Chapitre 5 - De la gestion des archives électroniques
Art. 28
La gestion des archives électroniques ou numériques a pour objectif de mettre en place et d’organiser de manière efficace un système d’archivage électronique. Il fait appel à de multiples domaines de la gouvernance informatique visant à garantir l’existence, l’accessibilité et l’exploitation des documents, en veillant à leur authenticité, fiabilité et intégrité.
A ce titre, elle vise notamment :
- à définir les politiques et les standards d’archivage, incluant un système de classement et une politique de conservation ;
- à fixer les conditions et modalités d’archivage et d’élimination des documents ;
- à développer un plan de classement des documents d’archives incluant la localisation à court et long terme des archives électroniques ou numériques ;
- à identifier, collecter, classer et stocker les archives existantes et celles nouvellement créées, selon les procédures en vigueur ;
- à définir le processus d’exploitation et coordonner l’accès aux documents d’archives électroniques ou numériques et leur circulation.
Art. 29
Le processus de gestion des archives électroniques ou numériques inclut :
- l’assignation de responsabilités et les habilitations ou de droits d’accès ;
- l’établissement et la communication de procédures ;
- la fourniture d’une gamme de services relatifs à la gestion et à l’utilisation des documents d’archives ;
- la conception, l’implémentation et l’administration de systèmes spécialisés dans la gestion des documents d’archives.
Art. 30
L’accès aux archives numériques ou électroniques s’exerce dans les conditions définies par voie règlementaire.
Art. 31
La présente ordonnance garantit à tout citoyen l’accès aux archives électroniques ou numériques, après l’échéance de délais de communicabilité définie en fonction de la nature des documents et des informations qu’ils contiennent, conformément au calendrier de conservation.
Art. 32
La communication des archives électroniques ou numériques peut être envisagée :
- aux utilisateurs internes, personnels ou agents des services publics concernés, leur permettant de traiter les affaires courantes ;
- aux utilisateurs extérieurs, usagers, retraités, anciens agents des services publics concernés pour la consultation des documents les concernant ;
- aux utilisateurs extérieurs, usagers du service public des archives, pour la communication de documents historiques à des tiers.
Art. 33
Dans les cas visés par le 1er et 2ème tiret de l’article 32 ci-dessus, la communication est de plein droit lorsque l’utilisateur possède les droits d’accès au document qu’il souhaite consulter.
Ce droit d’accès est soumis à l’autorisation préalable de l’autorité qui a versé les documents. Celle-ci se prononce conformément aux dispositions des textes en vigueur.
Art. 34
Dans le cas visé au troisième tiret de l’article 32 ci-dessus, la communication des documents s’effectue au regard des délais de communicabilité fixés par les textes en vigueur. Lorsque ces délais ne sont pas échus, l’utilisateur ne peut avoir accès aux documents.
Toutefois, il peut demander un droit de dérogation aux règles de communicabilité des archives électroniques ou numériques prévues par les textes en vigueur. Cette demande peut lui être accordée totalement ou partiellement.
Art. 35
Les administrations peuvent, en cas de dérogation aux règles de communicabilité visées à l’article 34 ci-dessus, avoir besoin de masquer partiellement une information sensible, sans altérer le document initial.
Le masquage s’applique à tout type de document archivé dans le système d’archivage électronique, notamment le texte, le son ou l’image.
Art. 36
Sans préjudice des délais de communicabilité visés par la présente Ordonnance, les informations contenues dans les archives électroniques ou numériques produites par les personnes morales de droit public ou de droit privé chargées d’une mission de service public peuvent être utilisées à d’autres fins, notamment commerciales.
Ce droit ne s’applique pas directement aux fonds des services d’archives publiques créés dans un but pédagogique, culturel ou de recherche exerçant à titre principal une telle mission.
Art. 37
Les modalités d’accès à toutes les archives publiques électroniques ou numériques sont identiques à celles prévues pour tout document administratif, sous réserve que le document d’archive ait été clairement identifié par le demandeur ; que son contenu soit communicable sans restriction et que son état matériel en permette la prise de copie par un procédé technique.
Art. 38
Le propriétaire d’archives classées qui projette de les aliéner est tenu d’en faire préalablement la déclaration à l’administration des archives clans un délai fixé par les textes en vigueur. Il en est de même pour le propriétaire, le détenteur ou le dépositaire d’archives classées qui projette de les déplacer d’un lieu à un autre.
Toute aliénation doit être notifiée à l’administration des archives par celui qui l’a consentie, dans les quinze jours suivant la date de son accomplissement. Cette notification précise le nom et l’adresse du nouvel acquéreur.
Il en est de même pour toute transmission d’archives classées par voie de succession, de partage, de donation ou de legs. La notification est faite par l’héritier, le copartageant, le donateur ou le légataire.
Tous travaux engagés sur des archives classées s’exécutent avec l’autorisation de l’administration des archives et sous son contrôle scientifique et technique.
Art. 39
L’élimination des documents analogiques ou micrographiques transférés sur support numérique et celle des archives électroniques est assujettie à la délivrance d’un visa d’élimination par l’autorité publique compétente.
La procédure et les modalités de délivrance du visa d’élimination sont fixées par voie réglementaire.
Art. 40
A l’issue des délais légaux et réglementaires d’archivage correspondants, les données et informations à caractère personnel sous format électronique doivent être, selon le cas, définitivement effacées ou versées dans le domaine public ou dans les archives nationales.
Art. 41
Tout versement d’archives des institutions publiques ou privées classées ayant une valeur juridique, politique, économique, sociale, culturelle ou historique pour la nation, tout dépôt légal auprès des administrations dépositaires sont effectués sous formes analogiques ou numériques.
Ces documents constituent le patrimoine numérique. Ils relèvent du domaine public.
Art. 42
L’accès aux documents du patrimoine numérique, en dépôt légal, en particulier ceux qui sont dans le domaine public, est assuré en tenant compte des créateurs, titulaires du droit d’auteur et les détenteurs de droits voisins et autres parties prenantes.
Art. 43
L’archivage électronique contribue à documenter l’activité des institutions publiques, à assurer la continuité et le contrôle de leur gestion, ainsi que la sécurité du droit.
Il sauvegarde les intérêts légitimes de personnes touchées ou de tiers, ainsi que ceux de la science et de la recherche.
