Décret n° 039 bis/PR/MCP du 2 novembre 2023 relatif à la comptabilité des matières

Les entrées des matières dans le patrimoine de l’Etat se traduisent en comptabilité des matières et en comptabilité générale sur la base des droits constatés et du fait générateur que constitue la réception ou la mise à disposition des biens.

Elles ont lieu dans les cas ci-après :

• l’intégration des immobilisations et des stocks au titre du bilan d’ouverture, à travers le dossier d’ouverture, comportant les fiches individuelles d’inventaire ;
• l’acquisition, la construction ou les grosses réparations, par le procès-verbal de réception accompagné du bon de livraison et de la facture ou du décompte définitif pour les marchés de travaux ;
• la production de biens pour soi-même, justifiée par l’état de comptabilité analytique ;
• la réception de dons et legs, justifiée par la convention ou la décision d’octroi, acceptée par les autorités compétentes, accompagnée du procès-verbal de remise du don ou legs ;
• la réception des immobilisations transférées par une autre entité, sur la base de la copie de l’ordre de transfert ;
• la récupération de biens suite à une démolition, accompagnée du procès-verbal de démolition ou destruction, comportant la partie des biens conservés et reclassés ;
• la régularisation des excédents de matières, suite à un inventaire physique, à l’appui d’un procès-verbal signé par l’ordonnateur et le comptable-matières.

Les biens ou objets déposés par un tiers ou saisis par l’Etat dans le cadre de la réglementation sont constatés en comptabilité des matières dès leur dépôt, qui se traduit par une fiche de suivi des biens en attente et en transit. Ils ne sont pas enregistrés en comptabilité générale.

La valeur d’entrée des matières dans le patrimoine de l’Etat est faite au coût historique ou à la valeur d’origine correspondant :

• au coût réel d’acquisition ou de construction, pour les matières concernées ;
• à la valeur d’apport, pour les matières reçues en dotation ;
• à la valeur vénale ou valeur actuelle, pour les matières acquises à titre gratuit ;
• au coût de production, pour les immobilisations créées par l’administration publique pour elle-même.

Toutefois, les biens spécifiques qui ne peuvent être cédés et n’ont pas d’équivalents sur le marché sont enregistrés au franc symbolique.

Le Ministre chargé du Patrimoine fixe par arrêté la liste des biens spécifiques, en liaison avec les autres membres du gouvernement concernés. Il arrête le dispositif organisationnel du bilan d’ouverture pour les immobilisations et stocks significatifs existants, dans le cadre des normes comptables de l’Etat.

Toute livraison des matières dont le montant de la dépense est supérieur ou égal au seuil arrêté par le Ministre chargé du Patrimoine, est réceptionnée par une commission, conformément aux dispositions du Code des marchés publics.

La commission de réception comprend notamment :

• l’ordonnateur ou son représentant ;
• le comptable-matières ou son représentant ;
• un expert pour les matières spécifiques, selon le cas.

Les livraisons des matières au sein des représentations de l’Etat à l’étranger sont réceptionnées par le comptable-matières.

Un arrêté du Ministre chargé du Patrimoine réglemente les autres conditions de réception de matières de l’Etat.

Les extensions, réhabilitations et grosses réparations des biens immeubles constituent des dépenses : d’investissement. Elles suivent et valorisent les biens enregistrés dans le patrimoine de l’Etat.

Les dépenses courantes d’entretien et de maintenance constituent des charges de l’exercice.

Tout mouvement d’entrée de matières est effectué en exécution d’un ordre d’entrée préparé par le comptable-matières. L’ordre d’entrée est signé par l’ordonnateur et contresigné par le comptable-matières.

L’ordre d’entrée fait l’objet d’un enregistrement par le comptable-matières sur les fiches d’inventaire d’immobilisations ou de stocks.

Pour les biens déposés en magasin, l’ordre d’entrée est également signé par le magasinier et fait l’objet d’un enregistrement sur ses fiches de stocks.

Le comptable-matières tient compte des règles d’imputation découlant de la nomenclature et des normes comptables de l’Etat.

Les immobilisations incorporelles et corporelles de l’Etat font l’objet de codification.

Les biens meubles sont en outre, estampillés afin de garantir leur identification et leur sécurisation.

La codification consiste à identifier chaque immobilisation sur la base d’un numéro appelé Code, qui permet de distinguer les biens par nature et le service destinataire.

Le Code permet d’assurer le suivi du bien au sein de la structure chargée de la gestion de la matière.

Le Code des immobilisations regroupe les données ci-après  :

• la nature du bien : le compte du plan comptable de l’Etat ;
• le numéro d’immatriculation, comportant l’année d’acquisition et le numéro d’ordre d’enregistrement à l’inventaire, la destination administrative : le Code du ministère ou de l’institution, du programme et de l’unité administrative d’affectation.

L’estampillage consiste à inscrire ou à marquer physiquement un numéro d’enregistrement sur un matériel ou mobilier.

Le numéro affecté à chaque matériel ou mobilier est mentionné de façon lisible et indélébile sur une partie de la matière. Il peut se concrétiser par l’apposition d’un Code barre.

Pour le matériel de transport, l’immatriculation correspond aux données de la plaque d’immatriculation et du numéro de châssis.

Les stocks significatifs enregistrés au bilan de l’Etat font l’objet de la même codification que celle des immobilisations.

La codification des autres stocks correspond au compte de la nomenclature déraillée de la comptabilité des matières.

Pour les besoins spécifiques tels que les vaccins, médicaments, les codifications précitées peuvent être complétées en comptabilité des matières par un Code fixé par le département ministériel concerné, favorisant un suivi déraillé.

Les matières stockées dans les magasins concernent des biens acquis ou produits, en instance d’affectation, de consommation ou de vente.

Ils sont constitués :

• des mobiliers et matériels, suivis au bilan, mais momentanément non affectés ;
• des marchandises, matières premières, fournitures et approvisionnements, produits finis qui compte tenu de leur enjeu financier, sont enregistrés au bilan dans les comptes de stocks ;
• des fournitures et approvisionnements, petits outillages, mobiliers et matériels qui compte tenu de leur faible montant ne sont pas enregistrés au bilan. Ils sont considérés comme des matières consommables, consommées dès leur sortie des magasins.

Le local prévu pour recevoir les matières doit respecter les normes devant garantir l’intégrité et la sécurité.

Les opérations de mouvements internes sont effectuées au sein d’une même administration. Elles ne concernent que les biens meubles durables et les matières non consomptibles.

Les opérations de mouvements internes portent sur l’affectation des matières et sur la mutation des matières.

Elles n’impactent ni la comptabilité des matières, ni la comptabilité générale. Les biens faisant l’objet de mouvements internes restent dans l’inventaire de l’administration concernée, mais les mouvements internes les concernant sont tracés, conformément aux dispositions de l’article 51 ci-dessous.

L’affectation des matières consiste en un mouvement des matières allant du comptable-matières ou du magasinier, pour les matières en magasin, vers un détenteur des matières relevant du même ordonnateur délégué ou secondaire.

Toute affectation de matières donne lieu à l’établissement :

• d’un ordre d’affectation des matières, signé par l’ordonnateur, contresigné par le comptable-matières et le magasinier, si les biens sont détenus en magasin ;
• d’une fiche de détenteur, signée par le comptable-matières et le détenteur, pour justifier sa remise effective du bien.

Lorsque les biens sont restitués au comptable-matières, la fiche de détenteur est signée par le comptable-matières et le détenteur remettant.

La mutation de matières s’effectue entre deux ordonnateurs délégués ou secondaires d’une même administration.

L’opération de mutation donne lieu à l’établissement d’un ordre de mutation des matières signé par l’ordonnateur, et contresigné par le comptable-matières.

La fiche de détenteur est signée par les comptables-matières des deux ordonnateurs, le détenteur remettant et le nouveau détenteur.

L’ordre de mutation et la fiche de détenteur valent ordre de sortie définitive du bien pour l’ordonnateur remettant et la fiche de détenteur conduit l’ordonnateur destinataire à émettre un ordre d’entrée.

Lorsque les biens sont restitués au comptable-matières, la fiche de détenteur est signée par le comptable-matières et le détenteur remettant.

Les sorties temporaires des matières concernent les biens meubles.

Elles sont générées par :

• les besoins temporaires d’un service ;
• les réparations des biens ;
• les locations et prêts des biens ;
• les autres sorties temporaires.

Les opérations de sortie temporaire des matières donnent lieu à l’établissement d’un ordre de sortie temporaire signé par l’ordonnateur, contresigné par le comptable-matières, le magasinier, pour les biens en magasin, et par le destinataire provisoire du bien. La pièce justificative des locations et prêts des matières est la convention signée avec le bénéficiaire.

Les restitutions des matières font l’objet d’un ordre de sortie temporaire signé par la partie remettante et le comptable-matières. L’ordre de sortie temporaire précise l’état du bien retourné.

L’ordre de sortie temporaire et la restitution font l’objet d’une information sur la fiche d’inventaire du bien meuble.

Les sorties temporaires n’impactent ni la comptabilité des matières, ni la comptabilité générale.

Les sorties définitives des matières sont notamment :

• les sorties définitives des immobilisations et des biens durables non enregistrés au bilan, générées par :
• les cessions des biens : vente ou cession gratuite, transfert entre administrations publiques, remise des biens en concession et placés sous le contrôle des concessionnaires ;
• l’absence du bien, dûment constatée : perte, vol ou disparition ;
• la destruction ou la démolition avec ou sans récupération de pièces ;
• les sorties définitives des stocks générées par :
• la consommation des stocks de matières considérées comme consommées dès leur sortie définitive du magasin et autre lieu de stockage, leur perte ou dès leur date de péremption ;
• la vente de stocks de produits finis ou leur intégration en immobilisation, pour ceux faisant l’objet d’une utilisation en interne ou de location ;

Les sorties des immobilisations et des stocks figurant au bilan sont enregistrées en comptabilité générale de l’Etat et en comptabilité des matières.

Les biens ou objets déposés par un tiers ou saisis par l’Etat dans le cadre de la réglementation se traduisent en sortie définitive en comptabilité des matières lors de leur restitution.

Les opérations de sortie définitive des matières se matérialisent par l’établissement d’un ordre de sortie définitive des matières, signé par l’ordonnateur, contresigné par le comptable-matières, et, le cas échéant, par le magasinier pour les biens en magasin.

L’ordre de sortie fait l’objet d’un enregistrement en comptabilité des matières, à travers la fiche d’inventaire d’immobilisations ou de stocks.

Pour la consommation des matières, l’ordre de sortie est signé pour justification par le bénéficiaire En dehors de la consommation des matières, la sortie définitive est justifiée par :

• le procès-verbal de péremption ;
• le procès-verbal de remise des biens durables à une autre administration publique ou à un concessionnaire, accompagné de la convention ou de l’acte de cession ou de concession ;
• le procès-verbal de vente ou de cession à titre gratuit, accompagné de la convention ou de l’acte de cession ;
• le procès-verbal de perte, disparition ou régularisation des manquants ;
• le procès-verbal de destruction ou de démolition.

Les matières interchangeables sont évaluées à leur sortie du magasin ou à l’inventaire, soit en considérant que la première entrée est la première sortie, soit au coût unitaire moyen pondéré.

La proposition de réforme des matières intervient lorsque les matières ne sont plus susceptibles d’être d’emploi ou de réemploi, ou que leur degré d’altération ou d’usure le justifie.

Le comptable-matières dresse un état des matières susceptibles d’être réformées, lequel est transmis par l’ordonnateur principal au Ministre chargé de l’Economie et au Ministère chargé du Patrimoine.

La réforme est constatée par un procès-verbal qui indique la destination des biens reformés : vente, destruction, démolition avec ou sans récupération des pièces.

Un arrêté du Ministre chargé du Patrimoine fixe les autres modalités de réforme des matières.