Décret n° 2022-390 du 13 juillet 2022 portant organisation des procédures de l’évaluation environnementale et sociale en République du Bénin

L’audit environnemental et social a pour objet d’apprécier, de manière périodique, l’impact que tout ou partie de la production ou de l’existence d’une entreprise génère ou est susceptible de générer, directement ou indirectement sur l’environnement.

L’audit environnemental et social permet au Ministre chargé de l’Environnement de veiller au respect des normes et standards afin d’exiger des mesures correctives ou de prendre des sanctions dans le cas de non-respect délibéré ou de récidive.

Il existe au Bénin deux types d’audits environnementaux et sociaux.

• l’audit environnemental et social interne,
• l’audit environnemental et social externe.

L’audit environnemental et social interne de vérification de la conformité environnementale et sociale relève de la responsabilité de l’organisme. Il est initié par celui-ci et réalisé par des auditeurs commis par lui.

L’audit environnemental et social externe de vérification de la conformité environnementale et sociale est initié par le Ministre chargé de l’Environnement sur l’avis technique de l’Agence et réalisé par une équipe d’audit.

L’audit environnemental et social interne peut être réalisé sous les formes ci-après :

• audit du système de management environnemental ;
• audit de conformité environnementale et sociale ;
• audit des risques ;
• audit de clôture ou de démantèlement.

Les audits externe et interne de conformité environnementale et sociale et l’audit de clôture ou de démantèlement sont obligatoires.

Est soumis au moins une fois l’an à la procédure d’audit environnemental et social interne :

• tout établissement classé ;
• toute infrastructure ou installation de conduite de stockage de matières inflammables, explosives, toxiques et/ou dangereuses ;
• toute autre infrastructure ou installation et activité présentant une menace pour l’environnement.

Toute personne physique ou morale qui gère un établissement classé, une infrastructure ou une installation visée à l’article 79 du présent décret, tient un registre permettant de faire la preuve de la conformité des activités et opérations.

Le registre est tenu conformément aux normes en vigueur dans le secteur d’activité concerné.

L’auditeur réclame et obtient les documents ci-après :

• le registre de l’organisme à auditer ;
• la nomenclature des procédures ;
• les différents rapports de précédents audits environnementaux et sociaux internes.

L’audit environnemental et social interne est sanctionné par un rapport d’audit dans lequel est spécifié l’état de conformité des activités et des opérations de l’organisme par rapport aux lois et aux règlements environnementaux et sociaux en vigueur et par rapport au plan de gestion environnementale et sociale de l’organisme.

L’audit environnemental et social interne est réalisé au second semestre de chaque année.

Le rapport d’audit environnemental et social interne, en versions numérique et papier, est transmis sous pli confidentiel à l’Agence contre un récépissé au plus tard le 15 décembre de chaque année.

L’Agence, après vérification de la recevabilité, prend acte des recommandations d’audit.

Une copie du rapport d’audit interne est conservée par l’organisme ou l’entreprise pendant au moins dix ans.

L’Agence suit la mise en œuvre des recommandations de l’audit environnemental et social interne.

Après réception du rapport final d’audit environnemental et social interne et du planning de mise en œuvre des mesures correctives, l’Agence délivre une lettre d’acceptation du rapport d’audit environnemental et social interne.

La lettre d’acceptation du rapport d’audit environnemental et social interne précise notamment le niveau de performance atteint par l’organisme selon les critères suivants :

• niveau 1 - existence de non-conformités mineures et de non-conformité majeures ;
• niveau 2 - absence de non-conformités majeures mais existence de non-conformité mineures ;
• niveau 3 - absence de non-conformités majeures et de non-conformités mineures.

Tout projet n’ayant pas fait l’objet d’une étude d’impact environnemental et social avant le démarrage de ses activités est soumis à un audit environnemental et social externe de mise en conformité.

La réalisation de cet audit externe est à la charge de l’organisme suivant les modalités fixées par arrêté ministériel.

L’analyse et la validation du rapport d’audit environnemental et social externe de mise en conformité est faite par l’Agence, avec l’appui de structures et de personnes ressources.

Les modalités de prise en charge des activités relatives à l’analyse et à la validation du rapport d’audit environnemental et social externe de mise en conformité sont précisées dans un arrêté du Ministre chargé de l’Environnement.

La procédure de l’audit environnemental et social externe de mise en conformité est sanctionnée par la délivrance d’un certificat de conformité environnementale et sociale de l’audit environnemental et social externe d’une durée de trois ans après la mise à la disposition de l’agence du plan d’engagement environnemental et social de mise en œuvre du cahier des charges environnementales et sociales.

Des audits périodiques tous les trois ans débouchent sur la prorogation de la durée du certificat de conformité environnementale et sociale de l’audit environnemental et social externe, après la mise à jour du cahier des charges environnementales et sociales et du plan d’engagement environnemental et social de mise en œuvre du cahier des charges environnementales et sociales.

Est soumis tous les trois ans à la procédure d’audit environnemental et social externe :

• toute installation classée pour la protection de l’environnement ;
• toute infrastructure ou installation de conduite de stockage de matières inflammables, explosives, toxiques et/ou dangereuses ;
• toute autre infrastructure ou installation et activité présentant une menace pour l’environnement.

L’Agence informe par écrit l’organisme à auditer au moins dix jours ouvrables avant le démarrage de l’audit environnemental et social externe.

L’organisme collabore avec l’équipe d’audit et fournit, sous peine de sanctions, toutes les informations disponibles, notamment les rapports d’audits et les enregistrements des années antérieures.

L’audit environnemental et social externe comporte les phases suivantes :

• la phase de déclenchement de l’audit ;
• la préparation de l’audit ;
• l’exécution de l’audit ;
• l’élaboration du rapport de l’audit ;
• la phase finale de l’audit.

Le commanditaire détermine les objectifs de l’audit. Il définit, en accord avec l’organisme audité et le responsable de l’équipe d’audit, le champ et les critères de l’audit, conformément aux procédures et au programme d’audit.

La détermination du champ de l’audit est fonction des préoccupations environnementales.

Toute modification apportée aux objectifs, au champ ou aux critères d’audit, requiert l’accord du commanditaire et du responsable de l’équipe d’audit.

Pendant la phase initiale le Ministre chargé de l’Environnement déclenche l’audit externe par une lettre adressée au responsable de l’organisme à auditer. Il constitue l’équipe d’audit qui planifie l’exécution de la mission.

La préparation de l’audit comporte une revue documentaire préalable et l’élaboration du plan d’audit.

Le responsable d’audit passe en revue toutes les informations fondamentales relatives à la réglementation applicable au secteur d’activité de l’organisme à auditer. Une visite préliminaire du site peut être organisée.

Le plan d’audit est soumis à l’approbation du commanditaire et du responsable de l’organisme à auditer pour servir de base à la réalisation de l’audit. Le responsable de l’équipe communique le plan approuvé à toutes les parties intéressées, y compris les membres de l’équipe d’audit.

Toute modification dudit plan est approuvée par toutes les parties avant ou pendant le déroulement de l’audit.

Le plan d’audit est le programme de déroulement de l’audit. Il comporte au minimum les éléments suivants :

• les objectifs et le champ de l’audit incluant les unités et les processus à auditer ;
• les critères d’audit et tous documents de référence ;
• l’identité des membres de l’équipe d’audit ;
• les rôles et responsabilités des membres de l’équipe d’audit ;
• le calendrier détaillé de l’audit, c’est-à-dire les dates et les lieux où seront menées les différentes activités de l’audit, ainsi que l’horaire et la durée prévus, y compris les réunions avec la direction de l’audité ;
• la date de publication et la liste de diffusion du rapport d’audit ;
• les questions liées à la confidentialité.

L’équipe d’audit est composée comme ci-après par l’Agence :

• un responsable de l’équipe d’audit désigné sur la liste des auditeurs agréés ;
• des auditeurs agréés ou non ;
• des experts techniques qualifiés dans les domaines à auditer.

Les honoraires des auditeurs seront fixés par arrêté du Ministre chargé de l’Environnement.

Le responsable de l’équipe d’audit, en accord avec les membres de l’équipe attribue à chacun la responsabilité d’auditer des processus, des fonctions, des sites, des domaines ou activités spécifiques.

Cette répartition des tâches tient compte de la compétence et de l’expertise des auditeurs ainsi que de l’utilisation efficace des ressources.

Les documents de travail sont préparés par les membres de l’équipe d’audit sur la base des informations pertinentes relatives à leurs tâches d’audits. Ces documents peuvent comprendre des listes types, des plans d’échantillonnage, des formulaires d’enregistrement des informations, des informations confidentielles ou relatives à la propriété industrielle et/ou à la politique de management. Ils sont convenablement protégés par les membres de l’équipe d’audit.

L’exécution de l’audit comporte la réunion d’ouverture, le recueil des preuves d’audit, les constats d’audit et la réunion de clôture.

L’équipe tient sur le site lors de l’exécution de l’audit, une réunion d’ouverture avec les représentants de l’organisme à auditer.

Les constats d’audit sont établis à l’issue de la collecte et de la vérification des informations et des faits. Ils sont analysés par l’équipe d’audit qui retient les conclusions et formule des recommandations avant la réunion de clôture.

Le responsable de l’équipe d’audit dirige la réunion de clôture à laquelle participent les représentants de l’audité. Il élabore, dans un délai maximum convenu dans le plan d’audit, le rapport d’audit. Il présente les constats et les conclusions de l’audit et harmonise, le cas échéant, les points de vue ou toute autre opinion divergente relative aux constats d’audit.

Le rapport d’audit environnemental et social externe contient les mentions obligatoires suivantes :

• le résumé analytique
• les informations générales :
• l’identification du commanditaire de l’audit et de l’organisme audité ;
• le champ d’audit, notamment les unités organisationnelles et fonctionnelles ou les processus audités et le délai imparti ;
• les objectifs, les critères et le plan d’audit ;
• les dates et les lieux où les activités d’audit sur site ont été réalisées ;
• l’identité, la qualité et la responsabilité des membres de l’équipe d’audit ;
• la description de l’unité audité et de ses activités ;
• le cadre juridique et institutionnel ;
• les enjeux environnementaux et sociaux associés au projet ou aux activités en cours :
• les constats d’audit : principaux risques et effets liés au projet ou aux activités en cours ;
• un résumé des preuves les étayant ;
• les opinions divergentes non résolues entre l’équipe d’audit et l’audité ; - l’analyse environnementale et sociale :
• les effets potentiels du projet proposé : en prenant en compte les conclusions de l’audit concernant le projet ou les activités en cours ;
• la capacité du projet proposé à répondre aux exigences environnementales en vigueur : conformité des opérations avec les critères d’audit ;
• l’aptitude de l’organe dirigeant à garantir l’amélioration continue de la performance environnementale ;
• le cahier des charges environnementales et sociales assorti du planning de mise en œuvre ;
• les déclarations relatives à la confidentialité du rapport et la liste de diffusion du rapport.

Le rapport d’audit environnemental et social externe est élaboré dans le délai fixé par le plan d’audit et qui ne doit pas excéder un mois. Il est signé par le responsable de l’équipe d’audit et est transmis au commanditaire et notifié à l’audité.

Le rapport d’audit environnemental et social externe est la propriété du commanditaire, son contenu est strictement confidentiel et sa confidentialité est protégée par les auditeurs et les destinataires.

L’audit s’achève lorsque toutes les activités définies dans le plan d’audit, sont exécutées et le rapport d’audit est transmis au Ministre chargé de l’Environnement. Le rapport d’audit est transmis également aux personnes figurant sur la liste de diffusion du plan d’audit.

L’organisme audité communique au commanditaire, dans les quinze jours ouvrables qui suivent la réception du rapport d’audit externe assorti d’un cahier des charges environnementales et sociales, son plan d’engagement environnemental et social de mise en œuvre du cahier des charges environnementales et sociales.

Après réception du plan d’engagement environnemental et social de mise en œuvre du cahier des charges, l’Agence délivre une lettre d’acceptation du rapport d’audit environnemental et social externe.

La lettre d’acceptation du rapport d’audit environnemental et social externe précise notamment le niveau de performance atteint par l’organisme selon les critères suivants :

• niveau 1 - existence de non-conformités mineures et de non-conformité majeures ;
• niveau 2 - absence de non-conformités majeures mais existence de non-conformité mineures ;
• niveau 3 - absence de non-conformités majeures et de non-conformités mineures.

Pour le rapport final d’audit environnemental et social externe de mise en conformité, un certificat de conformité environnementale et sociale de l’audit environnemental et social externe est délivré après réception du plan d’engagement environnemental et social de l’audité.