Titre 5 - Des documents et des supports comptables
Art. 40
La comptabilité-matières est tenue selon le système dit d’inventaire permanent.
Art. 41
On distingue trois catégories de documents de la comptabilité-matières :
- les documents de base ;
- les documents de mouvement ;
- les documents de gestion.
Art. 42
Les documents de base sont ceux sur lesquels sont enregistrés l’existant et les mouvements de matériel :
- la fiche matricule des propriétés immobilières ;
- le livre journal des matières ;
- le grand livre des matières ;
- la fiche de stock ;
- la fiche détenteur ;
- la fiche utilisateur final ;
- le procès-verbal de passation de service ;
- la fiche de codification ;
- la fiche des bâtiments pris en bail.
Art. 43
Les documents de mouvement sont ceux qui ordonnent et justifient les mouvements :
- le procès-verbal de réception ;
- l’ordre d’entrée et l’ordre de sortie du matériel ;
- le bordereau d’affectation du matériel ;
- le bordereau de mise en consommation des matières ;
- le bordereau de mutation du matériel ;
- le bordereau de mouvements divers ;
- le procès-verbal de réforme.
Art. 44
Les documents de gestion sont ceux qui reflètent le résultat d’une période de gestion :
- l’état récapitulatif trimestriel ;
- l’état de l’inventaire ;
- le Compte central des matières.
Art. 45
Les supports sont ceux qui justifient l’établissement de certains documents de mouvement et de gestion :
- la fiche de consommation des matières ;
- les bons d’entrée et de sortie des matières ;
- le certificat administratif de l’Ordonnateur des matières aux fins de régularisation des écarts.
Art. 46
Les pièces justificatives des opérations de la comptabilité-matières produites à l’appui des comptes transmis à la juridiction des Comptes sont tenues à sa disposition pendant toute la durée de ses investigations.
Lorsqu’elles sont conservées par les Comptables-matières, elles ne peuvent être détruites avant l’examen des comptes concernés ou avant la durée de prescription applicable à l’opération.
Les pièces justificatives des opérations et les supports d’ordre administratif et comptables liés à la tenue de la comptabilité-matières devront être conservés pendant dix ans après la clôture de l’exercice auquel ils se rapportent.
