Titre 7 - Des procédures de gestion comptable des matières
Art. 70
Aucun mouvement de matériel ne peut être effectué ni enregistré sans document justificatif. Tout mouvement de matériel doit au préalable être approuvé par l’Ordonnateur des matières.
Les mouvements des matériels, à l’entrée comme à la sortie, sont enregistrés simultanément dans le Livre journal des matières et dans le Grand Livre des matières.
Sont considérées comme sorties de matières, les sorties vers un service dépendant d’un autre bureau comptable, les mises en consommation effectives, la perte ou la disparition d’un matériel constatée lors d’un inventaire physique, les destructions accidentelles d’un matériel et les réformes.
Art. 71
Pour les matières consommables, faisant partie des approvisionnements qui font l’objet de mise en consommation dans le ressort d’un bureau comptable, il est établi un ordre de sortie de matières dans le cas où le montant en valeur est inférieur ou égal à un million de francs CFA.
Pour toute mise en consommation supérieure à un million de francs CFA, il est établi un bordereau de mise en consommation des matières pour satisfaire la demande, puis un ordre de sortie des matières après la consommation définitive au niveau du bénéficiaire. Ces documents sont soumis à l’approbation de l’Ordonnateur matières.
Art. 72
Les matières consommables sont, soit mises en consommation directe, soit entreposées dans les magasins, soit stockées chez des détenteurs.
Art. 73
L’utilisation des matières en approvisionnement, est soumise à l’établissement :
- d’un bordereau d’affectation des matières, pour le matériel durable ;
- d’un bordereau de mise en consommation, pour les matières consommables.
Art. 74
Le détenteur donne décharge au Comptable secondaire, des matières qui lui sont confiées. A cet effet, il signe et reçoit un extrait de l’inventaire.
Le changement de détenteur du matériel en service, donne lieu à l’établissement d’un bordereau de mutation des matières.
Art. 75
L’arrêté des comptes de la comptabilité-matières coïncide avec l’année civile, c’est-à-dire que l’exercice budgétaire couvre la période du 1er janvier au 31 décembre.
Art. 76
Le Livre journal est un registre d’entrées et de sorties définitives des biens. Il sert à enregistrer en quantité et en valeur tous les biens suivant l’ordre chronologique des entrées et des sorties définitives pendant une année donnée.
Le Livre journal est coté et paraphé par l’Ordonnateur des matières.
Les opérations enregistrées dans le Livre journal, sont ensuite reportées dans le Grand livre des matières tenu par nature de matières.
Le Livre journal des matières est arrêté en écriture au 31 décembre de chaque année ou en cas de changement de gestion.
Art. 77
Un mécanisme de rapprochement est institué au niveau de chaque bureau comptable entre la comptabilité-matières et la comptabilité générale.
La périodicité des rapprochements est trimestrielle.
Art. 78
A la clôture de chaque exercice, il est procédé à la centralisation qui consiste à regrouper tous les mouvements des matières relevant du ressort d’un Comptable-matières, pour en faire un récapitulatif global de l’ensemble des mouvements opérés au niveau de chaque bureau comptable des matières.
La centralisation des opérations s’effectue chaque année et en fin d’exercice. Cette centralisation s’opère à deux niveaux :
- des Comptables secondaires des matières vers les Comptables principaux des matières ;
- des Comptables principaux des matières vers le Comptable centralisateur des matières.
Art. 79
A la fin de chaque année, il est procédé à la reddition des comptes des matières.
La juridiction des Comptes juge les comptes des Comptables-matières conformément à ses normes.
Art. 80
Les types de documents à tenir par les Comptables secondaires, les Comptables principaux et le Comptable centralisateur des matières seront définis par une instruction du Ministre chargé des Finances.
