Décret n° 2012-832 du 7 août 2012 portant organisation et fonctionnement des Institutions de Prévoyance-Maladie (IPM) d’entreprises ou interentreprises

Le collège de représentants est investi des pouvoirs de l’assemblée générale et est composé comme suit :

• des représentants des membres participants élus au scrutin secret par tous les membres participants de l’institution et en leur sein, sur la base des tranches de vote ci-après :
• première tranche : de 300 à 500 participants ; il est élu pour cette première tranche 20 représentants ;
• deuxième tranche : de 501 à 1.000 participants ; il est élu pour cette seconde tranche, en plus des vingt représentants de la première tranche, un représentant pour 50 participants ;
• troisième tranche : au-delà de 1.000 participants ; il est élu pour cette troisième tranche, en plus des représentants élus par les deux premières tranches, un représentant pour 1.000 participants.

Il est élu un représentant suppléant pour chaque représentant titulaire.

En cas d’empêchement d’un représentant titulaire, celui-ci est automatiquement remplacé par son suppléant ;

• des représentants des membres adhérents désignés par ces derniers à raison de deux représentants adhérents lorsque l’institution couvre une seule entreprise, ou d’un représentant par membre adhérent si l’Institution couvre deux ou plusieurs entreprises.

Le Collège des représentants se réunit deux fois par an sur convocation individuelle du président du Conseil d’administration, adressée à ses membres au moins quinze jours à l’avance et contenant l’ordre du jour de la réunion.

Outre les matières portées à l’ordre du jour par le Conseil d’administration, toute proposition portant la signature d’un tiers au moins des membres participants est obligatoirement soumise au Collège des représentants, dans la limite de ses attributions.

Le Collège des représentants se réunit pour se prononcer sur le rapport annuel et le compte-rendu de la gestion financière établis par le Conseil d’administration dans les conditions fixées par les statuts et délibérer sur les rapports qui lui sont présentés.

Il désigne à la majorité simple des représentants présents et au scrutin secret, en son sein, les membres du Conseil d’administration dont le nombre est fixé par le règlement intérieur.

Il vote le budget de l’année.

La durée du mandat des membres du Collège des représentants est fixée à six ans et est renouvelable.

Le Collège des représentants est convoqué en cas de circonstances exceptionnelles par le président du Conseil d’administration, sur avis du Conseil, ou sur demande écrite du tiers au moins des membres participants. Dans ce dernier cas, la réunion doit avoir lieu dans les trente jours qui suivent le dépôt de la demande au secrétariat.

Les modalités de convocation, de représentation et de vote sont les mêmes que celles concernant les assemblées générales ordinaires des représentants.

Les modifications des statuts ne peuvent être décidées que par le collège des représentants statuant en session extraordinaire, pour ces seules modifications, à la majorité des deux tiers des représentants présents ou remplacés par leurs suppléants, votant au scrutin secret.

Toutes les délibérations du collège des représentants sont consignées dans un registre spécial détenu au siège de l’institution.

L’Institution est administrée par un Conseil d’administration composé de huit au moins et de vingt-huit membres participants au plus, appartenant à l’institution et nommés pour trois ans renouvelables.

En plus des sièges des membres participants, il est attribué au membre adhérent deux sièges lorsque l’institution ne couvre qu’une seule entreprise, et un siège par membre adhérent lorsque l’institution regroupe deux ou plusieurs entreprises.

En tout état de cause, le nombre des sièges attribués aux représentants des membres participants ne peut être inférieur à la moitié du nombre total des sièges du Conseil.

Pour respecter cette règle, et compte tenu du fait qu’en cas de regroupement d’entreprises, les membres adhérents pourront ne pas être tous représentés au Conseil, ils procèdent le cas échéant, à la désignation de leurs représentants suivant un système de rotation à chaque renouvellement du Conseil.

En cas de démission, de décès ou d’empêchement d’un nombre de membres du Conseil égal au tiers du nombre des administrateurs désignés, le Collège des représentants nomme provisoirement les membres complémentaires dont les fonctions expirent lors de la prochaine assemblée générale ordinaire du Collège des représentants devant renouveler le Conseil.

Le Conseil d’administration se réunit chaque fois qu’il est convoqué par son président, ou sur la demande du quart de ses membres, et au moins une fois chaque trimestre.

Il peut convoquer à ses réunions, à titre consultatif, toutes personnes dont la compétence professionnelle est utile à l’objet de ses travaux, et constituer, avec leur concours, des commissions d’études pour un objet déterminé.

Dans toutes les réunions du Conseil, seuls les membres de celui-ci ont voix délibérative.

Pour la validité des délibérations, les 2/3 des membres composant statutairement le Conseil doivent être présents ou représentés. En cas d’absence ou d’empêchement, un membre du Conseil peut donner par écrit à un autre membre du Conseil pouvoir de le représenter. Si les 2/3 ne sont pas présents, le Conseil se renvoie à une date ultérieure, qui ne peut excéder un mois, à laquelle il peut alors délibérer sous réserve que le quart au moins de ses membres soient présents ou représentés.

Les originaux des procès-verbaux des séances du Conseil sont inscrits sur un registre spécial. Ils sont signés par le président et le secrétaire général.

Les fonctions des membres du Conseil sont gratuites. Toutefois, leurs frais de transports et de déplacement sont pris en charge par l’institution dans les conditions fixées par le règlement intérieur.

Le Conseil d’administration assure l’exécution des décisions du collège des représentants. Il est investi des pouvoirs les plus étendus pour faire ou autoriser tout acte qui n’est pas réservé au Collège des représentants.

Il délègue au gérant les pouvoirs de gestion nécessaires au fonctionnement de l’institution, étant entendu que les comptes bancaires, qui ne peuvent être ouverts que sur autorisation du Conseil d’administration, fonctionnent sous la double signature du gérant et du trésorier.

Il surveille la gestion des membres du Bureau exécutif qui doivent lui rendre compte de leurs actes.

Il peut interdire au président, au gérant et au trésorier d’accomplir un acte qui relève de leurs attributions d’après les statuts et dont il contesterait l’opportunité.

Il peut à la majorité simple, en cas de faute grave, suspendre provisoirement les membres du bureau exécutif en attendant la décision de l’assemblée générale extraordinaire du collège des représentants qui doit, dans ce cas, être convoquée et réunie dans la quinzaine.

Il se prononce souverainement sur toutes les admissions ou radiations des membres de l’Institution.

Il autorise le gérant et le trésorier agissant conjointement à accomplir tous les actes de gestion et d’administration nécessaires au fonctionnement de l ‘Institution, dans les conditions définies par le règlement intérieur.

Il établit chaque année les comptes de l’exercice clos et le projet de budget à soumettre au Collège des représentants.

Le Conseil d’administration est seul habilité à décider des modifications à apporter au règlement intérieur.

Il fixe aussi le taux de remboursement des prestations en fonction des résultats enregistrés et dans la limite des plafonds réglementaires.

Les demandes de modification du règlement intérieur sont présentées au président, par un tiers au moins des membres du Conseil. Le président, après examen de la demande, réunit le Conseil dans le délai d’un mois suivant le dépôt de la demande de modification.

Il est également seul habilité à se prononcer sur l’utilisation du fonds de réserve, notamment en ce qui concerne les prises en charge sur ce fonds de prestations exceptionnelles normalement exclues par le règlement intérieur.

Les décisions prises par le Conseil d’administration le sont à la majorité simple des membres présents ou représentés, à l’exclusion de celles concernant les modifications du règlement intérieur, l’élection du Bureau exécutif et la désignation des personnes chargées du fonctionnement et de la gestion courante de l’Institution qui sont prises à la majorité des 2/3 des membres présents ou représentés.

Le vote a lieu au scrutin secret, et en cas de partage des voix, celle du président, qui fait connaître le sens de son vote, est prépondérante.

Les membres du Bureau exécutif ne participent pas au vote pour ce qui a trait au contrôle des actes de leur gestion.

Toutefois, en cas de litige au sein du Conseil d’administration sur des questions fondamentales qui engagent la vie même de l’Institution, un droit de recours à l’arbitrage du Directeur général du Travail et de la Sécurité sociale est reconnu à tout membre du Conseil d’administration. L’autorité compétente règle les modalités d’exercice de ce droit de recours, et les modalités de l’arbitrage par l’autorité de tutelle.

Ces questions portent notamment sur :

• la nature des prestations ;
• les modifications du taux des cotisations, de celui des remboursements, des forfaits ;
• la désignation des personnes chargées du fonctionnement de l’Institution ;
• l’exclusion des membres.

La demande d’arbitrage est suspensive de toute exécution de la décision du Conseil d’administration.

Faute d’arbitrage dans le délai d’un mois suivant le dépôt de la demande d’arbitrage au bureau de l’autorité de tutelle, la décision du Conseil d’administration devient exécutoire.

L’arbitrage rendu par l’autorité de tutelle ne lie le Conseil d’administration que pour les matières et dans les domaines où la loi soumet l’entrée en vigueur des décisions du Conseil d’administration à l’approbation préalable du Ministre chargé de la Sécurité sociale.

Le Conseil d’administration élit en son sein, au scrutin secret et à la majorité simple, le président et le vice-président de l’Institution.

Le président est choisi obligatoirement parmi les membres participants.

Le président convoque les assemblées générales du Collège des représentants et les réunions du Conseil d’administration.

Il représente l’Institution dans tous les actes de la vie civile, et est investi de tous les pouvoirs à cet effet. Il a notamment qualité pour ester en justice au nom de l’Institution comme défendeur et comme demandeur, sous le contrôle du Conseil d’administration. Il peut former, dans les mêmes conditions, tout appel ou pourvoi et consentir toute transaction.

Il préside toutes les assemblées. En cas d’absence ou d’empêchement, il est remplacé par le vice-président. En cas d’absence ou d’empêchement de ce dernier, il est remplacé par le membre le plus ancien du Conseil d’administration, et en cas d’ancienneté égale, par le plus âgé à l’exclusion des membres du Bureau exécutif.

Dans le premier semestre suivant la fin de chaque exercice, le président du Conseil d’administration de toute Institution de Prévoyance Maladie transmet au Ministre chargé de la Sécurité sociale, conformément à l’article 11 de la loi n° 75-50 du 3 avril 1975, le rapport annuel faisant apparaître notamment :

• les statistiques détaillées des effectifs de l’Institution ;
• le montant des cotisations encaissées ;
• le montant des prestations prises en charge ;
• la situation financière, notamment le bilan de l’exercice écoulé, le compte d’exploitation et le compte de pertes et profits ;
• tout autre document comptable au vu duquel l’assemblée générale ordinaire du collège des représentants a, ou n’a pas, donné quitus de leur gestion aux membres du Conseil d’administration.

Un modèle type de rapport sera fixé par arrêté du Ministre chargé de la Sécurité sociale.

Le Ministre chargé de la Sécurité sociale peut faire procéder par tous moyens à sa convenance à la vérification de ces documents, et recueillir, le cas échéant, l’avis des Ministres chargés des Finances et de la Santé sur le contenu desdits documents.

Les Institutions de Prévoyance Maladie sont tenues de communiquer à tout moment leurs livres, registres, procès-verbaux et pièces comptables de toute nature, à l’Inspection du Travail et de la Sécurité sociale.

Un exemplaire de chaque rapport d’inspection est aussitôt communiqué au Ministre chargé des Finances.

Le Conseil d’administration élit, parmi ses membres, en dehors du président et du vice-président, au scrutin secret et à la majorité des deux tiers, un Bureau exécutif composé :

• d’un gérant ;
• d’un secrétaire général ;
• d’un trésorier, choisi obligatoirement parmi les membres adhérents.

Toutefois, le Conseil d’administration peut engager par contrat de travail un gérant en dehors des membres participants.

Les membres participants et adhérents du Bureau exécutif sont élus pour deux ans et sont rééligibles.

Le gérant est investi de tous les pouvoirs de gestion que lui délègue le président avec l’accord du Conseil d’administration.

Il peut faire fonctionner conjointement avec le trésorier les comptes bancaires ouverts au nom de l’Institution, sur autorisation, dans chaque cas, du Conseil d’administration.

Le gérant doit nécessairement satisfaire aux exigences déclinées dans le profil type annexé aux statuts et règlement intérieur.

Le gérant, choisi en dehors des membres du Conseil d’administration est nommé par ce Conseil dans le cadre d’une procédure précisée par les statuts de l’IPM.

Le secrétaire général est chargé de tout ce qui concerne la correspondance et les archives. Il rédige et diffuse les procès-verbaux des réunions ou assemblées et, en général, toutes les écritures concernant le fonctionnement de l’Institution, à l’exception de celles concernant la comptabilité. Il tient un registre des orignaux des procès-verbaux.

Le trésorier est chargé de tout ce qui concerne la gestion des fonds de l’Institution. Il contrôle toutes sommes dues à l’Institution.

Conjointement avec le gérant, il effectue tous paiements.