché ;

Achat public durable : tout achat public d’une autorité contractante qui (i) intègre des dispositions en faveur de la protection ou de la mise en valeur de l’environnement, du progrès social, et favorise le développement économique ; (ii) prend en compte l’intérêt de l’ensemble des parties prenantes concernées par l’acte d’achat ; (iii) permet de réaliser des économies « intelligentes » au plus près du besoin et incitant à la sobriété en termes d’énergie et de ressources et (iv) intègre toutes les étapes du marché et de la vie du produit ou de la prestation.

Achat groupé ou groupement de commandes : groupement constitué entre plusieurs autorités contractantes en de passer conjointement un ou plusieurs marchés publics. Il est formalisé à travers une convention constitutive signée par ses membres et qui définit les règles de fonctionnement du groupement. La convention peut confier à un ou plusieurs membres du groupement la charge de mener tout ou partie de la procédure de passation au nom et pour le compte des autres membres. Les membres du groupement sont solidairement responsables des seules opérations de passation de marchés qui sont menées en leur nom et pour leur compte selon les stipulations de la convention constitutive ;

Acompte : paiement partiel effectué en règlement de fractions exécutées d’une fourniture convenue de biens, de services ou de travaux ;

Adresse électronique : libellé permettant l’identification d’un utilisateur de messagerie électronique et l’acheminement des messages électroniques qui lui sont destinés tel que défini par la loi n° 2017-07 du 22 juin 2017 relative aux transactions électroniques ;

Allotissement : décomposition d’un marché en plusieurs lots pour des raisons économiques, financières ou techniques. Chaque lot est une unité autonome qui est attribuée séparément ;

Approbation : formalité administrative obligatoire matérialisée par la signature de l’autorité compétente qui a pour effet de valider le projet de contrat (ou le marché) ;

Attributaire du marché : soumissionnaire dont l’offre a été retenue avant l’approbation du marché ;

Auditeur indépendant : cabinet de réputation professionnelle reconnue, recruté pour effectuer l’audit des marchés publics ;

Autorité contractante : personne morale de droit public ou de droit privé qui bénéficie du concours financier ou de la garantie d’une personne morale de droit public qui conclut un marché public.

Au sens de la loi relative aux marchés publics, les autorités contractantes sont

• l’Etat ;
• les collectivités territoriales ;
• les établissements publics à caractère administratif, créés par l’Etat ou les collectivités territoriales ;
• les entreprises publiques dont le capital est totalement ou majoritairement détenu par l’Etat ou une autre personne morale de droit public ;
• les associations formées par une ou plusieurs personnes morales de droit public précitées ;
• les personnes morales de droit privé agissant pour le compte de l’Etat ou d’une des personnes morales de droit public susvisées ;
• les personnes morales de droit privé, ou des sociétés d’économie mixte, dont les marchés à passer bénéficient du concours financier ou de la garantie de l’Etat ou d’une des personnes morales de droit public susmentionnées.

Autorité de régulation de la commande publique : organe de régulation indépendante du système de la commande publique, dotée de la personnalité juridique et jouissant de l’autonomie de gestion administrative et financière ;

Avance : paiement partiel effectué préalablement à l’exécution même fragmentaire d’une prestation convenue ;

Avenant : acte contractuel modifiant certaines clauses du marché de base pour l’adapter à des événements survenus après son approbation ;

Avis à manifestation d’intérêt : sollicitation technique émanant de l’autorité contractante qui décrit, de façon sommaire, les prestations à fournir et indique les qualifications et les expériences requises des candidats ou de leur personnel d’encadrement ;

Bon de commande : document écrit adressé au titulaire de l’accord-cadre qui précise les prestations décrites dans l’accord-cadre, dont l’exécution est demandée, et en détermine la quantité. L’émission des bons de commande s’effectue sans négociation ni remise en concurrence préalable des titulaires, selon des modalités prévues par l’accord-cadre ;

Cahier des charges : ensemble de documents déterminant les conditions dans lesquelles les marchés sont exécutés. Ils comprennent des documents généraux et des documents particuliers ;

Cahier des clauses administratives générales (ccag) : document qui décrit les conditions générales d’exécution des marchés portant sur un même type de prestations, à savoir les fournitures et prestations de service courants, les travaux ou prestations intellectuelles ;

Cahier des clauses administratives particulières (ccap) : document qui contient les dispositions qui dérogent au ccag et qui permet de préciser les obligations contractuelles reflétant les circonstances particulières de l’appel à la concurrence concerné ;

Cahier des clauses techniques générales (cctg) : document réunissant l’ensemble des clauses techniques qui s’appliquent aux fournitures, services ou travaux de même nature ;

Cahier des clauses techniques particulières (cctp) : document réunissant l’ensemble des clauses techniques particulières qui dérogent au cctg ; il comprend notamment les spécifications techniques de l’appel à la concurrence concerné ;

Candidat : personne physique ou morale qui manifeste un intérêt à participer ou qui est retenue par une autorité contractante pour participer à une procédure de passation de marché public ;

Candidature : acte par lequel un candidat manifeste un intérêt à participer, sans que cet acte ne l’engage ni ne lui impose d’obligations vis-à-vis de l’autorité contractante ;

Cellule de gestion des marchés publics : toute structure constituée par une autorité contractante pour assister la personne responsable des marchés publics dans ses missions de gestion du processus de passation et d’exécution des marchés publics ;

Cocontractant : toute personne physique ou morale partie au contrat, en charge de l’exécution des prestations prévues dans le marché ;

Commission ad hoc d’ouverture des plis : toute commission mise en place par la personne responsable des marchés publics en vue de l’ouverture des plis ; sa mission prend fin par l’établissement du procès-verbal d’ouverture des plis ;

Commission ad hoc d’évaluation des offres : toute commission mise en place par la personne responsable des marchés publics en vue de l’évaluation des offres ou propositions des candidats ; sa mission prend fin par l’établissement du rapport d’évaluation et du procès-verbal d’attribution provisoire ;

Commission de contrôle des marchés publics : structure constituée auprès de l’autorité contractante chargée du contrôle de la régularité de la procédure de passation du marché public ;

Comité de règlement des différends : instance non juridictionnelle, établie au sein de l’autorité de régulation de la commande publique, qui se réunit en formation litiges ou en formation disciplinaire selon le cas, et chargée de statuer sur les recours relatifs à la passation et à l’exécution des contrats de la commande publique ;

Commande publique : ensemble des contrats conclus, à titre onéreux, dans le cadre des marchés publics et des partenariats public-privé permettant aux autorités contractantes de répondre à leurs besoins en fournitures, travaux et services ;

Commission de réception : commission établie au sein de l’autorité contractante chargée de la réception des prestations dans le cadre de l’exécution des marchés publics ;

Contrat : un accord passé entre deux ou plusieurs personnes, physiques ou morales, qui a pour effet de créer des droits et obligations entre elles ;

Contre-garantie : engagement par lequel le contre-garant s’oblige, en considération d’une obligation souscrite par le donneur d’ordre et sur instructions de ce donneur d’ordre, à payer une somme déterminée au garant, soit sur première demande de la part de ce dernier, soit selon des modalités convenues ;

Corruption et infractions connexes et assimilées : infractions prévues et réprimées par les dispositions des articles 594 et suivants et 607 et suivants du nouveau code pénal en vigueur ;

Demande de cotation : procédure simplifiée restreinte de consultation d’entreprises, de fournisseurs ou de prestataires de services prévue pour la passation de certains marchés en dessous d’un seuil déterminé par voie réglementaire ;

Demande de renseignement de prix : procédure simplifiée ouverte de consultation d’entreprises, de fournisseurs ou de prestataires de services pour la passation des marchés publics en dessous des seuils nationaux de passation des marchés. Elle doit garantir le respect des principes posés par le présent décret et une mise en concurrence effective en vue de rechercher les économies d’échelles publiques ;

Dématérialisation utilisation des moyens électroniques pour effectuer des opérations de traitements, d’échange et de stockage d’informations sans support papier à travers la messagerie électronique ou par l’emploi d’une plateforme en ligne, pour la passation, l’exécution, le règlement et la gestion du contentieux des marchés publics ;

Direction nationale du contrôle de la commande publique : entité administrative centrale chargée du contrôle a priori de la procédure de passation des marchés publics d’un montant supérieur à un seuil fixé par voie réglementaire, et a posteriori en dessous dudit seuil, et du suivi de l’exécution des marchés publics ;

Distribution physique : toute modalité d’échanges entre l’autorité contractante et les candidats incluant, le cas échéant, l’intervention d’un tiers et qui permet l’envoi et la réception de documents physiques afin d’avoir un système de traçabilité des échanges et une garantie de leur intégrité et confidentialité ;

Dossier d’appel à la concurrence : document comprenant les conditions de participation et les renseignements nécessaires pour l’élaboration de la soumission, l’attribution du marché et son exécution ;

Entreprise communautaire : entreprise dont le siège social est situé dans un etat membre de l’union économique et monétaire ouest africaine ;

Fraude : tout manquement intentionnel à une obligation légale ou réglementaire en matière de marchés publics ;

Garantie de bonne exécution : garantie réelle ou personnelle, constituée pour assurer l’autorité contractante de la bonne exécution du marché, aussi bien du point de vue technique que du point de vue du délai d’exécution ;

Garantie d’offre ou garantie de soumission : garantie réelle ou personnelle fournie par le soumissionnaire pour assurer sa participation à la procédure de passation jusqu’à la signature du contrat ;

Garantie de remboursement de l’avance de démarrage : garantie réelle ou personnelle, constituée pour assurer la restitution de l’avance consentie par l’autorité contractante au titulaire du marché dans le cadre de l’exécution dudit marché ;

Groupement : groupe d’entreprises ayant souscrit un acte d’engagement unique, et représentées par l’une d’entre elles qui assure une fonction de mandataire commun. Le groupement d’entreprises est conjoint ou solidaire ;

Groupement conjoint : le groupement est conjoint lorsque, l’opération étant divisée en lots ou tranches, chacun de ses membres s’engage à exécuter le ou les lots ou tranches qui sont susceptibles de lui être attribués dans le marché ;

Groupement solidaire : le groupement est solidaire lorsque, chacun de ses membres est engagé pour la totalité du marché, que l’opération soit ou non divisée en lots ;

Lettre de soumission : acte écrit aux termes duquel un soumissionnaire fait connaître ses conditions et s’engage à respecter les cahiers des charges applicables ;

Maître d’œuvre : personne physique ou morale de droit public ou de droit privé chargée par l’autorité contractante, dans le cadre de la réalisation d’un ouvrage, de missions de conception et d’assistance à l’exécution et à la réception des prestations objet du marché aux termes d’une convention de maîtrise d’œuvre ;

Maître d’ouvrage : personne morale de droit public ou de droit privé, propriétaire final de l’ouvrage ou de l’équipement technique, objet du marché ;

Maître d’ouvrage délégué : personne morale de droit public ou de droit privé qui reçoit, du maître d’ouvrage, délégation de tout ou partie des attributions ; la délégation revêt la forme d’un mandat confié à un tiers ; elle fait l’objet d’une convention de maîtrise d’ouvrage déléguée ;

Marché public : contrat écrit, sur support papier ou électronique, conclu par une ou plusieurs autorités contractantes avec un ou plusieurs opérateurs économiques, pour répondre à leurs besoins en matière de travaux, de fournitures ou de services, en contrepartie d’un prix ;

Mécanisme de qualification et de classification des entreprises : mécanisme de qualification et de classification des bureaux d’études, de contrôle, de laboratoires et entreprises d’exécution opérant dans le secteur du bâtiment et des travaux publics, établi par un organisme officiel de l’etat sur la base de leurs capacités à exercer cette activité. Sont prises en compte, la situation économique, les références des prestations directement exécutées par le prestataire avec ses propres personnel et matériel, ou par l’intermédiaire d’un sous-traitant.

Montant du marché : montant total des charges et rémunérations des prestations faisant l’objet du marché, sous réserve de toute addition ou déduction qui pourrait y être apportée en vertu des stipulations dudit marché ;

Moyen électronique : procédé qui permet l’utilisation, d’une part des équipements électroniques de traitement et de stockage de données, y compris la compression numérique, et d’autre part la diffusion, l’acheminement et la réception par fils, radio, moyens optiques et autres moyens électromagnétiques. Un moyen électronique utilisé par une autorité contractante doit répondre à des exigences de sécurité, d’interopérabilité et d’accessibilité minimales ;

Nantissement : affectation d’une obligation, d’un bien meuble incorporel ou d’un ensemble de biens meubles incorporels, présents ou futurs, en garantie d’une ou plusieurs créances présentes ou futures à condition que celles-ci soient déterminées ou déterminables ;

Offre : ensemble des éléments techniques et financiers inclus dans le dossier de soumission ;

Offre économiquement la plus avantageuse : offre conforme aux spécifications techniques, évaluée économiquement la plus avantageuse, et dont le soumissionnaire satisfait aux critères objectifs de qualification et d’attribution financier et qualitatif préalablement portés à la connaissance des candidats dans le dossier d’appel à concurrence et exprimés sous forme de pondération en vue de retenir l’offre présentant le meilleur rapport qualité/prix, le prix comptant pour au moins la moitié du rapport.

Offre spontanée : offre relative à la fourniture de biens, à la prestation de services et à la réalisation de travaux, notamment dans le cadre de marché clé en main assorti d’un montage financier, qui n’est soumise en réponse ni à un appel à concurrence, ni à une sollicitation par entente directe.

Ordre de service : document établi par l’autorité contractante ou son représentant notifiant au titulaire du marché toute instruction en relation avec l’exécution du marché ;

Organisme de droit public : organisme créé pour satisfaire spécifiquement des besoins d’intérêt général doté de la personnalité juridique et dont soit l’activité est financée majoritairement par l’état, les collectivités territoriales ou d’autres organismes de droit public, soit la gestion est soumise à un contrôle par ces derniers, soit l’organe d’administration, de direction ou de surveillance est composé de membres dont plus de la moitié sont désignés par l’état, les collectivités territoriales ou d’autres organismes de droit public.

Opération de travaux publics : ensemble de travaux caractérisés par son unité fonctionnelle, technique, économique ou comptable que le maître de l’ouvrage prend la décision de mettre en œuvre, dans une période de temps et un périmètre limités ; la délimitation d’une catégorie homogène de travaux ne doit pas avoir pour effet de soustraire les marchés des règles qui leur sont applicables en vertu des dispositions du présent décret ;

Ouvrage : résultat d’un ensemble de travaux de bâtiment ou de génie civil destiné à remplir par lui-même une fonction économique ou technique ; il peut comprendre, notamment des opérations de construction, de reconstruction, de démolition, de réparation ou rénovation, telle que la préparation du chantier, les travaux de terrassement, la construction, l’installation d’équipement ou de matériel, la décoration et la finition ainsi que les services accessoires aux travaux, si la valeur de ces services ne dépasse pas celle des travaux eux-mêmes ;

Personne responsable des marchés publics : personne chargée au sein de l’autorité contractante de la conduite des procédures de passation et d’exécution des marchés publics ;

Plateforme de dématérialisation : infrastructure électronique répondant à des exigences de sécurité, d’interopérabilité et d’accessibilité mise à disposition par l’etat et accessible librement par voie électronique qui permet, notamment de mettre à disposition des opérateurs économiques par voie électronique les documents du dossier d’appel à la concurrence et les avis d’appel à la concurrence et, le cas échéant, de réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats et de correspondre avec ces derniers.

Elle doit répondre à des exigences de sécurité, d’interopérabilité et d’accessibilité renforcées. Elle doit garantir l’intégrité, la confidentialité des actions menées et des documents accessibles et déposés. Elle recourt à des moyens de cryptologie mentionné dans les lois relatives aux transactions électroniques, à la protection des données à caractère personnel ainsi qu’à la cybersécurité et la lutte contre la cybercriminalité ;

Prestations : tous travaux, toutes fournitures, tous services ou toutes œuvres intellectuelles à exécuter ou à fournir conformément à l’objet d’un marché ;

Prestation en régie : prestation dont la réalisation est confiée par une autorité contractante, soit à l’un de ses services ou établissements publics, soit à toute autre entité qui peut être considérée comme un simple prolongement administratif de l’autorité contractante ; ces services, établissements et autres entités étant soumis au Code des marchés publics pour répondre à leurs besoins propres ;

Pré qualification : phase de sélection à l’issue de laquelle sont retenues les personnes qui peuvent soumissionner à un appel d’offres sur la base de critères objectifs préétablis ;

Procédures de sollicitation de prix : La sollicitation de prix est une procédure simplifiée de sélection d’entreprises, de fournisseurs ou de prestataires de services applicable pour la passation des marchés publics dont le montant est inférieur aux seuils de passation des marchés publics définis par décret en conseil des Ministres ;

Seuil : montant prévisionnel à partir duquel certaines formalités doivent être observées par les acteurs du système de passation des marchés publics. Il peut s’agir de :

• seuil de publication : montant prévisionnel du marché à partir duquel l’autorité contractante est tenue de respecter les obligations de publicité ;
• seuil de passation : montant prévisionnel à partir duquel l’autorité contractante est tenue de procéder à un appel d’offres ouvert ;
• seuil de contrôle a priori : montant prévisionnel à partir duquel le contrôle a priori de l’organe national chargé du contrôle des marchés publics est requis ;
• seuil d’approbation des marchés publics : montant du marché à partir duquel la compétence de l’approbation des marchés de l’administration publique est répartie entre les Ministres sectoriels et le Ministre chargé des finances.

Société civile : ensemble des organisations non gouvernementales (ONG), des associations socio-professionnelles, des communautés religieuses, de la chefferie traditionnelle, des associations syndicales, des fondations, des associations de développement.

Soumissionnaire : toute personne physique ou morale qui remet une soumission en vue de l’attribution d’un marché ;

Sous-traitance : l’opération par laquelle un titulaire d’un marché confie, sous sa responsabilité, à une autre personne morale ou physique appelée sous-traitant, l’exécution d’une partie des prestations du marché conclu avec l’autorité contractante.

Support physique électronique : tout support physique, tel un CD-ROM, clé USB (Universal Serial Bus) ou tout autre support matériel sur lequel peut être enregistré un document électronique ; il n’est pas connecté à un réseau et il est indépendant de l’équipement informatique des utilisateurs qui l’échangent entre eux de manière manuelle ;

Termes de référence document, qui fait partie du dossier de consultation et des pièces du marché, établi par l’autorité contractante dans le cadre de la passation d’un marché de prestations intellectuelles et qui définit les exigences qu’elle requiert y compris les méthodes à utiliser et moyens à mettre en œuvre, ainsi que les résultats qu’elle escompte ;

Termes monétaires : expression de l’ensemble des critères d’une offre soumise à évaluation et qui peut faire l’objet d’une conversion sous la forme d’un pourcentage de son prix ;

Titulaire : personne physique ou morale, attributaire, dont le marché conclu avec une autorité contractante, a été approuvé par l’autorité compétente.

Le présent décret fixe et précise les règles qui régissent la préparation, la passation, le contrôle, l’exécution et la régulation des marchés publics conclus par les autorités contractantes pour répondre à leurs besoins en matière de réalisation de travaux, d’acquisition de fournitures ou de prestation de services.

En application des principes relatifs aux marchés publics et sous réserve des dispositions visées aux articles 92 et suivants du présent décret et du principe de réciprocité, les autorités contractantes s’interdisent toute mesure ou disposition fondée sur la nationalité des candidats de nature à constituer une discrimination à l’encontre des ressortissants des Etats membres de toute organisation régionale à laquelle la République togolaise est partie ou d’un pays ayant ratifié une convention internationale que la République togolaise a également ratifié et affectant la réglementation des marchés publics.

Les entreprises publiques ne peuvent prendre part à une procédure de passation de marché public que si elles établissent qu’elles :

• sont juridiquement et financièrement autonomes ;
• opèrent selon les règles du droit commercial ;
• ne sont pas des entités sous tutelle de l’autorité contractante.

En tout état de cause, les autorités contractantes s’assurent que la participation d’un soumissionnaire qui est un organisme de droit public à une procédure de passation du marché public ne cause pas de distorsion de concurrence vis-à-vis des soumissionnaires privés.

Les associations à but non lucratif n’ont accès aux procédures concurrentielles des marchés publics que dans l’hypothèse où la compétition ne s’exerce qu’entre elles.

Les marchés passés en application d’accords de financement ou de traités internationaux sont soumis aux dispositions du présent décret, sous réserve de l’application de dispositions contraires résultant des procédures prévues par lesdits accords ou traités.

Les dispositions du présent décret s’appliquent aux marchés publics quel que soit leur montant sous réserve des dispositions spécifiques relatives aux seuils de passation des marchés publics définis par décret en conseil des Ministres.

Lors de l’estimation du montant du marché qu’elle s’apprête à passer, l’autorité contractante doit procéder, sur la base des éléments disponibles, à une évaluation sincère et rationnelle de celui-ci.

Le montant estimé du besoin, objet du contrat, ne peut être obtenu par l’autorité contractante au moyen d’une scission de ses achats ou d’une utilisation de modalités de calcul de la valeur estimée du marché autres que celles prévues par le présent décret.

Lorsque l’autorité contractante répartit le marché en lots pouvant donner lieu chacun à un contrat distinct, il est pris en compte la valeur globale estimée de la totalité de ces lots dans la détermination des seuils.

Lorsqu’un achat est réparti en phases étalées sur plusieurs années, ou en tranches fermes et en tranches conditionnelles, il est pris en compte par l’autorité contractante la valeur globale estimée de la réalisation du projet tel qu’il sera exécuté sur l’ensemble des exercices budgétaires.

Lorsqu’il est fonction d’un seuil, le choix de la procédure applicable est déterminé dans les conditions suivantes, quel que soit le nombre de prestataires auxquels il est fait appel :

• pour les marchés de travaux, est prise en compte la valeur globale des travaux qui se rapporte à une opération portant sur un ou plusieurs ouvrages ou certains travaux réalisés sur un même ouvrage de nature différente programmés au même moment ;
• pour les marchés de fournitures et de services, est prise en compte la valeur totale des fournitures ou des services qui peuvent être considérés comme homogènes soit, en raison de leurs caractéristiques propres, soit, parce qu’ils constituent une unité fonctionnelle.

En l’absence d’une nomenclature des fournitures et des services homogènes définie par arrêté du Ministre chargé des finances, l’autorité contractante détermine par ses propres moyens l’homogénéité de ses besoins en se référant aux caractéristiques de son activité.

Si l’autorité contractante décide de regrouper plusieurs fournitures appartenant à des familles homogènes différentes au sein d’un seul marché, même présenté selon la procédure de l’allotissement, c’est le montant global du marché qui devra être comparé aux seuils et non le montant famille par famille ou lot par lot des produits qu’il regroupe.

Si les besoins de l’administration, du service ou de l’organisme concerné donnent lieu à un ensemble unique de livraisons de fournitures homogènes ou de prestations homogènes, l’autorité contractante tient compte, quel que soit le nombre de fournisseurs ou prestataires auxquels elle fait appel, de la valeur de l’ensemble de ces fournitures ou prestations.

Dans le cas où les fournitures ou les prestations traduisent un besoin courant et répété de l’administration, du service ou de l’organisme concerné, l’autorité contractante prend en compte la valeur de l’ensemble des fournitures ou de l’ensemble des prestations correspondant aux besoins de la période considérée.

• s’agissant des marchés mixtes, l’évaluation du seuil est fonction de la procédure d’acquisition retenue. A cet effet, lorsque la procédure comprend des travaux et des fournitures, son choix est fonction de la part relative à la valeur des travaux ou de fournitures la plus importante. Lorsque la procédure comprend des catégories de travaux ou de fournitures et des catégories de prestations intellectuelles, son choix est fonction de l’impact financier prédominant d’une catégorie par rapport à l’autre sur le résultat final ;
• en ce qui concerne les marchés de prestations intellectuelles, l’autorité contractante procède comme il est indiqué pour les marchés de services ;
• pour les marchés comportant des lots, est retenue la valeur estimée de la totalité des rots. La procédure de passation de chaque lot est celle qui s’applique au marché pris dans son ensemble.

Ces évaluations faites par les autorités contractantes du montant de leurs marchés et des lignes budgétaires qui leur sont affectées ne doivent pas avoir pour effet de les soustraire aux règles qui leur sont applicables en vertu du présent décret.

En vue d’une meilleure appréciation de la nature et des coûts prévisionnels des besoins ci-dessus exprimés, l’autorité contractante doit instituer en son sein, au moins une fois au cours du dernier trimestre précédent l’exercice budgétaire auquel les marchés se rapportent, des réunions tripartites de définition des acquisitions.

Ces réunions, organisées sous la responsabilité du premier responsable de l’autorité contractante ou son représentant, auxquelles prennent obligatoirement par l’ordonnateur, la personne responsable des marchés publics et les services bénéficiaires, permettent d’obtenir un consensus sur la bonne définition des acquisitions, notamment les spécifications techniques, les termes de référence, les incoterms.