Chapitre 1 - Du champ d’application et des définitions
Art. 2
Les dispositions de la présente ordonnance fixent les principes et les règles générales en matière de constitution, conservation et gestion des documents électroniques et numériques.
Elles fixent également les règles applicables à l’activité de prestataire de services de dématérialisation ou de conservation des archives.
Art. 3
Les principes et les règles générales de l’archivage électronique s’appliquent indifféremment aux documents numérisés et aux documents conçus initialement sur support électronique.
Art. 4
Les dispositions de la présente ordonnance ne s’appliquent pas aux activités de simple stockage ou de sauvegarde de données ne consistant pas à conserver une copie ou un original numérique en garantissant son intégrité.
Art. 5
Au sens de la présente ordonnance et des textes pris pour son application, on entend par :
- archivage électronique : ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour réunir, identifier, sélectionner, classer et conserver, à moyen ou long terme des informations ou des contenus électroniques ;
- archivage numérique : ensemble des actions visant à identifier, recueillir, classer, conserver, communiquer et restituer des documents électroniques, pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales ou pour des besoins d’informations ou à des fins patrimoniales ;
- archive numérique : document sous forme électronique ;
- certificateur : toute personne accréditée par l’opérateur public de normalisation ou tout autre organisme d’accréditation reconnu par celui-ci ;
- conservation électronique : activité qui consiste à conserver un original numérique ou une copie à valeur probante dans des conditions qui assurent des garanties fiables quant au maintien de l’intégrité du document conservé ;
- copie à valeur probante : reproduction fidèle et durable sous forme numérique ou micrographique d’un original ;
- dématérialisation : acte de transformer des supports d’informations matériels ainsi que les traitements qui leur sont appliqués, en flux numériques et traitements automatisés ;
- détenteur : toute personne qui détient légitimement ou est tenue par la loi de détenir un original existant sous forme analogique ou numérique ou une copie à valeur probante ;
- document : objet se composant d’un contenu constitué d’informations analogiques ou numériques et du support sur lequel figure ledit contenu ;
- document analogique : document sur papier, film ou microformes ;
- document audiovisuel : ensemble de documents dont le contenu est soit audio, soit visuel, soit les deux à la fois, soient les images animées ou fixes, ou multimédia, comportant un numéro normalisé d’identification ;
- document électronique : données numériques indissociables des équipements logiciels et matériels capables de les interpréter et de les rendre intelligible ;
- document numérique : information représentée sous forme de données électroniques, stockées sur un support électronique consultable à l’aide d’un appareil électronique ;
- élimination des documents : action qui consiste à détruire des documents ou à supprimer l’information en récupérant le support selon les normes du calendrier de conservation ;
- information : savoir ou données représentant de la valeur ;
- intégrité : propriété de protection de l’exactitude et de la complétude des actifs ;
- masquage : procédé informatique consistant à ne pas rendre visible certains documents ou certaines données sensibles dans un document numérique sans altération du document initial ;
- métadonnées : données décrivant le contexte, le contenu et la structure des documents ainsi que leur gestion dans le temps ;
- original : tout document officiel ou tout acte sous seing privé authentifié ;
- original numérique : tout acte sous seing privé électronique ou document créé à l’origine sous forme numérique ;
- patrimoine numérique : ressources uniques dans les domaines de la connaissance et de l’expression humaine, qu’elles soient d’ordre culturel, éducatif, scientifique ou administratif ; qu’elles contiennent des informations techniques, juridiques, médicales ou de toute sorte, créées numériquement ou converties sous formes numériques à partir des ressources analogiques existantes ;
- pérennité : toute reproduction indélébile de l’original qui entraîne une modification irréversible du support ;
- prestataire de services de dématérialisation ou de conservation : toute personne certifiée qui exerce à titre principal ou accessoire, pour ses propres besoins ou pour un tiers, des activités de dématérialisation ou de conservation électronique ;
- production nationale audiovisuelle : ensemble des images en mouvement et des sons dont le producteur ou l’un au moins des coproducteurs a son siège ou sa résidence habituelle sur le territoire national ;
- stockage : ensemble des actions, outils et méthodes permettant d’entreposer des contenus électroniques et servant de base au traitement ultérieur de ces contenus ;
- traçabilité : fait de créer, d’enregistrer et de préserver les données relatives aux mouvements et à l’utilisation des documents et archives numériques ou électroniques.
Art. 6
La présente ordonnance intègre, en tant que de besoin, les autres définitions contenues dans tout autre texte en vigueur, en rapport avec l’archivage électronique en République Gabonaise.
Les termes et références non définis dans la présente ordonnance conservent leurs définitions ou significations données par les instruments juridiques internationaux ratifiés par l’Etat Gabonais.
