Chapitre 1 - Du secrétariat de direction
Art. 3
Le secrétariat de direction est dirigé et animé par un chef de secrétariat qui a rang de chef de service.
Il est chargé, notamment, de :
- assurer la réception, l’analyse sommaire et l’expédition des courriers physiques et électroniques ;
- initier des documents administratifs ;
- gérer l’agenda du directeur général ;
- préparer les voyages et déplacements du directeur général ;
- organiser et assister le directeur général lors des réunions ;
- coordonner et planifier les travaux de reprographie et d’archivage des documents et dossiers ;
- accueillir les usagers et les collaborateurs et les orienter vers le directeur général ou les services compétents ;
- gérer les appels téléphoniques de service et filtrer les demandes pour les rediriger vers les personnes adéquates ;
- tenir à jour les tableaux de bord et les autres outils de suivi utilisés par le directeur général ;
- collaborer avec les autres services pour assurer la bonne circulation de l’information au sein de la direction ;
- veiller à la sécurité des informations traitées par le secrétariat de direction ;
- participer à l’organisation logistique des événements et des manifestations internes ou externes impliquant le directeur général ;
- et, d’une manière générale, exécuter toute autre tâche administrative qui peut lui être confiée par le directeur général.
Art. 4
Le secrétariat de direction comprend :
- la section du secrétariat particulier ;
- la section du courrier ;
- la section du protocole.
Section 1 - De la section du secrétariat particulier
Art. 5
La section du secrétariat particulier est dirigée et animée par un chef de section.
Elle est chargée, notamment, de :
- initier les documents administratifs ;
- organiser et assister le directeur général lors des réunions ;
- gérer l’agenda du directeur général ;
- collaborer et assurer avec les autres services la bonne circulation de l’information au sein de la direction générale ;
- tenir à jour les tableaux de bord et les autres outils de suivi utilisés par le directeur général ;
- veiller à la sécurité des informations traitées par le secrétariat de direction.
Section 2 - De la section du courrier
Art. 6
La section du courrier est dirigée et animée par un chef de section.
Elle est chargée, notamment, de :
- assurer la réception, l’analyse sommaire et l’expédition des courriers physiques et électroniques ;
- reprographier et archiver les correspondances et autres documents administratifs ;
- veiller à la sécurité des informations traitées par le secrétariat de direction.
Section 3 - De la section du protocole
Art. 7
La section du protocole est dirigée et animée par un chef de section.
Elle est chargée, notamment, de :
- gérer l’agenda du directeur général ;
- préparer les voyages et déplacements du directeur général ;
- accueillir les usagers et les collaborateurs, et les orienter vers le directeur général ;
- assurer les relations publiques du directeur général ;
- gérer les appels téléphoniques de service ;
- collaborer et assurer avec les autres services la bonne circulation de l’information au sein de la direction générale ;
- participer à l’organisation logistique des événements et des manifestations internes ou externes impliquant le directeur général ;
- et, d’une manière générale, exécuter toute autre tâche qui peut lui être confiée.
