Chapitre 1 - Du secrétariat de direction
Art. 3
Le secrétariat de direction est dirigé et animé par un chef de secrétariat qui a rang de chef de service.
Il est chargé, notamment, de :
- réceptionner, analyser, rédiger et expédier les courriers physiques et électroniques ;
- gérer l’agenda du directeur général ;
- préparer les voyages et déplacements du directeur général ;
- organiser les réunions, prendre en notes les échanges et rédiger les comptes rendus ;
- trier, reprographier et organiser le classement des documents et dossiers ;
- accueillir et orienter les usagers et les collaborateurs vers le directeur général ;
- gérer les appels téléphoniques de service ;
- tenir à jour les tableaux de bord du directeur général ;
- et, d’une manière générale, exécuter toute autre tâche qui peut lui être confiée.
Art. 4
Le secrétariat de direction comprend :
- le bureau d’accueil ;
- le bureau du courrier.
Section 1 - Du bureau d’accueil
Art. 5
Le bureau d’accueil est dirigé et animé par un chef de bureau.
Il est chargé, notamment, de :
- accueillir et orienter les usagers et collaborateurs vers le directeur général ;
- contribuer à la planification des rendez-vous et réunions de service du directeur général ;
- participer à la préparation des déplacements professionnels du directeur général ;
- contribuer à la tenue à jour de l’agenda du directeur général ;
- organiser l’espace d’accueil et d’information du public ;
- assurer le protocole du directeur général ;
- gérer, de concert avec le chef de secrétariat, l’agenda du directeur général ;
- aérer le standard téléphonique ;
- accomplir, en concertation avec les autres services, les formalités administratives liées à l’arrivée et au départ des délégations étrangères reçues par le directeur générai ;
- accomplir les formalités administratives liées aux missions à l’étranger du directeur général.
Section 2 - Du bureau du courrier
Art. 6
Le bureau du courrier est dirigé et animé par un chef de bureau.
Il est chargé, notamment, de :
- gérer le courrier physique et électronique, à savoir réceptionner, enregistrer et faire toutes autres diligences sur toute correspondance et autres documents ;
- reprographier, assurer le classement, le tri et l’archivage des correspondances ;
- procéder au classement des copies de correspondances et documents ordinaires signés par le directeur général, et
- acheminer tout courrier par voie postale ou par toute autre voie.
