Chapitre 4 - De la constitution et de la conservation des archives électroniques
Art. 12
La constitution de l’archive électronique procède de la dématérialisation des documents analogiques et la création des documents numériques.
Art. 13
Le processus de dématérialisation doit permettre de créer un document numérique qui, conservé, doit être à tout moment localisable, lisible, intelligible, utilisable avec les informations nécessaires à la compréhension de son origine et disponible aussi longtemps que nécessaire.
Section 1 - De la dématérialisation
Art. 14
Le processus de dématérialisation consiste à numériser des documents analogiques et à contrôler les résultats de la numérisation aussi longtemps que nécessaire.
Art. 15
La dématérialisation comprend :
- la ratification de l’écrit électronique, la signature électronique au sens « lu et approuvé » ;
- la validation de la dématérialisation d’un acte juridique et la reconnaissance du document numérique par la loi ;
- la sécurisation des échanges de documents qui doivent pouvoir circuler et être diffusés sans modification, avec une identification de l’émetteur ;
- la pérennité et la sécurisation de l’archivage des documents qui doivent être conservés sans modification, si ce n’est à des fins de migration, sur une très longue durée.
Art. 16
Le processus de dématérialisation repose sur :
- la collecte des documents analogiques ;
- le stockage temporaire des documents analogiques ;
- la création et le stockage temporaire des documents numériques ;
- la restitution, le transfert, l’élimination ou la destruction éventuelle des documents analogiques et la suppression des documents numériques.
Les modalités du processus de dématérialisation sont précisées par voie réglementaire.
Art. 17
Les services compétents de l’Etat ou des collectivités locales assurent la dématérialisation des archives publiques, soit directement, soit avec le concours d’un prestataire public ou privé agréé.
Section 2 - De la création du document numérique
Art. 18
Le document numérique comprend :
- le contenu ou données ;
- la forme ou formats dans lesquels les données sont structurées ;
- le contexte informationnel et technique ou métadonnées.
Art. 19
Le document numérique se distingue par deux formes de données :
- le numérique natif directement créé, comprenant notamment, les documents bureautiques, le multimédia, les données de l’Internet, le contenu des messageries ou les données contenues dans des applications informatiques, en flux ou non ;
- le numérique de substitution, ou données numérisées ou fichiers de numérisation, qui sont notamment des fichiers électroniques issus de la numérisation de documents papier, de photographies et films argentiques, d’enregistrement sonores ou audiovisuels sur support magnétique ou vinyle.
Art. 20
Le document numérique vaut original lorsqu’il présente des garanties fiables quant au maintien de son intégrité, à compter du moment où il a été créé pour la première fois sous sa forme définitive.
Sont considérés originaux, tous les actes électroniques natifs établis et conservés dans les mêmes conditions d’identification de l’auteur et d’intégrité du contenu de l’acte.
Art. 21
Les écrits sous format électronique peuvent servir de preuve au même titre que les actes écrits tels que prévus par les textes en vigueur.
Section 3 - De la conservation des archives électroniques
Art. 22
Le processus de conservation se traduit par un ensemble d’actifs techniques permettant :
- le stockage temporaire des documents numériques en vue de leur archivage ;
- la conversion en archives numériques ;
- la conservation des archives numériques aussi longtemps que nécessaire ;
- l’exploitation ;
- la restitution partielle ou totale ;
- le transfert ;
- la suppression.
Art. 23
La conservation des documents électroniques nécessite une politique de sécurité permettant :
- l’identification des besoins de sécurisation des équipements et du réseau informatique ;
- l’audit sur les risques liés à l’obsolescence ou à l’inadaptation des supports, logiciels et réseaux informatiques ;
- le recours aux métadonnées entourant la création d’un document électronique ou d’une donnée ;
- la mise en place d’un système de conservation aux normes internationales en vigueur.
Art. 24
La conservation des archives publiques est assurée conformément aux dispositions des articles 16 et 22 ci-dessus.
Art. 25
Sous réserve des délais prévus par les textes en vigueur, la conservation des documents sous forme électronique doit se faire pendant une période fixée parie calendrier de conservation.
Le calendrier de conservation est fixé par voie réglementaire.
Section 4 - De l’authenticité et de la fiabilité des archives numériques ou électroniques
Art. 26
L’autorité publique compétente est tenue de démontrer l’authenticité des archives numériques en apportant la preuve de ce que :
- le document analogique ou numérique a bien été transmis par l’auteur ou la personne qui est supposée l’avoir transmis ;
- le document numérique résultant de la numérisation d’un document analogique ou l’archive numérique a bien été créé par la personne ou le système au moment présumé ;
- le document numérique ou l’archive numérique est bien ce qu’il est supposé être. Toutefois, cette authenticité peut aussi être garantie par la pose d’une signature électronique telle que prévue par les textes en vigueur.
Art. 27
Les activités de conservation mises en œuvre doivent être fiables et exécutées conformément aux politiques et aux procédures définies.
