Chapitre 4 - Comptabilité et livres des notaires
Art. 49
Les notaires doivent tenir à peine de sanctions disciplinaires :
- un répertoire ;
- un livre-journal ;
- un livre de « dépôt des titres et valeurs » ;
- un registre de dépôt des testaments.
Ces livres et registres sont cotés et paraphés par le président de la juridiction près laquelle exerce le notaire.
Art. 50
Les notaires tiennent un répertoire de tous les actes qu’ils reçoivent. Les répertoires cotés et paraphés contiennent l’indication :
- de l’espèce de l’acte, c’est à dire la mention qu’il s’agit d’un acte en minute ou en brevet ;
- la nature, la désignation, s’il s’agit d’obligation, cession ou transport.
Art. 51
Le « livre-journal » doit mentionner jour par jour, par ordre de date, sans blancs ni transports en marge notamment :
- 1° les noms des parties ;
- 2° les sommes dont le notaire aura été constitué détenteur et leur destination, ainsi que les recettes de toute nature et les sorties de fonds.
Chaque article porte un numéro d’ordre et contient un renvoi au folio du « grand-livre », où se trouve reportée, soit la recette, soit la dépense.
Les numéros d’ordre sont annuels.
La tenue d’un second « livre-journal » pour la comptabilité des clients est autorisée à la condition que le « livre-journal » d’étude soit complet et contienne également à leur date, les inscriptions des opérations devant y figurer.
Art. 52
Le livre de « dépôt de titres et valeurs » mentionne jour par jour, par ordre de dates, sans blancs, lacunes, ni transports en marge, au nom de chaque client, les entrées et sorties de titres et valeurs au porteur ou nominatifs, avec l’indication de leur numéro et matricule.
Art. 53
Le « grand-livre » contient le compte de chaque client dressé par relevé de toutes les recettes et de toutes les dépenses effectuées pour lui.
Art. 54
Le « registre spécial des balances trimestrielles » présente sur le même double, les balances trimestrielles des comptes figurant au grand livre des espèces, faits aux 31 mars, 30 juin, 30 septembre, 31 décembre.
Art. 55
Chaque notaire est tenu, pour toutes les sommes par lui encaissées et pour toutes les valeurs déposées en son étude, de délivrer un reçu extrait d’un carnet à souches d’un modèle déterminé par arrêté du Ministre en charge de la justice. Les carnets doivent porter, en imprimé au talon et au reçu, des numéros d’ordre. Le talon, comme le reçu détaché de la souche, doit mentionner la date de la recette, l’identité de la partie versante, la cause de l’encaissement et la destination des fonds.
Sur le reçu délivré doivent être reproduites les prescriptions des paragraphes 5,6 et 8 de l’article 48 de la loi portant statut des notaires.
Art. 56
Les notaires doivent, en outre, tenir un registre particulier qui sera visé, côté et paraphé comme il est dit pour le répertoire en article précédent, et sur lequel ils inscriront à la date du dépôt, les noms, prénoms, profession, domicile et lieu de naissance des personnes qui leur remettront un testament olographe. Ce registre ne fera aucune mention de la teneur du testament déposé.
Si au moment où ils auront connaissance du décès de la personne dont le testament olographe aura été déposé en leur étude aucune partie intéressée ne se présente pour requérir sa mise en exécution, ils devront eux- mêmes faire les diligences nécessaires pour la présentation dudit testament au président du tribunal régional du ressort, après en avoir donné avis au parquet.
Art. 57
Le procureur général près la Cour d’appel du ressort est chargé de vérifier si la comptabilité des notaires est régulière et si la situation du compte de la caisse spéciale de dépôts du trésor est conforme aux énonciations de leurs registres. Pour exercer son contrôle, il peut déléguer ses substituts, les procureurs de la République ou les juges de section.
Le procureur général ou le magistrat délégué par lui doit une fois au moins l’an, procéder à la vérification de chaque étude de son ressort après en avoir avisé le notaire un mois à l’avance.
Art. 58
Le procureur général ou les magistrats délégués ont le droit de se faire représenter, sans déplacement et à toute réquisition, les registres de comptabilité et les actes qui ont pu être effectués à l’occasion d’un dépôt.
Ils sont autorisés également à se faire assister d’un agent de l’administration de l’enregistrement pour la vérification de la comptabilité notariale au point de vue technique. Ils apposent leurs visas sur les registres avec l’indication du jour de la vérification. Ils s’assurent des conditions dans lesquelles a eu lieu la prorogation des délais prévus au chapitre 3 de la loi portant statut des notaires.
Les clercs doivent rendre compte au procureur général ou à ses délégués de l’exécution des mandats qui leur ont été confiés et dont mention est faite dans les actes reçus par le notaire chez lequel ils travaillent.
Les magistrats délégués transmettent sans délai au procureur général le compte rendu de leur opération constatant, pour chaque étude, les résultats de la vérification accompagnés de leur avis motivé.
Art. 59
Outre les vérifications annuelles prescrites aux articles 57 et 58 ci-dessus, les études de notaire peuvent faire l’objet d’inspection occasionnelle portant sur une question particulière.
L’inspection occasionnelle a lieu de façon inopinée. Elle est exercée par le procureur général près la Cour d’appel du ressort agissant soit d’office, soit sur instructions du Ministre en charge de la justice. Le procureur général peut déléguer tout autre magistrat du parquet.
