Loi n° 23-016/AU du 27 juillet 2023 portant modification de la loi n° 84-10 du 15 mai 1984 relative à l’état civil

Il est créé un établissement public administratif dénommé Agence Nationale de l’État Civil (ANEC), et régi par les dispositions de la loi n° 06-001/AU du 02 janvier 2006 portant règlementation générale des Sociétés à capitaux publics et des Etablissements Publics.

L’Agence Nationale de l’État Civil assume une mission générale de direction, d’impulsion et de coordination des activités des services de l’enregistrement de faits d’état civil et l’étude de l’élaboration et la mise en œuvre de la politique nationale en matière d’état civil.

Un décret pris en conseil de Ministre détermine les modalités d’application du présent article.

Quand le traitement informatisé de l’état civil et sa sécurisation sont effectifs, un décret en Conseil des Ministres détermine les modalités de la dévolution de la compétence des titres sécurisés à l’Agence qui prend la dénomination d’Agence Nationale de l’État Civil et des Titres Sécurisés.

Un décret détermine les modalités, voies et moyens du concours de l’ANEC au dispositif de l’identité numérique nationale.

Pour s’acquitter des taches qui lui sont dévolues en vertu de la présente loi, le directeur général de l’ANEC est assisté par un corps technique composé de professionnels hautement qualifiés dans le domaine de l’enregistrement afin d’assurer un service efficient.

La mise en place d’un traitement informatisé des données de l’état civil doit respecter les règles fondamentales d’éthique et de protection des données à caractère personnel régissant l’établissement, la délivrance et la conservation des documents de l’état civil.

Les traitements mis en œuvre ne peuvent servir qu’à la constitution d’un registre national de l’état civil qui doit alimenter régulièrement le registre national de population.

Les souches des registres épuisés sont classées par ordre chronologique dans les centres d’état civil. Les registres doivent être archivés en respectant les conditions de sécurité au niveau de chaque centre d’état civil. En cas d’utilisation des supports informatiques, l’archivage obéit aux mêmes conditions de sécurité.

Il sera porté sur chaque souche de registre une cotation faisant ressortir le numéro et la date du premier et du dernier acte enregistré ainsi que le nom du centre principal ou secondaire d’où ils proviennent.

Les informations nominatives enregistrées par les services de l’ANEC à l’occasion de l’établissement ou de la rectification d’un acte ne doivent être communiquées qu’aux destinataires habilités à en connaître.

Dans le cadre de leurs attributions respectives, les données de l’état civil peuvent être communiquées aux services publics pour l’accomplissement de leurs missions.

Aucun numéro identifiant, hormis celui de l’identifiant national unique, ne doit figurer dans le registre national de l’état civil.

Des mesures de protection physique et logique sont prises par les agents impliqués dans l’enregistrement des faits de l’état civil afin de préserver la sécurité du traitement et des informations, d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés et d’en préserver intégrité. Les données transmises par internet sont chiffrées et les expéditeurs et destinataires identifiés.

Les archives centrales relèvent de l’Agence Nationale de l’Etat Civil. Elles sont organisées dans l’intérêt public et dans le but de la préservation des informations à caractère personnel.

Les missions dévolues aux archives centrales sont assurées par des officiers de l’état civil expérimentés, nommés par le Ministre en charge de l’état civil sur proposition du Directeur Général et ayant les mêmes fonctions que celles assignées par la présente loi aux autres officiers locaux de l’état civil.

Ces officiers se remplacent les uns les autres. Le directeur général détermine les fonctions qui doivent être réalisées par chacun d’entre eux dans le domaine de compétence des archives centrales.

Les fonctionnaires et agents chargés de la collecte, du traitement et de la conservation des archives de l’état civil sont tenues au secret professionnel en ce qui concerne tout document ne pouvant être légalement mis à la disposition du public.

Les archives centrales sont les gardiennes des registres de l’état civil. Elles ont pour mission de stocker, de garder et de préserver les doubles de chaque acte d’état civil établi dans les centres d’état civil ainsi que les doubles de chaque acte d’état civil établi dans les consulats à l’étranger.

Jusqu’à la mise en place effective du traitement informatisé de l’état civil, chaque Centre d’état civil et chaque consulat ont l’obligation de transmettre de façon périodique les doubles de chaque acte d’état civil qu’ils auront établi.

Les exemplaires conservés aux archives centrales sont considérés comme des originaux.

Les archives centrales mettent à jour les actes d’état civil, en y consignant toutes les modifications notifiées par les centres d’état civil ou les consulats.

L’informatisation du système d’état civil permet le stockage informatisé aux archives centrales et l’accès pour chaque centre d’état civil et chaque consulat aux actes d’état civil qu’ils ont enregistrés aux archives centrales.

Les actes ainsi stockés ont la même valeur juridique que les registres originaux et les doubles sur papier établis à partir de ces registres.

Un arrêté du Ministre en charge de l’état civil détermine les modalités d’application du présent article.

Les officiers de l’état civil responsables des archives centrales délivrent des copies intégrales et des extraits des actes de l’état civil figurant dans lesdites archives, conformément aux règles générales sur la certification, énoncées dans la présente loi.

Les archives centrales regroupent les actes de l’état civil relatifs à des événements survenus en dehors du territoire national et impliquant des nationaux du pays. Les actes dressés à l’étranger ou les données nécessaires pour dresser ces actes sont communiqués soit directement par les personnes désignées dans la présente loi comme devant déclarer les événements enregistrés soit par l’intermédiaire des services consulaires accrédités dans le pays où les événements sont survenus.

Les actes de l’état civil concernant les étrangers et dressée des Comores sont conservés dans les archives centrales.

En Union des Comores, les centres d’enregistrements des faits d’état civil sont placés sous la responsabilité de l’ANEC.

Les centres d’état civil sont placés sous la responsabilité de l’ANEC dans les lieux ci-après :

• les chefs-lieux des communes ;
• les sièges des missions diplomatiques et des postes consulaires ;
• le service central de l’état civil au Ministère en charge des Affaires Étrangères.

Les centres d’état civil sont compétents pour l’enregistrement et la transcription des déclarations de naissances, des mariages et des décès survenus dans les communes de leur ressort.

Ils assurent la conservation et l’archivage des souches des actes de l’état civil.

Un membre du personnel de l’ANEC est nommé dans chaque centre par le Ministre en charge de l’état civil sur proposition du Directeur Général de l’ANEC pour assurer les fonctions d’officier d’état civil.

Les centres d’état civil assurent la transcription des jugements rendus par les juridictions territorialement compétentes et portent les mentions marginales sur les actes en tant que de besoin. Ils assurent également la saisie et l’archivage électronique des données de l’état civil dont ils ont compétence d’enregistrer.

Ils établissent et délivrent des extraits et des copies d’actes de l’état civil.

Les missions diplomatiques et postes consulaires sont compétents pour recevoir les déclarations des faits de l’état civil, d’assurer l’enregistrement et la transcription des actes de l’état civil des Comoriens à l’étranger.

Ils assurent également la saisie et l’archivage électronique des données de l’état civil. Ils établissent et délivrent des extraits et copies d’actes de l’état civil.

Le service central de l’état civil du Ministère en charge des affaires étrangères est compétent pour la reproduction et la délivrance des actes de l’état civil établis à l’étranger dont il assure la conservation.

Les centres de déclaration mises en place dans les formations sanitaires publiques et privées sont uniquement chargés de faire les déclarations de naissances et de décès à l’officier d’état civil territorialement compétent.

Les officiers d’état civil sont responsables disciplinairement, civilement et pénalement des fautes et négligences qu’ils commettent à l’occasion ou dans l’exercice de leurs fonctions.

Les officiers d’état civil sont compétents pour recevoir les déclarations de naissance, mariage, de décès, de séparation entre époux, de dresser les actes correspondants et effectuer sur les registres de l’année en cours les transcriptions et mentions marginales s’y référant.