Décret n° 039 bis/PR/MCP du 2 novembre 2023 relatif à la comptabilité des matières

La comptabilité des matières comprend tous les faits accomplis durant l’exercice qui s’étend du 1er janvier au 31 décembre.

Les opérations sont retracées sur des supports comptables permettant d’enregistrer de façon chronologique tous les mouvements de la comptabilité des matières.

La tenue de ces supports est organisée de façon à permettre :

• l’enregistrement de l’ensemble des opérations de la comptabilité des matières ;
• la clarté et la disponibilité des opérations ;
• la production de la balance des comptes de la comptabilité des matières ;
• la maîtrise de la situation actuelle des matières ;
• le contrôle de l’exactitude des données et des procédures de traitement ;
• le contrôle interne comptable à travers la cohérence entre les données de la comptabilité des matières et celles de la comptabilité budgétaire et de la comptabilité générale.

Les comptable-matières sont tenus d’enregistrer dans le système d’information les faits de gestion, dès leur réalisation et de façon chronologique.

L’enregistrement sur les fiches d’inventaire d’immobilisations et de stocks impacte automatiquement les registres de la comptabilité des matières, à savoir :

• le livre-journal ;
• le grand livre des comptes des matières ;
• les registres auxiliaires destinés, le cas échéant, à présenter des développements propres à chaque nature d’opération.

Le comptable-matières central produit à l’ordonnateur principal la balance des comptes-matières, issue du grand livre des comptes matières :

• obligatoirement, dans le cadre de la reddition trimestrielle et annuelle des comptes-matières ;
• à tout moment, à la demande de l’ordonnateur.

Les supports d’inventaire des matières sont composés des éléments suivants :

• la fiche individuelle d’inventaire des immobilisations, des stocks, des matières en magasin non enregistrées au bilan ;
• la fiche de détenteur des matières ;
• le procès-verbal d’installation technique de l’ordonnateur ;
• le procès-verbal d’installation technique du comptable-matières ;
• le dossier d’inventaire annuel, composé des éléments énumérés à l’article 61 du présent décret.

Les supports des mouvements de matières sont composés :

• des ordres d’entrée et de sortie définitive des matières ;
• des ordres de sortie temporaire des matières ;
• des ordres d’affectation et de mutation des matières.

Les supports des mouvements de matières sont accompagnés des pièces justificatives de la comptabilité budgétaire et de la comptabilité générale ci-après :

• le procès-verbal de réception, accompagné du bordereau de livraison et de la facture, ou du décompte des travaux ou des prestations ;
• le procès-verbal de réception des dons et legs ;
• le certificat administratif de production du bien pour soi-même, fondé sur la comptabilité analytique ;
• le procès-verbal de remise des matières à une autre administration publique ou à un concessionnaire ;
• le procès-verbal de péremption ;
• le procès-verbal de perte, disparition ou régularisation des manquants ;
• le certificat administratif de régularisation d’excédent ;
• le procès-verbal de réforme ;
• le procès-verbal de destruction ou de démolition, avec ou sans récupération des pièces.

Le comptable-matières est tenu de procéder périodiquement à un inventaire tournant des matières, afin de vérifier la concordance entre l’existant physique des matières et les données de la comptabilité des matières.

L’inventaire tournant consiste en un comptage physique d’une partie des matières, effectué de façon périodique et par rotation, de sorte que chaque catégorie de matières soit recensée au moins une fois au cours de l’année.

Le comptable-matières est également tenu de réaliser un inventaire permanent à travers des fiches individuelles d’inventaire des matières.

Le contenu des fiches individuelles d’inventaire doit être exhaustif afin de favoriser la gestion optimale et la prise de décision.

Il comporte notamment les informations ci-après :

• pour les immobilisations corporelles et incorporelles : le Code, les dates et coûts d’entrée, le service bénéficiaire, les natures et valeurs de sortie et les données sur les dépréciations, notamment l’amortissement ou les provisions ;
• pour les biens stockés en magasin : le Code, les dates d’entrée et de sortie, les quantités, les valeurs unitaires et globales d’entrée et de sortie, la nature de la sortie, les provisions pour dépréciations des stocks figurant au bilan.

Les immeubles bâtis loués par l’Etat font l’objet d’une fiche d’inventaire.

Un arrêté du Ministre chargé du Patrimoine fixe le contenu des fiches d’inventaire des immobilisations et des stocks.

L’inventaire annuel comporte deux volets : la reconnaissance physique des biens et leur évaluation annuelle.

Le comptable public assignataire, responsable de la qualité de l’information comptable, participe à l’inventaire annuel, au sein d’un comité mis en place par l’ordonnateur principal, associant le contrôleur budgétaire et le comptable-matières central.

A la fin de chaque exercice, l’ordonnateur est tenu d’organiser, avec le comptable-matières et le magasinier, un inventaire physique des biens afin de s’assurer de leur existence et d’apprécier leur état général.

Les travaux d’inventaire physique des matières se traduisent par :

• le contrôle physique des immobilisations incorporelles et corporelles et le comptage physique des matières stockées ;
• le rapprochement des résultats de l’inventaire physique avec les données de la comptabilité des matières ;
• l’établissement d’un procès-verbal de contrôle physique des matières, partie du dossier d’inventaire, faisant ressortir la concordance entre l’inventaire physique et les soldes comptables, ou les écarts.

En cas d’écart entre le solde comptable et l’existant physique, le comptable-matières procède au réajustement comptable.

L’inventaire physique annuel est complété par l’évaluation des biens figurant au bilan.

L’évaluation des biens se traduit par la constatation des dépréciations et des reprises de provisions.

Le taux d’amortissement, pour les immobilisations amortissables est arrêté à l’entrée de l’immobilisation sur la base du tableau d’amortissement produit à l’ordonnateur par le comptable public de rattachement. Il est intégré dans la fiche d’inventaire de l’immobilisation en vue de la passation des écritures de fin d’exercice et de leur intégration automatique au bilan et de la documentation de l’état annexé.

Les dotations aux provisions pour dépréciation significative et les reprises de provisions pour les immobilisations et pour les stocks figurants au bilan sont arrêtées par une commission composée de l’ordonnateur principal ou de son représentant, du comptable-matières central, du contrôleur budgétaire concerné, du comptable public assignataire et d’un ingénieur ou spécialiste concerné par le bien à provisionner.

Les opérations d’inventaire sont enregistrées en comptabilité générale de l’Etat et sur les fiches d’inventaire d’immobilisations et de stocks.

Le dossier d’inventaire annuel intègre les données relatives aux immobilisations et aux stocks figurant au bilan. Il comprend notamment :

• l’état de contrôle physique des matières ;
• le livre-journal de l’inventaire annuel, composé de l’état des dotations aux amortissements de l’année et de l’état des dotations et des reprises de provisions pour dépréciation de l’année.

Les entrées et sorties définitives des immobilisations et stocks figurant au bilan sont traduites en comptabilité générale selon le dispositif suivant :

• les entrées des biens sont enregistrées par l’ordonnateur dans le système d’information budgétaire et comptable, dès la liquidation. Elles font l’objet d’un ordre d’entrée en comptabilité générale comportant le numéro de prise en charge à l’inventaire, transmis par l’ordonnateur au comptable assignataire du Trésor, à l’appui des pièces justificatives ;
• les sorties définitives des biens font l’objet d’un ordre de sortie en comptabilité générale, joint aux documents ci-après produits par les ordonnateurs au comptable assignataire du Trésor :
• lors de la vente du bien : le titre de recettes, l’acte de vente, le procès-verbal de remise du bien et un exemplaire de la fiche individuelle d’inventaire du bien concerné ;
• pour les autres motifs de sortie définitive : les procès-verbaux prévus à l’article 48 du présent décret, accompagnés d’un exemplaire de la fiche individuelle d’inventaire du bien concerné.

Les sorties définitives se traduisent en comptabilité générale par un ajustement et un apurement des amortissements et par une reprise des provisions.

Des rapprochements contradictoires trimestriels et annuels sont effectués, pour les immobilisations et les stocks figurant au bilan, entre les données de la comptabilité des matières et celles de la comptabilité générale, issues du système d’information.

Ils s’inscrivent dans le cadre du dispositif de contrôle interne comptable et ne font pas obstacle à l’organisation de contrôles spécifiques, en fonction des risques identifiés durant la gestion.

Les données de la balance de la comptabilité des matières et celles de la comptabilité générale sont rapprochées au sein de chaque administration.

En cas de désaccord et après pointage avec les fiches d’inventaire du bien, les écarts doivent être immédiatement régularisés dans la comptabilité en cause.

Les rapprochements comptables sont effectués mensuellement au niveau de chaque comptable-matières et comptable public assignataire, en vue de favoriser la régularisation immédiate des écarts. Ils font l’objet d’un état de rapprochement.

Le rapprochement trimestriel et annuel des données fait également l’objet d’un état de rapprochement, signé par le comptable-matières central et le comptable Public assignataire. Tout écart non régularisé est précisé dans l’état de rapprochement.

L’inventaire annuel relève de la compétence des ordonnateurs et des comptables-matières.

Les opérations d’inventaire impactent la qualité budgétaire, l’exactitude et la sincérité du patrimoine de l’Etat, ainsi que la comptabilité générale.

A ce titre, les ordonnateurs principaux transmettent aux contrôleurs budgétaires et aux comptables publics les données relatives à l’évaluation des immobilisations et des stocks figurant au bilan de l’Etat :

Dès réception, les contrôleurs budgétaires s’assurent de l’exactitude budgétaire et les comptables publics assignataires vérifient le respect des normes comptables et l’exactitude des données. Ils enregistrent les dotations aux amortissements, les dotations ou reprises de provisions pour dépréciation en comptabilité générale, ainsi que les charges constatées d’avance.

La reddition trimestrielle des comptes-matières se traduit par la production de la balance trimestrielle des comptes-matières en annexe du rapport trimestriel d’exécution budgétaire, par les ordonnateurs principaux.

Les ordonnateurs principaux transmettent au comptable-matières national dans les 15 jours suivant la fin du trimestre, la balance trimestrielle des comptes-matières et l’état précité de rapprochement comptable.

Le comptable-matières national et l’agent comptable central du Trésor rapprochent chaque trimestre les données de la balance nationale des matières et de la balance générale des comptes, pour les immobilisations et les stocks enregistrés au bilan. Les écarts éventuels doivent correspondre aux écarts constatés entre les comptables-matières centraux et les comptables publics assignataires, objet des états de rapprochement comptable.

A la clôture de l’exercice, deux catégories de comptes matières sont produits :

• le compte-matières des ordonnateurs principaux ;
• le compte-matières consolidé des matières au niveau national.

Le compte des matières des ordonnateurs principaux et le compte consolidé au niveau national portent sur les immobilisations et les stocks enregistrés au bilan.

Les matières non enregistrées au bilan ne font pas partie du compte des matières.

Toutefois, les pièces justificatives sont conservées par les comptable-matières dans le dossier individuel de chaque matière. Elles peuvent faire l’objet d’un contrôle par le comptable-matières central, le comptable-matières national et par tout corps de contrôle.

Les comptes-matières des ordonnateurs principaux sont préparés par les comptables-matières centraux.

Ils sont conservés par les ordonnateurs principaux pour être présentés à la Cour des Comptes ou aux Chambres Provinciales des Comptes, à leur demande, lors du contrôle de gestion ou de la certification des comptes.

Les comptes-matières des ordonnateurs principaux sont constitués :

• d’un exemplaire du dossier d’installation de l’ordonnateur principal ;
• des documents de nature comptable, consolidant les données de l’administration concernée ;
• du grand livre des matières et des fiches d’inventaire d’immobilisations et de stocks, sous format dématérialisé ;
• de la balance des comptes des matières, signée par l’ordonnateur principal et le comptable-matières central ;
• de l’état de rapprochement comptable signé par le comptable-matières central et le comptable public assignataire, annoté des éventuels écarts ;
• des dossiers des immobilisations et des stocks significatifs, comportant les pièces justificatives des mouvements et des dépréciations ;
• du dossier d’inventaire, selon le contenu fixé à l’article 61 du présent décret.

Le compte des matières est mis en forme par le comptable-matières central qui centralise et vérifie chaque trimestre les pièces justificatives des mouvements des matières enregistrées au bilan transmises par les comptables-matières.

Le compte consolidé des matières est élaboré par le comptable-matières national. Il comprend :

• la balance consolidée des comptes-matières, signée par le comptable-matières national ;
• le grand livre consolidé des comptes-matières et les fiches d’inventaire des immobilisations et des stocks, sous format dématérialisé ;
• les états de rapprochement comptable signés par les comptables-matières centraux et les comptables principaux de l’Etat.

La balance consolidée ainsi que les états de rapprochement comptable signés par les comptables‑matières centraux et les comptables du Trésor assignataires sont transmis au comptable du Trésor chargé de la production du compte général de l’Etat.

Le compte consolidé des matières est conservé par le comptable-matières national et transmis à l’ordonnateur principal pour être présenté à la Cour des Comptes ou aux Chambres Provinciales des Comptes, à leur demande, lors du contrôle de gestion ou de la certification des comptes.

Les données des dossiers d’inventaire permettent d’enrichir l’état annexé, partie intégrante du compte général de l’Etat.