Décret n° 2019-0119/P-RM du 22 février 2019 portant règlementation de la comptabilité-matières

Toutes fournitures de matières, de travaux d’un montant inférieur à 5.000.000 FCFA ou qui ne présente aucun caractère complexe fait l’objet d’une réception par le Comptable-matières ou son représentant. Cet agent en assume l’entière responsabilité par la signature du bordereau de livraison ou d’une attestation de service fait tenant lieu de procès-verbal de réception.

Toutes fournitures de matières, de travaux d’un montant égal ou supérieur à 5.000.000 FCFA, fait l’objet d’une réception par une commission dont les membres sont désignés par une décision de l’Ordonnateur principal des matières.

Cette Commission appelée commission de réception est composée ainsi qu’il suit :

Président : le Comptable principal des matières ou son représentant ;

Membres :

• le Comptable secondaire des matières du service bénéficiaire ou son représentant ;
• le représentant du service chargé de l’Administration des Biens de l’Etat ;
• le technicien spécialiste de la matière, désigné par l’Ordonnateur principal des matières, le cas échéant ;
• le représentant de la Direction générale des Marchés publics et des Délégations de Service public ou ses services déconcentrés pour les réceptions dont le montant atteint leur seuil de compétence.

Le représentant du Contrôle financier assiste aux travaux de la commission de réception, en tant qu’observateur, pour toute réception dont le montant atteint dix millions de francs CFA et donne son avis dans un rapport produit à cet effet.

Toutefois, la réception par la commission est obligatoirement requise par l’Ordonnateur principal des matières pour toute matière de nature complexe, pour tout don ou legs.

La commission constate la qualité et la quantité de la matière présentée et consigne ses constatations dans un procès-verbal de réception.

Elle se réunit sur convocation de l’Ordonnateur principal des matières.

Le procès-verbal de réception des fournitures et celui des travaux sont consignés dans deux modèles de documents distincts.

Aucune réception ne doit être effectuée avant l’obtention des bons d’achat visés par le Contrôle financier se rapportant à un bon de commande, un contrat simplifié, une convention ou un marché signé et approuvé.

Dans tous les cas, la certification de la fourniture faite doit être portée sur le document comptable par le Comptable-matières, sur la base de l’ordre d’entrée des matières.

Les opérations d’entrée des matières ont lieu dans les cas suivants :

• achat de biens ;
• réception des dons et legs ;
• réception de matières transférées ;
• régularisation d’excédents suite à un inventaire physique.

Les opérations d’entrée donnent lieu à l’établissement d’un ordre d’entrée des matières.

Les entrées en magasin sont assurées par le Magasinier-fichiste à partir de l’ordre d’entrée des matières ou du bordereau de livraison du fournisseur ou du procès-verbal de réception.

L’ordre d’entrée des matières fournit tous les renseignements permettant d’identifier le fournisseur et les articles livrés.

La valeur d’entrée des matières dans le patrimoine de l’Etat, des Collectivités territoriales et des établissements publics nationaux et locaux soumis aux règles de la comptabilité publique, est faite au coût historique ou à la valeur d’origine correspondant :

• à la valeur d’apport pour les matières reçues en dotation ;
• au coût réel d’acquisition pour la matière achetée ;
• à la valeur vénale ou valeur actuelle pour les matières acquises à titre gratuit ;
• au coût de production, pour les immobilisations créées par l’organisme public pour lui-même.

Les opérations de sorties des matières ont lieu dans les cas suivants :

• le transfert définitif d’un matériel vers un autre bureau comptable ;
• la mise à la réforme dûment constatée par un procès-verbal de réforme ;
• la perte ou la disparition d’un matériel constatée lors d’un inventaire physique ;
• les destructions accidentelles d’un matériel ;
• les consommations effectives de matières et fournitures.

Ces sorties sont constatées par un ordre de sortie des matières établi par le Comptable principal des matières, puis soumis à l’approbation de l’Ordonnateur des matières.

Les mouvements intermédiaires ou mouvements internes à l’intérieur du Bureau comptable et qui n’ont aucune incidence sur le niveau des existants sont constatés par les documents ci-après :

• les bordereaux d’affectation des matières ;
• les bordereaux de mise en consommation des matières ;
• les bordereaux de mutation des matières ;
• les bordereaux de mouvements divers.

L’affectation des matières consiste en un mouvement de matériel durable allant du magasinier fichiste des matières vers un détenteur des matières du même bureau comptable des matières.

Toute affectation de matières donne lieu à l’établissement d’un bordereau d’affectation des matières.

Toutefois, aucun mouvement de matériel ne peut être effectué, ni enregistré sans pièce justificative. Tout mouvement doit au préalable être approuvé par l’Ordonnateur des matières.

La mise en consommation des matières consiste en un mouvement de matières consommables dont le montant est supérieur à un million de francs CFA, allant du magasinier fichiste des matières vers un détenteur des matières du même bureau comptable des matières.

Toute mise en consommation de matières donne lieu à l’établissement d’un bordereau de mise en consommation des matières approuvé par l’Ordonnateur des matières.

La mutation des matières consiste en un mouvement de matériel en service allant d’un détenteur des matières vers un autre détenteur des matières du même bureau comptable des matières.

Toute mutation de matières donne lieu à l’établissement d’un bordereau de mutation des matières approuvé par l’Ordonnateur des matières.

Les mouvements divers sont des sorties temporaires de biens générées par :

• les réparations des matières ;
• les prêts de matières entre détenteurs des matières ;
• les locations de matériels.

Ces opérations de sortie temporaire de matières donnent lieu à l’établissement d’un Bordereau de Mouvement divers établi par le comptable des matières.

En cas de remplacement de l’Ordonnateur, du Chef de service ou du Comptable-matières, la passation de service fait l’objet d’un procès-verbal de passation de service. La passation se concrétise par l’arrêt des écritures de l’agent sortant et par la reconnaissance et l’acceptation par l’agent entrant, des pièces et documents comptables établissant la situation du service, à la date de l’arrêt des écritures.

Lorsque la passation de service intervient entre utilisateurs, le matériel fait l’objet d’un récolement et l’extrait d’inventaire est signé par les deux agents. En cas de contestation, le résultat du récolement est consigné dans un procès-verbal.

Les matériels, objets et articles provenant de dons ou de legs font partie intégrante du patrimoine de l’Etat, des Collectivités territoriales et organismes personnalisés au même titre que les biens acquis sur les fonds publics.

Les matières sont enregistrées à leur valeur vénale ou valeur actuelle ou à partir de la mercuriale des prix si elles ne portent pas de prix.

Le suivi comptable de ces biens est soumis à la présente règlementation.

Le Ministre chargé des Finances peut prendre, en cas de besoin, un arrêté pour fixer l’organisation et les modalités de fonctionnement de la gestion des dons et legs.

Au niveau central, chaque fois qu’il est présumé que les matériels et matières exceptés les véhicules appartenant à l’Etat, aux Collectivités territoriales et aux organismes personnalisés ne sont plus susceptibles d’emploi ou de réemploi, ou que leur degré d’altération ou d’usure le justifie, le comptable principal des matières intéressé dresse la liste qui sera visée par le détenteur. Cette liste approuvée par le Ministre intéressé est transmise au Ministre chargé de la Comptabilité-matières qui convoque la commission de réforme en vue :

• de contrôler si ces matériels et matières ne peuvent plus être utilisés ;
• de proposer, le cas échéant, leur réforme en indiquant la destination à donner au matériel réformé : vente, destruction ou démolition pure et simple, démolition avec récupération des pièces ;
• apprécier le prix de cession des matières fixé par l’expert.

Au cas où le matériel proposé pour la réforme se trouve aux niveaux de la Région, du Cercle ou de la Commune, le Comptable-matières intéressé dresse la liste qui sera visée par le Chef de service responsable. Cette liste est soumise à l’approbation du Gouverneur au niveau régional et du Préfet au niveau du Cercle et de la Commune qui convoque la commission de réforme dans les mêmes conditions qu’au niveau central.

Au niveau des organismes personnalisés, le Comptable-matières dresse la liste des matériels à réformer. Cette liste approuvée par le Ministre de tutelle est transmise au Ministre chargé des Finances qui convoque la commission de réforme dans les mêmes conditions qu’au niveau central.

La Commission de réforme des matériels et matières de l’Etat se compose comme suit :

1) Au niveau central :

• le Chef du service chargé de l’Administration des Biens de l’Etat ou son représentant : Président,
• le Sous-Directeur du Patrimoine mobilier Corporel ou son représentant : Rapporteur,
• le Chef du service chargé des Domaines ou son représentant : Membre,
• le Directeur administratif et financier ou le Directeur des Finances et du Matériel et assimilés ou le Chef de l’Organisme personnalisé demandeur ou leur représentant : Membre,
• le Chef de service ayant proposé le matériel ou la matière à la réforme ou son représentant : Membre,
• un technicien du matériel ou de la matière à réformer ; Membre.

2) Au niveau de la Région :

• le Gouverneur de Région ou son représentant : Président,
• le Chef de service chargé de l’Administration des Biens de l’Etat ou son représentant : Rapporteur,
• le Directeur régional des Domaines ou son représentant : Membre,
• le Directeur régional du Budget ou son représentant : Membre,
• le Chef de service ayant proposé le matériel ou la matière à la réforme ou son représentant : Membre,
• un technicien spécialiste du matériel ou de la matière à réformer ; Membre.

3) Au niveau subrégional :

• le Préfet de Cercle ou son représentant : Président,
• le Chef du service chargé de l’Administration des Biens de l’Etat ou son représentant : Rapporteur,
• le Chef de Bureau des Domaines ou son représentant : Membre,
• le Chef de service ayant proposé le matériel ou la matière à la réforme ou son représentant : Membre,
• un technicien du matériel ou de la matière à réformer : Membre.

Les conditions de réforme du matériel appartenant aux organismes personnalisés sont celles applicables à l’Etat, tant au niveau central que régional et local.

Les propositions de réforme émises par les Collectivités territoriales et les organismes personnalisés autres que les sociétés et entreprises d’Etat sont obligatoirement soumises aux commissions de réforme instituées à l’article précédent.

Les décisions de la commission sont prises à la majorité des voix. En cas de partage, celle du Président est prépondérante. Ces décisions ne deviennent exécutoires qu’après approbation par :

• 1° le Ministre chargé de la Comptabilité-matières en ce qui concerne les administrations d’Etat, les Collectivités territoriales et les établissements publics nationaux et locaux soumis aux règles de la comptabilité publique ;
• 2° le Chef de l’exécutif régional en ce qui concerne les matériels et mobiliers de la Régions autres que les véhicules.

Le service de l’Administration des biens de l’Etat est seul compétent pour procéder à la vente au comptant des matériels et matières réformés de l’Etat, des Collectivités territoriales et des établissements publics nationaux et locaux soumis aux règles de la comptabilité publique. Les produits de la vente sont encaissés par le service des Domaines pour le compte du Trésor public.

La commission de réforme est compétente pour procéder à la destruction ou à la démolition des matières réformées.

Les ventes doivent être effectuées aux enchères avec publicité préalable. Toutefois, le Ministre en charge des Finances peut autoriser par décision, des ventes à l’amiable. Le produit de ces ventes est reversé au Trésor public ou au fonds ayant supporté le prix d’acquisition des matières vendues.

Sont interdites, les ventes :

• 1° d’armes et munitions, sauf autorisation préalable expresse du Ministre chargé de la Sécurité intérieure ;
• 2° de matériels dont le caractère historique, artistique ou scientifique est reconnu par le ministère chargé des Arts et celui de la Culture et qui sont susceptibles d’être placés dans un musée de l’Etat pour être classés dans le patrimoine culturel.