Instruction n° 41 du 7 février 2019 relative aux coopératives d’épargne et de crédit et aux institutions de micro finance relative aux conditions d’agrément, de modification des statuts ainsi que des autres éléments ayant concouru à la délivrance de l’agrément

Toute structure désirant œuvrer en qualité de Coopérative d’Epargne et de Crédit ou d’Institution de Micro Finance doit, avant d’exercer ses activités sur le territoire de la République Démocratique du Congo, obtenir l’agrément de la Banque Centrale du Congo.

A l’appui de sa demande d’agrément, le requérant doit présenter un dossier complet comprenant les éléments ci-après :

• Dispositions communes à toutes les institutions :
• une lettre de demande d’agrément rédigée en français et adressée au Gouverneur de la Banque Centrale du Congo précisant la catégorie pour laquelle le requérant sollicite l’agrément ;
• les statuts notariés ;
• les pièces justificatives attestant les versements effectués au titre de libération du capital social auprès d’un Etablissement de Crédit ou d’une Institution de Micro Finance ;
• le plan d’affaires élaboré sur un minimum de trois ans renseignant notamment les prévisions d’activités, d’implantation et d’organisation, les détails des moyens techniques et financiers ainsi que des ressources humaines que l’institution entend mettre en œuvre au regard de ses objectifs et de ses besoins. Ce plan d’affaires doit comporter impérativement des projections financières de différents postes du bilan et du compte de résultat et ce, conformément au Plan Comptable des Coopératives d’Epargne et de Crédit et des Institutions de Micro Finance ainsi que leur impact sur les fonds propres. Par ailleurs, l’assujetti doit s’assurer du respect en permanence de la réglementation prudentielle durant la phase du développement de son activité ;
• la description du dispositif opérationnel mis en place pour prévenir le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme ;
• les preuves de paiement des frais de dossier et d’agrément tel que définis dans les Tarifs et Conditions en vigueur à la Banque Centrale du Congo.
• Dispositions spécifiques aux Coopératives d’Epargne et de Crédit :
• le procès-verbal de l’Assemblée Générale Constitutive dûment légalisé ;
• la Déclaration de Fondation dûment légalisée ;
• la liste des souscripteurs au capital indiquant leurs noms, adresses, numéro de téléphone, profession et montant des parts souscrites et libérées ;
• les statuts dûment signés par au moins vingt membres fondateurs capables de contracter et notariés ;
• le règlement intérieur dûment signé par les promoteurs ;
• le procès-verbal de l’Assemblée Générale ayant élu les membres des organes statutaires et nommé le Commissaire aux Comptes figurant sur la liste de ceux agréés par la Banque Centrale du Congo ;
• le procès-verbal du Conseil d’Administration ayant nommé le gérant.
• Dispositions spécifiques aux Institutions de Micro Finance :
• la preuve de l’inscription au Registre de Commerce et Crédit Mobilier ;
• les procès-verbaux dûment légalisés de l’Assemblée Générale Constitutive et de l’Assemblée Générale Extraordinaire des associés, personnes morales, les autorisant à prendre part au capital ;
• le numéro d’Identification Nationale ;
• la liste des actionnaires ou associés ;
• les états financiers certifiés des trois derniers exercices comptables des actionnaires personnes morales ;
• les informations financières des personnes physiques toute portion du capital social et une déclaration sur honneur ;
• le procès-verbal de l’Assemblée Générale dûment légalisé désignant les membres de l’organe délibérant et le commissaire aux comptes figurant sur la liste de ceux agréés par la Banque Centrale du Congo ;
• le procès-verbal du Conseil d’Administration dûment légalisé désignant les dirigeants.

En sus des éléments constitutifs du dossier ci-dessus, l’octroi de l’agrément est subordonné au respect de l’ensemble de la réglementation prudentielle.

Toute participation d’un fonds, d’un consortium, d’un trust ou d’un holding au capital d’une IMF requiert la condition résolutoire que l’IMF accepte, par avance, que soient soumises au contrôle tant sur pièces que sur place de la Banque Centrale du Congo, au titre de ses prérogatives d’Autorité de Régulation et de Contrôle des institutions financières de la République Démocratique du Congo, ses entités liées suivantes :

• les personnes morales qui contrôlent directement ou indirectement l’institution, installées en République Démocratique du Congo ou à l’étranger ;
• les filiales de ces personnes morales, installées en République Démocratique du Congo ou à l’étranger ;
• toute autre entreprise ou personne morale appartenant au même groupe installée en République Démocratique du Congo ou à l’étranger.

Afin de permettre à la Banque Centrale du Congo d’apprécier la qualité des apporteurs de capitaux, l’institution requérante peut être invitée à la Banque Centrale pour un entretien nécessaire à l’examen de la demande d’agrément.

La Banque Centrale du Congo peut exiger d’autres conditions, voire un entretien, pour l’agrément à délivrer à l’exercice de certaines opérations définies par l’objet social de l’institution requérante.

La Banque Centrale du Congo peut assortir de conditions particulières d’agrément visant à préserver l’équilibre de la structure financière de l’institution et le bon fonctionnement du système financier et, le cas échéant, subordonner l’octroi de l’agrément au respect d’engagements souscrits par l’institution requérante.

La Banque Centrale du Congo peut refuser l’agrément lorsque l’exercice de sa mission de surveillance de l’institution requérante est susceptible d’être entravé soit par l’existence de liens de capital ou de contrôle, directs ou indirects, entre l’institution requérante et d’autres personnes physiques ou morales, soit par l’existence de dispositions législatives ou réglementaires d’un Etat dont relèvent une ou plusieurs de ces personnes.

Les personnes installées dans des juridictions à haut risque et non-coopératives au sens du Groupe d’Action Financière Internationale ne peuvent prendre des participations dans une institution financière en République Démocratique du Congo.

A compter de la date de réception du dossier complet, la Banque Centrale du Congo dispose d’un délai de soixante et quatre-vingt-dix jours pour statuer et notifier sa décision, respectivement à l’IMF et à la COOPEC requérante.

Lorsque le dossier de demande d’agrément ne remplit pas les conditions de forme et de fond, la Banque Centrale du Congo en informe par écrit l’institution requérante et l’invite à fournir les informations et/ou pièces manquantes endéans un délai fixé dans sa lettre. Cette notification de la Banque Centrale annule le délai légal susvisé.

A la réception des éléments complémentaires, la Banque Centrale du Congo dispose à nouveau du délai légal pour statuer et notifier sa décision.

Le non-respect du délai fixé dans la lettre de notification de la Banque Centrale du Congo entraine ipso facto le rejet d’office de la demande d’agrément.

L’agrément est délivré au travers d’une lettre de l’Autorité de Régulation et de Contrôle signée par le Gouverneur ou le Vice-Gouverneur.

La lettre d’agrément précise le type et/ou la catégorie dans laquelle est classée l’institution.

La décision de refus d’agrément est notifiée par la Banque Centrale du Congo.

L’institution requérante ayant été notifiée de la décision de refus d’agrément dispose d’un délai de quatre-vingt-dix jours pour introduire son recours auprès de la Banque Centrale du Congo. Dépassé les 90 jours, le délai est forclos.

L’agrément est publié dans le Journal Officiel, aux frais de l’institution requérante.