Décret n° 2004-198/PRN/MJ du 9 juillet 2004 portant modalités d’application de la loi n° 98-06 du 29 avril 1998 portant statut des notaires

Pour chaque office, la commission propose les candidats par ordre de préférence au choix du Ministre en charge de la justice.

Si aucun candidat ne fait l’objet de proposition de la commission, le Ministre en charge de la justice peut ouvrir un délai pour le dépôt de nouvelles candidatures afin qu’il soit procédé conformément aux articles 3 et suivants.

Il en de même si le Ministre en charge de la justice ne retient pas les candidats proposés par la commission.

En cas de destitution d’un notaire ou lorsqu’il n’a pas été pourvu par l’exercice du droit de présentation à un office de notaire dépourvu de titulaire par suite de décès, démission, les candidats ont un délai de trois mois à compter de la publication au journal officiel de l’arrêté de destitution ou dans un journal d’annonces légales de l’avis de vacance en cas de décès ou de démission pour faire parvenir leur requête et leur dossier au Ministre en charge de la justice.

Il est alors procédé conformément aux articles 3 alinéa 2 et suivants, 4, 5, 6 et 7 ci-dessus.

Le candidat à la succession d’un notaire conformément à l’article 6 alinéa 1 de la loi n° 98-06 du 29 avril 1998 portant statut des notaires sollicite l’agrément du Ministre en charge de la justice.

La demande de nomination est adressée au Ministre en charge de la justice, accompagnée des pièces prévues à l’article 3 ci-dessus, ainsi que de la convention intervenue entre le titulaire de l’office ou ses ayants-droit et le candidat.

Le Ministre en charge de la justice fait procéder par les services compétents de l’administration à une enquête sur la moralité du candidat.

Il recueille l’avis motivé de la Chambre nationale des notaires.

La nomination est prononcée par arrêté du Ministre en charge de la justice.

Le notaire titulaire d’un office qui se trouve dans l’impossibilité d’exercer normalement ses fonctions par suite de l’âge, de la maladie ou de l’absence injustifiée sera déclaré démissionnaire par arrêté du Ministre en charge de la justice après avis conforme d’une commission ainsi composée :

• le procureur général près la Cour d’appel ou son représentant : président,
• le directeur de l’enregistrement ou son représentant,
• un médecin désigné par le Ministre de la santé,
• deux notaires choisis parmi les plus anciens en exercice par la Chambre des notaires

La commission statuera valablement, même si elle n’est composée que de trois membres, dont le président et le médecin.

L’intéressé a le droit de prendre connaissance de son dossier. Il peut présenter des observations écrites.

Il est alors procédé conformément à l’article 8 ci-dessus.

Les notaires titulaires d’office exercent leurs fonctions dans le ressort du tribunal régional ou de la section de tribunal dont ils relèvent. Ils sont tenus de résider au siège de cette juridiction.

Le notaire qui ne réside pas dans le lieu qui lui a été fixé par l’arrêté qui l’a nommé est considéré comme démissionnaire.

Les greffiers-notaires n’exercent que dans le ressort de la juridiction où ils sont affectés.

Dans les trois mois de la notification de sa nomination, le notaire titulaire d’un office est, à peine de déchéance, tenu de prêter serment devant la Cour d’appel de son ressort.

A cet effet, il doit présenter au greffe de la Cour d’appel, une copie de son arrêté de nomination et la quittance constatant le versement de son cautionnement.

Avant d’entrer en fonction, les notaires et les premiers clercs assermentés doivent déposer au greffe de la Cour d’appel de leur ressort, leur signature, leur paraphe et faire enregistrer au service des domaines le procès-verbal de prestation de serment.

Le titre de notaire honoraire est conféré par arrêté du Ministre en charge de la justice au notaire ayant exercé avec honneur pendant quinze ans au moins et n’ayant pas fait l’objet de condamnation pénale ou disciplinaire, après avis de la Chambre nationale des notaires.

Les aspirants au notariat sont inscrits sur un registre de stage côté et paraphé par le président du tribunal régional et déposé au greffe du tribunal. L’inscription est opérée par le greffier en chef du tribunal régional.

Peuvent être inscrits sur les registres visés au paragraphe ci-dessus en qualité de stagiaires, les postulants :

• âgés de vingt-cinq ans au moins ;
• de nationalité nigérienne ou de celle d’un Etat accordant la réciprocité ;
• titulaires d’un DESS en droit notarial ;
• ayant satisfait à l’enquête de moralité.

La demande d’inscription sera adressée au Ministre en charge de la justice et devra être accompagnée des pièces suivantes :

• un extrait d’acte de naissance ;
• un extrait de casier judiciaire ;
• les pièces établissant la nationalité nigérienne ou celle de l’Etat accordant la réciprocité ;
• le diplôme de DESS en droit notarial.

L’admission au stage est prononcée par le Ministre en charge de la justice après avis de la Chambre nationale des notaires. L’inscription au registre peut alors être opérée et copie de la décision d’admission est transmise à la Chambre nationale des notaires.

Toutes les pièces produites pour la prise d’inscription restent déposées aux archives du greffe du tribunal.

Les inscriptions sont signées par le greffier en chef du tribunal et par l’intéressé auquel est délivré un récépissé contresigné par le président du tribunal.

En cas de refus d’admission au stage, la décision doit être motivée. Elle peut faire l’objet d’un recours pour excès de pouvoir conformément aux règles de procédure en vigueur.

L’inscription au registre de stage est faite à la date de l’admission au stage.

Le stage comporte nécessairement :

• 1° l’assiduité aux exercices du stage organisé conformément aux dispositions du règlement intérieur de la Chambre nationale des notaires du Niger ;
• 2° l’assiduité à un enseignement des règles, traditions et usages de la profession. Le titulaire de DESS admis au stage, prend le titre d’aspirant notaire.

La durée du stage est de deux années, mais peut, exceptionnellement, à la demande de l’aspirant être portée à quatre ans.

Les aspirants notaires exercent sous la responsabilité de leur maître de stage. Ils doivent se conformer à la discipline, aux règles et aux usages de la profession.

Les aspirants notaires sont soumis au secret professionnel et aux règles contenues dans le Code de déontologie notariale en Afrique annexé au règlement intérieur de la Chambre nationale des notaires.

L’aspirant notaire peut percevoir une équitable rémunération du notaire avec qui il collabore. A cette fin, un contrat de collaboration doit être établi.

À l’expiration du délai de stage, un Certificat qui en constate l’accomplissement est délivré, s’il y a lieu, à l’aspirant notaire par le maître de stage.

Si le maître de stage estime que l’aspirant n’a pas satisfait aux obligations résultant des prescriptions de l’article 18 susmentionné, il peut après l’avoir entendu, prolonger le stage d’une année renouvelable une fois.

A l’expiration de la quatrième année, le Certificat est dans tous les cas, délivré ou refusé.

Le refus du Certificat ne peut être prononcé que par une décision motivée du maître de stage. Cette décision est susceptible de recours devant l’assemblée générale de la Chambre nationale des notaires qui statue en dernier ressort.

Les clercs de notaires sont des collaborateurs de notaires. Ils sont inscrits sur un registre côté et paraphé tenu au siège de la Chambre nationale des notaires sous la surveillance du président.

Pour être inscrit, le postulant doit être âgé de vingt-cinq ans au moins. Il doit produire un extrait de son casier judiciaire et une attestation délivrée par le notaire chez lequel il travaille constatant le grade occupé.

Les clercs sont nommés par arrêté du Ministre en charge de la justice sur proposition du notaire titulaire.

Ils doivent prêter devant le tribunal du lieu de résidence du notaire, le serment suivant : « Je jure de remplir mes fonctions avec exactitude et probité ».

Les clercs se répartissent en trois catégories :

• la troisième catégorie comprend les clercs justifiant d’un diplôme de premier cycle universitaire juridique. Ils sont capables selon des directives données, de rédiger les actes simples et régler les dossiers ne comportant aucune complication ou difficulté juridique ;
• la deuxième catégorie comprend les clercs capables seuls de rédiger les actes usuels et de régler les dossiers courants. Ils doivent justifier d’un diplôme de Licence en droit ou d’un diplôme équivalent, ou, étant clercs de troisième catégorie, avoir cinq années d’activité professionnelle dans une étude de notaire et avoir subi avec succès un examen professionnel de clercs de deuxième catégorie ;
• la première catégorie comprend les clercs titulaires d’un diplôme de Maîtrise en droit ou d’un diplôme équivalent, qui ont trois années de pratique professionnelle dans une étude de notaire et ont subi avec succès les épreuves d’un examen d’aptitude aux fonctions de premier clerc.

Les clercs de la première catégorie ou « premiers clercs » sont capables de rédiger les actes difficiles, de régler les dossiers importants ou compliqués, d’être chargés de façon permanente d’une branche d’activité de l’étude, sous le contrôle du notaire.

Le clerc n’obtiendra un avancement de grade que sur la production d’un Certificat délivré par le notaire chez lequel il travaille. Ce Certificat renfermera des renseignements précis et détaillés sur les aptitudes, la capacité et la moralité du clerc.

Toutes les fois qu’un clerc passera d’un grade à un autre ou changera d’étude, il sera tenu d’en faire, dans le mois, la déclaration à la Chambre nationale des notaires par lettre recommandée avec accusé de réception.

Tout office de notaire doit être pourvu par son titulaire, dans la mesure du possible, d’un nombre de clercs de chaque catégorie.

L’organisation et le programme des examens professionnels de clercs sont fixés par arrêté du Ministre en charge de la justice après avis de la Chambre nationale des notaires.

Une carte professionnelle est délivrée au notaire titulaire d’un office par le Ministre en charge de la justice.

Le modèle de la carte professionnelle est fixé par arrêté du Ministre en charge de la justice.

En cas de suspension du titulaire de la carte professionnelle, celle-ci sera consignée auprès du secrétariat général de la Chambre nationale des notaires, jusqu’à la levée de cette suspension.

Dans le cas de radiation ou de démission, la carte sera retirée aussitôt.

Un duplicata pourra toujours être établi sur présentation d’une déclaration de perte ou de vol, ou de la carte altérée.

Le cautionnement prévu par l’article 7 de la loi portant statut des notaires est de 2.000.000 FCFA pour le notaire titulaire d’une charge, et de 200.000 FCFA pour les greffiers-notaires.

Ce cautionnement sera constitué par le dépôt effectif du montant arrêté ci-dessus dans un compte du trésor ouvert à cet effet.

Ce cautionnement devra être constitué dans un délai de trois mois à compter de la nomination.

Le notaire titulaire d’un office doit souscrire une police d’assurance pour la garantie de sa responsabilité professionnelle, sous peine de sanctions disciplinaires.

Les modalités de souscription de cette police d’assurance, notamment l’étendue de la garantie seront fixées par arrêté du Ministre en charge de la justice après avis de la Chambre nationale des notaires.

Les notaires titulaires de charge ne peuvent s’absenter pour congés réguliers excédant un mois, sans aviser le procureur général près la Cour d’appel dont ils relèvent. Si l’absence doit les conduire en dehors du territoire national, ils doivent en outre informer le Ministre en charge de la justice.

En ce qui concerne les greffiers-notaires, il n’est pas dérogé aux règles concernant les congés, telles que déterminées par le statut général de la fonction publique.

Le notaire titulaire d’un office est suppléé pendant son absence pour congé régulier, par un intérimaire désigné par la Chambre nationale des notaires sur proposition du notaire.

A défaut de proposition, l’intérimaire est désigné par le Ministre en charge de la justice.

Peuvent être chargés de l’intérim :

• un confrère proposé par le suppléé ;
• un premier clerc ;
• un greffier en chef.

Le notaire peut, en cas d’absence ou d’empêchement d’une durée maximum de deux mois, se faire remplacer par un confrère qu’il aura proposé. La désignation est faite par le Ministre en charge de la justice. A l’expiration de ce délai de deux mois, la substitution peut être renouvelée pour une période ne pouvant excéder quatre mois.

Le notaire doit en aviser, avant l’expiration du délai d’absence ou d’empêchement, le Ministre en charge de la justice et le président de la Chambre nationale des notaires, par lettre simple portant l’indication du nom du remplaçant.

Le remplaçant fait mention de sa qualité dans les actes et documents professionnels qu’il établit pour le compte de l’office.

La substitution est révocable à tout moment et le notaire en informe le Ministre en charge de la justice et le président de la Chambre nationale des notaires dans la même forme qu’à l’alinéa 2 du présent article.

Les actes reçus par substitution doivent figurer aux répertoires des notaires substituant et substitué.

Cet intérimaire présenté par le notaire doit justifier des conditions d’âge, de capacité et de moralité exigées des notaires. Il exerce sous la responsabilité du titulaire et sous la garantie de son cautionnement.

En cas d’absence ou d’empêchement nécessitant une gestion provisoire pendant une période continue égale ou supérieure à six mois, l’intérimaire est désigné par arrêté du Ministre en charge de la justice sur proposition du procureur général près la Cour d’appel du ressort et après avis de la Chambre nationale des notaires. Il est choisi parmi les notaires en exercice.

Les actes dressés par l’intérimaire sont inscrits à la date de leur réception sur le répertoire du titulaire et classés dans les douze jours de leur date.

Ils doivent porter mention de l’intérim.

Dans les cas prévus à l’article 30 ci-dessus, les actes sont reçus sous la responsabilité et sous la garantie financière du titulaire.

Les produits nets de l’office sont partagés par moitié entre l’intérimaire et le titulaire.

Dès la prise de fonction de l’intérimaire, le titulaire doit s’abstenir de toute activité à l’office.

Dans un délai de huit jours, les comptes de la charge sont arrêtés par l’intérimaire. Un exemplaire de l’arrêté des comptes est déposé à la Chambre nationale des notaires.

L’intérim peut durer un an.

A l’expiration de ce délai, il peut être renouvelé pour une période ne pouvant excéder six mois.

La durée totale de l’intérim peut cependant être portée à trois ans et plus, s’il est établi que le titulaire de l’office est atteint d’une maladie grave ou nommé à des fonctions de représentation publique.

L’intérim prend fin par le retour du titulaire de l’office.

Si à l’expiration des délais prévus à l’alinéa 10 ci-dessus, le titulaire se trouve pour quelque cause que ce soit dans l’impossibilité de reprendre ses fonctions, il est procédé d’office, soit à la nomination d’un nouveau titulaire, soit à la suppression de la charge.

En cas de décès d’un notaire ou d’un greffier-notaire, les minutes et répertoires sont mis sous scellés par le magistrat remplissant les fonctions de président du tribunal de la résidence du notaire jusqu’à la désignation d’un intérimaire. La garde des archives est assurée par la personne chargée provisoirement de recevoir les actes conformément aux articles 29 à 31 du présent décret. Des mesures conservatoires sont prises par le ministère public pour notamment rendre indisponibles les comptes de l’étude. Il est procédé à l’inventaire des dossiers, livres, pièces et espèces détenus par le notaire. Les livres sont arrêtés ; les minutes et les répertoires mis sous scellés. La garde des scellés et des archives est assurée par le greffier en chef, ou un greffier de la juridiction jusqu’à l’entrée en fonction de l’intérimaire.

Le remplaçant provisoire ou l’intérimaire ont droit à la totalité des émoluments et honoraires alloués aux notaires par le tarif annexé au présent décret, déduction faite des charges de l’étude.

Toutefois si la vacance résulte du décès du notaire titulaire, dans le cas prévu par l’article 11 de la loi n° 98-06 du 29 avril 1998 portant statut des notaires, le clerc de l’étude chargé d’assurer l’intérim, ne percevra que la moitié des émoluments et honoraires calculés comme il est précisé à l’alinéa précédent, l’autre moitié revenant aux ayants-droit du notaire décédé.

Le bénéfice ainsi accordé aux ayants-droit cesse lors de la nomination d’un nouveau titulaire ou à l’expiration d’un délai de trois mois à compter du jour de la vacance.